Samarbetsytor i Aurora Umeå universitets intranät Bild 1 Inledning – Samarbetsytor i Aurora Presentera er själva och varför ni är där. Syfte med besöket: Få personal att komma igång med sina Mina sidor och göra egna anpassningar för en personlig vy. Få en kontaktperson på varje institution som vi kan ha fortsatt dialog med tills de bestämt vem som ska vara administratör för institutionens samarbetsyta (i de fall en sådan inte redan finns). Sälja in samarbetsytorna så att institutionen väljer att lägga en beställning

Vad är Aurora? Vad är nytt i Aurora? Aurora är Umeå universitets gemensamma intranät Bas- och fördjupningsinformation med användarfokus Nyheter från universitet och fakulteter Vad är nytt i Aurora? Bakom inloggning: Mina sidor Samarbetsytor för institutioner, grupper och projekt Vad är Aurora? Pratmanus: Aurora är Umeå universitets intranät. I januari 2014 lanserades den allra första versionen av Aurora och ni har stiftat bekantskap med den del som innehåller universitetets bas- och fördjupningsinformation till anställda. Aurora ersatte då den gamla Anställdawebben. Under hösten har ett antal pilotinstitutioner fått testa nya funktioner i Aurora bakom inloggning i form av Mina sidor och samarbetsytor. Kontrollfråga: Känner ni till Aurora? Vet ni hur ni ska hitta Aurora? Aurora når ni via länken ”Anställd” i Umeå universitets sidhuvud. Vad är nytt i Aurora? Från och med den x november har alla anställda vid Umeå universitet tillgång till sina ”Mina sidor” om hen loggar in i Aurora. Loggar in gör ni vi länken ”Logga in” i sidhuvudet med era vanliga CAS/AD-uppgifter.

Vad är en samarbetsyta? En egen yta i Aurora bakom inloggning För att samarbeta, informera och kommunicera digitalt Behörighet bara för medlemmarna Ett eget lokalt intranät för en institution, enhet, grupp eller ett projekt Bild 4 Vad är en samarbetsyta?   En samarbetsyta är en egen yta i Aurora som en institution, enhet, grupp eller projekt kan ha för att samarbeta, informera och kommunicera digitalt. Samarbetsytan finns i Aurora, men bakom inloggning. Bara de som är medlemmar i gruppen kommer åt samarbetsytan och dess innehåll. En samarbetsyta är att likna vid ett eget lokalt intranät.

