14. Avsluta projekt
Slutet – avsluta projekt Slutrekvisition, slutrapport & revision Avsluta utvärderingen och lär av erfarenheten “Exit strategies” = beslut beträffande personal, utrustning, framtida användning av projekterfarenheter, material och kontakter Sustainability = hur ska projektet kunna fortsätta utan EU pengar? Arrangera arkivet i samarbete med er arkivarie. Projektet måste diarieföras Kom ihåg tidsgränserna för arkivet och revisionen =“Future proofing” ©Kalliopi Associates Ltd 2008
Projektets sista kvartal Projektets ledningsgrupp och referensgrupp bör gå igenom resultaten och fatta formellt beslut om avslutning Medarbetare och andra intressenter t.ex. deltagare också får tillfälle att fira resultatet och avsluta Underleverantörs- och entreprenad kontrakt avslutas och slutbetalning sker. Allas bidrag till projektets framgång uppmärksammas ©Kalliopi Associates Ltd 2008
Projektets sista kvartal Projekt teamet förbereder slutet och personal får nya roller i er organisation eller friställs (avgångsvederlag!) Se till att det finns tillräckligt mycket personal kvar för att avsluta projektet och vara med om den revision ni själva måste betala för Det är bra om någon som är kvar i organisationen får i uppdrag att besvara kontakter och frågor om projektet och ta hand om eventuella revisorer efter projketetes slut De resurser som projektet skaffat kan behöva omdisponeras enligt fondens regler ©Kalliopi Associates Ltd 2008
Projektets sista kvartal Betala alla räkningar. Kom ihåg att ni inte får ersättning för utbetalningar som sker efter projektetes slutdatum Samla helst in allt arkivmaterial från era partners Kolla att alla outputs och resultat går att verifiera i arkivet Kolla att allt i arkivet är OK – signaturer finns etc. ©Kalliopi Associates Ltd 2008
Projektets sista kvartal Avsluta räkenskaperna Kolla att det går att följa ett revisionsspår genom arkivet. Finns lönelistor för all inblandad personal (inklusive partners personal), uppgift om antal semesterdagar etc.? Kan deltagare verifieras? Kan ni bevisa att statsstöd och upphandlingsregler följts? ©Kalliopi Associates Ltd 2008
Utvärdering och spridning Utvärderings eller följeforsknsingsrapporten Publicera projektets resultat Fokus på vad man lärt sig i projektet – vad som gick bra och gick dåligt – använd dessa lärdommar i er organisation ©Kalliopi Associates Ltd 2008
Glöm inte bort att fira resultaten om projektet gått bra!