Begrepp inom fastigheter och fastighetsförvaltning

Från fastighetsförvaltning till fastighetsföretagande Begreppet fastighetsföretagande lanserades under 1990-talet som en markering att managementfilosofier också kunde tillämpas inom fastighetsförvaltning i offentlig sektor. Fastighetsföretagande signalerar att det handlar om att vara effektiv, ta hand om resurser på ett bra sätt, fokus på intäkterna och på att skapa värden för verksamheten. Begreppet fastighetsföretagande kan dock ge associationer till att ”företaget” bara ska tänka på sitt eget ekonomiska resultat – viktigt med koncerntänkande där fastighetsföretaget ser sin roll utifrån de övergripande målen för koncernen.

Från fastighetsförvaltning till fastighetsföretagande Offentlig fastighetsförvaltning har bedrivit ett omfattande utvecklingsarbete – gett spetskompetens inom områdena internprissättning, energieffektivisering och underhåll. Offentliga sektorns strategiska och operativa hantering av fastigheter har tydliga paralleller inom industrin. 1970 talet: Fastighetsförvaltning – handhavande av fast egendom under juridiskt ansvar. Verksamhet med enbart egen personal.

Från fastighetsförvaltning till fastighetsföretagande 1980-talet: Ekonomiskt/finansiellt tänkande ökar. 1990-talet: Sveriges ekonomiska kris ledde till professionalisering av den offentliga sektorns fastighetshantering, ökade krav på effektivitet. 2000-talet: ny branschlogik 1980 2006

Service management Ett offentligt FM-företag har i regel flera olika typer av kunder, såväl interna som externa. Med flera intressenter kan en kategori av kunder bli missnöjd om en annan blir nöjd. Ett kund- och servicetänkande är lika viktigt i en monopolsituation som på en konkurrensutsatt marknad. Interna kunder som upplever att de sitter fast i en monopolsituation är i många fall svårare att ha göra nöjda. KUND

Några utgångspunkter i teorin forts. Service management Särskild gren inom organisationsläran – servicesektorn i samhället. Valet mellan egen regi och entreprenad utvärderas i relation till de olika krav som kan ställas på en konkurrenskraftig serviceverksamhet. Kvalitet Centralt är relationen mellan förväntad och upplevd kvalitet. Några sätt att strukturera kundens värderingar: Pålitlighet – rätt första gången (noll fel), riktiga bedömningar. Snabba reaktioner – tjänsten levereras i rätt tid, intresse för kunden. Sakkunskap – alla med kundkontakt har sakkunskap. Påtaglighet – lokaler, klädsel, kundhantering.

Service management – forts. Lika viktigt som själva tjänsten är leveransen av tjänsten Servicekvalitet avgörs av kunden i ”sanningens ögonblick”, d.v.s. när kundkontakt uppstår. I FM-företaget står driftpersonalen för 90 procent av kundkontakterna. En negativ kundkontakt måste kompenseras med tio positiva. Kundens förväntningar på tjänsten påverkar i hög grad den upplevda kvaliteten. Tjänster består av kärntjänster, samt för kvaliteten i lika viktiga bi- och stödtjänster (SAS illasmakande jordnötter..). Tjänster utvecklas till stor del i direktkontakt med kunden. Vid ett service management tänkande blir även den interna hyresgästen kund.

Centrala frågor utifrån fastigheternas livscykel Tre centrala skeden för beslut/analyser avseende lokalförsörjning: Anskaffning Förvaltning Avveckling Centralt redskap för alla skeden är investeringskalkylering. Utgifter idag och i framtiden jämförs på systematiskt sätt.

Anskaffningsskedet Organisationen binder stora resurser för en lång tid framöver. Lokalbehovsanalys för verksamheten. Viktiga frågor: En verksamhets långsiktiga lokalisering Hur flexibel en ny byggnad ska utformas Genomföra byggprocessen på ett effektivt sätt

Förvaltningsskedet Mediaförsörjning Underhåll Anpassningar Kan vara ett ”ekonomiskt dragspel” Planering under osäkerhet är en nyckelfråga Anpassningar Verksamhetsförändringar Myndighetskrav Minskad energiförbrukning

Avvecklingsskedet Byggnader åldras, verksamheter förändras Stora svängningar i antalet barn i olika åldrar Organisatoriska förändringar Ökad privatisering Viktigt med: Detaljerade prognoser Lokalbank/lediga lokaler Alt. synsätt: Osäkerhet så stor att det inte går att planera framtida lokalbehov Vid akut lokalbrist, tillfälliga paviljonger

