Patientsäkerhetskulturenkät 2015 Kommunikationspaket I den här presentationen används konsekvent förkortningen VGR för Västra Götalandsregionen. Som chef har du en viktig roll att kommunicera inför patientsäkerhetskulturkäten. Det här kommunikationspaketet hjälper dig att göra det. Paketet innehåller fem bilder (+ försättsblad) med talarstöd och förslag till diskussionspunkter. Använd gärna materialet på exempelvis arbetsplatsträffar. I paketet ingår även några vanliga frågor, och svar till dessa. För fler frågor och svar, se separat ”frågor och svar-dokument” som finns publicerat på webbsidan. Adress:…………………………………… Det kan vara bra att ha förra enkätens resultat tillgängligt för diskussion och för att finna svar på frågor.

Därför patientsäkerhetskulturenkät Regelbundet mäta och följa upp Skapa underlag för beslut och genomförande Kartlägga styrkor och svagheter för att tydliggöra förbättringsområden Öka insikten om faktorer som kan påverka patientsäkerheten Studera förändringar i förhållningssätt och attityder som en effekt efter genomförda åtgärder Svensk hälso-och sjukvård uppvisar mycket goda medicinska resultat men samtidigt drabbas patienterna av onödiga vårdskador. Antalet allvarliga vårdskador (både med och utan dödlig utgång) har minskat men förekomsten av vårdskador är fortfarande hög. SKL:s journalgranskningsstudie som genomfördes 2013-2014 visade att nästa var tionde patient hade fått en skada som kunde undvikas. Patientsäkerheten påverkas av den rådande kulturen (gemensamma värderingar, attityder och beteenden) och är grunden till allt patientsäkerhetsarbete. Den 12 oktober är det dags igen att genomföra den regiongemensamma patientsäkerhetskulturenkäten den genomfördes år 2011 och 2013. Vi arbetar för ett högt deltagande eftersom enkäten är ett viktigt verktyg för vårt utvecklings- och förbättringsarbete, både centralt och på förvaltningar, avdelningar och enheter. I första hand är enkäten ett underlag för dialog och analys på den enskilda arbetsplatsen. Samtidigt finns det fördelar med att ha en regionövergripande enkät. En gemensam enkät: tar tempen på VGR:s totala patientsäkerhetskultur ger viktigt underlag för det fortsatta utvecklings- och förbättringsarbetet gör det möjligt att vid behov jämföra valda delar av resultaten Förslag till diskussionspunkter Varför är det viktigt att svara på patientsäkerhetskulturenkäten? Frågor och svar Fråga: Varför har vi en regiongemensam patientsäkerhetskulturenkät? Svar: Resultatet av den regiongemensamma enkäten presenteras både regionövergripande, per förvaltning och avdelning/enhet. Det är effektivt att genomföra en gemensam enkät samtidigt som det ger oss möjlighet att jämföra vårt resultat med andra. Fråga: Jag deltog i förra enkäten men tycker inte att det har hänt speciellt mycket sedan dess. Tas verkligen resultatet på allvar? (Är det någon idé att delta?) Svar: Målet är att använda resultatet på ett konstruktivt sätt för att uppnå utveckling och förbättring. För varje gång vi använder den lär vi oss mer om hur vi bäst tar vara på resultaten. Viss förändring tar tid och det kan ta tid innan vissa åtgärder får ett genomslag som syns i resultaten. Vi kommer att använda resultatet av enkäten och tillsammans ta fram en handlingsplan. Så ta chansen att påverka. Kommentar: Här har du som chef möjlighet att förbereda svar på hur just ni, inom er förvaltning/verksamhet/avdelning/enhet har tagit hand om resultatet från 2013 års enkät. Vad har ni gjort? Vad är på gång (men märks kanske inte ännu)? Patientsäkerhetskultur 2015