Instruktion till den som informerar: Visa Aurora genom att klicka på länken i ppt:n. Visa hur de hittar Aurora, hur de loggar in, vad som döljer sig under flicken ”Mina sidor”. Logga in som er själva. Om ni visar en samarbetsyta, välj då förslagsvis Pilot och inte KIR (som har lite känsligare information). Visa och berätta om i turordning: Mina sidor Aktivitetsflödet – förklara skillnaden mellan att göra en statusuppdatering som en delar med all UmU-personal och som en delar med en samarbetsyta. Gör användaren ett inlägg på en samarbetsyta visas det bara i Anslagstavlan för ytan och i aktivitetsflödet för de som följer just den ytan, inte alla andra som följer en. Aviseringar – användaren får aviseringar via aviseringssymbolen i sidhuvudet om följande: När användaren omnämns, när någon kommenterar ett inlägg/statusuppdatering, när någon börjar följa användaren och när prefekten/chefen gör ett inlägg i Ord från prefekten. Se till att ni har någon eller några aviseringar aktiva när ni demonstrerar. Visa listan, hur man tar bort en avisering. Visa kopplingen till aktivitetsflödet, hur det ser ut när man omnämns osv. (@n.n.) osv. Mina dokument – 1 GB utrymme. Visa hur man kan dela dokument med andra. Profilsidan – visa hur man kan ladda upp ett foto. Visa hur man ser sina följare och de man följer. Visa hur man gör när man vill börja följa någon. Förslagsvis genom att via sökrutan söka reda på en person och hur man börjar följa den. Kontaktinformation hämtas automatiskt från koncernkatalogen. Blocken på Mina sidor - Vilka block som finns, hur man kan lägga till block, flytta block och hur man kan anpassa innehållet i en del av dem. Lyft fram att de kan genom blocken kan skapa en Mina sidor som passar deras behov bäst och ger mest nytta i vardagen. Berätta också att det kommer fler block framöver. Nämn som exempel snabbverktygen ”Hänvisa telefon” (Lynckoder) och ”Sök i UB:s databaser”, driftsinformation för det/de hus en sitter i. Samarbetsytor – visa hur användaren når sin/sina samarbetsyta/or, dels på sidan med alla ytor och ytor en följer, dels blocket med genvägar till de ytor en följer. Samabetsytans funktioner: Visa vad som finns på en samarbetsytas startsida i form av Ord från prefekten, nyheter, Anslagstavla och blocken i högerspalt.. Visa hur man skriver på anslagstavlan. Berätta att det behövs (minst) en lokal administratör för varje samarbetsyta som skapas, som har behörighet att göra vissa inställningar och lägga till/ta bort användare. Ord från prefekten – lyft fram att om prefekten/chefen gör ett inlägg så aviseras det dels i aktivitetsflödet för alla medlemmar på ytan, dels i aviseringssymbolen i sidhuvudet. Gå till chefsbloggen och visa hur man har ett arkiv av chefsmeddelanden och att det går att göra kategorier av meddelanden så att det blir lättare att söka. Lyft fram fördelarna jämfört med att var och en ska hålla reda på mejl som kommer från prefekten. Visa och berätta att man kan kommentera inlägg i chefsbloggen. Nyheter – Här tänker sig projektet att det är en viss typ av information som läggs in, av lite mer formell karaktär och som rör hela gruppen. Det kan vara information som skickats ut via någon gruppmejlslista tidigare och röra sådant som förändringar i personal, information om gemensamma aktiviteter, nya bestämmelser eller förändringar i rutiner osv. Default så kan alla användare skapa nyheter, men eftersom det kräver lite mer kunskaper än att posta ett inlägg på anslagstavlan och rör lite mer formell information är projektets rekommendation att fundera igenom vilka personer (roller) som ska vara de som gör dessa nyheter. Sannolikt kan det vara bra att begränsa antalet. Visa och berätta om att nyheter kan kommenteras och var dessa kommentarer syns (vid nyheten) och att det visas via en siffra i en pratbubbla ifall och hur många kommentarer det finns. Anslagstavlan – Möjligheten till dialog inom en grupp har efterfrågats och erbjuds nu via Anslagstavlan. Här tänker vi största möjliga öppenhet – alla kan delta i dialogen kring arbetsrelaterade frågor. Tipsa kolleger, informera om något aktuellt, ladda upp foton och ställa frågor. Inlägg går att gilla och kommentera och visas i aktivitetsflödet för alla gruppmedlemmarna. Blocken i högerkant – Visa och berätta om Länkar, nyheter från fakulteten, Senast uppdaterat, möten i gruppen, uppgifter. Alla block på sidan är valbara och flyttbara inom sin respektive kolumn. Visa och berätta om undersidorna i menyn till vänster: Dokument: Visa sidan. Säg att det går att skapa fler dokumentbibliotek om man t.ex. önskar det. Visa hur man kan skapa mapp. Visa hur man laddar upp ett dokument. Visa hur man kan dra och släppa dokument. Visa hur man kan ladda upp och hantera dokument via Utforskaren, vilket rekommenderas om dokument ska flyttas från ett ställe till ett annat. Berätta om att inställningen är att huvudversion publiceras direkt för att dokument ska bli sökbara och visas i Senast uppdateras. Om institutoinen vill jobba med delversioner så kan det ställas in. Det går också att jobba med delversioner bara i speciella dokumentbibliotek. Berätta om och visa metadata och vitsen med att märka dokument. Berätta om att metadata går att anpassa efter deras egna behov och att administratören för ytan kan lära sig det. Övriga behöver bara fylla in rutan när den laddar upp dokument. 10 GB utrymme ingår. Möjlighet att köpa till mer utrymme. Uppgifter: Visa listan. Visa hur man ger någon en uppgift. Säg att uppgifter med deadline angiven har företräde i blocket på startsidan. Tips är alltså att alltid ange deadline. Kalender: Visa kalender och hur man byter från veckovy till månadsvy. Visa hur man lägger in en händelse i kalendern. Förklara att det i dagsläget inte finns någon koppling mot Exchangekalendern, men att sådan är högt prioriterad och troligtvis kommer inom det närmaste halvåret (vi väntar in att UmU ska byta till Exchange 2013). Då kommer det att bli möjligt att boka in ett möte i gruppkalendern i Aurora och få mötet att synas i vars och ens Exchange/outlook-kalender.