Benchmarking Nyckeltalen kan användas för många olika jämförelser: Jämförelse över tiden för samma enhet. Jämförelse vid en viss tidpunkt (och över tiden) mellan olika enheter inom samma organisation. liknande objekt i olika organisationer. Jämförelse mellan allmänna normtal eller genomsnittstal som inte är knutna till en specifik org. som man jämför med. Analys av nyckeltal leder alltid till frågor om hur verksamheten bedrivs. Svaret finns ofta i hur verksamheten organiseras och hur processer mår. Benchmarking; att ”jämföra sig med den som uppfattas vara bäst i klassen”. Excellenta företag har ofta medvetna strategier för att skapa kvalitet och mäter systematiskt graden av måluppfyllelse.

Äga kontra hyra, offentlig privat samverkan (OPS, PPP) Under senare år har förhyrningar blivit vanligare, två typfall: Kommuner/landsting sålt verksamhetsfastigheter för att sedan hyra tillbaka större delen av de sålda fastigheterna. Även vanligt att privata företag säljer sina fastigheter och hyr sedan lokaler i den sålda fastigheten. ”Sale-leaseback affärer” PPP (Public Private Partnership), försvenskats till OPS (Offentlig Privat Samverkan). Nybyggnad alt. omfattande ombyggnad. Privata aktören står för investeringen och ersätts sedan av det offentliga genom ett långt hyreskontrakt.

OPS/PPP En offentlig aktör En privat fastighetsaktör Ett privat byggföretag som uppför anläggningen En eller flera privata finansiärer Det som skiljer OPS från ett vanligt offentligt projekt är att privata aktörer är mer direkt ansvariga för uppförandet av anläggningen (2) och står för finansieringen av projektet (4).

OPS/PPP för- och nackdelar Finansiella aspekter + Offentliga aktören behöver inte investera egna pengar i byggandet. - Långt hyreskontrakt binder offentliga aktören under lång tid. Poolning av kompetens + Privata fastighetsföretag tillför ny kunskap och nya idéer. Lägre livscykelkostnader + Om en privat aktör är ansvarig för både byggande och förvaltning stärks incitamenten för att ta hänsyn till förvaltningsskedet. Riskfördelning + Huvuddelen av de finansiella riskerna , byggkostnader och tekniska risker bärs av den privata aktören. Kritiker menar att OPS-projekt kan uppstå därför att en politisk ledning önskar genomföra populistiska projekt – men önskar skjuta så mycket som möjligt av kostnaderna på framtiden.

Facility Management Begreppet Facility Management (FM): Att få fastigheter, byggnader, lokaler, utrustning och tjänster att maximalt stödja kärnverksamheten. Att samordna samtliga stödfunktioner för ökad total effektivitet. Begreppet är mycket vidare jämfört med det traditionella begreppet fastighetsförvaltning som enbart fokuserade på fastigheten (byggnaden). En FM-organisation kan vara både: En intern organisation Att köpa in FM-tjänsterna från en extern leverantör.

FM bakgrund 1980 i USA, konferensdeltagare såg behovet av att få en helhetssyn på sina arbetsuppgifter. De arbetade alla med försörjningsfrågor inom industrin och tjänsteproduktion.

FM - kärnverksamhet Med kärnverksamhet menas en organisations huvuduppgift, det som organisationen främst är till för att sköta. I Umeå kommuns fall; exempelvis vård, omsorg och utbildning.

FM – kärnverksamhet forts. En kärna kan innehålla mer än en kärnverksamhet. Mellan olika kärnverksamheter råder ofta revirtänkande och en dragkamp om de ofta begränsade ekonomiska resurserna. Intresset för att samordna är ofta litet, det saknas ofta en koncernkultur.

Vad kan ingå i ett FM-koncept och vad är drivkrafterna? FM-tjänsterna i tre grupper: Infrastrukturell FM – lokalvård, tvätt, säkerhet, växel, reception m.m. Teknisk FM – energiförsörjning, underhåll, reparationer m.m. Affärsrelaterad FM – redovisning, fakturering, lokalplanering m.m. Det kan lätt ge intrycket att FM är att ”göra allt”. Ansvarsfördelning uttryckt i en gränsdragningslista mellan kärnverksamhet och stödfunktioner – en intern överenskommelse. Syftet är att skapa koncernnytta. Varje organisation måste hitta sitt gränssnitt. Alltid finnas en gråzon i gränsområdet – tolkning av oklarheter.

