Presentation av KrisSam Samverkan Följande kan nämnas angående denna presentation innan du börjar Omfattning: Presentation av KrisSam Kronoberg Mål: Ge en bild av hur… Systemet kom till Det fungerar Organisationerna använder det Motiv: Varierar – Att åhörarna måste bilda sig en uppfattning om systemet för att fatta beslut om att införskaffa systemet - Att åhörarna ska arbeta i en funktion i systemet och därför behöver förstå helheten Krav: Åhörarna ska i stort kunna redogöra för Systemets uppgift Förhållandena mellan de viktigaste funktionerna (Redaktör, Kommunikatör) Inledningsvis: Berätta hur systemet kom till och vilka organisationer som stöder det Därefter: Förklara hur tekniken i systemet är uppbyggd och vilka funktioner som finns Slutligen: Ge exempel på hur systemet kan påverka sättet att organisera sig och praktiska fördelar.

Grundproblemen vid Kris ? ? ? ? ? ? ? ? Stort antal förfrågningar på kort tid slår ut myndigheternas telefonväxlar Bakre ledningar får efterhand olika lägesuppfattningar och lämnar därför olika upplysningar Under ett antal övningar i Kronoberg fick man alltid kritik för samma sak. Dåligt hanterande av informationen till allmänheten. Det visade sig efter lite kartläggande av problemet att det främst var två problem som man hade. Växlar: När många människor ringer och söker information via myndigheters telefonväxlar blir dessa överbelastade och hindrar annan viktig telefontrafik. Lägesuppfattning: Informationssökande allmänhet kom fram till en organisation och fick ett besked. Om samma person sedan ringde en annan organisation fanns det ibland ett annat besked hos dem. Fem skadade, en avliden Fem döda, en skadad

Detta är KrisSam KrisSam är ett informationssystem vars syfte är att ge snabb, samordnad och korrekt information i samband med särskilda händelser Ett regionalt samverkansprojekt i Kronobergs län mellan Länsstyrelsen, Landstinget, Polismyndigheten och Kommunförbundet Kronoberg.

Detta är inte KrisSam KrisSam är INTE.. en ersättning för alla andra kanaler som man idag har för att ge allmänheten information. KrisSam är ett komplement som ger den enskilde individen svar på sina frågor. en lösning på alla problem som kan uppstå rörande vem som har informationsansvaret KrisSam sätter dessa problem i fokus ett ledningssystem Det är ett delsystem i ett lednings system/organisation som hanterar extern information KrisSam ersätter inte alla andra system för information till allmänheten (Radio, TV) ej heller kommunikationen mellan samverkande parter (telefon, radio, fax). KrisSam är ett komplement. Denna bild finns med för att klargöra vad KrisSam inte är. Detta beror på att vi nästan alltid får samma frågor när vi visar denna presentation. Vissa av dessa återkommer vi till efterhand som vi kommer längre in i presentationen.

Stöd från centrala myndigheter Överstyrelsen för civil beredskap, ÖCB Styrelsen för psykologiskt försvar, SPF Statens Räddningsverk, SRV Socialstyrelsen, SoS Rikspolisstyrelsen, RPS Myndigheter som varit inblandade bland annat på följande sätt: Referensgrupp (ALLA har varit representerade) Råd och stöd Marknadsföring

Berörda individer (Allmänheten) Syftet med KrisSam Kommun RäTJ i Polis i i Berörda individer (Allmänheten) Gemensam Informations- resurs SOS Alarm i Skadeområde / Händelse Sjukhus Landst i - räddningsledare - polisinsatschef - ledningsläkare - operativt ansvarig Det är viktigt att snabbt få igång en stor informationsverksamhet vid särskilda händelser. Varje samverkande organisation äger en liten bit information (markeras med i). Detta kan ses som ett stort pussel som vi kan lägga och få den gemensamma lägesbilden. Denna förfinas och görs sådan att den kan levereras till allmänheten. Notera att pilen mellan allmänheten och informationen är dubbelriktad. Detta innebär att allmänheten både kan få och lämna information. Vi kommer att titta mer på detta när vi visar systemet. Typen av händelse kan variera stort. Om presentationen visas på ppt 2000 kommer bilderna till vänster att växla. Annars kan denna bild kompletteras med bilaga 5. Lsty i ??? i

Styrande krav Tillskapa en gemensam informationsresurs Utnyttja den normala arbetsplatsen Kräva ett minimum av installation Lätt att använda Minimum av utbildning Informationsutbyte Med hänsyn till föregående bild kom man fram till följande kravbild. Enkelhet och flexibilitet har varit ledorden.

