INKÖPSPROCESSEN Inköpsfunktion Källa: A.J. Van Weele

En presentation över ämnet: "INKÖPSPROCESSEN Inköpsfunktion Källa: A.J. Van Weele"— Presentationens avskrift:

1

2 INKÖPSPROCESSEN Inköpsfunktion Källa: A.J. Van Weele
Taktisk / inledande Operativ / orderhantering Sourcing Leverans Inköp Anskaffning Intern kund Leverantör Order- läggning Uppfölj- ning och utvärdering Leverans- bevakning Speci- fikation Kontrakts- skrivning Leveran- törsval Repetition från inledning i december Vi gick igenom inköps roll, lite historik, trender och benämningar (definitioner). Hur globaliteten påverkat inköpsarbetet och innebär mer fokus på risk management och koll på leverantörsmarknaden. Inköparens kontaktytor internt såväl som externt och vi tittade även på några modeller som generiska inköpsprocessen, dupont scheman och Kraljics matris för strategier. Sedan lärde ni er vad är det viktigaste en inköpare gör. Kommer ni ihåg? Har roligt genom att välja rätt leverantörer. Läser veckorapporter från föregående kurs som är på LIA 2 och dom skriver att dom upptäckt att jag talat sanning – inköp är roligt. Inköpsfunktionen i Van Weeles Inköpsprocessmedell visar på följande akitiviteter Fastställa inköpsspecen (förväntad kvalitet och kvantitet) för varor och tjänster. Välja den bäst lämpade leverantören och utveckla processer och rutiner för detta Förbereda och genomföra förhandlingar samt skriva avtal Lägga order eller att utveckla effektiva rutiner för order hantering Att övervaka och kontroller ordern för att säkra leverans (leveransbevakning) Följa upp och utvärdera (reglera fodringar, registervård, leverantörsvärdering o bedömning. Källa: A.J. Van Weele

3 FÖRKORTNINGAR CSR Corporate Social Responsibility EOQ Economic Order Quantity IPO International Purchasing Office MPS Master Production Scheduling MRO Maintenance Repair and Operating supplies Idag skall vi fokusera på det operativa inköpet och vi kommer att varva teori – praktik genom att ni får praktiserar teorierna i grupparbeten ibland genom inlämningsuppgifter och ibland genom att ni gör korta presentationer. Ni kommer att få bilda egna bolag i grupper och använda dessa bolag under främst operativt och taktiskt inköp samtidigt som ni får användning av de kunskaper ni fått under ekonomi kursen. Dessutom kommer ni att få jobba lite med hur en inköpsorder kan se ut.

4 Inköps roll i värdekedjan
Företagets infrastruktur Stöd- aktiviteter Förvaltning av humankapital Teknikutveckling Marginal Inköp / anskaffning Inkom- mande logistik Verksam-het Drift Utgående logistik Marknads föring & försäljning Service Marginal Från Van Weeles bok kapitel 1 sidan 35. Primära aktiviteter Avritad från Porter, 1985

5 Inköp Grunder Inköp är den del av verksamheten som hanterar relationerna med leverantörerna Leverantörerna är de som levererar varor och eller tjänster till organisationen Leverantörerna kan identifieras genom att de återfinns i ”Leverantörsreskontran” Tidigare inköpsavdelningen en kameral funktion som säkrade köp juridiskt korrekt. Denna inköpsfilosofi benämns traditionellt inköp. Globalisering inneburit ökad konkurrens och pressade marginaler. på så sätt är grundstenen för modernt inköp lagd. Trenden är tydlig; på starkt konkurrensutsatta marknader satsat hårt på inköp inköpsfunktionen finns i företagsledningen. Monopolister och oligopolister inköpsdisciplinen fortfarande l en kameral funktion. Satsat på inköp märks främst detaljhandeln, bilindustrin och konsumentelektronik. I branscher såsom finanssektor, läkemedel eller offentlig sektor är inköp fortfarande lågprioriterat, sannolikt har anskaffningskostnaderna lägre betydelse i dessa sektorer. Det traditionella inköpet inriktat på kortsiktig problemlösning, handpåläggning och bygger mer på reaktion än aktion, benämns det ibland även transaktionsinsriktat inköp. Det moderna inköpet är mer proaktivt och bygger på att finna långsiktiga, värdeskapande och lönsamma lösningar och kallas samarbetsinriktat inköp. Det moderna inköpet arbetar tvärfunktionellt genom att samordna organisationens behov. Använder dock de gamla beprövade metoderna hämtade från det traditionella inköpet. Man brukar säga att inköp genomför stegen i den generiska inköpsprocessen Intern kund Leverantör Order- läggning Uppfölj- ning och utvärdering Leverans- bevakning Speci- fikation Kontrakts- skrivning Leveran- törsval Supply process

