Målbild för eHälsa i Sydöstra sjukvårdsregionen Statusrapportering 150819 Målbild för eHälsa i Sydöstra sjukvårdsregionen Håkan Klarin, IT-direktör Region Östergötland Helena Glemdal-Bergkvist, IT-direktör Region Jönköpings Län Johan Hallenborg, IT-direktör Landstinget i Kalmar Län

+ eHälsa i Sydöstra sjukvårdsregionen eHälsa betyder ” IT-baserade tjänster som används inom hälso-, sjukvård och socialtjänst ” Detta inbegriper såväl invånartjänster, vårdtjänster som infrastrukturtjänster. + Hälso- sjukvård och socialtjänst IT

Målbild för eHälsa i sydöstra sjukvårdsregionen REGIONENS STRATEGISKA MÅL INERAS STRATEGISKA MÅL AKTIVITETER FOKUSOMRÅDEN Handlings-plan Gemensam ledning och styrning Nyttja regional samverkan för att effektivisera användandet av våra resurser Invånaren ska ha möjlighet till aktiv medverkan i sin vård och omsorg Medarbetaren ska ha rätt för-utsättningar för att kunna ge hög-kvalitativ vård och omsorg Regionala arbetsformer och förändrings-ledning Gemensam prioritering och planering av arbetet med eHälsotjänster Gemensam arkitektur och strategi Beslutsfattare ska ha rätt förutsättningar och underlag för att effektivt kunna styra verksamheten Samverka kring eHälsotjänster för gemensamma vårdprocesser Gemensam realisering av värdeskapande eHälsotjänster Utveckling och förvaltning ska så långt möjligt göras i samverkan mellan landsting och regioner

Från handlingsplanen Handlings-plan Införa harmoniserat ledningssystem för IT  Ineras Video- och distansmötestjänst inom sydöstra sjukvårdsregionen Koordinering inför större samverkansforum SLIT Inera Kundgrupp Cosmic mfl andra övergripande forum. Arkitektur och strategisamverkan inom exempelvis Integration Dokumenthantering Säkerhet Projektsamverkan Gemensam projektlista Gemensam hantering av beställningar Samverkan ang bemanning eSPIR IT-samverkan kring Standardiserade vårdförlopp Informationsförsörjning över huvudmannagränser   På IT-sidan behöver inte alla landsting/regioner ha alla kompetenser vid gemensamma utvecklingsprojekt, det kan räcka med en expert inom ett område i stället för tre. Utbildningspaket för medarbetarna kan göras av ett landsting/region i stället för av alla tre, testarbete och support vid uppgraderingar kan också samordnas. Förstudier och projekt kan drivas gemensamt i stället för på tre ställen och landsting/regioner kan dra nytta av varandras rättningsarbete. 2) När alla tre landsting/regioner till exempel använder samma termer och begrepp i Cosmic, hittar den klinik som tar emot patienten direkt rätt information i patientjournalen och ser vilka tidigare insatser och bedömningar som har gjorts. Informationen behöver inte tolkas eller dubbelkollas. Det innebär att onödiga undersökningar och provtagningar kan undvikas. Det ger ökad patientsäkerhet och effektivare utnyttjande av resurser. 3) Med ett enhetligt arbetssätt i Cosmic blir det lättare för medarbetare att röra sig mellan landsting/regioner i den sydöstra sjukvårdsregionen. 4) Med en gemensam grundsyn kring vårddokumentation och gemensamma termer och begrepp blir det lättare att mäta och följa upp i vården. 5) Större enhetlighet i arbetssätt och användandet av termer och begrepp innebär att multidisciplinära konferenser kan genomföras på ett mer effektivt sätt och ökar patientsäkerheten.

eSPIR

Nyttor med eSPIR För patienter Mottagande enhet hittar direkt rätt information. Vården blir snabbare och patientsäkerheten ökar. Gemensamma utvecklingsprojekt som elektroniska remisser leder till snabbare och säkrare vård. Lättare att mäta och följa upp, leder på sikt till bättre vård För vårdgivare Gemensamma utvecklingsprojekt som elektroniska remisser leder till mer effektiva vårdprocesser och ökad patientsäkerhet. Effektivare utnyttjande av de samlade resurserna - arbete kan göras en gång i stället för tre