Om enkäten E-post skickas med länk till enkäten Besvaras på arbetstid Ca 51frågor Tar ca 20 minuter att svara på Varje förvaltning har utsedda samordnare som samordnar undersökningen på förvaltningen och dessutom är kontaktperson mot VGR:s patientsäkerhetsenhet och mot enkätleverantören (Indikator). Hos oss heter samordnaren [fyll i namn + ev kontaktuppgifter] E-post skickas till medarbetaren vecka 42. Enkäten är i första hand digital. Man har rätt att få svara på enkäten på arbetstid, men kan svara hemifrån om man hellre vill det. Arbetsgivaren har uppdrag att iordningsställa platser där man kan svara även om man inte har tillgång till egen pc. Förslag till diskussionspunkter Så har vi skapat förutsättningar (tid, plats osv) för enkäten. Frågor och svar: Fråga: Hur gör jag för att besvara enkäten? Svar: Instruktioner skickas till medarbetarna via mail. Enkäten är elektronisk och genomförs på webben. I en del verksamheter kommer dock enkäten att genomföras på papper. Fråga: Kan jag pausa om jag inte hinner svara på hela enkäten vid ett tillfälle? Svar: Ja, det ska finnas en pausfunktion. Fråga: Jag har en funktionsnedsättning och kan inte läsa enkäten, eller besvara den i den form som vi får den. Hur gör jag för att besvara enkäten? Svar: Din chef eller HR-avdelning hjälper dig att på bästa sätt hitta en lösning för detta. Fråga: Vad gör jag om jag inte får någon enkät? Svar: Då kontaktar du supporten på undersökningsföretaget, Indikator E-post: johan.frisack@indikator.org Telefon: 031-7303103 Lokala samordnare vet mer Patientsäkerhetskultur 2015

När vi har resultatet Alla medarbetare Chefer och medarbetare informeras om resultatet ska fundera över vilka områden enheten/avdelningen ska fokusera på Chefer och medarbetare tar gemensamt fram en handlingsplan Ledningsgrupperna summerar, fattar beslut och åtgärdar Chefen Följer upp och återrapporterar till överordnad chef När resultatet är summerat och redovisat för ledningen informeras alla medarbetare om enhetens/avdelningens resultat. Det är chefens ansvar att informera vid exempelvis arbetsplatsträff. Alla medarbetare får sedan i uppdrag att fundera över vilka områden som just den egna enheten/avdelningen ska fokusera på. Därefter tar chefen och medarbetarna gemensamt fram en handlingsplan. Varje ledningsgrupp går igenom sina handlingsplaner och fattar sedan de beslut som, enligt deras bedömning, krävs för att handlingsplanen ska kunna genomföras. Under senare delen av våren 2016 återkopplar förvaltningen de övergripande åtgärderna till regionstyrelsen Det är chefernas ansvar att följa upp handlingsplanen. Återrapportering sker i linjen. Förslag till diskussionspunkter Vad är viktigt att tänka på när vi bestämmer oss för fokusområden/förbättringsområden? Vad är viktigt att tänka på när vi tar fram handlingsplanen? Hur får vi till exempel till en dialog så att alla kommer till tals? Patientsäkerhetskultur 2015

Kom ihåg! E-post med enkäten skickas Vecka 42 Enkäten ”öppnar” 12 oktober Sista dag att svara 8 november Ledningen får del av resultatet december Medarbetare får del av resultatet [fyll i förvaltningsinfo] Ta fram handlingsplanen [fyll i förvaltningsinfo] Uppföljning av handlingsplanen [fyll i förvaltningsinfo] Nästa enkät: 2017 Den här bilden summerar några viktiga händelser i processen. E-post skickas ut vecka 42. Det kan ta lite olika lång tid innan man har dem. Om man inte får någon e-post ska man höra av sig till undersökningsföretaget Indikator: johan.frisack@indikator.org Telefon: 031-7303103 Man har fram till den 8 november på sig att svara. Det ska finnas en pausfunktion som man kan använda om man inte hinner svara på hela enkäten vid samma tillfälle. De första som får resultatet presenterat för sig är Västra Götalandsregionens ledning. Det sker under december. Därefter får medarbetarna del av resultatet. Det kan variera lite i tid beroende på förvaltning, men senast [fyll i förvaltningsspecifik info] ska man ha fått resultatet presenterat för sig. Sedan är tanken att varje enhet/avdelning genomför arbetsplatsdialoger och tar fram handlingsplaner. Detta ska sker [fyll i förvaltningsspecifik info] . Handlingsplanerna följs upp i chefsledet. Patientsäkerhetskultur 2015

Här finns mer information Patientsäkerhetskultur webbsida Förvaltningarnas samordnare För att öppna länkarna: Högerklicka på länken och välj ”Öppna hyperlänk”. Patientsäkerhetskultur 2015