Ledarskap i en projektstyrd organisation Anders Edvik & Esbjörn Mildh Malmö högskola

Historisk bakgrund Projekt som organiseringsform utvecklades under andra världskriget av amerikanska militärindustrin. Det fanns behov av såväl kortare utvecklingstider för framtagning av nya vapensystem som mer avancerad teknologisk funktionalitet (exempelvis utvecklingen av atombomben Manhattanprojektet). Samarbetet (upphandlingsdirektiv) mellan militärindustrin och det civila samhället innebar att organiseringsformen spreds till andra sektorer inom arbetslivet.

Projektformen i dagens arbetsliv Genom utvecklingssamarbete mellan svensk och amerikansk industri under femtio- och sextiotalet, spreds projektformen till svensk industri. Projektformen har hittills nyttjas inom industri, bygg- och anläggningssektorn. I takt med att verksamhetsnäratjänster ökar i omfattning, såsom konsultföretag, blir projektformen allt vanligare som organiseringsform.

Utgångspunkter för dagens arbetsorganisering Utvecklingen kan karaktäriseras av: Organisering kring process, inte uppgift Platt hierarki Lagarbete Kundtillfredsställelse som mått på prestation

Projekt och dagens arbetslivsutvecking forts Belöningar som bygger på grupprestation Maximalt antal kontakter med leverantörer och kunder Informationshantering Utbildning och omskolning av anställda på alla nivåer

Varför projektformen? Projektformen blir allt vanligare mot bakgrund av att omvärlden förändras allt snabbare. Projektformens två funktioner för organisationen: stabilitet respektive flexibilitet.

Vad kännetecknar projektformen? Definierade mål Definierade tidsramar Definierade resurser Arbetet utförs i team Arbetet följer inte etablerade strukturer och samarbetsformer Arbetsinsatsen är av engångskaraktär (temporär)

projektformen – ur ett målrationellt perspektiv Utifrån projektmålet bryts processen ner i faser som därefter planeras i tid och utifrån resurser. Varje fas definieras utifrån funktionalitetskrav och för att projektet ska få gå vidare till nästa fas, fordras att funktionalitetskraven är uppfyllda. Grind Grind Grind Leverans Idé Utveckling Genom- förande

Projektformen – ur ett förändringsperspektiv Projekt associeras med förändring, flexibilitet, kreativitet, innovation, utveckling, förnyelse, med andra ord oförutsägbarhet.

Utgångspunkter att förstå projektledning utifrån: Ordnade rationella system: Mekaniska Kända Formella strukturer Kontroll Byråkrati Mätbara uppgifter Natur Ordning Mellanmänskliga äventyr: Organiska Okända Individer och relationer Frihet Entreprenörskap Konstnärskap Kultur Kaos

Planeringens dillemma

Projekt och linje – en dubbel problematik Byråkratisering av projekt standardisering av projektrutiner skapar tröghet nya problem pressas in i existerande problemdefinitioner procedurer och lösningar används oreflekterat organisationen behöver lära sig av projekt för att kunna anpassa sig omvärlden om projekt inriktas enbart mot resursoptimering och operationell effektivitet, riskerar organisationen att inte samla upp lärande från projektet

Projekt och linje – en dubbelproblematik Projektifiering av linjen ledningen ställer frågor och formulerar uppgifter som i egentligen borde lösas i linjen effektiviteten minskas eftersom projektformen inte klarar av att hanterar uppgiften lika smidigt som linjen linjen bör istället utveckla nya procedurer och regelverk för hantering av uppgiften

Projektet och dets kontextuella beroende Tidigare belyst som något unikt, oberoende av omgivningen, organisationen och historik succés kriterierna är baserat på förmågan att kunna planera och strukturera en universell metod med fokus på optimering Projektet förhandlar ständigt sina resurser med linjen – succé för projektet kan bero på skicklighet i dessa förhandlingar framför bra planering och projektledning Vissa metoder är framgångsrika i ett projekt men kan leda till fiasko i andra projekt eller under andra omständigheter Projekt utgår inte från ett vakuum – Projektledningen är präglat av organisationens normala sätt att leda - av historik

Ledarskap av projekt – från ett internt perspektiv Det intraorganisatoriska - i förhållande till resurser, politik, makt och relationer - förhandling, allianser och positionering Planering och organisering - bakgrund och behov - syfte och mål - ramar och planering Individ och grupp - samsyn på uppgift - commitment - lärning och utveckling

Ledarskap av projekt – från ett externt perspektiv Omvärldsfokus - förändringar och nyorientering - att ha öga på sekundärintressenter Partnerskap / interorganisatoriska perspektiv - Avtal och kontrakt - kommunikation - olika kulturer och sätt att arbeta Relationer och kunskapsöverförning - samarbete och förväntningar - lärande och kunskapsutveckling

Projektledare: tre idealprofiler Projektmakaren Projektverkaren Projektstrukturalisten

Ett exempel på en projektstyrningsmodell Projektuppgiften Sätta kursen mot behov och nytta Styra uppgiften & kvaliteten Ta fram och överlämna produkter Styra förändringsprocessen Fokusera uppmärksamhetsområdena Intressenter Uppnå ägarskap Påverka intressenters förväntningar Uppnå förståelse och acceptans Lyssna och förstå Informera Projektledning Leda projektet Planera och avsluta Organisera och leda inåt Hantera osäkerheten Säkra lärande Omgivning Övervaka och reagera Skapa sammanhang med omgivningen Säkra att regler och lagar följes Resurser Tillföra kompetens Styra energin Styra ekonomin Styra faciliteterna Styra logistiken (Mikkelsen & Riis 2004)

Villkor för att utöva projektledning linjeorganisationens struktur, procedurer & regelverk Projektkultur & arbetskultur Projektledarnas personliga ledning Toppledningens personliga kompetens & ledarstil Projektets innehåll & kännetecken Projektets placering i linjeorganisationen Projektets betydelse & placering i strategin Projektledarens personliga kunskap & stil

Hur kan vi stärka styrkorna och minimera svagheterna? Anpassning till omvärlden. Lättare att skapa fokus kring en uppgift. Tid- och resursramar hjälper till att prioritera. Projektformen skapar engagemang genom delaktighet. Svagheter: Kan bli ineffektiva då rutiner saknas. Otydlig ansvarsfördelning mellan linje och projekt. Erfarenheterna från projekt tas inte tillvara i kommande sådana. För många projekt skapar stress. Projekt är ett mode