Nyttor med eSPIR Forts. för vårdgivare Lättare att mäta och följa upp i vården - ger bättre beslutsunderlag och bättre möjlighet till förbättringsarbete Lättare för medarbetare att röra sig mellan landsting/regioner i den sydöstra sjukvårdsregionen. För medarbetare Med elektroniskt remissflöde behöver medarbetarna lägga mindre tid på remisshantering och att söka efter saknad information. Gemensamma termer och begrepp gör det lättare att snabbt få en bild av patientens historik och tidigare insatser. •   Lättare att röra sig mellan landsting/regioner •   På sikt ett bättre och mer lättarbetat Cosmic i vardagen.

Arbetsmål 1 Psykiatrimodulen Resultat: Alla ca 100 aktiviteter, sökord och fasta val i psykiatrimodulen är genomgångna av en gemensam arbetsgrupp för sydöstra sjukvårdsregionen Vi lärde av varandra och samarbetade för att hitta de smartaste lösningarna, likhet kom naturligt. En åtgärdslista med de bästa gemensamma lösningarna är framtagen. Nästa steg: De tre IT-förvaltningarna ska införa överenskomna ändringar.

Arbetsmål 2 R8.0 Remissmodulen Resultat: Regionslik konfiguration (eller tillräckligt lika för att verksamheten ska känna igen funktionaliteten), ca 70% Olika implementerad funktionalitet på grund av olikheter i ramverk och med mycket hög komplexitet t.ex behörigheter, ekonomisystem, ca 30% Nästa steg: Förstudie för pilotinförande av elektronisk remiss är påbörjad. Pilotinförande på ett cancerremissflöde ska vara genomfört under 2016. Elektronisk remiss samarbetar med Standardiserade vårdförlopp eSPIR startade efter sydöstra sjukvårdsregionens R8.0 projekt och har därför begränsats av det som kunde implementeras lika inom kvarvarande tidplan för R8.0.

Arbetsmål 3 Ny funktionalitet i R8.1 Resultat: Gemensam planering av införandeprojekten i regionen underlättar samverkan och erfarenhetsutbyte Arbetsgrupper för ny funktionalitet i R8.1 – Läkemedel och Uppmärksamhetssignal/Översikter genomgångar av inställningar och konfigurering i applikationen i syfte att göra lika i R8.1 Modell för regionsgemensam ändringshantering Arbetsmöten inom övriga områden – Utbildning, Kommunikation och Test erfarenhetsutbyte och kompetensöverföring

Arbetsmål 4 Samverkansmodell 1.0 Resultat: En regionsgemensam arbetsgrupp har utvecklat en samverkansmodell för sydöstra sjukvårdsregionen. Modellen är testad för bland annat psykiatrimodulen och elektronisk remiss eSPIR styrgrupp har godkänt samverkansmodellen i en version 1.0. Nästa steg: Vidareutveckling i enlighet med fattat beslut i styrgrupp Samverkansmodellen beskriver processen från samverkansidé till genomförd samverkan. Den beskriver även vilka regiongemensamma resurser som krävs för att genomföra förändringar t.ex. beslutsfattare, verksamhetsexperter, verksamhetsutvecklare

Läkemedelsmallar i Cosmic Resultat: Gemensamt regelverk för hur ordinationsmallar ska konstrueras, samt riktlinjer och handbok för hur läkemedel ska dokumenteras, i R8.1 har tagits fram Former för samarbete kring lagring och åtkomst av mallar vid driftsättningen av R8.1 överenskommet Nästa steg: Gemensamt utbildningsmaterial - klart att spridas och användas i slutet av september ”Mallverkstad” – utbildning och gemensamt arbete med läkemedelsmallar i Jönköping 22-24 september