6 INKÖPSPROCESSEN Analys Uppföljning Ständiga Förbättringar
Operativt inköp har den dagliga kontakten med leverantörerna. Operativt inköp är ofta en decentraliserad funktion. Följande aktiviteter är vanliga inom operativt inköp: Taktiskt inköp effektuerar den strategiskt utstakade vägen genom att välja produkter och leverantörer samt lägga upp logistiska flöden. Taktiskt inköp kan vara såväl centraliserat som decentraliserat, men oftast centraliserat. Följande ansvar brukar ligga inom taktiskt inköp: Dagens inköpskarta ser lite annorlunda ut. Terminologin är inte solklar – funktionerna olika. Ericsson sourcing organiserat under inköp och supply under produktion. Procurement omfattar hela processen Strategiskt inköp högsta ansvarsnivå och i princip alltid centraliserad funktion ibland global . Det strategiska inköpet kan vara representerat i företagsledningen. Följande ansvar brukar ligga inom strategiskt inköp:

7 Arbetsuppgifter för en operativ inköpare.
Prognostisering till leverantör. Orderläggning. Bevaka att ordererkännande erhållits. Orderändringar. Leveransbevakning. Följa upp kvalitetsavvikelser. Följa upp faktura avvikelser. Mäta och följa upp leverantörens leveransförmåga. Meddela leveransavvikelser internt. Förbereda leverantörsmöte. Koordinera med taktiskt inköpare. Det operativa inköpet är som regel inriktat på orderläggning, leveransbevakning och allt annat dagligt problemlösande som uppkommer vid förvaltning av kontrakt och leverantörsbas. måndag den 17 september 2018måndag den 17 september 2018

8 Operativ inköpschef Process för prognosgenerering och utskick
Process för orderläggning Process för bevakning av ordererkännande Process för orderstyrning Process för leveransbevakning Process för bevakning av kvalitetsärenden Process för faktura avvikelser Process för mätning av leverantör (säkerställa att data registreras) Rutin för avvikelsehantering (supply matchar ej demand) Process för hantering av överskotts material Process för mätning av inköpsavdelningen (vad bör mätas?) Varför viktigt med över inköpsavdelning gemensamma rutiner Utbytbarhet vid sjukdom Bets practice – mindre risk för fel. måndag den 17 september 2018måndag den 17 september 2018

9 6R Rätt produkt Rätt tid Rätt pris Rätt kvalitet Rätt plats
Rätt kvantitet 6R Rätt produkt/tjänst Rätt tid Rätt pris Rätt kvalité Rätt plats Rätt mängd genom att ha rätt leverantör

10 Mätning av operativ inköpsenhet?
Antal öppna inköpsförslag. Antal icke ordererkända order. Antal orderändringsförslag, flytta leveransdatum framåt/bakåt samt annulleringsförslag. Antal öppna order med leveransdatum i dåtid. Antal öppna faktura avvikelser. Antal öppna kvalitetsärenden. måndag den 17 september 2018måndag den 17 september 2018

11 Typer av inköp Utrustning Komponenter Råvaror och material
Förnödenheter Tjänster Utveckling Retail / Trading – återförsäljning Från Gadde/Håkansson ”Professionellt inköp” Fråga efter exempel per område Utrustningar Används ofta under lång tid. Ofta en relativt betydande investering. Ofta komplex med service utbildning och reservdelsfrågor. Organiseras ofta i projektform, Kan upphandlas i form av kapacitet. Komponenter Komponenter ingår i slutprodukt. Motor till gräsklippare, Lås till dörr Funktion det centrala. Kan vara stora volymer som möjliggör JIT avtal, VMI etc. Kan centraliseras eller decentraliseras beroende på funktion – std / icke std etc. Råvaror eller material Insatsvaror som bearbetas i olika stadier. Barrskog till pappersmassabruk. Och pappersmassa till pappersbruk. Stora volymer, som i kubikmeter, Mycket att tjäna på att hantera och anpassa flöden. Ofta central upphandling men med deltagande från produktion och mtrlhanteringsexperter. På en internationell marknad kan valuta vara ett problem. Förnödenheter Stort antal artiklar t ex handverktyg, lödpasta, lim, kontorsmtrl etc. Ofta administrativt komplext. Oregelbundna behov. Krav på hög tillgänglighet. Viktigast att optimera rutiner än att optimera varje enskilt inköp. Tjänster Kan vara rese-, försäkring- konsult eller reklam tjänster. Utmaningen är att köpet endast kan utvärderas i efterhand och ofta löper över tid. Vid nya upplägg måste en inlärningsperiod tillåtas. måndag den 17 september 2018måndag den 17 september 2018