Individer från allmänheten vill veta mer Systemlösning Händelse GAS Express TV Polisen Räddningstjänsten Sjukhuset Länsstyrelsen Kommunledning Individer från allmänheten vill veta mer Telia vanlig växel CENTREX Redaktör Samverkansparter Central Webbserver Behörighetskontroll Bilden förklaras medsols med början i händelsen till vänster. Händelse Händelsen kan vara av varierande art till exempel, kemolycka, upplopp, seriemördare, förgiftat vatten med mera. Masskommunikation I mitten finner vi de normala informationskanalerna. Dessa kanaler ger en generell information om händelsen men svarar inte på frågor som den enskilde vill ha svar på. Individer / Allmänheten Allmänheten vill veta mer och ha mer detaljerad information. I Kronoberg går man i media ut med telefonnumret till KrisSam via massmedia. Telia Centrex Samtalen hamnar i en Centrexlösning (se separat bild nr 9) och fördelas mellan kommunikatörerna. Kommunikatörer Kommunikatörer är de personer som svarar på de frågor som de inringande ställer. Kommunikatörerna får den information de behöver om händelsen via sina datorer och en webbläsare. Notera att de på detta sätt även kan betjäna en traditionell (vanlig växel) växel hos en organisation och ge relevanta svar. Vi kan säkert förvänta oss att en del personer söker information även den vägen. Redaktör Informationen på webbservern sammanställs av en funktion som vi kallat Redaktörsfunktion. Denna skall ses som en del av informationshanteringen i en stab eller motsvarande (se en senare bild 15). Redaktörsfunktionen bemannas företrädelsevis av ett antal personer med skilda ansvarsområden. Den placeras lämpligen på den samverkande part som i normala fall skulle haft informationsansvaret. Samverkansparter De samverkande parterna längst till vänster lämnar information av den typ som är intressant för KrisSam via eller utanför systemet. De är också uppkopplade mot KrisSam om de väljer att göra det. Notera att de samverkande parterna inte fråntas sitt informationsansvar utan är skyldiga att sammanställa och rapportera korrekt information till Redaktören. Servern Vi återkommer till varför vi inte låter allmänheten gå in på servern och läsa informationen direkt. Kommunikatörer

Telia Centrex Telias nät Allmänheten Telefonsvarare med valfritt 077 - 186 86 86 Telias nät CENTREX Ingen ledig kommunikatör Kön är full Telefonsvarare med valfritt meddelande Kömeddelande Centrex allmänt Telia Centrex är en tjänst som vi köpt från Telia. Det är en växelfunktion som ligger ute i Telias nät. Centrex är lämplig för företag med en geografiskt spridd organisation. Fasta uppstartskostnader ca 50 kkr beroende på de tjänster som avtalas. Kvartalskostnad för grundfunktionen ca 2 kkr per kvartal. Tillkommer en mindre kostnad för telefonsvarartjänsten. Svarsställen För att kunna ta emot samtal via Centrex måste det telefonnummer som skall användas anmälas till Telia i förväg. In och utloggning sker med knapptelefon. Kostnad för svarsställe ca 10% högre än ett vanligt direktabonnemang. Kömeddelande Om systemet är bemannat med kommunikatörer men inte någon kan svara så kopplas samtalet till ett fast kömeddelande. Telefonsvarare Om kön är full finns en telefonsvarare där Redaktören kan prata in ett meddelande med information om vad som har hänt. Svarsställen Kommunikatörerna loggar in sig mot Centrex

