Införande av videomöte via Lync Regional information Införande av videomöte via Lync Alternativ mötesform vid samordnad vård- och omsorgsplanering Informationen är ett grundmaterial att använda för presentationer i olika grupperingar. Välj själv vilka bilder som är relevanta för din presentation och om du vill lägga till egna bilder med lokal information. Behöver du byta något i sidfoten gå in på VISA/bildbakgrund och gör förändringen där

Operativ Samordnare för införande av distansmöte 26 jan – 31 dec 2015 Stötta verksamheter vid införandet VGR, kommuner och privata vårdgivare Ansvara för regional information och delta vid informationstillfälle Ansvara för regionalt utbildningsmaterial och planering av utbildning av superanvändare sker på bästa sätt per vårdsamverkansområde/lokal förvaltning Stötta vårdsamverkansområde med Utbildnings- och informationsplan Arbetsgrupp distansmöte, kvarstår under införandeperioden Deltar i möten med samordnare och bidrar med kunskap, erfarenheter, synpunkter: Deltar i framtagande av enhetligt regionalt informationsmaterial, manualer/lathundar/utbildningsmaterial Deltar vid uppföljning av resultat från pilot, vidtar uppdateringar för informations-manual- och utbildningsmaterial med utgångspunkt från resultat i testprotokoll Lokalt införande Befintliga superanvändare i de etablerade KLARA SVPL nätverk utbildas efter plan i varje vårdsamverkansområde/lokal förvaltning Operativ Samordnare för införande av distansmöte 26 januari– 31 dec 2015 Sammankallande för regional arbetsgrupp Stötta verksamheter vid införandet VGR, kommuner och privata vårdgivare Ansvara för regional information och delta vid informationstillfälle Ansvara för att regionala lathundar, manualer är uppdaterade och finns tillgängliga Ansvara för regionalt utbildningsmaterial och planering av utbildning av superanvändare sker på bästa sätt per vårdsamverkansområde/lokal förvaltning Stötta vårdsamverkansområde med Utbildnings- och informationsplan Arbetsgrupp distansmöte, kvarstår under införandeperioden Deltar i möten med samordnare och bidrar med kunskap, erfarenheter, synpunkter: vid framtagande av enhetligt regionalt informationsmaterial, manualer/lathundar/utbildningsmaterial vid följandet av pilot och vidta uppdateringar för informations-manual- och utbildningsmaterial med utgångspunkt från resultat i testprotokoll Lokalt införande Befintliga superanvändare i de etablerade SVPL nätverk utbildas efter plan i varje vårdsamverkansområde/lokal förvaltning Första linjens support sker via etablerade väg för 1:a linjens SVPL support

Styrgrupp IT i Väst (SITIV) behandlar gemensamma frågor som rör Västra Götalands kommuner (VGK) och Västra Götalands regionen (VGR). Per-Olof Hermansson Förbundsdirektör Skaraborgs kommunalförbund Thomas Jungbeck Direktör VästKom Helena Söderbäck Göteborgsregionens kommunalförbund Lena Brännmar Sjuhärads Kommunalförbund Annika Wennerblom Stadsdirektör Trollhättans stad (Fyrbodal) Sven Höper Direktör Utbildning och Välfärd Göteborgs stad Karl Fors Länssamordnare Birgitta Molin Mellander (ordf) Senior Advisor VGR Göran Ejbyfeldt IS/IT-direktör Marie-Louise Gefvert Primärvårdsdirektör Thomas Wallén Sjukhusdirektör, Södra Älvsborgs sjukhus Fredrik Adolfsson Regionutvecklingsdirektör Sven Täpptorp Styrmodellsförvaltare Katarina Amundsson Funktionsledare GITS Deltagare i SITIV kommer från VGR och VG där behandlas gemensamma IT frågor.

