Studieplanering i MinPlan

Varför MinPlan? Universitetet skall ordna undervisning och studiehandledning så att heltidsstuderande kan avlägga examina inom den tid som föreskrivs (universitetslagen) Varje studerande för lägre eller högre högskoleexamen gör upp en personlig studieplan för sin utbildning…En godkänd studieplan är en förutsättning för inskrivning för läsåret och för betygets utskrivande…. På det sätt som fakulteten bestämmer (examensstadgan)

Beskrivning av MinPlan-projektet Målsättning Utveckla och ta i bruk en för hela Åbo Akademi enhetlig studieplaneringsprocess, som omfattar alla de direkt eller indirekt berörda aktörernas intressen, behov och nyttoförväntningar. Hösten 2005 utveckla och ta i bruk ett för hela Åbo Akademi gemensamt IT-verktyg i syfte att stöda studieplaneringen och uppgörande av individuella studieplaner Skall stöda hela studieplaneringsprocessen, dvs. erbjuder redskap för olika intressegrupper studerande, lärare, tutorer, egenlärare, ämnen, fakulteter, handledare, intresseföreningar ”utomstående”, så som abiturienter och sökande, arbetsgivare, alumner osv

Studieplaneringsprocess för livslångt lärande STUDIEUTBUD & ÅRSPLANERING REKRYTERING & VÄGLEDNING ANSÖKAN & ANTAGNING INSKRIVNING & ÅRSANMÄLAN STUDIER UNDER LÄSÅRET UTEXAMINERING & SLUTINTYG FORTBILDNING & KOMPLETTERING Stöder en studerandes hela livscykel potentiell studerande: evaluerar Akademin som en potentiell studieplats ny studerande: gör sin första studieplan äldre studerande: har studieplanen som en rutin i sin årscykel alumni: planerar sin vidareutbildning efter slutförd examen extern studerande: planerar att ta enskilda kurser vid Akademin …

Centrala begrepp Programplan Undervisningsplan Studieplan Egenlärare knuten till ett färdigt program innehåller studiernas struktur för hela examen, huvudämne och ev. biämnen, obligatoriska kurser, generellt tidsschema Undervisningsplan studiehelheter och detaljerade kursbeskrivningar för inkommande år utsedda egenlärare för olika studentgrupper Studieplan plan och struktur för egen examen eller utbildning kopplad till en person, baserad på programplan eller helt individuell innehåll: karriärvision, valt huvudämne, valda biämnen, kurser som skall avklaras (inkommande år per termin, senare (per termin eller år)), kurser eller helheter utanför ÅA, avklarade kurser, datum för examen, anvisad egenlärare Egenlärare stöder och följer upp ”egna” namngivna studerandes studier studenten har alltid en egenlärare, personen kan variera

REKRYTERING OCH VÄGLEDNING Studieutbud och årsplanering Uppgörande och upp- datering av kursbeskr. L Uppgörande av förhands- ifyllda program- planer Uppgörande av under- visnings- schemat REKRYTERING OCH VÄGLEDNING Godkännande av under- visnings- planen Fastställande av utbildnings- strukturen F F Tryckning av undervisnings- och utbildnings- informationen Anvisande av tutorer och egen- lärare F F A F ROLLERNA: S = studenten L = läraren F = fakulteten A = akademiförv

STUDIEUTBUD OCH ÅRSPLANERING Rekrytering och vägledning Studierådgivning (självbetjänande./personlig) Potentiella sökande Evaluering av utbildnings- alternativ Program- baserad S Intresse- anmälan för utbildnings- inriktning Uppföljning av intresse- anmälan Marknads- förings- material och -åtgärder Icke-program- baserad STUDIEUTBUD OCH ÅRSPLANERING ANSÖKAN OCH ANTAGNING Uppgörande av individuell studieplan S F F Brister S Granskning av individuell studieplan OK S Genomförbarhet Ändamålsenlighet Formella krav Tillgodoräknande Karriäraspekter Finansiering F ROLLERNA: S = studenten L = läraren F = fakulteten A = akademiförv