Skärmbild (Kommunikatör) För att visa vad en kommunikatör ser på skärmen när han/hon är inloggad i systemet så har vi här en skärmbild. Till vänster finns menyn där Kommunikatören kan välja att visa olika sidor i systemet. Sammanfattning En sammanfattande text över vad som hänt. Det är den vi ser till höger. Röd text markerar ny information sedan förra uppdateringen. Överst koncentrerade ”snabbfakta” om händelsen. Längst ner författarens namn och senaste uppdateringen. Vanliga frågor För att hålla sammanfattningen så kort som möjligt bryts texten ner i frågeform av typen fråga svar. När en sådan fråga skapats tar Redaktören bort informationen från sammanfattningen. Vanliga frågor är inte synliga i bilden. Karta En enkel bild föreställande en karta eller kanske ett foto. Kontaktpersoner En förteckning över personer med speciell kompetens rörande det inträffande. Här anslås lämpligen olika jourtelefoner och liknande. Meddelande Kommunikatören har möjlighet att till Redaktören skicka in information från allmänheten eller begära information som saknas. Efterfrågade Personer som frågar efter anhöriga, gods eller fordon kan lämna sina uppgifter här. Denna information överförs till polisen via en pappersutskrift på polisstationen. Polisen kan sedan mata in dessa uppgifter i katastrofregistret. System Ändra lösenord, få hjälpfiler online och logga ut. Aktiva händelser Systemet hanterar flera händelser samtidigt och i denna menyn växlar Kommunikatören mellan händelserna.

Säkerhet i KrisSam USB nyckel Krypterad förbindelse via webbläsaren 40 bitar USB nyckel (enkel installation) Användarnamn och lösenord Säkerhetsnivåer I Kronoberg används två nivåer av säkerhet. Redaktörer, Administratörer och Samverkande parter måste ha en speciell nyckel för att kunna logga in i systemet. Den information som kan behandlas på denna nivån kan vara något känslig. Kommunikatörer och Observatörer kan bara komma åt information som är bearbetad och lämplig at meddela allmänheten. Därför har vi valt att låta dem logga in med ett enkelt användarnamn och lösenord. Kryptering Vi använder oss av en enklare variant av kryptering via webbläsare, 40 bitar, liknande den som används för att göra privata bankaffärer. Det behövs ingen installation i webbläsaren, det finns redan inbyggt. För servern kostar detta ca 5 kkr. Nyckeln Nyckeln innehåller funktionalitet som gör att vi säkert kan identifiera den som försöket logga in. Den skyddar den information som den lagrar på ett sånt sätt att det inte går att kopiera den. Den kostar ca 450 kr per styck och kan sättas i en nyckelknippa.

Varför inte lämna ut adressen till alla? ”När listan över omkomna i branden på Makedonska föreningen i Göteborg lades ut på Göteborgs stads hemsida gick servern ner – över 5.000 träffar på 10 minuter.” Källa SPF Krisinformation på Internet Vi får ofta fråga på varför vi inte låter allmänheten komma in på KrisSam servern och läsa den information som kommunikatörerna har. Här har ni svaret. Av kostnadsskäl har vi valt att inte spegla över informationen i Kronobergs län. KrisSam avser att i framtiden kunna lägga ut KrisSam-informationen på en allmän hemsida när frågan om en separat serverplacering med erforderlig kommunikationskapacitet är löst. Ett alternativ är att spegla informationen till olika organisationers hemsidor(mer på sid 19).

Vad förändras med KrisSam? Traditionell lösning I en traditionell upplysningscentral samlas personer från ett geografiskt spritt område. Denna transport kan fördröja upprättandet. Väl framme i centralen får de information om händelsen och kommunicerar denna till de som ringer in till centralen. Erfarenhet säger att det är oerhört stressande att sitta i sen sådan miljö. Ibland har information delats ut på stencilerade papper och flera versioner har förekommit. Dessutom händer det att man lyssnar på vad grannen säger och blir stressad av detta. – Hon verkar veta mer än jag, jag måste svara lika bra KrisSam Med KrisSam behövs inga transporter. Kommunikatörerna (och de andra samverkande) stannar kvar i sin normala arbetsmiljö. Möjligen byter man kontor. Där kan kommunikatören i lugn och ro läsa in sig och kanske med stöd av en kompis börja arbeta. Genom att välja antalet kommunikatörer kan Redaktören smidigt anpassa mängden svarande efter situationen. Vinsten är: Fördelar med KrisSam Snabbare uppstart Bättre miljö – mindre stress Inga tveksamheter om vilken information som är den senaste Möjlighet att på ett strukturerat sätt återföra information till informationsenheten (Redaktörsfunktionen) Möjlighet att anpassa antalet svarande Fler människor än vad som ryms i en normal upplysningscentral – lokalen blir överflödig Inga tveksamheter om vilken information som kommunikatören får lämna ut Upplysningscentral Virtuell upplysningscentral

