Tävlingsarrangörsutbildning

Utbildare Mats Sundberg Claes Johansson Ledamot Alpina Kommittén Stockholm Tidigare Tävlingsansvarig Svenska Skidförbundet Tävlingsledare Flertal FIS-tävlingar under många år Svenska Mästerskap (SL, GS, DH och SG) Claes Johansson Tävlingsansvarig Alpina Kommittén Stockholm YJSM och SM (DH, SG, GS, SL) Ansvarig YJSM och SM 2006, 2008 och 2009 Nationell TD FIS Internationell TD (snart  ) Ingår i förbundets arbetsgrupp Barn och Ungdom

Agenda Vad skall arrangör tänka på innan de söker tävling? Bygger upp/planering av arrangemanget Viktiga roller under tävling Tävlingsarrangemanget Roll, juryns sammansättning och arbetssätt Avslutningen av tävlingen Hitta i regelböckerna Grupparbete : Problemlösningar Redovisning av grupparbeten

Syfte Syftet Syftet är att skapa högre kvalité på alla tävlingar som arrangeras i Stockholm (och Sverige) för att bidra till att kvalitén stärks på alla tävlingar.

Tävlingsansökan Att tänka på innan en tävlingsansökan lämnas in. Varför vill vi arrangera tävlingen? Sportsliga motiv: Det är bra för våra åkare eller vår klubb Ekonomiska motiv: Vi kan tjäna pengar på tävlingen och kringarrangemang. Marknadsföringsmotiv: Vi vill visa upp att vi kan arrangera bra tävlingar (och på sikt kanske öka klubbens marknadsvärde). Andra motiv: Det är bra för klubbmedlemmarna att arbeta tillsammans.

IdrottOnline IdrottOnline Generellt gäller att ingen ansökan görs på IdrottOnline förrän arrangören fått ett godkännande att arrangera tävlingen av SDF eller SSF, beroende på typ av tävling. Alla tävlingar skall finnas i IdrottOnline och är därmed sanktionerade av förbundet Alla anmälningar till tävlingen skall ske via IdrottOnline Officiella program skall kunna hittas via IdrottOnline

Planering Enligt en undersökning från Svenska Skidförbundet anser merparten av aktiva och ledare att en framgångsrik tävling förknippas med att man håller tiderna. Alla skall samlas tidigt den aktuella tävlingsdagen nere i backen och vara behjälpliga med allehanda uppgifter som krävs för att vi skall vara klara i tid. All utrustning och förberedelser för tävlingen skall vara klar minst 60 minuter för besiktning

Planering av arrangemanget Är backen bokad hos anläggningen? Har vi tävlingsledare och har han/hon utbildning för sin uppgift? Har vi egen utrustning, eller måste vi hyra in? Fixar vi tävlingen själva eller ska vi söka samarrangemang Har vi tillräckligt med folk i gruppen ?

Planering före Bemanning är klart och kommunicerad Tävlingsmöte med huvudfunktionärer för genomgång av detaljer Meddela alla funktionärer när det är samling på morgonen. Tävlingsledaren stämmer av checklistan inför tävling och har koll Bansättningen under kontroll Kontrollera vilka priser som gäller och att dom är beställda Sekretariatet/tidtagare har laddat ner anmälda från IdrottOnline. Lottning är gjord och att startlista finns framtagen och publicerad Kontrollera med banchef om utrustning är OK Kontrollera att startgrind och kablar fungerar genom att stämma av med föregående tävlings tävlingsledare

Planering på plats Samla nyckelpersoner tidigt på morgonen och stäm av så alla vet vad som skall göras. Tävlingsledaren styr! Samla banpatrullen och dela in den i grupper, samt meddela hur preparering skall göras och hur ofta Genomgång med starter på vilka startkommandon som gäller för aktuell tävling Kontrollera att det finns portdomarprotokoll, portdomar-instruktioner, pennor, krattor, spadar m m Beskriv hur det skall dokumenteras på portdomarprotokoll vid diskning Kontrollera att startgrind och kablar fungerar Kontrollera att ansvarig har kontroll på startlistan i SSF Timing Banbesiktning med juryn