Effekter av distansmöte via video i vård- och omsorgsplanering Patientsäkerheten ökar när samtliga vårdgivare deltar Primärvården kan delta i mötet Ökad samverkan mellan vårdgivare ger bättre flöden i utskrivningsprocessen Ökat deltagande från vårdgivarna ger ökad trygghet för patient och närstående Närstående kan sitta med på sjukhus, i primärvård, i kommun, delta via egen dator eller per telefon Patienten orkar medverka. Strukturerat videomöte med checklista 30 min. Fysiskt möte 50 min Tidsbesparing för alla som deltar i mötet Res fria möte minskar klimatpåverkan Säkerheten i processen samordnad vård- och omsorgsplanering ökar då primärvården, som endast i ringa omfattning deltagit i vårdplaneringsmöten, nu ges möjlighet att kunna delta via videomöte Ökad kvalitet och säkerhet för patienten då fler parter/professioner på ett enkelt sätt kan mötas Fler deltagande parter/professioner ökar samverkan mellan vårdgivarna Ökad effektivitet i processen samordnad vård- och omsorgsplanering ger bättre flöden i utskrivningsprocessen från sjukhus Videomöten ger närstående fler möjligheter för deltagande i mötet. Sitta med på sjukhus, primärvård, kommun, delta via egen dator eller per telefon Då videomötet ersatt telefonplanering har ett effektivt möte ersatt upprepade telefonsamtal under flera dagar. Patienten orkar medverka i hela mötet då ett videomöte utifrån strukturerad checklista tar ca. 30 min., medan ett fysiskt vårdplanerings möte tar ca 50 min. Effektivare möten ger tidsbesparing för all personal som deltar i vårdplaneringsmöte Kommunerna får en betydande besparing när det gäller kostnader och tid för resor Resfria möte minskar klimatpåverkan

Införande av ny mötesform Ingen ändring av gemensamma rutiner för samordnad vård- och omsorgsplanering Införandet sker via vårdsamverkansområdena i nära samarbete med förvaltningen av processen SAMSA - operativ regional förvaltningsgrupp, representerar de fem vårdsamverkansområdena Arbetsgrupp för distansmöte via video med deltagare från verksamhet och IT skapades under utredningsskedet i april 2014 med funktionsledare GITS som sammankallande. Gruppen kvarstår under införandet och har representation från de fem vårdsamverkansområdena Framgångsfaktorer skapa trygghet i den nya mötesformen genom tillgång till Lync utbildade KLARA SVPL superanvändare i verksamheterna som kan stötta förankra införandet av ny mötesform i chefsleden stegvis införande med goda resultat som sprider sig för att minska oro för tekniken Pågående videokonferensanläggningar fortsätter tills vidare i samma form som tidigare! Videomöte är en ny mötesform. Införandet är inget projekt som sedan övergår i förvaltning utan är ett alternativt arbetssätt. Det innebär ingen ändring av gemensamma rutiner för vård- och omsorgsplanering. Införandet sker per vårdsamverkansområde och i nära samarbete med förvaltningsorganisationen för processen samordnad vård- och omsorgsplanering(SVPL förvaltningen). SAMSA är en operativ regional förvaltningsgrupp där deltagarna representerar de fem vårdsamverkansgrupperingarna. Deltagarna i SAMSA är kontakten till verksamheterna och lokala förvaltningar för processen samordnad vård- och omsorgsplanering. Arbetsgrupp för distansmöte med representation från verksamhet och IT skapades april 2014 i utredningsskedet med funktionsledare GITS som sammankallande. Gruppen har kompletterats så alla de fem vårdsamverkansområdena är representerade och kommer kvarstå under införandet. Framgångsfaktorer skapa trygghet i den nya mötesformen genom tillgång till Lync utbildade SVPL superanvändare i verksamheterna som kan stötta förankra införandet av ny mötesform i chefsleden stegvis införande med goda resultat som sprider sig för att minska oro för tekniken Videomötesplaneringar som pågår via videokonferensanläggningar fortsätter tills vidare i samma form som tidigare

