Varbergs kommuns INtranät och Dokumentsystem Vinden Varbergs kommuns INtranät och Dokumentsystem

År 2007 Lansering Vinden steg 1 genomförd 3/9 2007 (period jan-sept 07) Fokus på kommungemensam information Nuläge = mellan två projektsteg (steg1 och steg 2) (period sept-dec 07) Förberedelser inför Steg 2 - kvalitetssäkring Steg 2 – Förvaltningssidor (period jan-dec 08) Fokus på samarbete på förvaltningsnivå Stänga ner FirstClass

Innehåll i Etapp 1 steg 1 Kommungemensamt: Startsida med nyheter Dokumentarkiv med avancerad sökfunktion Informationssidor Förvaltningsnivå: Mall till förvaltningssida

Mål med Steg 2 (etapp 1) Skapa arbetsytor för varje förvaltning Komma igång med samarbetsdelarna Komma igång med riktad information Planera/genomföra stängning av FirstClass Överföring av aktuella dokument/möten/information till VINDEN Överlämna Vinden till systemförvaltning

VINDEN - ett levande verktyg! Nytta Tid OSV… Visionen Etapp 3 År 2009? Utveckling/Justeringar Etapp 2 År 2008/09 Systemintegration Öppna Vinden mot externa parter Vidareutveckling funktioner Etapp 1 År 2007/O8 Skolan/elever Vidareutveckling funktioner ärendehantering verksamhetsmål osv. Steg 1 och Steg 2

Vindens vision ”Intranätet ska vara den självklara interna kommunikationskanalen för alla medarbetare i Varbergs kommun. Vinden ska göra det enkelt för alla medarbetare att arbeta och samarbeta i den dagliga verksamheten.”

Förstudie på Socialförvaltningen inför steg 2 Frågor: Vilka behov har medarbetarna? Vilka behov har chefer? Hur fungerar arbetet på en förvaltning idag? Resultat: Förslag på hur Vinden kan underlätta och effektivisera det dagliga arbetet på kommunen. 7

Alternativa projektupplägg Olika huvudförslag till ”HUR” Steg 2 skall införas: Behovsinventering på varje förvaltning Förstudie på varje förvaltning Teknisk utveckling på varje förvaltning Olika sätt att arbeta/lösa olika problem etc. Baspaket – gemensam grund för alla förvaltningar Gemensam förstudie (SOC) Gemensam teknisk utveckling Gemensamt, grundläggande!, sätt att arbeta (Detta alternativ blev det!) Baspaketet medför stora skalfördelar och är mycket tids- och kostnadseffektivt! 8

3. Innehåll - Baspaketet

Grundläggande behov Stort behov av att kunna kommunicera och samarbeta inom organisatorisk grupp. Dela och arbeta med dokument inom gruppen Skicka nyheter och meddelanden inom gruppen Behov av att kunna kommunicera och samarbeta mellan olika organisatoriska grupper och/eller personer Dela och arbeta med dokument mellan organisatoriska personer och enheter Skicka nyheter och meddelanden mellan olika grupper Skicka nyheter till specifika målgrupper (avdelning, enhet, tvärgrupp, chefer etc.) Behov av att kunna arbeta i projektform

Grundläggande behov Behovet är egentligen inte MER information utan snarare mer KORREKT information. Behov av att få en helhetsbild, ett sammanhang, över hela kommunen och medarbetarens del i helheten. Behov av enkel översikt och åtkomst till alla olika system och funktioner. Behov av att göra det lättare att hitta dokument/information. Behov av att kunna särskilja på medarbetare och chefs/ledningsinformation. Effektivisera möten (Olika interaktiva processer, felanmälan etc.)

Baspaket – utgångspunkt Nyheter (riktade) Förvaltning Avdelning Enhet/grupp Chefer Olika grupper av medarbetare (ekonomiassistenter etc.) Kalendarium Aktuellt Innehållssidorna Jag vill….. Min Webbplats Dokumenthantering (bas) Arbetsrum Mötesrum Projektrum Samarbetsrum

Infrastruktur 13

Teg 2 Förvaltnings sida Medarbetare 14

Steg 2 Arbetsrum Medarbetare 15

Steg 2 Mötesrum Allmän 16

Vad innebär det för kommunens medarbetare? Fördelar Riktad information, varje medarbetare får den information som rör individen (mycket annat sållas bort) Enklare att få ut information till berörda medarbetare om viktig information/förändringar Enklare och tydligare rutiner och arbetssätt Förenklat sätt att samarbeta i olika grupper (dela dokument, delta på möten, driva projekt etc.) Skapar möjligheter/plattform för Varbergs kommun att effektivisera och vidareutveckla sin verksamhet.

Vad innebär det för kommunens medarbetare? Nackdelar Tidskrävande övergångsperiod, men med målsättning att betydligt förenkla det dagliga arbetet för varje medarbetare Allt kommer inte på en gång. Förvaltningsspecifika funktioner finns inte med i Steg 2 - tänk på visionen! Vissa medarbetare kan komma att uppleva svårigheter med en ökad datorisering (för kommunen är det dock en nödvändig effektiviseringsprocess)

Avgränsningar – ej med i Steg 2 Förvaltningsspecifika funktioner Skola/elever Ärendehanteringssystem Integrerad verksamhetsuppföljning Samarbete med externa leverantörer/partners på Vinden (extranet)

Preliminär tidplan för Vinden steg 2 Start januari 2008. Teknisk utveckling klart innan semestrarna. Lansering efter semestrarna under hösten 2008. Outlook lanseras till en förvaltning när förvaltningen är klar med överflyttningen av material från First Class till Vinden – under hösten 08.

Tidplan Kalendertid för Projektet: Utveckling innan sommaren: 6 mån (25 veckor) Lansering efter sommaren: 4 mån (15 veckor)

Lansering Steg 2 & Outlook = Vinden = Outlook Årsskiftet 08/09 1 Sept 08 Okt Nov Dec Utb. Red Överföring/flytt av Konf. Fas 1 Utb. Red Outlook Intro Anv. Intro Anv. Utb. Red Överföring/flytt av Konf. Fas 2 Utb. Red Outlook Intro Anv. Intro Anv. Fas 3 osv. 22

Tidplan Delområde Start - Slut Förberedelser införande av baspaket 7 januari – 30 april Utredningar Steg 2 7 januari – 30 juni Teknisk implementation (TI) Framtagande av utbildningspaket 1 maj – 31 maj Utbildning av utbildare 1 juni – 30 september Lansering 1 september – 30 december

Vad handlar det här projektet egentligen om? System Processer Ändrat arbetssätt Mätbara resultat Människor

Framgångsfaktorer Förankring och engagemang på varje förvaltning/avdelning/enhet Information, Utbildning och Coachning Att cheferna visar vägen Varje individ måste (efter ett antal veckor) känna att deras arbetssituation faktiskt har förenklats

Extern åtkomst Alla medarbetare skall ha extern tillgång till Vinden (via MobilityGuard) Test av funktionalitet pågår Lanseras när all funktionalitet har verifierats – våren 2007.