Instruktion till den som informerar: Visa Aurora genom att klicka på länken i ppt:n. Visa hur de hittar Aurora, hur de loggar in, vad som döljer sig under flicken ”Mina sidor”. Logga in som er själva. Om ni visar en samarbetsyta, välj då förslagsvis Pilot och inte KIR (som har lite känsligare information). Visa och berätta om i turordning: Mina sidor Aktivitetsflödet – förklara skillnaden mellan att göra en statusuppdatering som en delar med all UmU-personal och som en delar med en samarbetsyta. Gör användaren ett inlägg på en samarbetsyta visas det bara i Anslagstavlan för ytan och i aktivitetsflödet för de som följer just den ytan, inte alla andra som följer en. Aviseringar – användaren får aviseringar via aviseringssymbolen i sidhuvudet om följande: När användaren omnämns, när någon kommenterar ett inlägg/statusuppdatering, när någon börjar följa användaren och när prefekten/chefen gör ett inlägg i Ord från prefekten. Se till att ni har någon eller några aviseringar aktiva när ni demonstrerar. Visa listan, hur man tar bort en avisering. Visa kopplingen till aktivitetsflödet, hur det ser ut när man omnämns osv. (@n.n.) osv. Mina dokument – 1 GB utrymme. Visa hur man kan dela dokument med andra. Profilsidan – visa hur man kan ladda upp ett foto. Visa hur man ser sina följare och de man följer. Visa hur man gör när man vill börja följa någon. Förslagsvis genom att via sökrutan söka reda på en person och hur man börjar följa den. Kontaktinformation hämtas automatiskt från koncernkatalogen. Blocken på Mina sidor - Vilka block som finns, hur man kan lägga till block, flytta block och hur man kan anpassa innehållet i en del av dem. Lyft fram att de kan genom blocken kan skapa en Mina sidor som passar deras behov bäst och ger mest nytta i vardagen. Berätta också att det kommer fler block framöver. Nämn som exempel snabbverktygen ”Hänvisa telefon” (Lynckoder) och ”Sök i UB:s databaser”, driftsinformation för det/de hus en sitter i. Samarbetsytor – visa hur användaren når sin/sina samarbetsyta/or, dels på sidan med alla ytor och ytor en följer, dels blocket med genvägar till de ytor en följer. Samabetsytans funktioner: Visa vad som finns på en samarbetsytas startsida i form av Ord från prefekten, nyheter, Anslagstavla och blocken i högerspalt.. Visa hur man skriver på anslagstavlan. Berätta att det behövs (minst) en lokal administratör för varje samarbetsyta som skapas, som har behörighet att göra vissa inställningar och lägga till/ta bort användare. Ord från prefekten – lyft fram att om prefekten/chefen gör ett inlägg så aviseras det dels i aktivitetsflödet för alla medlemmar på ytan, dels i aviseringssymbolen i sidhuvudet. Gå till chefsbloggen och visa hur man har ett arkiv av chefsmeddelanden och att det går att göra kategorier av meddelanden så att det blir lättare att söka. Lyft fram fördelarna jämfört med att var och en ska hålla reda på mejl som kommer från prefekten. Visa och berätta att man kan kommentera inlägg i chefsbloggen. Nyheter – Här tänker sig projektet att det är en viss typ av information som läggs in, av lite mer formell karaktär och som rör hela gruppen. Det kan vara information som skickats ut via någon gruppmejlslista tidigare och röra sådant som förändringar i personal, information om gemensamma aktiviteter, nya bestämmelser eller förändringar i rutiner osv. Default så kan alla användare skapa nyheter, men eftersom det kräver lite mer kunskaper än att posta ett inlägg på anslagstavlan och rör lite mer formell information är projektets rekommendation att fundera igenom vilka personer (roller) som ska vara de som gör dessa nyheter. Sannolikt kan det vara bra att begränsa antalet. Visa och berätta om att nyheter kan kommenteras och var dessa kommentarer syns (vid nyheten) och att det visas via en siffra i en pratbubbla ifall och hur många kommentarer det finns. Anslagstavlan – Möjligheten till dialog inom en grupp har efterfrågats och erbjuds nu via Anslagstavlan. Här tänker vi största möjliga öppenhet – alla kan delta i dialogen kring arbetsrelaterade frågor. Tipsa kolleger, informera om något aktuellt, ladda upp foton och ställa frågor. Inlägg går att gilla och kommentera och visas i aktivitetsflödet för alla gruppmedlemmarna. Blocken i högerkant – Visa och berätta om Länkar, nyheter från fakulteten, Senast uppdaterat, möten i gruppen, uppgifter. Alla block på sidan är valbara och flyttbara inom sin respektive kolumn. Visa och berätta om undersidorna i menyn till vänster: Dokument: Visa sidan. Säg att det går att skapa fler dokumentbibliotek om man t.ex. önskar det. Visa hur man kan skapa mapp. Visa hur man laddar upp ett dokument. Visa hur man kan dra och släppa dokument. Visa hur man kan ladda upp och hantera dokument via Utforskaren, vilket rekommenderas om dokument ska flyttas från ett ställe till ett annat. Berätta om att inställningen är att huvudversion publiceras direkt för att dokument ska bli sökbara och visas i Senast uppdateras. Om institutoinen vill jobba med delversioner så kan det ställas in. Det går också att jobba med delversioner bara i speciella dokumentbibliotek. Berätta om och visa metadata och vitsen med att märka dokument. Berätta om att metadata går att anpassa efter deras egna behov och att administratören för ytan kan lära sig det. Övriga behöver bara fylla in rutan när den laddar upp dokument. 10 GB utrymme ingår. Möjlighet att köpa till mer utrymme. Uppgifter: Visa listan. Visa hur man ger någon en uppgift. Säg att uppgifter med deadline angiven har företräde i blocket på startsidan. Tips är alltså att alltid ange deadline. Kalender: Visa kalender och hur man byter från veckovy till månadsvy. Visa hur man lägger in en händelse i kalendern. Förklara att det i dagsläget inte finns någon koppling mot Exchangekalendern, men att sådan är högt prioriterad och troligtvis kommer inom det närmaste halvåret (vi väntar in att UmU ska byta till Exchange 2013). Då kommer det att bli möjligt att boka in ett möte i gruppkalendern i Aurora och få mötet att synas i vars och ens Exchange/outlook-kalender.

