Effektivare användning av ledningssystem Kjell Berndtsson 2005-02-18

Program Kort presentation Vad har påverkat mitt synsätt på användning av ledningssystem? Erfarenheter från arbete med ledningssystem Applicering på Energiledningssystem Frågor

Presentation Billerud 70-tal kemikaliebalanser; ny fabrik; fusion två stora koncerner Papyrus 80-tal miljö, lab, reklamationer, kvalitet; arbeta i ett uppköpt företag ÅF 1990- miljökontroll, ledningssystem, utlandsuppdrag, due diligence Ledningssystem Kvalitet ISO 9001:1987 ÅF-IPK ISO 9001:1994 SIFU Kunder Utbildning; Diskussionspartner Uppdrag, Rådgivning; Revisor

Hur kan ledningssystem hanteras i en organisation? Positivt synsätt Neutralt/negativt synsätt Ledningssystem = Ledningens system Certifikat att kunna visa upp Aktiv användning av ledning och övrig personal Vi har skapat vårt system och tillgodoser standardens krav Vi återgår till vårt vanliga arbetssätt när revisorn har gått Vi följer standardens krav Systemets uppbyggnad - för organisationen Systemets uppbyggnad - för extern revisor

Olika åsikter om ledningssystem Positiva kommentarer Negativa kommentarer Enhetligt arbetssätt Jag ändrar inte mitt sätt att arbeta! Lätt att följa uppgjorda mallar Mitt arbete lämpar sig inte att beskriva med mallar Lättare att styra Mitt arbete kräver stora frihetsgrader God ordning och reda Alldeles för mycket byråkrati Lätt att finna resultat av det arbete som utförts Alldeles för mycket administration

Hur kan ledningssystem byggas? Läs snabbt igenom standarden och lägg den åt sidan! Fundera igenom vad er organisation vill få ut av sitt ledningssystem; Beskriv med enkel (= lättförståelig) terminologi; Använd gärna processflöden Glöm inte bort överblicken, fastän du kanske arbetar på detaljnivå! För vem? Den som: Styr? Utför? Gör uppföljningar? Administrerar? Reviderar? Prioritering! Vem skall då ansvara för vilket avsnitt i systemet? Vem skall se till att vi inte skapar system i systemet? Ta fram standarden och se om du behöver komplettera

Särskilt viktiga områden att tänka på i ett energiledningssystem Överblick - Omfattning Integrering med befintliga ledningssystem Kartläggning och analys av energiaspekter Mål och andra förbättringsåtgärder Ansvar, befogenheter, resurser Kompetens och medvetenhet hos berörd personal Uppföljning - mätning - mätmöjligheter - dokumentation Revisioner - revisorer Ledningens genomgång

Kartläggning och analys Överblick – Gränssnitt Skall hela verksamheten betraktas som en gemensam area? Indelning i enheter? Gränssnitt? Skapa överblick över den totala energianvändningen – Gör tydlig beskrivning av de stora energianvändarna i verksamheten Eftersom denna information skall hållas aktuell bör man dokumentera på ett sätt som är lätt att uppdatera. Skriv en rutin som visar hur man skall gå tillväga: Vad – Hur – Vem – När – Rapportering – Uppdatering Försök att låta kartläggningen vara objektiv – studera förbättringsmöjligheterna när underlaget är framtaget - mål I STEM:s handbok anges tillvägagångssätt för kartläggning. Detta kan bli ett praxiskrav från certifieringsorganen. Ange om det finns befattningar med speciella krav Glöm inte bort ”Nödlägesberedskap” - Risksituationer

Mål – Befattningskrav – Kompetens Kartläggningen är en viktig del av underlaget till förbättringsarbetet. Förbättringsarbetet kan hanteras dels som mål, men också som korrigerande och förebyggande åtgärder. De befattningar vars arbete kan påverka energianvändningen i hög grad skall ha tydligt uttalade ansvar och befogenheter För de befattningar vars arbete kan påverka energianvändningen i hög grad skall man identifiera kompetensbehovet, tillse att de har tillräcklig kompetens och att de utövar densamma på avsett sätt Kompetensbehovet gäller på flera olika nivåer och olika kategorier av befattningar: ledning, operatörer, underhållspersonal, energisamordnare, internrevisorer, inköpare, projektörer