Fler resultat utanför arbetsmålen Östergötland baserade sin installation av Barnhälsovårdsjournalen på Kalmars installation. Samarbete som sparade sex månaders arbete. Gemensam riktlinje för att stödja strukturerad och ändamålsenlig vårddokumentation. Fastställande pågår. Östergötland och Kalmar är inbjudna till Jönköpings workshop för installation av Operationsplaneraren. Kontakterna fortsätter. Gemensam grupp för termer och begrepp har bildats som stödjer programmet. Arbete med en gemensam termdatabas pågår. eSPIR-organisationen omfattar nu alla ledningsnivåer för Cosmic förvaltning

Standardiserade vårdförlopp -Övergripande kartläggning kring samverkan utifrån ett IT-perspektiv inom Sydöstra sjukvårdregionen kring standardiserade vårdförlopp (SVF)

Resultat Verksamhetsprocesser Vi har identifierat verksamhetsprocesserna vilket har bidragit till att vi har skapat en samförståelse för Landstingens/Regionernas processer och vad som skiljer dem åt. Vi har ringat in olikheter och likheter i verksamhetsprocesserna där vi identifierat att den största skillnaden är att RÖ kommer att starta igång en gemensam ingång som utgör första instans för patient. Inom RJL och LKL omhändertags patienten i första hand av primärvården. Vi har påbörjat arbetet med att rita upp den gemensamma processen t.ex. när patienter flyttas emellan Landsting/Regionerna. Gruppsamverkan Trots stora grupper när vi träffats har vi fått bra och givande diskussioner som drivit arbetet framåt. Vi har skapat en grupp där det finns goda förutsättningar för fortsatt samverkan. En viktig framgångsfaktor är att vi har både IT-personer och verksamhetspersoner i gruppen.

Resultat, forts Mätpunkter Vi har identifierat att vi kan samverka kring samtliga mätpunkter. Vi har inte hittat något område där vi ser att vi inte kan samverka kring. Vi har detaljerat innehållet i mätpunkt 1 och 5. Vi har identifierat Multidisciplinära konferenser (MDK) som en mätpunktskandidat. Internt och extern remissmall Vi har kommit fram till att det finns behov av 2 remissmallstyper, interna mallar och en extern mall. Extern remissmall- Vi kommer att skapa en gemensam remissmall för vårdprocesser som ska användas av sydöstra sjukvårdregionen. Gruppen har kommit överens om att utgå ifrån och utvärdera den mall som RÖ har tagit fram. Intern remissmall- Varje landsting/Region skapar sina egna interna mallar utifrån deras verksamhetsprocesser. Viss information är obligatorisk för alla att ha med. Gruppsamverkan Trots stora grupper när vi träffats har vi fått bra och givande diskussioner som drivit arbetet framåt. Vi har skapat en grupp där det finns goda förutsättningar för fortsatt samverkan. En viktig framgångsfaktor är att vi har både IT-personer och verksamhetspersoner i gruppen.

Plan för hösten 2015 Se över hur vi kan samverka kring canceröversikten Identifiera punkter som kvalitetsregistren behöver NPDi (nationella programmet för datainsamling) Samverkan för kvalitetsregister för berörda inom SVF Skapa möjlighet att följa realtidsdata Tex Kötid i Jönköping, Östergötland och Kalmar Fortsätta arbetet med att ta fram och införa en gemensam extern remissmall Fördjupa arbetet kring den Landsting/Regionala processen Utreda kring hur vi kan samverka med Multidisciplinära konferenser (MDK) som en gemensam mätpunkt. Fortsätta arbetet med gemensamma begrepp och termer Viktigt med en sammanhållande funktion. Ska det ligga under eSPIR? Viktigt att den gruppering vi har idag behålls och kopplas till eSPIR. Fördelar minimera risken för stuprör. Neg att vi tappar fokus…..

Informationsförsörjning över huvudmannagränser

Utgångspunkt Antagande om att vi har idag brister i informationsutbytet mellan huvudmän(i regionen) För att veta vilka brister vi behöver hantera behöver vi Identifiera behoven Inventera pågående initiativ Föreslå roadmap för att möta identifierade behov Rätt ska vara lätt.. Vi har att förhålla oss till juridiskt ramverk för informationsdelning mellan huvudmannagränser. I de fall NPÖ är lösningen är juridiken hemma! Lösningen är NPÖ – likhet i Cosmic löser inte kommunikationen!