Stöddokument Lathund för alpin tävl.org Nu skall vi ha tävling – www.skidor.com Riktlinjer för tävlingar i Stockholm

Organisation

Tävlingsledning Tävlingsledningen utses av den arrangerande klubben Tävlingsledare Banchef 3:e jury Huvudfunktionärer Tävlingssekreterare Portdomarchef Tidtagarchef Materialansvarig Funktionäransvarig

Organisation Nationell TD vid fartgrenar Tävlingsledare Banchef Föråkaransvarig Haschef (styrd av banchefen) Portdomarchef Starter Tidtagning Tävlingssekreterare Speaker Materialansvarig Funktionäransvarig Prisansvarig Sjukvårdsansvarig

Alla på plats ? Funktionärsansvarig Funktionärsschema med namn, telefon, e-post. Säkerställa Alla vet vad ”var och en gör” Säkerställa Samling på morgon och kväll Svara för information till alla funktionärer Samordning gällande funktionärer på plats

Utbildning Tävlingsledare skall ha gått tävlingsledarutbildningen Tidtagare skall ha gått utbildning i SSF Timing Tävlingssekreterare skall ha gått utbildning i Klubben Online

Tävlingsorganisation Tävlingsledares roll Leder och fördelar arbetet inför och under tävlingen Leder lagledarmötet Står i ständig kontakt med tävlingsledningen under hela tävlingsdagen Ansvarar för att tävlingsregler följs och att dom finns tillgängliga The Chief of Race directs all preparation of the competition and supervises the activities in the technical area. He summons meetings for consideration of technical questions and leads the team captains'meetings.

Tävlingsorganisation Tävlingssekreteraren roll Ansvarig för Det administrativa arbetet kring tävlingen. Inbjudan Hantera anmälningar, hämta från IdrottOnline Förbereda för lottning. Ta emot officiella protester och lämna till juryn. Föra anteckningar vid lagledar- och jurymöten. Rapportera resultat till IdrottOnline

Tävlingsorganisation Banchefens roll Se till att backen är ordentligt preparerad Säkerställa att ordentliga avspärrningar finns runt banan Gäller mål, start, banan Ordna med plogpatruller och bestämmer när dessa ”går” Se till att medhjälpare finns för bansättning Säkerställa att nödvändigt material finns för bansättare och funktionärer Ansvarar för säkerheten runt tävlingsbanan

Tävlingsorganisation Bansättarens roll Riktlinjer ! God kännedom om bansättning och regler Meddela tävlingsledaren antal portar Tillsammans med banchef bestämma var reservkäppar ställs ut Tänka på åkarens säkerhet när banan sätts I god tid inför båda åkaren vara klar med bansättningen

Tävlingsorganisation Portdomarchefens roll Se till att portdomare är på plats innan start Kontrollera och informera portdomare under tävling Efter avslutade åk samla in protokoll och lämna till sekretariatet Se till att utrustning finns och fungerar Numrera alla portar Skall vara klart innan tävlingsjuryn inspekterar banan Informera portdomare om dom punkter som gäller för deras jobb

Tävlingsorganisation Portdomarchef Varje portdomare skall var informerad om följande av portdomarchefen Skall veta vilka portar man har ansvar för Var man skall stå Uppgift och vilka regler som gäller Hur agerar man vid en diskning När protokollen samlas in Ingen lämnar sin plats förrän portdomarchefen meddelar detta Vad gäller om åkaren begär omåk Varför det är viktigt att ta sin uppgift på allvar

Tävlingsorganisation Portdomarens roll Vara domare Dokumentera ev. diskningar i protokollet (inga andra dokument) Endast meddela diskningar till tävlingledningen Se sina portar bra Hålla obehöriga borta Inte lämna sin plats under pågående tävling Stå till juryns förfogande tills protesttiden går ut Utrustning Kratta/Spade, protokoll, pennor, funktionärsväst