Varför en samarbetsyta? Effektiv och säker dokumenthantering UmU:s valda system Del av Aurora – lätt att komma åt Arkiv – lättare hitta bakåt i tiden Modernare och säkrare sätt att kommunicera än genom gruppmejl Användbara funktioner Gästanvändare (kommer) Bild 5 Dokumenthantering Fördelarna med att ha en samarbetsyta är många. Ni kan enklare förvara, märka, dela, samarbeta i och hålla ordning på era gemensamma dokument. Via Aurora får ni en gemensam yta för dokument som kan ersätta gamla serverytor och interna ytor på externwebben. Dokumenthantering via samarbetsytan gör också samarbetet kring dokument säkrare och enklare. Alla arbetar i samma dokument och tidigare versioner går att komma åt via versionshanteringen. Ni slipper att mejla dokument fram och tillbaka och därmed riskera att många olika versioner cirkulerar. I dokumentbiblioteken finns möjlighet att jobba med metadata – ett sätt att märka dokumenten så att det blir ännu lättare att hålla ordning, kunna sortera och söka på dem. Det går också att dela dokument med personer utanför institutionen om behov av det finns, det går att skapa fler än ett dokumentbibliotek, att begränsa behörigheten till mappar eller dokumentbibliotek och ändra inställningar om man till exempel vill jobba med delversioner i något bibliotek. Kalender Samarbetsytan erbjuder också flera andra funktioner som till exempel en kalender för institutionen, där ni kan lägga in möten och händelser som är relevanta för institutionen. Prefektblogg, nyheter och dialog Samarbetsytan erbjuder också flera interaktiva funktioner. Det finns en blogg för prefekten eller chefen där hen kan skriva meddelanden som når alla medarbetare i deras aktivitetsflöde. Prefektinlägg aviseras dessutom i medarbetarnas aviseringsfunktion i sidhuvudet. Där syns om det kommit ett nytt chefsmeddelande. Det finns vidare möjlighet att jobba med ett nyhetsflöde för institutionen eller gruppen samt via Anslagstavlan möjlighet till en levande dialog där alla på institutionen eller i gruppen kan delta. Såväl blogg och nyheter som anslagstavlan har kommentarsmöjligheter. Anslagstavlan har även en gilla-funktion. Uppgifter Ni kan fördela arbetsuppgifter på medlemmar i gruppen och löpande följa vad som uppdateras på samarbetsytan i form av dokument och webbsidor. Den här funktionen är inte default för institutioner, men kan läggas till. Den är däremot default för grupper och projekt, där det sannolikt är mer troligt att medlemmarna behöver kunna fördela arbetsuppgifter. Interna webbsidor Det går att bygga en understruktur med webbsidor på en samarbetsyta om institutionen skulle ha behov av det. Däremot rekommenderar vi inte att institutionen skapar undernoder med egna samarbetsytor under institutionens samarbetsyta. Auroralösningen innebär istället att varje samarbetsyta är en egen nod (satellit/ö) och att istället länka till dessa från institutionens yta via menyn till vänster eller via ett länkblock. Länkar Institutionen kan lägga upp länkar till webbsidor, dokument och annat webbinnehåll på Aurora eller på annat håll som är relevant för institutionens medarbetare att ha lätt tillgängliga.   Arkiv med sökbart innehåll En samarbetsyta gör det möjligt att samla information och kommunikation inom en grupp på ett och samma ställe. Det blir ett sökbart arkiv för dokument. Även chefsmeddelanden, nyheter och inlägg från medlemmarna finns kvar på samarbetsytan och blir ett arkiv. Kan ersätta gruppmejl Kommunikation via samarbetsytan kan därför ersätta många av de gruppmejl som skickas ut idag. Det innebär helt enkelt ett moderna och säkrare sätt att kommunicera och samarbeta jämfört med att göra det per e-post. Gästanvändare Grupper och projekt kan enkelt lägga till gästanvändare som inte jobbar vid Umeå universitet till sina samarbetsytor. Det kan exempelvis vara forskarpartner vid andra lärosäten eller samarbetspartner inom näringslivet, organisationer och myndigheter. Administratören för en yta behöver bara uppge namn, e-post och organisationens namn när den lägger till en gästanvändare på detta sätt. För institutioner och enheter får inte gästanvändare läggas till på detta sätt utan behöver en extern person ges tillträde till institutionens yta måste den anknytas till universitetet.