Sammanställning identifierade behov Behov av information kring patient vid övertagande av vård av annan huvudman akut omhändertagande av patient från annat landsting/region eller planerat vårdövertagande Samma typ av information i båda fallen men olika specialiteter har olika behov av informationsmängder och önskemål om ”särskild sortering” Journal, labsvar, bilder, ultraljudsbilder, översikter, läkemedel mm Övertagande av patient från kommun till landsting Behov av information från kommunerna om tex hjälpmedel, äter själv, sväljsvårigheter, födoämnesöverkänslighet mm Informationsåtkomst mellan landsting och kommun Saknas stöd för hantering av öppenvårdspatienter

Sammanställning identifierade behov Möjlighet att kunna skicka elektronisk vårdbegäran till annan huvudman e-remiss Externa remisser och svar inom laboratoriemedicin och radiologi Behov av extern granskning av bilder Patologi, Radiologi, Fysiologi Andra typer av bilder tex ögon

NPÖ - användning Låg användning Osäkerhet hos personal kring PDL och samtycke Bristande informationskvalitet/tillgång Man vet inte vilken information som saknas Behov av fler informationsmängder och information från fler vårdgivare tex kommuner Behov av gemensamma strategier för dokumentation och publicering av information Samma information heter olika i våra tre landsting/regioner och sparas på olika ställen i NPÖ. Bristande kunskap om NPÖ – vad är det och vad ska den användas till?

Vi gör inte lika… Filtrerade verksamheter NPÖ Kalmar Jönköping Östergötland BUP Ingen publicering Psykologmottagning/Vuxen psykiatri Publicerar Psykiatri och barnpsykiatri, efter yrkesroll - NPÖ2 Rättspsykiatri Ungdomsmottagningeen Kuratorverksamhet, efter yrkesroll - NPÖ 2   Onkogenetisk mottagning, Lab patologi cytologi genetik ---- Infektionskliniken Habiliteringskliniker Beroendekliniker Flyktingmedicin Hudkliniken Folktandvården Barnahus Där man hos en vårdgivare väljer att filtrera bort en hel verksamhet har man hos andra valt att publicera men filtrerat bort vissa mallar och anteckningstyper med tex känslig information. Information om filtrering finns enbart tillgänglig via kontakt med resp. vårdgivares NPÖ-förvaltning

Vi gör inte lika… Kalmar Jönköping Östergötland Informationsmängd Uppmärksamhetsinformation GetAlertInformation NEJ JA Undersökningsresultat (labbsvar) - Klinisk kemi GetLaboratoryOrderOutcome Undersökningsresultat - Mikrobiologi Undersökningsresultat - Bilddiagnostik GetImagingOutcome  NEJ Undersökningsresultat - EKG GetECGOutcome Undersökningsresultat - övriga (konsultationsremissvar) GetReferralOutcome  NEJ (JA efter R8) Vaccinationer GetVaccinationHistory Mödra vårdsjournal GetMaternityMedicalHistory  JA Remisstatus GetRequestActivities Ovan avser status i NPÖ2 hösten 2015 – utdrag av informationsmängder

Förslag till beslut Tilläggsuppdrag till eSPIR med målet att likrikta NPÖ inom sydöstra sjukvårdsregionen Jobbar efter ett framtaget direktiv med tydlig uppdragsbeskrivning Forumet rapporterar till eSPIR alternativt RegionIT

Förutsättningar för fördjupad samverkan rörande IT-förvaltning i Sydöstra sjukvårdsregionen

Förutsättningar för fördjupad samverkan rörande IT-förvaltning i Sydöstra sjukvårdsregionen

Frågor att lösa till v 2.0 Hur fångas behoven? Hur skapas permanenta funktioner när Espir tar slut? Måste Etableras!

TACK!