12 Klassificering av inköpta varor (1)
Inköpsprocessen kan omfatta många olika typer av varor och tjänster. Generellt sett kan inköpta material och tjänster grupperas i följande kategorier: Råvaror; material som inte genomgått förädling eller ett minimum av förädling och som utgör grunden i en produktionsprocess. Tillsatsmaterials; material som inte ingår fysiskt i slutprodukten Halvfabrikat; produkter som redan genomgått en eller flera processer och kommer att gå igenom ytterliggare processer senare Komponenter; tillverkade varor som inte kommer att genomgå ytterliggare fysisk förändring, men som ska byggas in i ett system ihop med andra komponenter där det finns ett funktionellt samband.

13 Klassificering av inköpta varor (2)
Färdiga produkter; alla produkter som köps in för att säljas efter en försumbar värdeökning, antingen tillsammans med andra färdiga produkter eller/och tillverkade produkter. Investeringsvaror eller fasta inventarier; produkter som inte ska konsumeras genast, och vars värde skrivs ner under en tidsperiod Underhålls-, reparations- och driftvaror (MRO-material); material som är nödvändiga för att hålla igång organisationen, särskilt stödaktiviteterna Tjänster; arbetsintensiva, immateriella aktiviteter som utförs av tredjepart baserat på ett avtal Utrustning Komponenter Råvaror och material Förnödenheter Tjänster Utveckling Retail / Trading – återförsäljning

14 Grupparbete och inlämningsuppgift operativt inköp
Del 1 Starta företaget (Fiktivt) Beskriv: 1. Företagets vision, mission och affärsidé 2. Företagets produkter – minst tre olika 3. Företagets kunder 4. Marknader 5. Organisation 6. Trender 7. Enkel RR & BR Tänk på att företaget helst ska kunna köpa alla 7 typerna av produkter som finns Resultat för Del 1 mailas till senast och redovisas (c:a 10 min) Ni ska nu starta ett företag – ni behöver inte börja från steg ett utan startar från en tänkt framtida situation. Vi tar nu 1,5 tim till att ni får beskriva ert företag. Tänk på att företaget bör köpa i alla 7 kategorier vi gått igenom

15 Vad är en process Input Output Aktivitet
För operativt inköp kan det vara: Input = rekvisition eller köpsignal från intern beställare eller MPS system Aktivitet = Hitta leverantör och upprätta inköpsorder Output = Skicka iväg en inköpsorder

16 Inköpsprocesser i olika tidsperspektiv samt olika ledningsnivåer
Styrprocess Strategiskt inköp Utvecklingsprocess Mätprocesser Långt tidsperspektiv Kategoristyrningsprocess Kontinuerlig mätning och rapportering Upphandlingsprocesser Omförhandlingsprocesser Taktiskt inköp Kontraktshanteringsprocesser Medellångt tidsperspektiv Leverantörsutvecklingsprocesser Avropsprocesser Leveransprocesser Operativt inköp Betalningsprocesser Kort tidsperspektiv Kvalitetssäkringsprocesser Inköpsprocesser

17 Inköpsprocessen påverkar kommunikationsstrukturen
Seriell kommunikationsstruktur Konstruktion Konstruktion Kvalitetskontroll Kvalitetskontroll Säljare Produktionsplan Inköpare Produktionsplan Godsmottagning Skeppning Lev. reskontra Kundreskontra Parallell kommunikationsstruktur Inköpare Säljare Konstruktion Konstruktion Kvalitetskontroll Kvalitetskontroll Produktionsplan Produktionsplan Godsmottagning Skeppning Lev. reskontra Kundreskontra Kommunikationsprocessen komplicerad men oerhört viktig för att kunna sköta sitt jobb som inköpare. Kombination Konstruktion Konstruktion Kvalitetskontroll Inköpare Säljare Kvalitetskontroll Produktionsplan Produktionsplan Godsmottagning Skeppning Lev. reskontra Kundreskontra

18 Flödesschemat är en förenkling av processkartan
Order- läggning Leverans Betalning

19 Processer Kommer ni ihåg den generiska inköpsprocessen?
Processkartan för en komplicerad process kan bli så pass omfattande att det uppstår behov av att förenkla den. Detta görs ofta genom att rita upp ett förenklat flödesdiagram, där momenten förefaller följa en slags löpande band princip. Verkligheten är förstås sällan sådan, vilket läsaren bör göras uppmärksam på. Varifrån får en operativ inköpare underlag för beställning? Från MPS systemet Manuell lagerinventering Anmodan från intern beställare Mail Telefonsamtal Exempel med Ericsson där fabrik behöver hjälp med operativt inköp av saker du inte alls känner till.

