Konferens och evenemang Kommunikation Konferens och evenemang

Budskap och återkoppling Språklig kommunikation är ett samspel mellan sändare och mottagare av ett budskap De vanligaste sätten är att vi överför information genom det skrivna eller det sagda ordet Hur meddelandet utformas beror på: Syftet Sättet det överförs Sändarens språkliga förmåga Sändarens personliga egenskaper Hur meddelandet uppfattas beror på motsvarande egenskaper hos mottagaren och hur det får honom att reagera

Mötesteknik De flesta deltar någon gång i ett sammanträde Det finns många olika mötesformer Professionellt planerade möten är ofta effektiva och trivsamma För att komma fram till den bästa mötesformen i den egna verksamheten kan man göra en SWOT-analys SWOT: S – styrkor (strenghts) – Vad är vi bra på? W – svagheter (weaknesses) – Vad bör vi undvika? O – möjligheter (opportunities) – Vilka möjliga alternativ har vi? T – hot (threats) – Vilka begränsningar finns?

Möteskultur Möteskultur handlar om normer för hur deltagande ska behandla varandra före, under och efter mötet Viktigt är också att ha respekt för allas åsikter och att kunna hantera konflikter

Möteskultur Före: Definiera mötet Mål/syfte Vilka ska kallas? Sammankallande utarbetar en kallelse med deltagare, datum, lokal etc Start- och sluttid, samt innehåll Anslå tid för varje punkt i agendan och ange ansvarig Mötesform Utskick av kallelse och dagordning med eventuellt underlag

Möteskultur Under: Ordföranden/ledaren hälsar välkommen Är alla kallade närvarande? Gå igenom tidiga beslut Sammanfatta efter varje punkt, vem som gör vad till när Se till att alla deltagare engageras Styr och håll diskussioner till ämnet Ge utrymme för övriga frågor Efter: Kortfattat protokoll, gärna i punktform Förbereda nästa möte

Kallelse och dagordning En kallelse är en uppmaning att infinna sig till ett möte Därför ska det innehålla uppgifter om tid, plats, ärenden och hur man anmäler deltagande Den lista som talar om vilka punkter som ska tas upp på mötet kallas dagordning För att mötet ska kunna hålla hög kvalitet, behöver deltagarna vara väl förberedda Genom att skicka kallelsen i god tid och bifoga material som behöver läsas igenom före beslut, höjer man kvaliteten på mötet

Protokoll Protokoll kan vara av olika slag men har det gemensamt att de redovisar vad som har hänt på ett möte Beslutprotokoll Diskussionsprotokoll Protokollet ska alltid innehålla: Vem som höll i mötet Vilken typ av möte det var När och var mötet ägde rum och vilka som var närvarande Beslut om godkännande av föregående mötets protokoll Punktvis redovisning av varje ärende Protokollförarens underskrift med namnförtydligande Justeringsmännens namnteckningar

Presentationsteknik I olika sammanhang måste man ställa sig upp inför en grupp för att tala Hur man lyckas med detta beror på många olika saker Att vara förberedd och ha ett snyggt och överskådligt presentation är viktigt Men det viktigaste är ditt sätt att framföra budskapet på Din kontakt med åhörarna, din energi, ditt engagemang och din utstrålning är viktigare än alla andra hjälpmedel Det är alltid du själv som är nummer ett som visuellt hjälpmedel

Kroppsspråk Kroppsspråket är hållningen, rörelserna, gesterna, blicken och rösten När du vänder dig till en grupp människor, svarar de hela tiden medvetet eller omedvetet på det du säger till dem med kroppsspråket Intryck ett framträdande gör beror på följande: 55 % på talarens hållning, gester och ögonkontakt 38 % på rösten och tonfallet 7 % på innehållet Ett distraherande kroppsspråk verkar stötande och hindrar budskapet att nå fram Ett bra kroppspråk gör att budskapet når lättare fram och man gör ett djupare intryck

Kroppsspråk Ögonkontakten Kroppshållningen Rörelserna och gesterna Var tydlig Göra pauser Klä dig rätt

Hjälpmedel 85 % av all information som lagrats i hjärnan har mottagits visuellt Visuelle hjälpmedel bidrar till att: Åhörarna kommer ihåg ett budskap Klargöra en händelse Fokusera mot det viktiga Fånga intresset Strukturera budskapet Visuella hjälpmedel hjälper presentatören att: Öka känslan av att vara professionell Organisera tankarna Ha stödpunkter i sitt budskap