REKRYTERING OCH VÄGLEDNING INSKRIVNING OCH ÅRSANMÄLAN Ansökan och antagning Bekräftelse av studieplats och starttid Mottagande av välkomst- breven Ansökan om studieplats A S S S Program- baserad Ny stud. Uppgörande av välkomst- breven REKRYTERING OCH VÄGLEDNING INSKRIVNING OCH ÅRSANMÄLAN Rangordning och antagning Akademins antagning Icke-program- baserad A F F A Godkännande och arkivering av individuell studieplan Notering av bekräftade studieplatser (Harek) Generering av datoranvändar- rättigheter (DC) Beviljande av studierätt Aktivering av program- plan eller individuell studieplan A A F A A ROLLERNA: S = studenten L = läraren F = fakulteten A = akademiförv

Utexaminering och slutintyg Medgivande till utfärdande av betyg Nej = studieplanen uppdateras OK Brister = studieplanen uppdateras S Brister Slutlig plan för examen Aktivering av slut- granskning Granskning av studie- prestationer mot formella krav Slut- bedömning Utfärdande av betyg/ slutintyg OK STUDIER UNDER LÄSÅRET FORTBILDNING OCH KOMPLETTERING S S F F L F Slutlig karriär- rådgivning (Arbetsforum) A ROLLERNA: S = studenten L = läraren F = fakulteten A = akademiförv

Fortbildning och komplettering Program- baserad Se: ansökning och antagning för programbaserad utbildning Studierådgivn. och evaluering av utbildnings- alternativ Icke-program- baserad Se: ansökning och antagning för genomförande av individuell studieplan Uppgörande och upp- datering av studieplan Fortbildning för individ Upprättande och upprätt- hållande av personprofil S Anmälan om Alumni- medlemsskap Fortbildning för företag S S Process för hantering av fortbildningskurser Ide – Planering – Marknadsf. – Genomföring - Avslutande S UTEXAMINERING OCH SLUTINTYG Notering av Alumni- anmälningar Uppdatering av intressent- registren Marknads- föring och specialanbud A A A Uppföljning Uppföljning av utnyttjande av tjänster Estimering av kommande behov A A ROLLERNA: S = studenten L = läraren F = fakulteten A = akademiförv

Granskning av studieplan Inskrivning och årsanmälan Uppdatering av studieplan inför årsanmälan och formell gransk. Uppgörande av personlig studie- handbok Revidering av studie- planen Äldre stud. S S S Anhållan om tillgodräkn. och erstättande Anhållan om externa studie- rättigheter Årsanmälan/ ändrad årsanmälan Äldre stud. S S S Nyinskrivning och studie- orientering S Uppgörande av alternativa studieplaner ANSÖKAN OCH ANTAGNING Inlämning av studieplan för god- kännande Godkännande och arkivering planen STUDIER UNDER LÄSÅRET Uppföljning av intresset för egna kurser S S Registrering som ÅA- studerande Uppgörande av den första studieplanen Studieråd- givning för lågprod. studerande Byte av egenlärare S S F L * Godkänd studieplan = preliminär kursanmälan Inskrivning och årsanmälan Granskning av studieplan A S Granskning av planens innehåll och struktur Beslut om tillgodo- räknande HAR INTE godkänd studieplan Nya stud. Aktivering av datoranv.rätt (DC) F F HAR godkänd studieplan A ROLLERNA: S = studenten L = läraren F = fakulteten A = akademiförv

Studier under läsåret Upprätt- hållande av CV Anmälan till kurs eller * Förändringar med formella konsekvenser under läsåret * Läsåret tar slut * Smärre förändringar under läsåret Anmälan till kurs eller prestation Rangordning och accep- terande av deltagare Genomförande av studie- prestation Registrering av kursresultat & prestation Uppdatering av existerande studieplan INSKRIVNING OCH ÅRSANMÄLAN UTEXAMINERING OCH SLUTINTYG S L S L F S Uppföljning av egen- studerandes framsteg Karriär- rådgivning (Arbetsforum) Förändringar i under- visnings- planen Deltagande i kurs (S) Undervisning och handledning (L) Tentanmälan (S) Tentamen (S) Examination (L) L A L ROLLERNA: S = studenten L = läraren F = fakulteten A = akademiförv