Tävlingsorganisation Tidtagarens roll Kontrollera startsignaler, mellantid, mål Testa och öva så att tidtagningsprogrammet SSF Timing känns bekant Ihop med tidtagningsansvarig ansvara för att allt fungerar Se till att speaker får ett bra speakerunderlag. Sköta kontakten med starten och ansvara för att rätt åkare står på start Ansvara för tidtagningen. (Start, mål, åkare som brutit tävlingen) Dra fram preliminära resultatlistor Ihop med tävlingssekreteraren göra eventuella diskningslistor Göra resultatrapporteringar

Tävlingsorganisation Starters roll Ser till att startgrinden sitter stadigt. Högst 0,5 meter över snön Startande kan stå still utan att komma i kontakt med grinden Bra fäste för stavarna Headset och grind fungerar mot sekretariatet Aktuell startlista finns på start Föråkare på plats i god tid innan start SL: Färdiga Gå (åkare måste starta inom 10 sek efter Gå) GS/SG/DH: 10 sek….5,4,3,2,1, Gå

Tävlingsorganisation Sekretariat Tävlingssekreterare Tidtagningsansvarig Speaker Det är tävlingssekreteraren som leder jobbet i sekretariatet

Tävlingsarrangemang

Tävlingsarrangemang Tävlingsprogram Sätt ett realistiskt tidsprogram, tänk igenom det noga. Fundera och gå igenom det en gång till – Tänk på allt Presentera hålltider på hemsidan före tävlingen. Minst 1-2 veckor i förväg. Definitivt tidsprogram presenteras på lagledarmöte Anslå programmet vid sekretariat, start och mål. Informera om ev. programändringar via speakern.

Tävlingsarrangemanget Lagledarmöten Lagledarmöten sker på tid och plats enligt inbjudan. Lagledarmötet är inte någon beslutande ”instans”. Enbart rådgivande. Det är juryn som bestämmer med stöd av reglerna. Korta och koncisa möten – Var förberedd, använd checklista. Använd den mall som finns på SSF (För A rekommenderar vi FIS Program)

Tävlingssekretariat Mål Att upprätta ett sekretariat som ger god service till tävlingsorganisation, åkare, ledare och tränare.

Tävlingsarrangemanget Sekretariatet Skall vara öppet i god tid före besiktning (60 min) så att alla åkare kan hämta ut sin nummerlapp innan besiktning. Start- och resultatlistor skall finnas för åkare, ledare och tränare. För åkare på anslagstavla För ledare/tränare rekommenderar vi 2-3 ex Se till att startlistan finns på er hemsida 1-2 dagar innan och hänvisa alla ”föräldrar” dit. Skilj på betalning- och nummerlappsköer.

Tävlingsarrangemang Nummerlappar & Starlistan Nummerlappar Nummerlappar kan delas ut i samband med lottningen direkt efter lagledarmötet. Delar man ut nummerlappar på tävlingsdagen skall det göras i god tid. Öppna sekretariatet i god tid på morgonen (60 min) Förbered alla nummerlappar dagen innan För H/D 16- ingen klubbfördelning Startlistan Startlistan skall finnas uppsatt på anvisad plats direkt efter lottning. Startlista vid start och mål ska vara uppsatt i god tid före alla tävlande kommer. Tränare och ledare bör få start- och resultatlistor utan kostnad.

Tävlingsarrangemang På plats Preliminärt resultat omedelbart efter sista åkare gått i mål (för respektive klass) Alla portdomarprotokoll måste kontrolleras. Diskningar snarast möjligt efter att sista åkare gått i mål (i respektive klass) Protesttid Börjar direkt när speakern meddelat om det är några diskningar eller inte. Rekommenderar protesttid 15 minuter efter det gjorts och ev. diskningslista är uppsatt. Meddela detta på lagledarmötet. Officiellt resultat Direkt efter det att protesttiden gått ut På Internet Onlineresultat via internetuppkoppling från målhuset om det är möjligt. .

