Kort om att arbeta i projekt Ingår i studieperioden Datasystem och systemarbete 2 sv Lärare: Kenneth Norrgård

Projekt Engångsuppgift Resurser Målformuleringen viktig  mätbara mål ”ett projekt är ett uppdrag, som skall utföras på en given tid med givna resurser och resultatet skall uppfylla de krav som ställts av uppdragsgivaren” Resurser Pengar, tid, arbetskraft, utrustning/lokaliteter/hjälpmedel Målformuleringen viktig  mätbara mål Projektledning är att behärska sina ”3P” Pengar, Personal, Problem

Projekt? Projektledaren borde fungera som: Psykolog – företagsledare – ekonom – marknadsförare – diplomat… Projektet är en unik process som inte kommer att upprepas – dock kan det ha funnits/finnas liknande projekt Viktigt att projektet dokumenteras Exempel på projekt?

Projektmål – faktorer som inverkar Tid Kvalitet Kostnad

Olika faser i projektet Kravspecifikation Planering Förverkligande Avslutning Drift och underhåll

Projektplanering Work Breakdown Structure, WBS Ganttschema Nätverksplanering, PERT, CPM Milstolpeplan

Planering av projekt Fasindelning = Vilka huvudfaser finns? (tumregel: max 10 st faser i ett projekt) Milstolpeplanering = Vilka viktiga beslutspunkter? Aktivitetsplanering = Projektet bryts ner i hanterbara helheter (tumregel: en aktivitet max 1 vecka) Ansvarsfördelning = Vem gör vad? När är det klart? Uppföljning = Har aktiviteten blivit gjord? Har tidsplanen hållit? Är resultatet OK?

Milstolpeplanering Kontrollerbart mål i projektet är uppnått Viktig beslutspunkt = milstolpe T.ex. Projektrapporten klar och har godkänd av ledningsgruppen T.ex. Förstudien är klar

Aktivitetsplanering Faserna bryts ner i aktiviteter och delaktiviteter Identifiera aktiviteter, personer, arbetsåtgång. Placera in aktiviteten i relation till andra och i tiden.

Uppföljning Underlag för åtgärdsbehov Kärnan i projektstyrningen Underlag för utveckling

Varför planering? Gemensam utgångspunkt/plattform Få alla parter engagerade och motiverade Möjliggör uppföljning Förankring i projektet och i organisationen

Orsaker till problem i projekt? Teknik……………………………………………..4% Planering/uppföljning……………………………15% Mål…………………………………………………20% Resurser…………………………………………..10% Organisation/Ledning…………………………….38% Selin 1996

Viktigt att förstå sin uppgift… Förberedelse, förståelse Arbetstid Japan USA Wenell, 1999

Tidsplan Tid Tidsåtgång för aktivitet Aktiviteter

Om tidsplan inte håller…Vad göra? Ändra tidsplan… Sänka ambitionsnivån… Tillföra resurser… Omfördela arbetet…

Projektmål – Ambition - Krav Viktigt att ha prioritering av dessa faktorer på det klara? Tid ? Kvalitet? Kostnad?

Projektorganisation LG PL PS PM Ledningsgrupp Projektledare Projekt- sekreterare Projekt- medlem

Ledningsgruppen Roll Uppgifter Beslutsfattande LG PL PS Roll Beslutsfattande Representerar uppdragsgivaren i linje-organisationen Uppgifter Tillsätter PL; fungerar som PL:s ”bollplank” Godkänner projektplanen och större ändringar som inverkar på projektets tilldelade resurser Ansvarar för att tilldelade resurser verkligen står till projektets förfogande PM PM PL PM

Projektledaren Roll Uppgifter Ledning och uppföljning av projektet LG PL PS Roll Ledning och uppföljning av projektet Tillsätts av LG Uppgifter Gör projektplan och projektrapporter och rapporterar till LG Styrning och uppföljning av aktiviteter Budgetuppföljning Lösa problem Säkra att resurser finns PM PM PL PM ”Behärska sina 3P”

Projektsekreterare Roll Uppgifter LG PL PS Roll Ansvara för dokumentationen av projektet Tillsätts av PL Uppgifter Möteskallelser och protokoll; checklistor Ofta PL:s ”högra hand” Tids- och kostnadsuppföljning Projektdokumentation PM PM PL PM

Projektmedlem Roll Uppgifter Verkställande PM ”handplockas” av PL LG PL PS Roll Verkställande PM ”handplockas” av PL Representerar ett viss kompetensområde Uppgifter Deltar/utför givna aktiviteter med givna resurser Deltar i projektmöten Representerar den djupa sakkunskapen inom sitt eget område Samarbeta med PL:n och övriga PM:ar PM PM PL PM

Linje  Projekt Resurskonflikter? Vem är min chef? VD PL Ek Pr Pe Ma Xx LG PL PM PS Resurskonflikter? Vem är min chef?

Projektplanen Exempel på innehåll 1. Bakgrund 2. Projektbeskrivning 3. Mål för projektet 4. Avgränsning 5. Faser – Milstolpar – Aktiviteter 6. Tidsplan – tidsåtgång och ansvariga 7. Projektorganisation – Resursplanering 8. Budget – kostnadskalkyler 9. Dokumentationsplan

Exempel på innehåll i projektmapp Allmänt 1.1 Målsättning Avtal 2.1 Avtal med kunden (kopia) 2.2 Avtal med underleverantörer (kopia) Projektplan 3.1 Förstudie 3.2 Projektplan Mötesprotokollm rapporter 4.1 Styrgrupp 4.2 Ledningsgrupp 4.3 Projektgrupp 4.4 Installationsprotokoll Memon, korrespondens 5.1 Korrespondens (brev, email…) 5.2 Meddelanden, information 5.3 Memon Övrig dokumentation 6.1 Hänvisningar till tekniska dokument, definitioner, handböcker, manualer m.m. 6.2 Ekonomiska rapporter, fakturakopior, reklamationer m.m. Exempel på innehåll i projektmapp

Projektets ”kretslopp” Projekt tillsätts Fastställande av utvecklingskrav Insamling av data Förstudie görs vid behov Verksamhetens behov = Projektets krav Projektplan Beslut Behov Detaljerade planer Fas1 Fas 2 Fas 3 Måluppfyllelse Resultat Justering av plan Projektstyrning