Sju dimensioner för samstyrning av digitala resurser: Lärdomar, målbilder och vägledning för effektivare samstyrning Göran Goldkuhl Forskningsgruppen VITS (www.vits.org) Inst f ekonomisk & industriell utveckling Linköpings universitet

Hur bra är svensk e-förvaltning på digital samverkan? ”Sverige ska vara bäst i världen på att använda digitaliseringens möjligheter”

Världsbäst på att tillvarata digitaliseringens möjligheter? VM i digital förvaltning är inte EN tävling i teknik utan en SJUKAMP Målstyrning av digitala resurser Funktionell lagstiftning för digitala resurser Aktörsrelationer, rollfördelning och samverkan avseende digitala resurser Design av verksamhetsprocesser och digital funktionalitet Språklig begriplighet och precision i digitala informationsresurser Organisering och design av digitala möten Arkitektonisk design av digitala landskap

Digitala resurser är inte bara inramade av olika verksamhetsförutsättningar utan också bärare av dessa Mål & värden Regelverk Aktörsrelationer Verksamhetsprocesser Språkbruk Digitala resurser kan aldrig bli bättre än sina externa förutsättningar

Var befinner sig svensk e-förvaltning i sjukampen? Målstyrning av digitala resurser

Var befinner sig svensk e-förvaltning i sjukampen? Funktionell lagstiftning för digitala resurser

Var befinner sig svensk e-förvaltning i sjukampen? Aktörsrelationer, rollfördelning och samverkan

Var befinner sig svensk e-förvaltning i sjukampen? Verksamhetsprocesser och digital funktionalitet

Var befinner sig svensk e-förvaltning i sjukampen? Språklig begriplighet och precision

Var befinner sig svensk e-förvaltning i sjukampen? Digitala möten

Var befinner sig svensk e-förvaltning i sjukampen? Digitala landskap

Styrning för ökad kvalitet Styrdimension Kvalitetsdimension hos digital resurs Normativ Normativ följsamhet Regulativ Regulativ följsamhet Relationell Aktörstydlighet, behörighetssäkerhet Performativ Funktionalitet Semantisk Informationskvalitet Interaktiv Användbarhet Arkitektonisk Interoperabilitet

Vad kan man lära av RESONANS-studierna? På basis av Genomförda fallstudier av digitala resurser (framgång & misslyckande) Jämförande tväranalys Användning av 7-dimensionsmodellen Utforma en guide för (sam)styrning och strategisk kvalitetssäkring av digitala resurser Från diagnos till vägledning Stegvis kunskaps- utveckling

Styrguide? Tänkesätt och perspektiv vid styrningsanalys vad man bör tänka på vad man bör uppmärksamma Klargörande av viktiga begrepp för att förstå och agera Principer, råd och förslag på lämpliga tillvägagångssätt vid samstyrning Viktiga frågor att ställa i samstyrning Goda exempel från något område som man kan lära sig av för andra områden Fallgropar som bör undvikas

Styrguide? Inte en designmetod för offentliggemensamma digitala resurser En guide för att olika aktörer tillsammans ska kunna samstyra digitala resurser som utgör en gemensam digital angelägenhet En guide för att verka för strategisk kvalitetssäkring av digitala resurser En guide för samstyrning och styrning

När använda guiden? Utveckling eller förändring av en digital resurs Inom en strategisk planering av den digitala resursen Översyn av styrningen av en digital resurs Utvärdering av digital resurs

RESONANS guide för samstyrning och strategisk kvalitetssäkring Hur målstyra digitala resurser Hur hantera rättsliga utmaningar för digitala resurser Hur organisera samstyrning (ägande och intressentsamverkan) Hur forma verksamhetsprocesser och digital funktionalitet Hur skapa begriplighet och precision hos digitala informationsresurser Hur organisera och forma digitala möten Hur forma digitala landskap

Hur målstyra digitala resurser

Hur tänka om mål? Resultat från komparativ tväranalys i slutrapporten:

Åtta generiska målkategorier Förvaltningsmål Medborgarmål Ändamålsenlig förvaltning Transparent förvaltning Säker förvaltning Resurseffektiv förvaltning Handlingskapacitet Förtroende Kunnighet Enkelhet

Produktmål vs effektmål

Hur målstyra digitala resurser Målidentifiering Skapa en tydlig målbild för styrning av den digitala resursen Målbalansering Klarlägg målkonflikter och att försök finna vägar som tillgodoser olika mål på ett balanserat sätt Gemensamgörande av mål Sträva mot samsyn av mål för digitala resurser krävs för att kunna bedriva samstyrning Uppföljning och målbaserad utvärdering Sätt adekvata indikatorer och kriterier för mål och följ upp återkommande

Hur hantera rättsliga utmaningar för digitala resurser

Regelverk EU:s rättsregler Lagar Förordningar Myndighetsföreskrift Allmänna råd och vägledningar Avtal, överenskommelser Standarder

Kort sikt vs lång sikt På kort sikt: Forma det bästa sätt på vilket man kan anpassa digitaliserad verksamhet till gällande rättsregler På längre sikt: Försök påverka regelverk så att digitaliseringens möjligheter för bättre verksamheter kan uppnås