Att mäta nyttan med FM Om en stödfunktion ska accepteras och framstå som väsentlig måste den explicit kunna uttrycka de mervärden som skapas dels för den primära verksamheten och dels för slutkunden. Huvudsaken – bra service och fungerande miljöer. ”Add value to the bottom line”, FM – organisationens syfte. Leverera bra avkastning ur ett verksamhetsperspektiv!

FM – synsätt Ett viktigt synsätt då det gäller FM är att det är omsorgen om kärnverksamhetens resultat i form av tjänster eller produkter som avgör vad som är kärna och vad som är stöd, och vilka typer av stöd som behövs, och vem som ska göra vad. ”Var och en ska göra det som man är bäst på, exempelvis på en skola ska lärarna undervisa.”

FM – Facility Manager En facility manager kan inte direkt jämföras med fastighetsförvaltare, en facility manager är en form av intendent och kan ha varierande arbetsuppgifter. En facility manager bör kunna hantera och upprätthålla en mängd olika informationssystem och sammanföra dem med ett styrsystem, som knyter ihop all viktig information.

Lokaleffektivitet – Space management Space management, eller styrning av lokaleffektivitet, är en central del inom FM-teorin. Med lokaleffektivitet menas att kärnverksamheten ska ha de fastighetsanknutna tjänster och funktioner som gör att koncernnyttan optimeras. Att effektivt utnyttja sina lokaler är en viktig del av rationaliseringsarbetet i den offentliga sektorn. Ett av fastighetsorganisationens viktigaste uppgifter i ett FM-perspektiv är att med sin specialkompetens bistå kärnverksamheten i syfte att öka lokaleffektiviteten.

Information management Informationshantering har blivit en strategisk stödprocess i fastighetsföretag och FM-organisationer. Informationen i sig blir en strategisk produktionsresurs. Rätt information, i rätt tid, till rätt kostnad och till rätt användare skapar förutsättningar för hög produktivitet, effektivitet och rätt kvalitet. FM-företaget behöver information inom en stor mängd områden och olika system måste länkas samman. Det sker en snabb utveckling av teknik och datorstöd, kallad CAFM; Computer, Aided, Facility Management.

Strategisk lokalresursplanering Vad ska vi göra idag för att nu och i framtiden få ”rätt” fastighetsbestånd och ”rätt” uppsättning lokaler? Viktigt med genomtänkta bedömningar av framtida behov och konsekvenser av olika strategiska val. Tre olika strategier: Se byggnader som något evigt, underhålla så att byggnad behåller en bra standard och sitt värde. Bygga – sedan minimalt med underhåll för att slutligen riva och bygga nytt efter några decennier. Flyttbara paviljonger som hyrs/köps och sedan sägs upp/säljs när de inte längre behövs.

Lokalresursplaneringens fyra arbetssteg Nulägesbeskrivning Kartlägga nuvarande fastighetsbestånd, hur det fungerar ur ett verksamhetsperspektiv. Framtida lokalbehov Befolkningsprognos – utvecklingen av antalet invånare inom olika åldergrupper. Trender, krav, konkurrens etc. Framtagande av åtgärdsförslag Allt ifrån rivning till nybyggnad. Noggrann analys av olika alternativa åtgärder 5-10 år. Resultat: lokalförsörjningsplan. Uppföljning Ständiga förändringar – planen ett levande dokument. Planeringsprocessen viktigare än själva planen.

Underhållsbegreppet (Aff) Planerat underhåll (förutbestämt i tid och rum) Felavhjälpande underhåll (t ex felanmälan) Övrigt felavhjälpande underhåll (t ex byte packningar) Akut underhåll (t ex trasig värmepanna)

Underhållsbegreppet (Umeå kommun) Långsiktigt planerat underhåll LPU Ytskikt Förebyggande underhåll FU Årliga kontroller Avhjälpande underhåll AU Akuta fel Skadegörelse (Reinvestering) Byte av tekniska komponenter Funktionsrelaterad

Felavhjälpande underhåll – AU Är underhållsåtgärder som utförs akut och som ska återställa byggnadsdelens eller installationsutrustningens avsedda funktion. Som avhjälpande underhåll ska också betraktas nödvändigt utbyte av enstaka byggnadskomponenter understigande ett basbelopp. Till felavhjälpande underhåll hör åtgärder efter skadegörelse eller uppstådda funktionsbortfall som glaskross, brand, vattenläckage, pumphaveri, takläckage motorhaverier etc. Felavhjälpande underhåll finansieras via internpriset som ett uttag gemensamt för hela fastighetsbeståndet eller för skadegörelse och försäkringsrelaterade skador via internt försäkringssystem överstigande 100 kkr. För skadegörelse som inträffar när verksamheter pågår i lokalerna debiteras berörd verksamhet skadekostnaderna.

