Projektet Säker förlossningsvård Mycket välkomna till SFOGs, SBFs och SNSs startseminarium för revisorer april 2009

Program, dag 1 Introduktion 10 – Lunch – 13 Teamen tillämpar instruktionen på klinikernas svar

Program, dag 2 Teamen återsamlas kl – 9.15 för avstämning av arbetet och gemensam diskussion av ev. principiella frågeställningar. Sedan fortsatt arbete i teamen. Lunch – 13, tvärs över gården Seminariet avslutas kl. 14 – 16 med att varje team lyfter de frågeställningar mm som man vill prioritera för gemensam diskussion. Därefter säkerställs att allt är tydligt och klart.

Projekt säker förlossningsvård och LÖF – Landstingens Ömsesidiga Försäkringsbolag

Grundkoncept för samarbete Studier baserade på PSRs journalarkiv utgör det vetenskapliga underlaget för Projekt Säker Förlossningsvård SFOG, SBF och SNS ansvarar för projektets innehåll och genomförande LÖF har finansierat Sophie Berglunds doktorandarbete och stödjer projektet ekonomiskt och administrativt.

Styrgrupp Ulf Högberg, ordf. Svensk Förening för Obstetrik och Gynekologi (SFOG) Charlotta Grunewald, SFOG Ingela Wiklund, ordf. Svenska Barnmorskeförbundet (SBF) Ann-Kristin Sandin-Bojö, styrelseledamot SBF Stellan Håkansson, ordf. Neonatalsektionen, Svenska Barnläkarföreningen Kaj Essinger, VD LÖF Jon Ahlberg, chefläkare LÖF

Verksamhetsledningen - självvärdering och rapport (50 TKR) 2. Startseminarium för revisorer – analyserar svaren och förbereder platsbesök 3. Revisorerna Platsbesök – fördjupad analys, sammanfattning av iakttagelser 4. Revisorerna Skriftlig återföring inom fyra veckor. Överenskommelse om åtgärder. 5. Verksamhetsledningen - åtgärder och rapport till teamet inom sex månader 6. Revisorerna - analyserar rapporten och ger feed-back till kliniken. Rapporterar till LÖF att överenskomna åtgärder genomförts (150 TKR) Processen 7. Hearing klinikledningar, revisorer och styrgrupp, totalt 1 år efter punkt 4.

Självvärderingsinstrumentet Organisation Kommunikation Kompetens Teknik Läkemedelshantering Dokumentation Uppföljning

Verksamhetsledningens självvärderingsrapport Instruerade att Svara så utförligt att säkerheten kan bedömas både av dem själva och av revisorerna Bifoga rutiner/riktlinjer Redovisa idéer om åtgärder i anslutning till svaret på respektive fråga En fråga per högst en A4 Bifoga klinikens senaste årsrapport till SFOG som bakgrundsmaterial

Verksamhetsledningens självvärderingsrapport Forts. Hur och säkerställa är två nyckelord Efterfrågas hur det skapas förutsättningar för och förvissas om det frågan gäller Hur det mäts eller på annat sätt följs upp att rutiner/riktlinjer efterlevs i praktiken Revisorerna kommer att analyser svaren med hjälp av ett revisionsprotokoll

Revisionsprocessen STARTSEMINARIET Utse en teamledare Planera arbetet, gör en tidsplan Skapa en gemensam överblick över underlaget för revisionen Analysera materialet med hjälp av revisionsprotokollet (excelfil) Identifiera oklarheter Planera platsbesöket

Revisionsprocessen Genomför platsbesöket Sammanfatta, skriv återföringsrapport och kom överens om åtgärder Ta emot och bedöm redovisning av åtgärder Delta i avslutande hearing

Revisionsprocessen: ansvar och befogenheter Revisionen/återföringen ska vara stödjande för verksamhetsledningens patientsäkerhetsarbete inom verksamhetens befintliga resurser och förutsättningar Revisorsteamet värnar om ett objektivt förhållningssätt Revisorsteamet är tydligt med att uppmärksamma de säkerhetsrisker man bedömer finns Kommer överens med verksamhetschefen om åtgärder Verksamhetschefen har ansvaret för patientsäkerheten vid kliniken och de eventuella åtgärder som genomförs

Revisorerna: sekretess Revisorerna behandlar självvärderingsrapporten liksom uppgifter i övrigt som revisorerna tar del av som sekretessbelagt arbetsmaterial Självvärderingsrapporten, revisorsteamets arbete och resultat inklusive återföringsrapporten och överenskommelsen om åtgärder diskuteras därmed inte med andra än ledningen för den deltagande förlossningskliniken (om inte annan överenskommelse träffats)

Revisionsprocessen: teamledare Håller koll på tidsplanen Redaktör för protokoll, återföringsrapport och överenskommelse om åtgärder Håller kontakt med verksamhetschefen –kontaktar verksamhetschefen 14 dagar före platsbesöket –kontaktar verksamhetschefen för synpunkter på återföringsrapporten och stämmer av med teamet –kommer överens med Verksamhetschefen om åtgärder Ser till att LÖFs administratör får allt material som ska arkiveras

Revisionsprocessen: tidsplan Kontakt med VC 14 dgr före platsbesöket Platsbesök på bokad tid i slutet av maj och början på juni Skriftlig återföringsrapport samt undertecknad överenskommelse om åtgärder helst före midsommar Klinikens åtgärdsredovisning kring årsskiftet Avslutande hearing med klinikledningarna och revisorerna ett halvår senare

Revisionsprocessen: analys Använd revisionsprotokollet! Är frågan fullständigt besvarad? Finns oklarheter? Bedöm om det är troligt att verksamheten har hög patientsäkerhet i den eller de aspekter frågan gäller. Notera de områden/säkerhetsrisker som ni bedömer vara, eller verkar vara, i behov av åtgärder. Formulera frågor om det ni behöver undersöka närmare

Revisionsprocessen: planering av platsbesöket Prioritera vad ni vill se, vilka frågor ni behöver ställa, vilka områden / säkerhetsrisker ni önskar uppmärksamma verksamhetsledningen på. Planera så att ni får en ostörd timme för förberedelser inför det avslutande mötet med verksamhetsledningen.

Revisionsprocessen: platsbesöket Vid introduktionen på morgonen, informera noggrant om uppdraget som revisor

Revisionsprocessen: platsbesöket - mötet i slutet av dagen SAMMANFATTA ERA IAKTTAGELSER Börja med de starka sidorna Lyft fram områden där ni bedömer att åtgärder behövs Var noga med att klargöra att ni kan behöva justera bedömningen efter att teamet fått mer tid att summera vad som framkommit

Revisionsprocessen: återföring till kliniken Återföringsrapporten = teamets egen samlade bedömning, Överenskommelsen om åtgärder - förutsätter konsensus med verksamhetsledningen Viktigt hålla överenskomna tider!

Processen: avstämning och rapportering Stäm av genomförda åtgärder mot överenskommelsen Är de genomförda åtgärderna relevanta och tillräckliga enligt er bedömning? Ge en skriftlig återföring till verksamhetschefen Underrätta LÖF att överenskomna åtgärder genomförts Samtliga ovanstående uppgifter ska slutföras senast inom fyra veckor efter överenskommet datum för klinikledningens åtgärdsredovisning

Revisionsprocessen: sista momentet (september 2010?). Hearing med klinikledningar och ev. revisorer. Utformning under diskussion.