Detta förändras per process och roll STUDIEUTBUD & ÅRSPLANERING REKRYTERING & VÄGLEDNING ANSÖKAN & ANTAGNING INSKRIVNING & ÅRSANMÄLAN STUDIER UNDER LÄSÅRET UTEXAMINERING & SLUTINTYG FORTBILDNING & KOMPLETTERING STUDENTEN Tillgång till uppdaterat studieutbud i ett tidigare skede i elektroniskt format LÄRAREN Uppgörande av kursfordringar och undervisningsschema för följande läsår tidigareläggs Möjlighet till förhandsinformation om ungefärligt antal deltagare på kurserna Kursbeskrivningar införs i Akademins gemensamma kursdatabas, där man också kan ange krav på förhandsanmälan Uppdragen som egenlärare fördelas per studentgrupp per år FAKULTETEN Varje studentgrupp anvisas egenlärare Programplaner blir verktyg för rekrytering Planeringen av följande läsår tidigareläggs AKADEMI-FÖRVALTNINGEN, STÖDFUNKTIONERNA Tryckning av undervisningsprogram och studiehandböcker utgående från kursdatabasens uppgifter, dock i mindre upplaga. Tyngdpunkten ligger i elektronisk publicering. Alltid aktuell kursinformation.

Detta förändras per process och roll STUDIEUTBUD & ÅRSPLANERING REKRYTERING & VÄGLEDNING ANSÖKAN & ANTAGNING INSKRIVNING & ÅRSANMÄLAN STUDIER UNDER LÄSÅRET UTEXAMINERING & SLUTINTYG FORTBILDNING & KOMPLETTERING STUDENTEN Val av utbildning och karriär med hjälp av alumniprofiler Programplaner blir (elektroniskt) tillgängliga för individuell studierådgivning (självbetjänande/personlig) Intresseanmälan kan göras för mer riktad information (t.ex. för vissa program) LÄRAREN FAKULTETEN Den individuella studieplanen för behörighetsgivande studier granskas, godkänns och arkiveras innan ansökan kan göras Den godkända, individuella studieplanen delges den sökande och bifogas ansökan AKADEMI-FÖRVALTNINGEN, STÖDFUNKTIONERNA

Detta förändras per process och roll STUDIEUTBUD & ÅRSPLANERING REKRYTERING & VÄGLEDNING ANSÖKAN & ANTAGNING INSKRIVNING & ÅRSANMÄLAN STUDIER UNDER LÄSÅRET UTEXAMINERING & SLUTINTYG FORTBILDNING & KOMPLETTERING STUDENTEN Välkomstbrevet innehåller lösenord för tillgång till förhandsifylld programplan och den första personliga studiehandboken LÄRAREN FAKULTETEN (SPT,FC) För programbaserad utbildning kopplas varje individ ihop med den relevanta programplanen AKADEMI-FÖRVALTNINGEN, STÖDFUNKTIONERNA Datacentralen ger tillfälligt lösenord till dem som antagits.

Detta förändras per process och roll STUDIEUTBUD & ÅRSPLANERING REKRYTERING & VÄGLEDNING ANSÖKAN & ANTAGNING INSKRIVNING & ÅRSANMÄLAN STUDIER UNDER LÄSÅRET UTEXAMINERING & SLUTINTYG FORTBILDNING & KOMPLETTERING STUDENTEN Årsanmälan för äldre förutsätter årligen godkänd studieplan => studieplanen för inkommande läsår bör göras och godkännas föregående vår Godkänd studieplan = preliminär anmälan till de kurser som finns insatta i planen Anhållan om tillgodoräknande och ersättande av studier görs som bilaga till studieplanen Personlig studiehandbok genereras utgående från godkänd studieplan LÄRAREN Egenläraren går igenom sina egna studerandes studieplaner på våren (låg-producerande egenstuderande kan identifieras vid granskning av studieplanen) Godkänd studieplan = preliminär anmälan till de kurser som finns insatta i den godkända planen => kan följa upp det preliminära intresset för sina egna kurser FAKULTETEN Studieplanernas formella krav, tillgodoräknande och ersättande av studier granskas Lågproducerande studerande kan identifieras vid granskning av studieplan De granskade studieplanerna godkänns AKADEMI-FÖRVALTNINGEN, STÖDFUNKT. Vid inskrivningen kontrolleras att studieplanen för läsåret är godkänd