Hur hantera rättsliga utmaningar för digitala resurser Identifiering och tydliggörande av rättslig reglering Skapa en tydlig bild av rättslig reglering Konsekvensutredning av regulativa konflikter, oklarheter och begränsningar Klarlägg regulativa konflikter och oklarheter så att det är möjligt att skapa en så bra anpassning som möjligt givet gällande lagstiftning Förslag om förbättrade regelverk Ge konstruktiva förslag på förbättrade regelverk

Rättskarta – exempel på instrument att klarlägga rättslig reglering

Hur organisera samstyrning (ägande och intressentsamverkan)

Generiska intressentkategorier (1) Huvuduppdragsgivare Finansiär Resursägare Ägare basfunktionalitet Informationsägare Tjänsteägare Registerägare Associerade Anslutna Frivilligt anslutna Tvångsanslutna

Generiska intressentkategorier (2) Strategiskt ledningsansvar Operativt ledningsansvar Strategiskt utvecklings-/förvaltningsansvar Operativt utvecklings-/förvaltningsansvar Driftsansvarig Användare Informationsleverantör Informationsproducent Primäranvändare Interna användare Externa användare

Hur organisera samstyrning (ägande och intressentsamverkan) Identifiering av intressenter Gör en bred intressentanalys och klargör roller Analys och ställningstagande till ägandeform Resursägare behöver ha beslutskapacitet, förmåga att involvera intressenter och driva utveckling Analys och ställningstagande avseende samverkansformer Samverkansformerna behöver säkra beslutsfattande, delaktighet, engagemang och kompetens för den digitala resursens utveckling Analys och ställningstagande till anslutning och avveckling av intressenter Rutiner, processer, avtalsformer och finansiella villkor för anslutning är centrala för den digitala resursens framgång

Hur forma verksamhetsprocesser och digital funktionalitet

Hur forma verksamhetsprocesser och digital funktionalitet Identifiering och analys av grundläggande digital funktionalitet Lämplig mix av digitala funktioner för att skapa maximal användarnytta och verksamhetsnytta Analys och ställningstagande avseende digitaliserade verksamhetsprocesser Förvaltningsöverskridande digital processintegration och stöd till användares processer och livshändelser

Grundläggande digital funktionalitet Grundläggande typer av funktionalitet Informeringstjänster Insändningstjänster Utsändningstjänster Lagringstjänster Fråga/svarstjänster

Grundläggande digital funktionalitet Har den digitala resursen adekvata funktioner för att uppfylla relevanta mål? Har den digitala resursen en adekvat, rikhaltig och processtödjande digital funktionalitet. Har den digitala resursen är en lämplig uppsättning av ömsesidigt stödjande digitala tjänster? Är den digitala resursen klargjord som kommunikationsinstrument mellan olika aktörer? Vilka fungerar som sändare respektive mottagare? Leder användning av den digitala resursen till förväntade användarnyttor direkt eller indirekt? Blir samtliga identifierade användares behov tillgodosedda genom användning av den digitala resursen?

Digitaliserade verksamhetsprocesser Är den aktuella digitala resursen välintegrerad i verksamhetsprocesser? Har man för aktuell digital resurs uppnått en hög grad av digital sömlöshet i relation till andra digitala resurser? Har man uppnått en förvaltningsöverskridande digital processintegration? Ger den digitala resursen ett adekvat stöd för medborgares processer och hantering av livshändelser? Finns klargörande beskrivningar av digitaliserade verksamhetsprocesser? Har man nått idealläge för digital processintegration? Om inte, hur långt från idealläget är man? Vilka hinder och restriktioner kan identifieras?

Hur skapa begriplighet och precision hos digitala informationsresurser

Digitala informationsresurser En digital resurs är bärare av verksamhetsspråk Verksamhetsspråk (fackspråk) är ett sätt att kommunicera i/om ett visst verksamhetsområde Begreppsbildning & terminologi Typiska kommunikativa handlingar Formaliserade & digitaliserade verksamhetsspråk Hantering av blanketter/formulär Strukturerad registerföring Exponering av omfattande beskrivande information Digitalt burna beskrivningar

Utmaningar för begriplighet & precision i digitala informationsresurser Komplexa verksamhetsspråk med ämnesdjup Möten mellan Specialiserade verksamhetsspråk Myndighetsspråk Vardagsspråk Många okända användare

Hur skapa begriplighet och precision hos digitala informationsresurser Analys och ställningstagande till digitalt burna beskrivningar Digitala resursers redaktionella innehåll kräver kvalitetsäkring från både ämnesperspektiv och språkligt perspektiv Analys och ställningstagande till digitaliserade verksamhetsspråk (konceptuell samordning och formalisering) Digitala resurser realiserar verksamhetsspråk och man behöver medvetet arbeta med verksamhetsspråklig anpassning och utveckling

Hur organisera och forma digitala möten

Digitalt möte

Hur organisera och forma digitala möten Analys och ställningstagande av hur hitta rätt i den digitala resursen Klara, tydliga, smidiga och säkra interaktioner Analys och ställningstagande av hur hitta till och från den digitala resursen Tydliga ingångar och utgångar