20 Process för orderstyrning
Behovsbild (t ex prognos) förändras. Svårt att manuellt skapa orderändringsförslag Annulleringsförslag. Senarelägga leveransdatum. Tidigarelägga leveransdatum. Ändra orderlagd kvantitet. Process för orderstyrning Efter en inköpsorder är lagd kan förutsättningar och behov förändras. Det leder till att liggande inköpsorder inte ger en optimal försörjning till produktion och/eller leder till för hög kapitalbindning. Därmed måste inköpsordern förändras. Ett MPS/MRP-system kan ge fyra olika signaler för omplanering av öppna inköpsorder; ·        Annulleringsförslag. ·        Senarelägga leveransdatum. ·        Tidigarelägga leveransdatum. ·        Ändra orderlagd kvantitet.  Under avsnittet om operativ inköpares arbetsuppgifter återfinns en förklaring till varför omplanering är nödvändigt och hur en omplanering går till. Generellt är det svårt att göra manuell omplanering och ett MPS/MRP-system är att rekommendera. Omplanering av order kan vara administrativt krävande varvid omplaneringsförslagen kan/bör filtreras. Annulleringsförslag och tidigareläggande av leveransdatum skall exekveras till 100 % om möjligt. Senareläggande förslagen kan rangordnas med avseende på den kapitalbindningseffekt som utvinns. Nedan följer ett exempel för att illustrera den kostandsbesparing ett senareläggande av leveransdatum kan ge: Kostnad för kapital (ränta) 10% Pris på inköpt produkt: 50 SEK/st Antal på inköps order: st Värde av inköpsorder: SEK Nuvarande leveransdatum: Nytt önskat leveransdatum: Flytt av inköpsorder: 30 dgr framåt Beräkning: *(10% *(30/365)) = 4109 SEK Bara i minskad kapitalbindning besparas ca 4100 SEK genom att hantera omplanerings förslaget. Därtill kommer besparingar genom uteblivna lagerhållningskostnader och minskad inkuransrisk. Filtreringsregler kan baseras på besparing (t ex min 1000 SEK besparing), antal dagar (t ex. min. 3 dagar) eller baserat på ABC klassificering. Det effektivaste sättet att minska behovet av omplanering är ha kortast möjliga ledtid pga. att det generellt kan sägas att osäkerheten i behovsbild (t ex prognos) ökar över tid och därmed behovet av omplanering. Korta ledtider =>ger färre antal inköpsorder =>minskad administration =>minskade kostnader. Korta ledtider =>ger färre antal inköpsorder => => minskad administration =>minskade kostnader. måndag den 17 september 2018måndag den 17 september 2018

21 Vad händer om behov förändras från 100 till 80 per vecka och ingen åtgärd görs.
Ökad kapital bindning Ökad inkurransrisk måndag den 17 september 2018måndag den 17 september 2018

22 Effekten om jag får leverans var 6:e vecka
måndag den 17 september 2018måndag den 17 september 2018

23 Vad är e-procurement? Web-baserat inköpsverktyg som alla når via intranet. Leverantör ofta genom ASP-lösning Endast kontrakterade leverantörer finns publicerade. måndag den 17 september 2018måndag den 17 september 2018

24 Introduktion till inköpsorder
Titel ”inköpsorder” Beställare och referens Inköpsordernummer Leverantör (adress och referens) Leveransadress Fakturaadress Specifikation av vara Pris och valuta Betalningsvillkor Leveransvillkor (förpackning och transportinstruktioner) Hänvisning till avtal, offert eller villkor Antal (enhet) Dokumentation (Intyg etc.) Leveransdatum Instruktion (t ex ordererkännande inom 24h). Organisations- och momsregistreringsnummer Underskrift måndag den 17 september 2018måndag den 17 september 2018

25 Gruppuppgift fyll i en inköpsorder
Leta reda på en mall eller exempel Använd det företag ni startat Välj en produkt ni vill köpa in Fyll i relevanta delar av ”Inköpsordern” Maila resultatet till mig senast söndag 20/1 måndag den 17 september 2018måndag den 17 september 2018

26 Företagspresentationen
Ort datum  Gruppdeltagare Företaget Rubrik Vision Produkter Kunder Marknaden Organisation: Inköp Trender & Utveckling Resultat- och balansräkning Ett exempel på vad en företagspresentation kan innehålla. Observera endast ett exempel det finns stora möjligheter till egna upplägg,