Detta förändras per process och roll STUDIEUTBUD & ÅRSPLANERING REKRYTERING & VÄGLEDNING ANSÖKAN & ANTAGNING INSKRIVNING & ÅRSANMÄLAN STUDIER UNDER LÄSÅRET UTEXAMINERING & SLUTINTYG FORTBILDNING & KOMPLETTERING STUDENTEN Kurser valda till studieplanen utgör samtidigt en preliminär förhandsanmälan till kurserna ifråga => fördel vid trängsel Planen uppdateras automatiskt med avklarade prestationer Kan följa upp sina egna framsteg i relation till gjorda planer => möjlighet att identifiera problem och söka stöd Möjlighet att ändra sin studieplan under läsåret Alternativa studieplaner kan göras Automatiskt info då förändringar i kursupplägget sker Kan elektroniskt upprätthålla sin CV i samband med studieplanen LÄRAREN Preliminär kursanmälan via studieplanerna, möjliggör uppskattning av antal deltagare/kurs Möjligheter att meddela om förändringar i kurser Kan följa upp egenstuderandes studier => möjlighet till aktivt stöd FAKULTETEN Möjlighet till estimat för såväl planer som resultat gällande studiepoäng, examina etc. utgående från studieplaner => stöd för verksamhetsplanering och rapportering AKADEMI-FÖRVALTNINGEN, STÖDFUNKTIONER Möjlighet till karriärrådgivning på basis av studieplan

Detta förändras per process och roll STUDIEUTBUD & ÅRSPLANERING REKRYTERING & VÄGLEDNING ANSÖKAN & ANTAGNING INSKRIVNING & ÅRSANMÄLAN STUDIER UNDER LÄSÅRET UTEXAMINERING & SLUTINTYG FORTBILDNING & KOMPLETTERING STUDENTEN Möjlighet att beskriva och kontrollera sin examens innehåll före den officiella granskningen Möjlighet till slutlig karriärplanering på basis av examensplan/ studieplan Möjlighet att elektroniskt aktivera slutgranskning Möjlighet att på basis av fakultetens medgivande elektroniskt anhålla om/neka betygs-/ intygsutskrift samt meddela om önskat överlämningsdatum och –sätt. LÄRAREN FAKULTETEN Granskade examensplaner underlag för utskrift av betyg/intyg Möjlighet att elektroniskt få studentens medgivande för betygs-/ intygsutskrift AKADEMI-FÖRVALTNINGEN, STÖDFUNKTIONERNA Möjlighet till slutlig karriärrådgivning på basis av examensplan/ studieplan

Detta förändras per process och roll STUDIEUTBUD & ÅRSPLANERING REKRYTERING & VÄGLEDNING ANSÖKAN & ANTAGNING INSKRIVNING & ÅRSANMÄLAN STUDIER UNDER LÄSÅRET UTEXAMINERING & SLUTINTYG FORTBILDNING & KOMPLETTERING STUDENTEN (Alumni, fortbildnings-kunder) Möjlighet att upprätthålla sin alumniprofil och därmed möjlighet att: fortlöpande få information om ÅA, det egna ämnet, fortbildningsmöjligheter upprätthålla kontakten till andra alumni (studiekompisarna...) Möjlighet att långsiktigt planera och ”beställa” sin fortbildning via existerande eller skräddarsydda fortbildningsprogram och –kurser (via en individuell studieplan eller en studieplan för företaget) Möjlighet att ta initiativ till utbildning/beskriva behov LÄRAREN Möjlighet att rekrytera alumni som föreläsare eller mentor på basis av profil och kunnande FAKULTETEN (CSK, FC) Möjlighet att riktat erbjuda fortbildning enligt alumnis preferenser Möjlighet att knyta alumni till forskning Möjlighet att följa upp och förutse alumnis utnyttjande av fortbildningstjänster Möjlighet att rekrytera alumni som föreläsare på basis av profil och kunnande AKADEMI-FÖRVALTNINGEN, STÖDFUNKTIONER Möjlighet att följa upp alumnis placering i arbetslivet Möjlighet att utnyttja alumniprofiler i marknadsföring av utbildning