Hur samverkar/påverkar olika delar varandra? energiaspekt värdering Bet. aspekt dok. rutin Lagar o krav hur påverkas vi kompetens handlings-plan mål annan förbättring

Hur samverkar/påverkar olika delar varandra? Lagefterlevnad kompetens utfall ok uppföljning hur påverkas vi Lagar o krav arbetssätt

Hur samverkar/påverkar olika delar varandra? nuv. komp. värdering utbildning kompetens behov ok upptäckt brist revision arbetssätt

Uppföljning – Revision – Ledningens genomgång Mätning och annan uppföljning kommer att vara särskilt viktig i energieffektiviseringen. Det gäller att tidigt identifiera vilka mätningar och mätutrustningar som man behöver för att driva ett verkningsfullt effektiviseringsarbete. Revision av de generella områdena i standarden kan man sköta som vanligt. Däremot behöver man ställa särskilda krav på revision av de avsnitt som hanterar de betydande energiaspekternas ”liv” i verksamheten. Detta innebär också särskilda krav på revisorerna. Tillse att Ledningens genomgång av de betydande energiaspekterna, energimål och förbättringsarbetet i övrigt för energifrågor hanteras på ett tydligt sätt. Skriv protokollet så att energifrågorna lätt kan extraheras.

Hur kan man arbeta med ett energiledningssystem Läs snabbt igenom standarden och lägg den åt sidan! Vad vill ni kunna åstadkomma med ert energilednings- system? Enkel beskrivning! Processer? Vilka berörs? Vilka skall ansvara? Överblicken! Vem/Vilka? Energiledningssystemet är en ”kopia” av miljölednings- systemet. Har ditt företag ett miljöledningssystem? Är ni nöjda med arbetssättet i ert miljöledningssystem? Använd existerande goda principer! Vem beslutar? Är ni inte nöjda - Vad skulle ni vilja ändra på? - Gör det! Vem beslutar? Ta fram standarden. Behöver ni komplettera?

Planering av arbetet Vad Varför Hur Vem När Rap- port Kartläggning, analys Identifiera, värdera alla positioner där.. Avdelningsvis; mätningar; balanser Kalle Pelle v515 v515 Energi -mapp Mål 1 Reduktion med 8% Investeringsunderlag Utreda, mäta, följa upp; kalkyl Lena v520 Kompetens Kritiska befattningar Breddutbildning, plan GAP – analys Hela företaget Ulla Sven v512 v518 Utb.- mapp Mätningar Kritiska mätpunkter; metod, mätutr., inköp Identifiera; utreda, besluta Johan Revisioner Kompetens; Revisionsplan GAP – analys; alla ledn.system Ulla Anders v512 v513 Utb. Rev.- mapp

”Nödlägesberedskap” en punkt som valts bort i SS 62 77 50 ”Orsaken till att ”Nödlägesberedskap” inte omnämns i SS 62 77 50 är att ledamöterna i den tekniska kommittén som utarbetar standarden inte kunde identifiera några olyckor eller nödsituationer som behöver hanteras inom ramarna för ett energiledningssystem, som ju syftar till ”effektivare energianvändning och/eller ökad användning av förnybar energi och/eller ökat energiutbyte med omgivande samhälle”. Lars Jonsson, SIS Råd: Om ni avser att införa ett energiledningssystem gör ni klokt i att identifiera och beakta potentiella risksituationer. Om ni har en verksamhet som inte har potentiella risksituationer avseende energiområdet kan ni bortse från detta råd. Anmärkning: STEM har kommit till en annan insikt än standardens arbetskommitté och insett att det är lämpligt med en punkt som behandlar nödlägesberedskap, och agerar i den riktningen.

Energiledning SS 62 77 50 :

Vem/vilka skall följa upp kraven i energiledningssystemet? Diskussioner pågår mellan SWEDAC och STEM STEM är tillsynsmyndighet för PFE Standarden SS 62 77 50 är en ”privat” standard och ingen lag. Kravet på certifierat ledningssystem står dock i lagtexten (SFS 2004:1196) Uppföljning av ”privata” standarder görs av instans som är ackrediterad för detta område. Det kan vara ett certifieringsorgan samt en teknisk expert för energiområdet Så hanterade certifieringsorganen situationen när man introducerade miljöledningssystemet ISO 14001 och certifieringsorganen ofta ”bara” hade kompetens inom kvalitetsområdet.

Lycka till med energiledningen!