Vad krävs av institutionen? Vad kostar det? Inget! Så länge ni håller er till standardlösningen för Aurora 10 GB utrymme Vad krävs av institutionen? Göra beställning av yta Lokal administratör för ytan Tänka igenom dokumentstruktur och innehåll Konsekvent användande Bild 6 Vad kostar det?   Inget! Det kostar inget att skaffa en samarbetsyta, så länge ni håller er till den standardlösning med de standardfunktioner som Aurora erbjuder hädanefter kallad Auroralösingen. Jag återkommer snart till vad som ingår i den. Väljer ni att lägga till funktioner som ligger utanför Auroralösningen så får ni själva bekosta eventuell support och utveckling. Utrymme för dokument i Auroralösningen är 10 GB per samarbetsyta. Behöver ni mer utrymme går det att köpa till enligt den taxa som ITS har för detta. Vad krävs av institutionen, enheten, projektet eller gruppen? För att en institution, enhet, grupp eller projekt ska få en samarbetsyta krävs att ni gör en beställning för respektive yta i Servicedesk. För att beställa en samarbetsyta krävs att det finns en lokal administratör som ansvarar för samarbetsytan. För varje yta som beställs får beställaren uppge vem som ska vara administratör. Administratören har högre rättigheter än vanliga medlemmar. Hen kan lägga till och ta bort personer som ska tillhöra ytan samt lägga till, ta bort och anpassa de funktioner som ingår i Auroralösningen. För att en samarbetsyta ska komma till sin fulla rätt krävs att institutionen eller gruppen tänker igenom vilken dokumentstruktur den vill ha. Vill ni jobba med mappar? Vill ni jobba med metadata? Vilka metadata ska ni i så fall ha? Det är bra att fundera igenom detta och att administratören gör lämpliga inställningar innan ni börjar ladda upp dokument. Ni kan också fundera på annat innehåll. Vilka ska få skriva nyheter? Är det bara prefekten som behöver kunna skriva meddelanden i prefektbloggen eller vill ni hellre ha en ledningsblogg där fler i institutionsledningen kan bidra? För att samarbetsytan ska bli välbesökt och verkligen fylla sin funktion krävs också att ni bestämmer er för att använda den konsekvent istället för att fortsätta skicka gruppmejl (inte både och) och att prefekten/ledningen går i bräschen.

