Tekniken i människans tjänst – hur hittar man balansen? Fokus på vård- och omsorgsprocessen – möjligheten att kombinera klinisk och administrativ information Rose-Mharie Åhlfeldt Forskningsgrupp Information Systems Institutionen för Kommunikation och Information

Vem är vården till för? Huvudaktör Övriga aktörer Patienten/medborgaren Övriga aktörer Vård- och omsorgspersonal och en mängd andra intressenter God och säker informationshantering – en förutsättning för att uppnå patientsäkerhet. Nationell E-hälsa – strategin för tillgänglig och säker information inom vård och omsorg. Ett antal forskningsprojekt fokuserat på detta område VITA Nova VITA Nova Hemma MobiSa@ms Utvärdering av samordnad vårdplanering – E-hälsonätverket VFI – Vårdens framtida Informationssystem

Vårdens framtida informationssystem - vision i form av en demonstrator Samarbetsprojekt mellan VGRs regionutvecklingsråd Strategiska IT-avdelningen VGR Högskolan i Skövde Södra Älvsborgs Sjukhus

Nuläget - stuprörslösningar Hindrar effektiv kommunikation mellan aktörer i vårdprocessen mellan vårdgivande organisationer mellan delar i en vårdgivande organisation mellan professioner Riskerar patientsäkerheten genom potentiellt motstridig information i olika system Medför onödig resursförbrukning genom dubbelarbete Sätter insatserna i fokus snarare än patientens behov …

Vision om framtidens informationssystem i vården Vårdgivare ska ha tillgång till effektiva samverkande informationssystem som stödjer en processorienterad vård där patienten är en tydlig och aktiv medaktör Projektet ”Vårdens framtida informationssystem - visionen i form av en demonstrator” är ett forskningsprojekt med visionen att vårdgivare ska ha tillgång till effektiva samverkande informationssystem som stödjer en processorienterad vård där patienten är en tydlig och aktiv medaktör. Att systemen samverkar ur ett helhetsperspektiv är således en förutsättning för att få en effektiv verksamhet.

Målet med processtödet Idé: Nytt processorienterat IT-stött arbetssätt där patienten är en tydlig och aktiv medaktör Datorbaserad demonstrator konkretiserar idén Ger underlag för att bland annat: Identifiera behov av vidareutveckling/anpassning/utfasning av befintliga system Identifiera behov av anpassning av processer i verksamheten Identifiera olika typer av vinster med ett nytt arbetssätt Utveckling av nya innovativa systemlösningar för vården Projektet syftar till alltså till att utveckla ett processtöd som visualiserar hur sjukvården kan arbeta utifrån ett processorienterat sätt där patientens aktiva deltagande och effektiv kommunikation mellan olika aktörer är centralt. Och jag vill betona att det inte är ett nytt system utan det är ett processtöd som gör det möjligt att koppla ihop dem systemen som vi kanske har.

Arbetssätt i projektet Utvecklingen av processtödet har utgått från ett användarfokus med en aktiv användarmedverkan. Att förstå de tilltänkta användarna, deras arbetsuppgifter och organisation har varit en viktig aspekt i utvecklingsprocessen. För att förstå användarna och deras uppgifter har ett antal observationer, intervjuer och workshops genomförts med läkare, sjuksköterskor samt administrativ och IT-personal. Observationerna har fungerat som ett komplement till övriga aktiviteter i projektet och gett en bild av vilka nuvarande arbetsuppgifter som vårdpersonalen utför med hjälp av datoriserade och manuella system, eventuella brister och problem vid utförandet av uppgifterna samt vilken information som processtödet bör omfatta i framtiden. Resultatet av undersökningarna beskriver problem med nuvarande IS och rutiner samt identifierade förändringar och behov som vårdpersonalen efterfrågar. I syfte att erhålla en fördjupad förståelse av patienternas upplevelse av patientmötet har dessutom ett antal patientintervjuer genomförts. Resultatet från de olika undersökningarna har resulterat i processmodeller som beskriver dels patientmötet i ett nuläge samt patientmötet i ett framtidsperspektiv. Arbetet har även resulterat i utformning av gränssnittsbilder med tillhörande informationsinnehåll. Där vi kontenuerligt har erhållit feedback från verksamheten. Från genomförda intervjuer och observationer har också en riskanalys som fokuserar på de dagsaktuella organisatoriska riskerna tagits fram. Risk- och konsekvensanalysen av framtidsläget är under bearbetning. I syfte att identifiera mål med framtidens IS genomfördes även ett antal workshops. Här fick användarna till uppgift att diskutera fram mål och idéer om hur en ideal process runt patientmötet ska fungera i framtiden samt vad som krävs för att åstadkomma målen. Idéerna och målen har varit en viktig utgångspunkt för utvecklingen av processtödet. Ytterligare grupper som intervjuats är personer från patientnämnd och andra vårdgivare i Västra Götalandsregionen. Riskanalys av de dagsaktuella organisatoriska riskerna finns att hämta på projektets hemsida: http://www.his.se/vfi

