Finlands Rotary © 2010 Markku Kalliomäki Suomen Rotary – Finlands Rotary ry / Rotarykansliet Stora Robertsgatan 9 C 17, Helsingfors * Tel * E-post: Suomen Rotary – Finlands Rotary ry Flerdistriktsadministration och –tjänster

2 Suomen Rotary – Finlands Rotary ry Multidistrict Administration Group (MDAG) Suomen Rotary – Finlands Rotary ry fungerar på Rotary Internationals licens, som förnyas med tre års mellanrum.

3 Föreningsmötet är föreningens högsta bestämmande organ. Föreningsmötets representanter består av respektive års guvernörer. Under rotaryåret hålls två föreningsmöten. Föreningens höstmöte i oktober: - besluter om godkännande av föregående års verksamhet och bokslut. - besluter om godkännande av följande års budget. Föreningens vårmöte i maj: - väljs nästa års styrelseordförande. - väljs styrelsemedlemmar i stället för de som står i avgångstur. Administrativ struktur - Föreningsmötet

4 Administrativ struktur - Styrelsen  Styrelsen utgör verkställande organ och besluter om den praktiska verksamheten.  Styrelsen svarar inför föreningsmötet.  Styrelseledamöterna består av representanter valda av respektive distrikt.  Styrelsemandatet är tvåårigt.  Styrelsens ordförande väljs årligen.  Styrelsen håller ca 6 möten under ett rotaryår.  Varje styrelsemedlem är utsedd till ”fadder” för en kommitté.  Som styrelsebiträde, beredare av ärendena och sekreterare för styrelsemötena verkar en för tre år vald Finlands Rotarys generalsekreterare (tidigare Rotarykansliets övervakare)

5 Administrativ struktur Flerdistriktsverksamheten består av: -Administrativa uppgifter överlåtna av distrikten till Finlands Rotary. -Ungdomsutbytets flerdistriktsverksamhet. -Finlands Rotarys Läkarbanks (RDBF) flerdistriktsverksamhet. ( RDBF = Rotary Doctor Bank Finland) -För distrikten gemensamma kommittéers verksamhet: -Utbildningskommittén -Publikationskommittén -IT-kommittén -Translatorkommittén -RF samarbetskrets -Den årliga nationella DGE-utbildningen (DGE-info). -Kontakterna med motsvarande nordiska organisationer.

6 05/2008 / MKa Suomen Rotary – Finlands Rotary ry, struktur och funktioner

7 Rotarykansliet Historia:  Suomen Rotary – Finlands Rotary ry grundades år 1957 på distriktens initiativ för att betjäna distrikten i administrativa uppgifter. Rotarykansliet grundades samma år.  Egen kontorslokal skaffades år  Rotarykansliet skötte länge huvudsakligen distriktens bokförings- tjänster. Från början av 2000-talet har tjänsterna, som FR och Rotarykansliet erbjuder moderniserats och utvidgats märkbart.  Rotarykansliet har numera två fastanställda personer, av vilka den ena sköter om finansärenden och den andra distriktens och klubbarnas medlemsservice.  För Finlands Rotarys och Rotarykansliets dagliga verksamhet ansvarar en för tre år i sänder vald Finlands Rotarys generalsekreterare.

8  Sköter FR:s, distriktens, ungdomsutbytets och RDBF:s finansadminis- tration (bokföring, fakturering, bokslut)  Övervakar och upprätthåller FR:s medlemsregistersystem  Sköter enligt överenskommelse distributionen av DG:s månadsbrev och övriga meddelanden antingen elektroniskt eller med brevpost  Ger ”Help Desk”-service till distrikt och klubbar, t.ex. FR:s datasystem  Utarbetar och upprätthåller olika postnings- och distributionslistor  Kopierar enligt överenskommelse distriktens material  Framställer enligt överenskommelse adressetiketter  Distribuerar Rotarytryckalster  Sköter om Finlands Rotarys arkiv  Sköter om föreningens rapportering och redovisning till myndigheterna Rotarykansliets uppgifter

9 Kommittéverksamheten inom FR  Publikationskommittén Förbereder och publicerar den årliga matrikeln samt upprätthåller den publika delen av FR:s webbsidor.  Utbildningskommittén utarbetar för distrikt och klubbar anvis- ningar och undervisningsmaterial.  IT-kommittén ansvarar för utvecklandet av FR:s datasystem- service.  Translatorkommittén översätter till finska, ombryter och låter trycka överenskomna RI-publikationer, ansvarar för den svensk- språkiga delen av FR:s webbsidor samt bistår övriga kommittéer med översättningshjälp.  FR samarbetskretsen är distriktens gemensamma Rotary Foundation forum.

10 Finlands Rotarys standar Design Marja Sarkkinen Oulun Tullin RK