Lync för videomöte över vårdgivargränser Rapport från arbetsgruppen distansmöte om Lync som verktyg 2014-06-26 Tester visar bra funktion Kostnadseffektivt med låg investeringskostnad Enkelt verktyg Lync finns redan installerat i VGR och i de flesta av länets kommuner Deltagande via Lync webbmöte fungerar även utan att ha Lync installerat. Mottagaren kan enkelt ladda ner en bifogad länk via e-post och kan därefter delta i mötet. Deltagandet fungerar även via telefon. Kommunikationen är krypterad och säker. 2014-06-26 rapport från arbetsgruppen distansmöte om Lync som verktyg Tester visar bra funktion Kostnadseffektivt med låg investeringskostnad Enkelt verktyg Lync finns redan installerat i VGR och i hälften av länets kommuner Deltagande via Lync webbmöte fungerar även utan att ha Lync installerat. Mottagaren kan enkelt ladda ner en webbapplikation och delta i mötet. Deltagandet kan ske via vanlig telefon, uppkopplad till Lyncmötet, vilket även ger närstående fler möjligheter till deltagande. Kommunikationen är säker då den är krypterad även när deltagare på mötet sitter vid privata datorer

Tidplan Införande 2015 stegvis per vårdsamverkansområde 26 januari Operativ samordnare 19 januari Område 1 Fyrbodal 17 mars Område 2 Södra Älvsborg 5 maj Område 3 SIMBA 15 sep område 4 Skaraborg 11 nov område 5 Göteborgsområdet? Jan feb mars april maj juni-aug sep okt nov dec Införandet sker genom dialog mellan samordnaren och vårdsamverkansområdets representanter. Samordnaren har dialog med representanter från bl.a. vårdsamverkanskanslier, förvaltare av SVPL, IT enheter i kommuner och privata vårdgivare. Införandet behöver anpassas i varje samverkansområde då strukturerna för samverkan ser olika ut

Utrustningskostnader för verksamheterna Respektive verksamhet inventerar utrustningsbehov och skapar vid behov ett videomötesrum Inköp av utrustning sker via verksamheternas inköpskanaler, kontakta gärna egna IT enheten för råd om lämpligt val. För Västra Götalandsregionens användare finns Lync certifierad utrustning, som ger bästa ljud och bildkvalitet, i beställningsportalen Kostnader får sättas i relation till att mötesformen är effektiv och ger tidsbesparing Kamera till dator som inte har inbyggd kamera ca 400 kr med tillägg av headset till en total kostnad på knappt 1000 kr Videokonferensrum: Kamera med inbyggd högtalare och mikrofon anpassad för fler deltagare finns till en kostnad av ca 2000- 6000 kr. Projektor eller TV-skärm till en kostnad av ca 4000 kr. Total anskaffningskostnad ca 10 000 kr för ett digitalt mötesrum Lync Enterprise licens behövs för användare inom VGR för att kunna kalla till flerpartsmöte. Licensen är i dagsläget gratis Respektive verksamhet inventerar behov för videomöte, köper in utrustning och skapar vid behov videomötesrum för att Lyncmöte ska vara genomförbara. För Västra Götalandsregionen finns Lync certifierad utrustning att beställa via beställningsportalen. Övriga får köpa in via sina egna inköpskanaler. Det är lämpligt kontakta egna IT enheten för att höra om lämplig utrustning. Rekommendation att använda Lync certifierad utrustning för att få bästa kvalitet på ljud och bild. Kostnader får sättas i relation till att mötesformen är effektiv och ger tidsbesparing. Kamera, till dator som inte ha inbyggd kamera, ca 400 kr med tillägg av headset är det en kostnad på knappt 1000 kr. Videokonferensrum: Kamera med inbyggd högtalare och mikrofon anpassad för fler deltagare finns till en kostnad av ca. 2000- 6000 kr Tillkommer projektor eller TV-skärm till en kostnad av ca 4000 kr. Total anskaffningskostnad på under 10 000 kr för ett digitalt mötesrum. Lync Enterprise licens behövs för användare inom VGR som ska kunna kalla till flerpartsmöte. För närvarande är licensen gratis. Kan senare komma att kosta 430 kr/år/användare