Fokus på patientmötet Primärt fokusera på patientmötet (det traditionella mottagningsbesöket) och dess kringliggande processer Som det framgår är sjukvårdens IT-relaterade begränsningar många, varför en tydlig avgränsning av projektet har varit av stor betydelse. Efter diskussion inom projektkonsortiet har projektet avgränsats till att primärt fokusera på patientmötet (det traditionella mottagningsbesöket) och dess kringliggande processer. Grunden till avgränsningen är att mottagningsbesöket (patientmötet) är en komplicerad kontakt mellan patient – läkare- och andra professioner samt olika vårdnivåer som för med sig ett ökat behov av tillgång på viktig information och kommunikation mellan olika professioner och vårdgivare. Vårt sudieobjekt har varit SÄS för där har det varit de drivande aktörerna , de har jobbat mycket processorienterat i olika delar och försökt att förändra verksamheten på olika sätt. När vi tittade på nuläget av patientmötet, patientbesöket, mottagningsbesöket, Så hade man redan på SÄS def 4 st grundprocesser. När vi började titta på hur de arbetar egentligen, vad är det för info som kommer in i patientmötet och vilken info som skall vidare, Så är det inte bara den här avgränsningen, utan det är mycket mer som sker. Det är int så enkelt, utan det är en mer komplicerad process. Handlägga vb tex. Ja, den kommer ju oftast från en annan vårdgivare, det kan även vara patienten. Och det kommer att gå väldigt mycket information ut från patient mötet. När vi modellerade upp nuläget av patientmötet så kom modellen att se lite mer komplex ut. Vi har kvar, delarna med att vi handlägger, prioriterar, planerar, genomför besök osv, fast vi har delat upp det i mindre processer. Vi har ju även andra intressenter som vi har försökt att ta hänsyn till, som tex. försäkringskassan, försäkringsbolag, apotek. Vi har alltså delprocesser som det skicka, och som det måste skickas information till. Vill ni veta mer om detta så hänvisar jag till montern, där vi har vår demonstrator. vi har försökt att avgränsa oss till mottagningsbesöket. Men det är viktigt tycker vi att visa denna komplexitet av informationsflöden som det är. Jag vill bara förklara vad vi menar med processtöd: Oftast, med de system som vi har, går meddelandet bara går rakt ner, sen händer det inget mer. Det finns liksom inget flöde i detta. När vi tänker nytt dvs. att vi har ett processtöd, så innebär det att vi fortfarande har våra system och våra olika roller. Men vi har vi ha också något som vi kallar för processtödet eller ett nytt IT-stöd som driver denhär processen framåt. Som hämtar information från de olika systemen och skickar upp meddelande till de olika rollerna som gör att vi får ett flöde i det. Förutom att hålla ordning på var i vårdkedjan en patient befinner sig kan processtödet också se till att processen drivs framåt genom att signalera till den som förväntas agera i nästa skede, t.ex. patienten eller läkaren, att nu är det din tur . Andra saker som processtödet kontrollerar är att prover som ska tas innan besöket verkligen blir tagna innan besöket, att patientens egna förväntningar blir bemötta i besöket och att besöket har  formulerade och kommunicerade mål. På det sättet så får vi mer ett processtänk mha. ett IT-stöd och det är det som vi har tagit bäring för.