Tävlingsarrangemang Radiokommunikation Det är oerhört viktigt med väl fungerande kommunikation på tävling. Radiodisciplin är A och O, undvik onödigt snack i radion. Använd flera kanaler om ni har så att t.ex. start och mål och tävlingsorganisationen i backen kan använda varsin kanal. Om det är möjligt ska juryn ha en egen radiokanal att tala på. Radiogrupp 1: Tävlingsledning (4-5 apparater) Radiogrupp 2: Juryn (3 apparater) Radiogrupp 3: Funktionärer (rek. Portdomare, Vakt) Radiogrupp 4: Start och Mål (2 apparater)

Säkerhet

Sjukvård Diskutera utifrån nedanstående punkter och detaljera funktionens arbetsuppgifter. Gör en checklista som gruppchefen kan ha i sin ficka, gör en förteckning på vilket material som behövs för att gruppen ska fungera. Hur ska sjukvården organiseras och vem har det yttersta ansvaret för det som görs vid ett olycksfall? Försök alltid att hitta en läkare som finns tillhands i backen. I vilka fall kan det finnas krav på tävlingsläkare? Finns ordinarie skidpatrull i anläggningen? Och ska den i så fall anlitas? Finns det mycket annan åkning bör denna få fortsätta med sin ordinarie uppgift och särskild personal avdelas för tävlingen.

Jury Vilka ingår i juryn ? Nationell tävling (SL/GS) Vem utser Nationell tävling (SG/DH)

Jury Tävlingsjury Tävlingsledaren Banchef 3:e jury eller Nationell TD vid DH- och SG samt vi finaler Kontrollera arrangemanget och att regler efterlevs Besiktiga banan före start (i god tid) så justeringar kan göras i tid Besluta vid protester och vid ändringar av planen

Jury The appointed Jury members gather for their first meeting prior to the first Team Captain's meeting. The active duty of the Jury begins with its first meeting and ends, if no protest is submitted, at the expiration of the protest deadline, otherwise after dealing with all submitted protests. Decisions are made by simple majority vote of members present In the case of a tie, the “tävlingsledare” has the casting vote Minutes must be kept of all meetings and decisions of the Jury and signed by each individual member of the Jury

Jury In cases where an immediate decision must be made and it is not possible to convene the entire Jury, each member of the Jury has the right, prior to or during the race, to make decisions which according to the rules are reserved to the Jury as a whole; but only provisionally with the obligation to have the decision confirmed by the Jury as soon as possible.

Jury Determining the method of the competitor's course inspection Checking the race-course and the set courses Checking the preparation of the course Checking the start, the finish and the run-out from the finish Checking the first aid service Overseeing the work of the course setters Determining the method of the competitor's course inspection Inspection of the course before the race Decisions on protests In general, the Jury makes decisions on all questions not clarified by the Rules.

Avslut av tävling

Resultatrapportering Resultat ska direkt efter tävlingen rapporteras via IdrottOnline. OBS! Nationella tävlingarför ungdomar samt oldboys/oldgirls skall också resultatrapporteras via IdrottOnline Lägg även upp resultatlistan på klubbens hemsida Alla resultat från ”cup:er” skall skickas in till Björn Thorsen-Hallberg i Sollentuna enligt riktlinjer som finns på SSLK´s hemsida.

Priser Priser Priser enligt beslutat regelverk för Stockholm

Regler

Regler – Gruppövning Hitta i regelboken

Redovisning av grupparbete

Tävlingsledaren Diskussion

Frågor

Lycka till i vinter med era tävlingar SLUT Lycka till i vinter med era tävlingar

Tänkvärda tips inför tävlingsarrangemanget OM VI HINNER SÅ SUMMERAR VI MED DESSA BILDER

Tänkvärda tips inför tävlingsarrangemanget Ansvarsgrupper: Se alltid till att ha flera olika grupper som har olika ansvarsområden så inte tävlingsledaren skall bära hela ”lasset” själv. Funktionärer: Visa funktionärerna uppskattning Se till att de har någonstans att värma sig en stund och få lite mat mellan åken eller efter tävlingen Samla gärna alla funktionärer efter tävlingen för att tacka dem Med små medel är det är mycket större chans att funktionärerna ställer upp en annan gång.