Långtidsplanerat underhåll - LPU Är underhåll i förebyggande syfte som utförs med tidsintervall på mer än ett år. Med underhåll avses fastighetsanknutna åtgärder som syftar till att vidmakthålla ett objekt eller återställa det till ett sådant tillstånd att det kan prestera avsedd funktion. Dessa åtgärder omfattar inte utbyten och större renoveringar som görs klimatskärm, installationsutrustning och system som en helhet. Långtidsplanerat underhåll finansieras via internpriset som ett uttag gemensamt för hela fastighetsbeståndet. Grundprincipen är att nödvändigt underhåll ska kunna utföras utan krav på internprishöjningar.

Underhållshjulet

Reinvestering Avses utbyte av uttjänta/avskrivna byggnadsdelar, system och system-komponenter i sin helhet och i syfte att bibehålla eller öka fastighetens värde. Detta sker utan att någon ny standardhöjande funktion tillförs förutom standardhöjning som följer med teknisk utveckling av utrustning och material. Som reinvestering kan betraktas större fasadrenoveringar och takåtgärder, byte av fönster och dörrpartier, byte av ventilationsaggregat, byte av armaturbestånd, byte av golv, ersätta utgången reglerutrustning utan lönsamhetskrav, byte av stammar, byte av larmutrustning, motorvärmar-utrustning etc. Reinvesteringar finansieras av för ändamålet avsatt investeringsanslag / ram om ca 45 mkr/år. Dessa 45 mkr avser ett totalbehov för hela beståndet. Investeringsbehov beräknas finnas fram till 2019. Kapitalkostnader täcks övergångsvis (2005-2010) med årliga avsättningar från dagens underhållsbudget om 10 mkr. Vid övergångs-periodens slut justeras internpriset upp för att täcka fortsatta investeringar.

Lönsamhetsinvesteringar Investering som återför större ekonomiskt värde till kommunens fastigheter än dess sammantagna kostnader för investeringen inom 3 år. Investeringen ska omedelbart generera positivt cashflow. Investeringen ska vara avskriven i enlighet med upprättad komponentförteckning och knytas till teknisk livslängd. Värdet ska jämföras med kostnaderna av att göra ingenting. Prioriteringsordning av lönsamhetsinvesteringar ska göras utifrån pay-back metoden. Finansiering av lönsamhetsinvesteringar sker inom anslagsramen för reinvesteringar. Kapitalkostnadstäckning sker via avsättningar i driftbudgeten genom kostnadsminskningar samt när kostnaderna är större än kostnadsminskningen via avsättningar från underhållsmedel.

Verksamhetsinvesteringar Investering som påkallats av verksamheterna via beslut som tagits i politiska nämnder och styrelser eller på delegation av berörd förvaltning. Som regel ska dessa vara planerade med beslutade investeringsramar. Investeringarna kan delas in i strategiska- och anpassningsinvesteringar. Strategiska investeringar är sådana som är av stort värde för kommunen och vitala för att verksamheten kan utvecklas kan hänföras till nybyggnad, större ombyggnader eller tillbyggnader och innebär långsiktiga åtaganden med stora investeringsbelopp och stor kostnadsmassa. Anpassningsinvesteringar är mindre, löpande och ej långsiktigt planerade investeringar som krävs för att anpassa lokaler, bostäder och funktioner för uppkomna verksamhetsförändringar eller lagenliga krav som är kopplade till verksamhetsutövningen ( ett basbelopp – 1000 kkr.) Dessa investeringar uppkommer under löpande budgetår och är således i regel ej planeringsbara. Anpassningsinvesteringar skrivs av på kort sikt och är i tid anpassade till verksamhetsnyttan ( 2-10 år).

Tillgänglighetsinvesteringar Är sådana investeringar som kan hänföras till åtgärder för att skapa tillgänglighet i kommunens befintliga lokaler i enlighet med gällande lagstiftning. Exempel på tillgänglighetsinvesteringar är installation av hissar, handikappramper, handikapptoaletter, hörselförstärkande utrustning, anpassning av belysning etc. Finansieringen sker via specifikt anslag (om 4,5 mkr/år fram till 2010) och kostnadsförs enligt beslut i Fullmäktige på verksamheterna som tillägg på internpriset.