Stora vinster om du har små resurser En liten kommun drabbas av en större händelse Genom att få hjälp med informationsarbetet kan resurser användas för arbetet med händelsen. Liten Kommun Föreställ er en liten kommun med kanske två kommunikatörer. Denna kommun drabbas plötsligt av en större händelse. Med KrisSam kan denna kommun snabbt få hjälp över kommun och organisationsgränserna.

Stab med KrisSam (Exempel kommun) Beslutsunderlag Resurser… Beslutsgrupp (befogenheter att fatta beslut och ge order) Omfallsgrupp Beredningsgrupp (Beslutsgruppens planerande och verkställande organ) Beredningsgruppchef Dokumentansvarig Informationschef KrisSam förändrar inga ansvarsförhållanden gentemot vad som finns idag! Syftet med bilden Konkretisera användningen av KrisSam i en stab Visa att informationschefen här kan kontrollera vilken information som finns ute och vidta åtgärder om det är fel Är inte att gå igenom alla befattningar (de finns beskrivna om någon skulle fråga om dem) Beslutsgrupp: Den eller de som har mandat att fatta avgörande beslut (politiskt sammansatt grupp). Omfallsgrupp: En liten grupp personer som planerar alternativa åtgärder för olika händelseutvecklingar. Exempel om det regnar mer måste vi göra följande… Om det slutar regna kan vi göra såhär… Beredningsgrupp: Beslutsgruppens planerande och verkställande organ. Ser till att det finns underlag till beslut samt ser till att beslutgruppens beslut verkställs. Beredningsgruppschef: Leder och samordnar beredningsgruppens arbete. Säkerställer att verksamheten bedrivs med inriktning enligt beslutsgruppens intentioner. Säkerställer samarbete mellan beredningsgruppens delar genom beredningsorienteringar (berättar om läget för alla i gruppen), ger order och anvisningar för arbetet. Presenterar ärenden för beslutsgruppen och omsätta beslutgruppens beslut till order och direktiv. Dokumentansvarig: Administrerar alla dokument som finns i beredningsgruppen. Informationschef: Planerar den interna och externa informationen. Information skall kunna ges till, direkt drabbade, övriga berörda, massmedia, allmänheten (KrisSam), egna och samverkande enheter. Detta görs genom insamling och bearbetning, samordning av info, delgivning av info. Genom att ha KrisSam tillgängligt kan denne kontrollera att rätt information finns ute. KrisSam-handläggare: Arbetar efter informationschefens direktiv med KrisSam och andra kanaler för information. Uppgiften är att sammanställa och presentera information från och till KrisSam. Beroende på om Kommunen har informationsansvaret eller ej kan rollen i KrisSam växla mellan Redaktör och Samverkande part. Däremot är uppgiften densamma – presentera information. Är ej formellt organiserade i staben men sitter i närheten. Lägesansvarig: Som lägesansvarig ansvarar man för att följa händelseutvecklingen och alltid kunna ge en så klar bild som det är möjligt om vad som händer och vad som har hänt. Detta innefattar att veta var olika enheter finns, vilka resurser dessa har samt annan information som är väsentlig för beslutsfattande. Varierande befattningshavare: Beroende på händelsens art kan olika beslutsfattare vara relevanta att ha med i beredningsgruppen för att snabbt ha kunskap om olika verksamheter. Lägesansvarig Varierande befattningshavare