Tänkvärda tips inför tävlingsarrangemanget Hålla tider: Starttider skall alltid hållas och den oftast försenade prisutdelningen bör kunna genomföras ca 20 min efter det att sista åkare gått i mål Lagledarmöte: mötet ska aldrig behöva ta mer än 10 minuter. Förbered och ha svar på alla frågor enligt FIS blankett, svenska versionen ”Tidsprogram för lagledarmöte”. Se SSF:s hemsida för arrangörer. Följer man detta formulär så skall det inte vara svårt att hålla tiderna som planerat. Glöm inte att även informera om hur ni löst sjukvårdsfrågan samt även säkerheten. Kom ihåg att informera om var den officiella anslagstavlan är där bl.a. diskningarna anslås.

Tänkvärda tips inför tävlingsarrangemanget Nätning: kom ihåg att när ni sätter dubbla nät så måste avstånden mellan näten alltid vara mer än höjden av nätet för att det skall fungera tillfredsställande. Gul flagg: när gul flagga används skall den stå synligt på rätt ställe redan under besiktningen så att alla åkare kan se var de eventuellt kan bli stoppade. Bansättare: utse dessa före tävlingen Saltning: vid vårsnö, var inte rädd att salta i god tid och flera gånger.

Tänkvärda tips inför tävlingsarrangemanget Speaker/musik: tänk på att vi arrangerar tävlingar för ungdomar och att vi därmed skall anpassa oss efter deras tycke och smak. Detta innebär t ex att speakern har en betydelsefull roll, till viss del underhållande. Använd gärna två speakers och låt gärna en aktiv testa, många gånger gör de succé. Musiken skall vara anpassad efter ungdomarnas smak och spela högt.

Tänkvärda tips inför tävlingsarrangemanget Starten: ha alltid en gummerad platta eller liknande att sätta stavarna i vid startgrinden, så det inte blir två stora hål för stavarna. Gör en fålla där endast åkare som snart ska starta samt ev. ledare får vistas. ”Startrampen” skall vara anpassad så att åkaren varken glider bakåt eller framåt

Tänkvärda tips inför tävlingsarrangemanget Målstolpar för fotoceller: Ska vara sågade vid samma höjd som underlaget så att stolpen går av om åkaren åker in i den. De ska också vara väl skyddade. Man kan t.ex. använda speciell skyddsmadrass som finns för målstolpar (kilformade). Backdrop/prispall: kom ihåg att plocka fram prispallen i tid. Bakom prispallen har man vid t ex motortävlingar/WC alpint en ställning som de största sponsorernas namn/logotyp finns på. Den kan säkert någon händig i klubben snickra ihop med enkla medel, som ger ett proffsigt och festligt intryck.

Tänkvärda tips inför tävlingsarrangemanget Tider/resultat: se till att resultattavla och display finns på en plats där åskådarna finns. Finns de officiella resultaten på arrangörens hemsida så snart tävlingen är slut eller senast samma kväll, nöjer sig ofta åkare/föräldrar med att titta där i stället för att få med sig resultat från backe.

Tänkvärda tips inför tävlingsarrangemanget Målområde: inhägnaden längst ner runt målet där åkarna åker ut bör av säkerhetsskäl vara dubbelt nätad. Om eventuellt en åkare faller in i nätet och publiken står nära kan lätt någon skadas. Har man dubbla nät med 3-5 meters mellanrum undviker man detta. Besiktning av banan skall alltid ske även genom mål- och målområde. Även målområdet måste vara välpreparerat.