Identifierade problem i den nuvarande situationen

Några reflektioner efter observationer och intervjuer Verksamhetens perspektiv Avsaknad av helhetstänk Samordningsproblem- för många vägar för att nå samma mål Gränsytor viktiga –information saknas ofta Komplext informationsflöde Pappersbaserad information/Manuell hantering av information Systemkomplexitet Många system Mycket klickande Dubbeldokumentation Bristande tekniskt stöd i vardagsarbetet Tidsbrist och tidsåtgång för datorrelaterade problem och oväsentligheter Vid projektets start genomfördes en analys med målsättningen att kartlägga den nuvarande problematiken med avseende på patientmötet. Denna övergripande bild av nuläget har varit ett stabilt fundament att vila projektet på. Nulägesanalysen har genomförts i ett samarbete med vårdgivare, patienter och verksamhetsexperter på ortopedmottagningen samt kardiolog- och ögonmottagningen vid Södra Älvsborgs sjukhus. Avsaknad av helhetstänk Avsaknaden av helhetsfokus vid införskaffandet av IT-system har resulterat i en mångfald av system som försvårar vårdpersonalens vardagliga arbete. För att införskaffa bakgrundsinformation innan ett patientbesök måste till exempel en läkare använda ett stort antal olika system. Trots att ett flertal olika system används kan det inte garanteras att läkaren har fått med all viktig information för att kunna göra en bedömning. Samordningsproblem – för många vägar för att nå samma mål Ostrukturerade journaler som försvårar översikten. Inkommande information ofullständig Ett återkommande problem idag är att en inkommande vårdbegäran saknar viktig information för handläggning. Bristerna skapar merarbete för vårdpersonalen, och kanske mest allvarligt, patienten blir försenad i sin vårdprocess  Gränsytor viktiga –information saknas ofta Komplexa info-flöden Sjukvården är en kunskaps- och informationsintensiv verksamhet med ett stort antal komplexa informationsflöden, varför det är en utmaning för vårdpersonalen att orientera sig i dessa. Idag är det ofta svårt för personalen att få en överblick över var informationen kommer in, och vart den tar vägen. I syfte att hantera informationsflödet, används både manuella sätt att hantera information och datoriserade IS. Risken med arbetssättet är att viktig information kan förbises, varför patienten kan ta skada. En sjuksköterska som vi har följt på telrådgivningen hade mellan 4-5olika system. Och bara för att få det att fungera så skrevs informationen ner på papper (man får ej kopiera och klistra in pga. säkerhetsskäl) för att därefter föra in info i andra system. Det framgick även att mycket tid går åt strul att handlägga vb. Det finns behov av förbättrade rutiner och effektivisering. Och varför fungerar det? Jo, för att personalen är lojal, ansvarstagande och får det att fungera trots att det ser ut som det gör. Det kunde vi se mycket tydligt Pappersbaserad information – manuell hantering av information En stor del av informationen som hanteras i vårdprocessen är manuell, d.v.s. pappersbaserad eller rent av muntlig. System med manuellt förda och lagrade uppgifter utgör stora säkerhetsrisker.

Några reflektioner efter observationer och intervjuer Patientens perspektiv ”Måste vara frisk för att vara sjuk” Information om ”varför” saknas Avsaknad av helhetstänkande – ”alla tänker enbart på sin del” “Varför måste allt ta så lång tid?” In- och utmentalitet Språksvårigheter Brist på inflytande ”Måste vara frisk för att vara sjuk” Ett mycket viktigt intryck från intervjuerna med patienterna är att en aktiv och engagerad patient är en nödvändig förutsättning för att kunna erhålla en god vård. Oavsett om patienten är sjuk eller frisk förväntas individen själv ta kontakt med sjukvården för att erhålla information om väntetider, få tid till återbesök, få information om provsvar och i vissa fall till och med själv ta reda på om det finns någon annan vårdgivare som kan erbjuda vårdgaranti. Det är alltså krävande att vara sjuk, då mycket i dagens system är baserat på en aktiv och engagerad patient Information om ”varför” saknas Den information som patienten erhåller från sjukvården upplevs oftast som bristfällig. Orsaken är att det läggs stor fokus på behandlingen av en viss åkomma men förklaringen till varför det blivit så här och vilka konsekvenser det kommer få, är allt annat än optimal. Som patient vill man få ett bra bemötande och när patientens frågor inte besvaras leder det till misstolkningar och frustration. Avsaknad av helhetstänkande – ”alla tänker enbart på sin del” Patienterna upplever att vårdgivaren ofta koncentreras sig på sin del, utan att beakta samverkan med övriga aktörer som är involverad i patientens vård. Dessutom upplever patienterna att det ligger på deras ansvar att driva den komplexa processen med samverkan mellan försäkringskassa. ”Varför måste allt ta så lång tid?” Patienterna upplever det som svårt att komma i kontakt med sjukvården på ett effektivt och enkelt sätt. De tjänster som finns är antingen svåra att använda och/eller ineffektiva. Långa väntetider i telefonkö är ofta förekommande. Eftersom det är tidskrävande att ta nya kontakter med sjukvården blir svaga patienter utelämnade, och de starkare patienterna frustrerade och arga.

