”Vi måste göra om intranätet ”Vi måste göra om intranätet! Ingen hittar nåt, sökfunktionen är kass och ärligt talat, designen är ju inte så kul…” Hur många potentiella projektledare finns här inne? Och hur många beställare?

Framgångsrikt intranätsprojekt Vill med den här presentationen ge min bild av hur man kan arbeta med intranätsprojekt och berätta om mina erfarenheter från tidigare intranäts- och webbprojekt. Ffa intranät. Min bakgrund: Har arbetat med internet och intranät sedan 1997, dock utbildad humanist. Blev projektledare för intranätsprojekt i landstinget 2001, då det projektet hade pågått i fyra år utan att egentligen levererat ett fungerande intranät. Webbprojekt 2004, revidering av intranät 2006-2007, revidering webb 2008, inhyrd projektledare för Västmanlands intranätsprojekt sedan juni 2009. Vad händer när man bestämmer sig för att göra om sitt intranät? Hur tar man reda på vad som ska göras innan man drar igång? Hur tar man sig i mål inom bestämd tid och budget? Vad händer när projektet avslutas - vem tar över det praktiska arbetet?

Projektledaren ska kunna Inspirera och motivera Lyssna Fatta beslut och stå för dem Gasa/bromsa Organisera

Resurser Tid Prestanda Tidigt i projektet är det viktigt få en gemensam syn på vad som är viktigast i projektet: Resurser (pengar, personal) – har projektet en budget som inte får överskridas eller Tid – är det tiden som är den viktigaste aspekten? Kanske ett specifikt datum då något annat händer som påverkas om projektet är avslutat eller inte. Prestanda – eller är det kanske prestandan som är det viktigaste? Med prestandan menar man exempelvis kvalité, omfattning, funktionalitet osv. Används genom hela projektet för att hålla sig på banan. Vem är beställare? Hur mycket får det kosta? När ska det vara klart? Vem ska arbeta med projektet? Har du rätt kompetens för att ta uppdraget som projektledare? Om inte, kräv att få gå en projektledarutbildning.

Hur lång tid tar varje projektfas? Förstudie Genomförande Projektavslut Förvaltning Se alla faser i projektet som lika viktiga. Ofta läggs stor del av resurserna på genomförandet. Min erfarenhet är att förstudien och testerna (slutet på genomförandefasen) kräver störst arbetsinsats. Ekonomiskt kan dock genomförandefasen vara den mest krävande.

Visionen… …och behovet Vad är det man jämför med? Vad menas med att man vill ha en bra sökfunktion? De flesta personer har en mental modell av hur saker ska fungera. …och behovet

Förstudie Omvärldsspana! Revidera eller börja om? Hur mycket får det kosta? När ska det vara klart? Vilka ska arbeta i projektet? Hur ska intranätet fungera i förhållande till andra informationskanaler? Hur unika är vi? Basala behov ser ungefär likadana ut i stora organisationer. Vem är beställare? Hur mycket får det kosta? När ska det vara klart? Vem ska arbeta med projektet? Har du rätt kompetens för att ta uppdraget som projektledare? Om inte, kräv att få gå en projektledarutbildning.

Ta reda på Vilka använder intranätet mest? Vad fungerar bra idag? Vad fungerar mindre bra? Vad saknas? Vad skulle göra att användningen ökar? Nu vet vi vad våra användare vill. Stämmer det överens med vad beställaren vill? Finns det andra viljor som styr?

Genomförande Prioritera vad som ska utvecklas Förankra arbetet Håll kursen Avsätt mycket testtid Projektgruppen, inte it-leverantören, styr vad som ska utvecklas Avsätt tid även efter lanseringen Ska ni hålla tid och budget går det inte att utöka ”att göra”-listan under projektets gång. Låt inte it-leverantören sälja på er funktioner som ni inte behöver i dagsläget. Ni är själva bäst på att bedöma användarnyttan. Testtider måste bokas in i förväg (gör en beräkning på hur lång tid det tar, dubbla sedan den tiden). Expertutvärdering (5-10 testare som utför bestämda arbetsmoment), är mest effektivt och hittar 75 av alla felen. Resten får ni ta i systemförvaltningen. Vilka är intresserade av vad som sker i projektet? Se till att möta deras informationsbehov. Gör en kommunikationsplan för projektet. Räkna in tid efter lanseringen i genomförandefasen, inte i projektavslutningsfasen.

Projektavslut Fira! Utvärdera och dokumentera Starta inget nytt projekt omedelbart efteråt Räkna med att det tar flera månader efter lansering innan användarna börjar vänja sig vid förändringen

Förvaltning Se lanseringen som starten, inte slutet, på intranätsutvecklingen Bilda en systemförvaltningsgrupp Utgå från projektdokumentationen i den fortsatta arbetet Se till att intranätet har en realistisk budget Utvärdera löpande Om det är möjligt – gå igenom utvecklingsplanen med en it-konsult ni har avtal med, för att göra en grov beräkning i hur mycket tid och därmed kostnad som vidareutvecklingen innebär.

Några fallgropar Projektet ska omfatta ”allt” Projektmedlemmarna prioriterar annat Målbilden är otydlig It-konsulten blir alltför styrande Ett bra sätt att misslyckas är att försöka lösa alla problem samtidigt. Budgeten är satt utifrån det som specats i projektplanen, likaså personella resurser. Viljorna i projektet kan vara många och spretiga. Återgå till projektplanen då och då och fokusera på det problem som är störst just nu. Skriv ”avtal” med projektmedlemmarna så att tid och engagemang är tydligt redan från början. Återgå till att titta på mål och delmål ofta. Låt inte it-konsulternas säljsnack råda. De har en massa bra funktioner, men är det dessa funktioner som gör störst nytta i er verksamhet just nu? Ändringar i kravspecen kostar både tid och pengar. Tillkomna önskemål kan komplettera intranätet efter projektet har avslutats.

Några framgångsfaktorer Försäkra dig om att du som projektledare har mandat att fatta beslut Var noga med kravspecifikationen Gör en riskanalys Förankra för att underlätta förändringen Avsätt tid för test och utvärdering Ta inte in fler projektmedarbetare om projektet verkar bli försenat Använd nuvarande intranätet som kanal för förankringen. Bjud in engagerade användare att ha åsikter om prototyp, struktur och funktionalitet. Symboliken i detta att få vara med och påverka utvecklingen är ovärderlig. Se till att du som projektledare har mandat att fatta vissa beslut. Att alltid behöva gå via beställaren tar mycket tid. Ett projekt tar tid från ordinarie arbete. Vissa organisationer väljer att driva projekt ”inom ordinarie bemanning+budget”. Det tar tid, och ffa energi att arbeta i projektform. Se till att presentera projektriskerna för beställaren så att det finns en godkänd ”plan B”.