Vad ingår i Auroralösningen? Alla användare Mina sidor Drift, support och förvaltning Utveckling av nya funktioner Bild 7 Vad ingår i Auroralösningen? Alla användare – se worddokumentet

Vad ingår i standardlösningen för samarbetsytor? Uppsättning av samarbetsytor efter beställning Drift, support och förvaltning Utveckling av nya funktioner Bild 8 Vad ingår i Auroralösningen? Institutioner och enheter En samarbetsyta för en institution kan beställas via att ett ärende läggs i Servicedesk. Vid beställning ska institutionen ange en lokal administratör för ytan. Administratören har behörighet att göra vissa inställningar på ytan samt att hantera behörigheter för medlemmar på ytan. Existerande AD-grupper kan användas eller enskilda medarbetare kan läggas till. Varje samarbetsyta är fristående (satelliter). I standardlösningen ingår inte att göra subytor under en institutions samarbetsyta (anledningen är säkerhetsskäl – att separera behörigheterna mellan ytor). Vill en institution ge en känsla av enkel åtkomst mellan institutionens yta och andra ytor finns möjlighet att skapa genvägar antingen genom länkar i menyn eller via länkar i ett block. Aurorasupporten skapar en samarbetsyta med en defaultuppsättning funktioner som i dagsläget (november 2014) består av följande block: Ord från prefekten (prefektblogg) Nyheter för institutionen Anslagstavla Nyheter från fakulteten/fakulteterna (i de fall enheten har fakultetstillhörighet, annars inte) Länkar Senast uppdaterat Institutionskalander Undersidor default i form av: Dokument Medarbetare Ord från prefekten Institutionskalender

Vad ingår i standardlösningen för samarbetsytor? Funktioner - default men valbart: Ord från chefen – (default bara för institution/enhet) Nyheter för enheten, projektet eller gruppen Gemensam kalender Anslagstavla – dialog för alla medlemmar Block för länkar Senast uppdaterat – dokument, mappar, webbsidor Dokumentbibliotek och dokumenthantering Medarbetare/medlemmar – lista Uppgifter (default bara för grupp/projekt) Nyheter från fakulteten (default bara för inst/enheter som tillhör fakultet) Bild 8 Vad ingår i Auroralösningen? Institutioner och enheter En samarbetsyta för en institution kan beställas via att ett ärende läggs i Servicedesk. Vid beställning ska institutionen ange en lokal administratör för ytan. Administratören har behörighet att göra vissa inställningar på ytan samt att hantera behörigheter för medlemmar på ytan. Existerande AD-grupper kan användas eller enskilda medarbetare kan läggas till. Varje samarbetsyta är fristående (satelliter). I standardlösningen ingår inte att göra subytor under en institutions samarbetsyta (anledningen är säkerhetsskäl – att separera behörigheterna mellan ytor). Vill en institution ge en känsla av enkel åtkomst mellan institutionens yta och andra ytor finns möjlighet att skapa genvägar antingen genom länkar i menyn eller via länkar i ett block. Aurorasupporten skapar en samarbetsyta med en defaultuppsättning funktioner som i dagsläget (november 2014) består av följande block: Ord från prefekten (prefektblogg) Nyheter för institutionen Anslagstavla Nyheter från fakulteten/fakulteterna (i de fall enheten har fakultetstillhörighet, annars inte) Länkar Senast uppdaterat Institutionskalander Undersidor default i form av: Dokument Medarbetare Ord från prefekten Institutionskalender

Vad ingår i standardlösningen för samarbetsytor? Funktioner – möjligt lägga till: Uppgifter (för institution) Blogg (för projekt/grupp) Nyheter från universitetet/fakulteten Fritextblock Bild 9 Vad ingår i Auroralösningen? Institutioner och enheter forts. Utöver dessa funktioner kan administratören lägga till ytterligare block i form av: Uppgifter Nyheter från universitetet/fakulteten Fritext Administratören för en samarbetsyta kan: Lägga till och ta bort block som ingår i Auroralösningen och anpassa dessa i enlighet med det som medges i administrationsgränssnittet, till exempel byta rubriker på blocken så att de passar för ytan, eller hantera länkar i blocket ”Länkar”. Redigera menyn till vänster Lägga till undersidor Lägga till och ta bort medlemmar på ytan, med olika behörighetsnivåer. Eventuella gästanvändare på en institutionsyta måste anknytas till universitetet. Ge behörighet till den/de som ska kunna skriva på prefektbloggen Administratören hanterar inställningarna av sidan via valet ”Redigera sida” och de menyer som dyker upp då. Där framgår tydligt vilka block som ingår i Auroralösningen. Anpassa metadata (ta bort om man inte vill använda, göra metadata obligatoriskt/frivilligt att fylla i, utifrån defaultkategorier: ta bort, lägga till och döpa om kategorier, d:o för underkategorier Lägga till fler dokumentbibliotek och anpassa vissa funktioner för bibliotek, t.ex. om behörigheten ska begränsas eller delversioner användas i versionshanteringen

