Coffee bean – intern omföring
Bakgrund I dagsläget har vi ett ”icke” system Ej uppföljningsbart Lätt att missa Informationsvägar ej strukturerade – löses ad hoc Olika blanketter florerar och olika beräkningsgrunder För mycket knapptryckningar – utnyttjar ej existerande information Ingen Mah syn på vad som är internt/externt
Mål Förenkla/förtydliga processen Fånga relevant information vid rätt tillfälle Hindra att interna omföringsblankett glöms bort eller görs för sent Skapa uppföljningsmöjligheter Standardisera beräkningar och informationshantering En ”blankett” för allt
Lösningen – Modus Operandi En processlösning och en teknisk lösning
MO - Processlösningen Det finns många steg och kontaktytor – Händelse/överenskommelse (avtal) – I fylleri (postupplägg) – Konteringar – Överföring till RD (registrering RD) – Arkivering Vid kartläggning så kan varje del optimeras
MO - Processlösningen Vid kartläggning så kan varje del optimeras AvtalPostuppläggKontering Registrering RD Arkivering
Avtal Exempelvis Studierektor/lärare/forskare kommer överens om att ”köpa” tid (timmar?) Vidarefördelning av medel
Postupplägg Konkretisering av avtal Avtalsinformation läggs in i systemet En post läggs upp av t ex studierektor, enhetsadministratör, ekonom eller andra? Formulär innehåller en del obligatoriska uppgifter (minsta gemensamma nämnare)
Kontering Sätts i normalfallet av ekonom, kan tänkas att andra välinformerade gör det Varje område/institution gör sin del
Registrering RD Manuell knappning och underskrift som idag? Någon form av automatisering/inläsning? (ev anpassa RD)
Arkivering Centralt, avstämning?
Teknisk lösning Accessprogram i stil med Pärvju Inloggning med behörigheter Avstämning- och pop-up funktioner Sambandskontroller (RD/Palasso) Kalkyleringsfunktion (lön)