Hur forma digitala landskap

Digitala landskap Digitala resurser är delar av digitala landskap Informationsutbyte med andra digitala resurser Delar komponent med en annan digital resurs Andra digitala resurser med likartat innehåll Kompletterande Överlappande Konkurrerande Motstridiga

Karta över digitalt landskap Exemplet verksamt.se

Hur formas digitala landskap? Drivkrafter för enhetlighet Drivkrafter för variation

Olika typer av enhetliga/samlade digitala resurser (1) Gemensam webbplats som en samlad ingång Gemensam webbplats med samlade informationsresurser Gemensam webbplats med en samling av insändningstjänster Gemensam webbplats som en samlad mottagningsplats Gemensam plattform för utformning av e-tjänster E-tjänster med enhetligt utseende och funktionalitet baserad på gemensam plattform

Olika typer av enhetliga/samlade digitala resurser (2) Standardiserat format för informationsutbyte Gemensam digital plattform/komponent för informationsutbyte Gemensamt register Gemensamt format/struktur för register Gemensamma begrepp (verksamhetsspråk) i olika digitala resurser Användning av samma verksamhetssystem (programvara), med gemensam funktionalitet

Olika typer av variation mellan olika digitala resurser (1) Separata webbplatser (olika ingångar) för relaterade områden Likartade insändningstjänster placerade på separata webbplatser Likartade informeringstjänster placerade på separata webbplatser Kompletterande (närliggande) information på separata webbplatser Överlappande (delvis samma) information på separata webbplatser Motstridig information om samma ämnesområde på separata webbplatser Likartade mottagningstjänster placerade på separata webbplatser

Olika typer av variation mellan olika digitala resurser (2) Olika digitala resurser (komponenter) för informationsutbyte Olika verksamhetssystem, dvs varierad men ibland likartad funktionalitet i skilda digitala resurser inom samma verksamhetsområde Olika varianter av samma verksamhetssystem, dvs förekomst av lokala anpassningar Olika register Olika slags register, dvs varierande registerstruktur/format inom samma verksamhetsområde Olika register (med olika registerstruktur/format) men med delvis likartad/överlappande information Skilda register (med samma registerstruktur/format) 

Motiv för enhetlighet i digitala resurser (1) Samla information för användare Samla funktionalitet och tjänster på ett ställe för användare Samla tjänster för informationsförmedling för att bidra till enkelhet och samordning Många förvaltningar har likartade verksamheter och därmed likartade behov av digitala resurser Dela på kostnader för digitala resurser mellan förvaltningar

Motiv för enhetlighet i digitala resurser (2) En samlad registerföring möjliggör en samlad åtkomst och kontrollerad informationsförsörjning Standarder för informationsutbyte och samordnade samverkanskomponenter utgör förutsättningar för en effektiv informationsförsörjning Att undvika inlåsningsmekanismer från marknaden, dvs när leverantörer inte tillräckligt snabbt anpassar sina digitala resurser till informationssamverkan eller till andra nya förutsättningar

Motiv för variation i digitala resurser Utnyttja marknadsdynamik Konkurrens som kundfördel; olika produkter att välja bland Prispress Produktutveckling med nya värdefulla egenskaper Ökad möjlighet till eget lokalt inflytande över digital utveckling Enskild förvaltning kan ha egna digitala resurser med full kontroll över dessa Enskild förvaltning kan slippa samordning med andra förvaltningar Bättre möjligheter till verksamhetsanpassning av digitala lösningar Möjlighet för en förvaltningar att gå före i sin digitala utveckling (snabbare utveckling, högre ambitionsnivå) Möjlighet för vissa förvaltningar att ha billigare/enklare system Fördela registerinformation på olika aktörer som led i integritetsskydd

Hur forma digitala landskap Beskrivning och värdering av digitalt landskap Etablera en tydlig bild av den digitala resursen som del i ett större digitalt landskap Strategisk design av digitalt landskap Arbeta samordnat och strategiskt vad gäller utveckling av digitala landskap

RESONANS Guide för samstyrning & strategisk kvalitetssäkring Distribution av preliminär version till deltagare på RESONANS fördjupningsdag efter Offentliga Rummet Insamling av synpunkter Komplettering & förädling Definitiv utgivning under hösten 2015 Vi är tacksamma för alla slags synpunkter! Mejla goran.goldkuhl@liu.se

Panelsamtal Hur ska vi organisera och distribuera ansvar för e-förvaltning i Sverige för kvalitet i världsklass? Vad bör göras på nationellt övergripande nivå? Och av vilka aktörer? Inom en myndighetssektor: Kan flera myndigheter inom sektorn ta ett gemensamt ansvar för viss digital utveckling inom sektorn? Vad bör göras av enskilda myndigheter? Inom landsting/regionsektorn: Vad bör göras gemensamt och vad bör göras distribuerat inom respektive landsting/region? Inom kommunsektorn: Vad bör göras gemensamt (av SKL eller annan aktör)? Vad bör göras gemensamt av respektive region eller av andra kommunorganisationer? Vad bör göras av enskilda kommuner?