Vad händer om ni går utanför Auroralösningen? Vad ingår inte? Alla övriga funktioner i verktyget SharePoint som (ännu) inte anpassats och slagits på Vad händer om ni går utanför Auroralösningen? Ni får bekosta utveckling, support och eventuell drift själva. Gäller även effekter som sådant kan få på själva Auroralösningen. Beställning hos ITS i Servicedesk görs i speciell kö Kostnader/arbete som uppstår i samband med uppgraderingar av systemet står ni själva för Bild 9 Vad ingår inte?   Allt som går att göra i SharePoint och som inte räknats upp under vad som ingår i standardlösningen ovan ingår inte. Sådant som inte ingår i standardlösningen idag (november 2014) kan mycket väl ingå i framtiden när funktionen utvecklats och lanserats. Vad händer om institutionen/enheten, gruppen eller projektet önskar gå utanför standardlösningen? Om en institution, enhet, grupp eller ett projekt önskar använda sig av funktioner i SharePoint som inte ingår i standardlösningen så bekostas detta inte av Auroraförvaltningen. Det innebär att denna typ av ärenden som hamnar i Auroraförvaltningen i Servicedesk stängs. Beställaren får ett mejl med besked om att ärendet ligger utanför standardlösningen och instruktioner om hur hen går vidare och information om vad det innebär att göra en sådan beställning. Ärenden utanför standardlösningen innebär: Att beställaren får bekosta support, eventuell utveckling och drift Att frågor som uppstår på grund av att sådana ärenden påverkar standardlösningens funktioner också hanteras och bekostas av beställaren. Att beställaren själv får ordna med och bekosta eventuell migrering av lösningen om uppgradering av systemet görs. ITS tillhandahåller support, utveckling och ev drift för lösningar utanför Aurora till den taxa de själva sätter. Beställningar och avtal sker utanför Auroraförvaltningen, på egen risk och på egen bekostnad. Att utvecklade lösningar som institutionen, enheten, gruppen eller projektet bekostat kan plockas in i standardlösningen utan speciell ersättning till ursprungsbeställaren, men där Auroraförvaltningen tar över ansvar för förvaltning, utveckling och drift för lösningen i fråga. ???

Administratören för en samarbetsyta Lägga till, ta bort block och anpassa block som ingår i Auroralösningen Lägga till webbsidor och redigera menyn Hantera behörigheter Lägga till gästanvändare för grupp- och projektytor (kommer senare) Ge behörighet till den/de som ska kunna skriva på chefsbloggen Anpassa metadata för dokument Lägga till fler dokumentbibliotek och anpassa vissa funktioner för bibliotek, t.ex. begränsa behörigheten och ändra i versionshanteringen Bild 11 Vilka funktioner tillkommer i framtiden? Exempel på funktioner som vi ser kan komma att utvecklas inom den närmaste framtiden (inom loppet av cirka ett år) är:   Koppling mot exchange/outlook – så att när ni bokar ett möte i kalendern på samarbetsytan så hamnar bokningen även i berördas personliga kalendrar. Semesterlista – alla på institutionen kan lägga in när de har semester för att ni ska få en översikt (olika vyer) Wiki – användargenererade kunskapssidor Hänvisa telefon via Lynckoder (snabbverktyg på Mina sidor) Söka litteratur i UB:s databaser (snabbverktyg på Mina sidor) Kunna använda grupper i AD/koncernkatalogen på ett enklare sätt än idag via ett gränssnitt i Aurora (som byggs mot Kardia) Inloggningar till system (block där länkar till inloggningar mot vanliga system inom UmU kan väljas från en lista) Driftsinformation för hus Driftsinformation för system Information med enkelt gränssnitt för informationsskärmar Notiifieringar från andra system till exempel Raindance när en faktura ska attesteras, Pass när en ledighetsansökan godkänts, Cambro Meddelandefunktion – för att kunna skicka meddelanden till en eller flera användare i Aurora som bara syns för den/dem, som visas i ett chattliknande flöde, men som sparas och visas när användaren är på plats och har tid (till skillnad från Lync-chatten). Kanske även: Kunna ladda upp foto, som kan användas på flera andra ställen via Aurora Dagens lunch Väderprognos Vilka funktioner somde facto kommer att utvecklas och i vilken ordning beror på såväl kostnad i förhållande till förvaltningsbudget, hur tekniskt genomförbara de är och vad ni som användare efterfrågar.

