Johan Söderqvist MÖTESHANTERING IIPAXDAGEN 2013

2 Det finns många typer av möten

Beslutsmöten

4 Vid ett beslutsmöte träffas två eller flera personer och går igenom ärenden För varje ärende fattas beslut som påverkar den fortsatta handläggningen av ärendet Syftet är vanligtvis att kvalitetssäkra utfallet

5 Vanliga faser & aktiviteter Förberedelser –Välja vilka som ska närvara och varför –Välja ut vilka ärenden som ska behandlas och i vilken ordning –Bestämma tid och plats –Ta fram underlag –Informera deltagarna

6 Vanliga faser & aktiviteter Genomförande –Överblick –Sammanställning av aktuellt ärende –Registrera beslut och behov av komplettering –Protokoll

7 Vanliga faser & aktiviteter Uppföljning –Justera och gå igenom protokoll –Fortsätta handläggningen av varje ärende baserat på dess beslut –Meddela beslut –Spårbarhet, statistik etc

8 Deltagare –Antal, rollfördelning, frånfall, tillgång till iipax … Ärenden –Antal, ärendetyper, relation till processer … Utformning –Arbetsuppgifter, schema, dokumentationsbehov … Syfte –Fatta, föreslå eller granska beslut? Viktiga variationer

Exempel: Fastställande (Adel)

10 Vad är fastställande? Informellt kortare möte –En sammanträdesansvarig (kanslichef) –En föredragande (handläggare) Få ärenden Kontrollerar beslutsförslag och underlag Ett ärende blir fastställt eller skickas åter till beredning

11

Exempel: Föredragning (Adel)

13 Vad är föredragning? Formellt långt möte –En sammanträdesansvarig (administratör) –Flera föredragande (handläggare) –Ordf. / Vice ordf. / Delegationsordf. –Ledamöter Finns tre varianter med olika deltagare –Ärendets målgrupp och beslutsbelopp Många ärenden Fattar beslut Ett ärende beviljas, avslås eller skickas åter till beredning

14

Sammanfattning

16 Möjligheter… Stöd med att samordna arbetet kring sammanträdet (arbetsuppgifter, arbetsfördelning, …) Automatgenerera tidsödande och komplicerade dokument Kan bygga in automatiska kontroller för att höja kvaliteten Sammanträdesärenden ger –överblick –spårbarhet –masshantering av ärenden Papperslöst möte där storbild visar översikt medan surfplattor används för att se ärendet och registrera beslut direkt i iipax

17 Tänk på att… Det finns olika typer av beslutsmöten –Viktigt att identifiera och analysera! Det finns olika behov av stöd för beslutsmöten i iipax –Fokusera på tidsbesparning och kvalitetssäkring! Om beslutsmöten är en central del av verksamheten så får troligtvis möteshanteringen stor inverkan på utformningen av verksamhetssystemet –Glöm inte helheten!

18 Tack för mig!