Viktiga mål för den framtida processen Handlägga, planera och tidsboka vårdbegäran (från annan vårdgivare och patient) samma vardag som den inkommer Alla förberedelser innan patientmötet ska vara genomförda. Dagens arbete ska göras idag Alla patienter ska ha fått sina förväntningar bemötta. Alla patientmöten ska ha formulerade och kommunicerade mål. Alla mål med patientmötet ska vara uppnådda när mötet avslutats. Patientmötet ska vara dokumenterat under mötet Patient ska ha tillgång till dokumentation av mötet ”i handen” då mötet avslutas. Patientbesöket ska ha noll fel, inga senare reklamationer och/eller justeringar Tex blodprover skall vara genomförda innan patientmötet. Pat besöket skall ha 0 fel: det borde naturligtvis vara en vision i framtiden. Det handlar inte om att det händer saker runt patientens sjukdom som blir fel utan det är mer det med att vi skall inte få en massa reklamationer och justeringar efteråt. Vi kom överens om detta och en remiss skickades iväg men den hamnade någon annan stans. Alltså den typen av fel, som nästa alltid mer eller mindre inträffar. Utan patientmötet skall vara koncentrerad till det som den egentligen syftar till.

Processtödet driver processen och kopplar systemen

Viktiga principer för det framtida processtödet Patienten i fokus Processtödet fokuserar på patientens väg genom vårdkedjan och på flödet av information – både medicinsk och administrativ - mellan kedjans olika aktörer Dokumentation till patienten Gemensam målbild inför besök Patienten har möjlighet att ange förväntningar på mötet Rätt information vid rätt tidpunkt till rätt plats och rätt person Processtödet arbetar med standardiserad information Strukturerade arbetsflöden och effektivare informationshantering Det blir bättre för ALLA men fokus på patient och medborgare I processtödet är det möjligt för patienten att via sin patientvy (där patienten är säkert autentiserad och auktoriserad), skicka vårdbegäran, välja läkare och boka ett besök samt ange förväntningar på mötet. När patienten till exempel befinner sig på primärvården och en vårbegäran skall skickas vidare till en specialist är det möjligt för patienten att tillsammans med läkaren boka preliminära tider för besöket hos. Processtödet ger även möjlighet för läkaren att under patientmötet dokumentera relevant information till patienten som patienten får med sig hem efter mötet. Dokumentationen innehåller förenklad information om patientens sjukdom, vilka åtgärder som vidtagits, medicinlista, samt kontaktinformation. För att öka patientens kunskaper om hälsofrågor, sjukdomar, läkemedel och egenvård kan läkaren i dokumentationen även ange länkar som patienten kan använda för att inhämta ytterligare information. Informationen kan även skickas till patientvyn. Informationen är Standardiserad. Vidare har patienten möjlighet att från sin egen vy följa vad som händer med vårdbegäran och därmed bli mer delaktig i processen. Gemensam målbild inför besök Bemötandet är en viktig del i en god vård. Från intervjuerna med patienterna framgår det att bristen på tydliga besked och information är påtaglig. Patienterna upplever att det stundtals finns för stort fokus på lösningen/behandlingen, varför de inte erhåller information eller förklaring till varför det blivit så här,

Viktiga principer för det framtida processtödet Effektiva informationsflöden Processtödet driver processen framåt och kan därmed hålla ordning på informationen och säkerställa att personalen arbetar med rätt saker vid olika tidpunkter Behandling och undersökningar bokas elektroniskt Bokning och samordning av patientens behandlingar och undersökningar sker elektroniskt

Viktiga principer för det framtida processtödet Förbättrad säkerhet Processtödet utgår från nationella system för säker identifiering och behörighetskontroller som t.ex. smarta kort och plattformar med säker infrastruktur Processtödet ”kommunicerar” med övriga system Patientsäkerheten är den största vinsten med detta arbete Ökad samordning och tillgänglighet Integrationen möjliggörs dels genom nationella lösningar som t.ex. NPÖ, dels på processnivå i processtödet

Kontakt Prof Anne Persson projektledare anne.persson@his.se Rose-Mharie Åhlfeldt bitr projektledare rose-mharie.ahlfeldt@his.se Hemsida www.his.se/vfi