Projekt kundreskontraportalen Malmö stad

Malmö – en mångfald av möten och möjligheter Malmö är regionens tillväxtcentrum Här bor över 311 000 invånare Ökande befolkning för tjugoandra året i rad Ca 26% av stadens invånare är födda utomlands 169 nationaliteter representerade Ung befolkning: ca 47% är under 35 år

Raindance i Malmö stad Produktionsstart: oktober 2006 En installation med 40 ramföretag varav 25 förvaltningar 8000 användare varav 2500 beställare Unix-server och Oracle databas

Malmö stads ekonomisystemslösning Leverantörsfakturaportalen Internfakturaportalen Anskaffningsportalen Kundfakturaportalen Bokföringsportalen Budget och Prognos Projektmodul Tidmodul Frågor och Analys Rapporter Efterkalkyl Koordinator – ej produktionssatt Huvudbok, reskontror Anläggningsredovisning Utdataplattform – UDP Konsolidering- kommunen Cognos BI - avvecklas QlikView Stratsys

Kundreskontraportalen Raindance helt nya kundreskontra – från grunden Raindance användarförening har bidragit med en del av sin timpott (750 timmar/år) Kärnan används för att framöver bygga en ny leverantörsreskontra och internreskontra Att byta ut sin reskontra ska drivas som ett projekt där CGI hjälper till eftersom det är ett helt nytt arbetssätt

Deltagare i projektet Projektledare: Louise Hökmark, CGI Per Nilsson, Malmö stad Projektmedlemmar: Processgruppen för kundfakturor, Malmö stad Sandra Staffas, CGI Pilotförvaltning i Malmö stad

Processorganisation i Malmö stad Kommungemensam processorganisation för stadens ekonomiprocesser som kallas för Effecto Uppdraget är att förbättra, utveckla och effektivisera kommunens ekonomiprocesser

Effecto – processorganisation Styrgrupp Ekonomichefer Processledar-grupp Budget Uppföljning Prognos Redovisning Bokslut Inköp Leverantörs- fakturor Kundfakturor Gemensam kravhantering Avveckling av handkassor Anläggnings- redovisning

Projektets upplägg Förstudie – systemimplementering – driftsättning Uppstartsmöte i januari Processorganisationen för kundfakturor deltog i uppstartsfasen

Projektets upplägg Inventering av nuvarande upplägg gjordes under ett antal planeringsmöten under januari-februari Problem och brister i nuvarande kundfakturaportal och kundreskontra lyftes Prioritering av utveckling i KRP fastställdes CGI visar lyhördhet för de utvecklingspunkter som Malmö stad lyfter

Projektets upplägg Pilotförvaltning i lämplig storlek valdes ut Valet föll på grundskoleförvaltningen Uppstarts- och planeringsmöten med pilotförvaltningen under mars-april Mallar togs fram för upplägg i testmiljö

Testuppsättning Kundtyper Fakturatyper Kunder Verifikationstyper Tabeller på fakturor och kunder Konvertering (fakturor och kunder)

Testuppsättning Vi kommer att testa i 2014 vår I denna version är det första gången som KRP är helt fristående från KR Vi har i skrivande stund inte fått tillgång till ”vårt” upplägg, planerat till fredagen den 16 maj

Pilotförvaltningen Grundskoleförvaltningen Viktigt med en engagerad och driven pilotförvaltning, vilket vi verkligen har i projektet Specialanpassad konfiguration, t.ex. kundtyper

Pilotförvaltningen Några av deras ytterligare önskemål: Bättre kontroller i kundregister Svårare att göra ”fel” så att verksamheten kan göra mer – införa kontrollsteg i workflow Tydligare information om kunders betalningsvanor Skapa en enkel och tydlig process Underlätta för verksamheten

Förbättringar Kopiering av fakturor Behörighetshantering, roller Utdata – UDP, rapporter, direktuppdaterat Helkreditering och delkreditering – attest och periodisering

Förbättringar Betalningscentral – lägga inbetalningar under utredning Anpassade vyer och min sida Ny funktion för avbetalningsplan

Förbättringar Nya statusbegrepp Periodisk fakturering Masshantering Sökning

Önskad utveckling Bilagor, utskriftsalternativ Osäkra fordringar Skyddade adresser Bättre hantering av flera olika faktureringsadresser

Teknik Kräver BAS 4, UDP, AXT-utskrift Databas: Oracle eller Microsoft SQL-server I övrigt krävs samma som för Raindanceportalen (Tomcat + java på webbservern) Kontakta er teknikkonsult Inga större insatser i vår tekniska miljö

Planerade aktiviteter Vår: UDP – behovsinventering Tester Beslut om produktionssättning till hösten Höst: Produktionssättning på pilotförvaltning Utvärdering och ställningstagande kring utrullning Komplettering av funktionalitet (räntehantering, osäkra fordringar) Höstversion 2014 med ytterligare funktionalitet

Vi väntar på… Jobbhantering Komplett räntehantering Konteringsregler Artikelregister

Vi väntar på… Anståndshantering Konteringsmallar och favoriter Export/import av konteringar

Workflow Fakturan passerar i systemet enligt uppsatta regler. Flödet kan t.ex. vara granska – kontera - attestera Flödet kan initieras baserat på belopp, kunder, fakturatyp, olika tabelltyper Attestflödet baseras på attestregelverk och en utvald koddel, t.ex. kostnadsställe

Workflow

Workflow CGI liknar flödet vid en ”bröllopstårta”

Workflow Begreppet cirkulation finns inte längre, men möjlighet att skjuta fakturan vidare i flödet ”Att – göra” lista Viktigt att arbeta med ersättarfunktionen i attestregelverket Ha inte attestregler som ser exakt likadana ut!

Att tänka på Bygger på nytt workflow, nytänk! I nuläget inte helt integrerat med övriga Raindanceportalen Gäller inte intern kundfaktura

Integrerad KRP

Att tänka på Integrationer måste byggas om Allt inte färdigutvecklat, kommer kompletteringar 2014 höst och även 2015 – möjlighet att påverka! Underskatta inte den tid och de resurser som krävs för att delta i den här typen av projekt

Avslutning Spännande att vara med och utveckla Samarbete som både CGI och kund kan tjäna på

Frågor!