Vilka funktioner kan tillkomma i framtiden? Enkel hantering av gästanvändare för grupp- och projektytor Koppling mot Exchangekalendern Semesterlista Wiki Dagens lunch på campus Hänvisa telefon via Lynckoder (snabbverktyg på Mina sidor) Söka litteratur i UB:s databaser (snabbverktyg på Mina sidor) Bättre gränssnitt för att använda grupper i AD/koncernkatalogen Inloggningar till system Driftsinformation för hus Driftsinformation för system Information med enkelt gränssnitt för informationsskärmar Meddelandefunktion Notifieringar från andra system Bild 11 Vilka funktioner tillkommer i framtiden? Exempel på funktioner som vi ser kan komma att utvecklas inom den närmaste framtiden (inom loppet av cirka ett år) är:   Koppling mot exchange/outlook – så att när ni bokar ett möte i kalendern på samarbetsytan så hamnar bokningen även i berördas personliga kalendrar. Semesterlista – alla på institutionen kan lägga in när de har semester för att ni ska få en översikt (olika vyer) Wiki – användargenererade kunskapssidor Hänvisa telefon via Lynckoder (snabbverktyg på Mina sidor) Söka litteratur i UB:s databaser (snabbverktyg på Mina sidor) Kunna använda grupper i AD/koncernkatalogen på ett enklare sätt än idag via ett gränssnitt i Aurora (som byggs mot Kardia) Inloggningar till system (block där länkar till inloggningar mot vanliga system inom UmU kan väljas från en lista) Driftsinformation för hus Driftsinformation för system Information med enkelt gränssnitt för informationsskärmar Notiifieringar från andra system till exempel Raindance när en faktura ska attesteras, Pass när en ledighetsansökan godkänts, Cambro Meddelandefunktion – för att kunna skicka meddelanden till en eller flera användare i Aurora som bara syns för den/dem, som visas i ett chattliknande flöde, men som sparas och visas när användaren är på plats och har tid (till skillnad från Lync-chatten). Kanske även: Kunna ladda upp foto, som kan användas på flera andra ställen via Aurora Dagens lunch Väderprognos Vilka funktioner somde facto kommer att utvecklas och i vilken ordning beror på såväl kostnad i förhållande till förvaltningsbudget, hur tekniskt genomförbara de är och vad ni som användare efterfrågar.

Hur beställer ni en samarbetsyta? Beställning görs i Servicedesk Ange om det är en yta för en institution/enhet eller för en grupp/projekt Ange vad ytan ska heta Ange vem som ska vara administratör för ytan Besked om att beställningen har tagit emot och eventuell väntetid kommer per e-post Inledningsvis prioriteras ytor för institutioner/enheter prioriteras före grupper/projekt

Vilket stöd finns att få? För administratörer: Servicedesk Aurora – frågor, felanmälningar Aurorastugor för administratörer Användarmanual – webbaserad För vanliga användare: Tyck till – fliken med tips på förbättringar, synpunkter på innehåll Aurorastugor för vanliga användare Tipsrutor Hjälpguide Film Bild 13 Vilket stöd finns att få? För administratörer av en samarbetsyta:   Servicedesk Aurora – frågor, felanmälningar för sådant som ligger inom Auroralösningen Aurorastugor för administratörer av en samarbetsyta – inbjudningar läggs ut i UmU-kalendarium Användarhandlningen – webbaserad, filmer (Servicedesk (övrigt?) – beställningar och support utanför Auroralösningen) För vanliga användare: Tyck till – fliken med tips på förbättringar, synpunkter på innehåll Aurorastugor för vanliga användare – inbjudningar läggs ut i UmU-kalendarium Användarhandledning – webbaserad, filmer Hjälpguide: Dels tipsrutor för block på Mina sidor, dels längre guide bakom frågetecknet i sidhuvudet.

Hur går vi vidare? Jag hör av mig via telefon eller e-post inom en till två veckor Vem är er kontaktperson? Syftet är att få besked om institutionen vill ha en samarbetsyta i Aurora och att i så fall hjälpa till att guida till en beställning av en yta Bild 16 Hur går vi vidare? Uppföljning via telefon eller e-post inom 1-2 veckor Vem ska vi kontakta? Be att få ett namn redan nu. Det behöver inte vara densamma som sedan är administratör för ytan. Men de tär bra att ha en kontaktperson.   Syftet är att få besked om institutionen vill ha en samarbetsyta i Aurora och att i så fall hjälpa till att guida till en beställning av en yta