Kapacitet i KrisSam (Kronoberg) Idag finns 31 kommunikatörsplatser 2 köplatser Totalt kan man på kort tid skapa en virtuell informationsorganisation i Kronobergs län om 50 - 60 personer Ytterligare län kan öka denna väsentligt Centrex kan hantera flera tusen kommunikatörer grupperade i svarsgrupper Internetlösningen kan hantera det antal samverkansparter som idag är aktuella i Kronoberg Telia anser inte att man bör ha mer än 3 köplatser. Lösningen är idag dimensionerad för ett län med de behov som finns i Kronoberg. Detta har varit en kostnadsfråga. Systemet kan uppgraderas med kraftfullare servrar, databaser och programvara för att klara en tyngre belastning. I Kronoberg har man valt en lösning som är tillräckligt bra

Projektledning och arbetssätt Länsstyrelsen Kronoberg - Lars-Peder Johansson Kommunförbundet Kronoberg - Åke Eklund / Stefan Linder Landstinget Kronoberg - Erik Finander Polismyndigheten i Kronobergs län - Donald Jönsson Tekniska konsulter från AerotechTelub, Arne Söderberg, Fredrik Svensson, Hanna Walleij Räddningstjänstexpert – Joakim Karlsson, Växjö Kommun Dessutom resurspersoner från de samverkande myndigheterna enligt projektledningens bestämmande

Mer information www.infosam.nu/samverkan

Prenumerera på krisinformation Bilaga 1 Samma information som en kommunikatör Automatisk uppdatering Alltid korrekt information Avlastar telefonisystemet Under utveckling (2001-06-14) Prenumererande Landstinget KrisSam server Prenumererande Länsstyrelsen Internet Här är en lösning för att förse de samverkande organisationernas hemsidor med samma information som KrisSam har automatiskt. Detta är under utveckling på AerotechTelub i Växjö. Den kommer att bli tillgänglig som ett tilläggstjänst till KrisSam. Prenumererande Kommun Allmänheten

KrisSam – principer för krishantering Bilaga 2 Princip KrisSam Ansvarsprincipen: ”Den som har ansvaret för en verksamhet under normala förhållanden ska ha motsvarande ansvar under kris- och krigsförhållanden” KrisSam är ett komplement till den normala verksamheten och gör ingen förändring i ansvarsförhållanden. Likhetsprincipen: ”En verksamhets organisation och lokalisering ska så långt som möjligt överensstämma i fred, kris och krig” Eftersom systemet möjliggör samverkan oberoende av plats kan staber och kommunikatörer fortsätta jobba i sin hemmamiljö. Närhetsprincipen: ”Kriser ska hanteras på lägsta möjliga nivå i samhället” Genom att använda KrisSam kan en kommun med begränsade resurser få avlastning i informations-hanteringen och koncentrera sig på att leda verksamheten. I krishantering nämns ibland tre grundläggande principer. Vi vill med denna bilden redovisa att KrisSam följer och stödjer dessa principer.

Projektplan Hösten 1996 Projektstart Juni 1997 Projektbeskrivning Bilaga 3 Hösten 1996 Projektstart Juni 1997 Projektbeskrivning Sep 1997 Förankring av projektet hos Kommuner, Landsting, Länsstyrelse, Polismynd, ÖCB, SoS, CB och SRV Dec 1997 Förstudie påbörjas av AerotechTelub April 1998 Förstudie klar Aug 1998 Anslagstilldelning från ÖCB, SoS och SRV för prototyp Mars 1999 Förhandsvisning med demonstration Juni 1999 Anslagstilldelning för implementering i hela länet Dec 1999 Teknikdelen i en första version klar Aug 2000 Driftsättning

Informationen i KrisSam (exempel) Bilaga 4 Varför är KrisSam inte ett ledningssystem? Vi hävdar att den information som är relevant för KrisSam inte är samma som behövs för ledning. Kärninformationen är i många fall gemensam men den omformuleras på olika sätt. Viss information är helt åtskiljd. KrisSam är till för den enskilde medborgaren och hans/hennes situation. Om informationen saknas kan den efterfrågas och senare kompletteras i KrisSam på ett strukturerat sätt.

När kan systemet användas? Bilaga 5 Systemet kan användas vid alla tillfällen då många människor kan tänkas ringa och vilja ha information. Denna bilden visar några exempel. Från vänster till höger: Storbrand, Ockupation, Stora evenemang (Ej en katastrof utan info till berörda) Otjänligt vatten, Upplopp, Strömavbrott, Epidemier, Kärnkraftsolyckor, Extremt väder