Planerad Kommunikation - att skapa och använda en kommunikationsplan Göteborg 3 Maj 2011 Gunilla Ivarsson kontakt@gunillaivarsson.se

Kommunikationsplan Budskap - vad Målgrupper – till vem Kanaler – hur, av vem, när Uppföljning – effekt,utvärdering,feedback 2

Budskap Innovativa resultat/produkter? Lärdomar? Arbetssätt? Organisation? Metoder/Modeller? Hantering motgångar, samverkan? Ta hjälp: Ansökan, projektplan,workshop med styrgrupp, projektgrupp, utvärderare. 3

Målgrupp Interna aktörer: deltagare, projektgrupp, styrgrupp, samverkansparter, referensgrupp…. Externa intressenter: Beslutsfattare, brukare, konkurrenter, supportrar, media, politiker Vilka påverkas av våra resultat? Kolla strategiska checklistan! 4

Strategisk checklista Identifiera vad som är unikt/nytt i projektet Vilka aktörer påverkas av våra resultat Prioritera viktiga aktöreratt nå för långsiktiga effekter Stärk deras grad av delaktighet 5

Målgrupp Lär känna din målgrupp! Behovsanpassa Rangordna målgrupper Prioritera kvalitet istf kvantitet – information är INTE en bristvara Omvärldsbevaka - lärande Invärldsbevaka - lärande 6

Kanaler - exempel Rapporter, nyhetsbrev, debattartikel Hemsida, sociala medier Pressmeddelanden Nätverksmöten - egna eller andras Konferenser – egna eller andras Projektinterna kanaler 7

Kanaler Den personliga 30-sekundaren 8

Kanaler - Budbärare Projektledare Projektmedarbetare Styrgrupp/referensgrupp Deltagare Taktiskt val: Relevans - genomslag – anpassa t målgrp 9

Kanaler - Timing Flexibilitet – projektplan Flexibilitet - omvärld Häng på!? Men behåll kontrollen Exempel: Är Almedalen eller Bokmässan viktiga? Fasta datum Bin Ladin eller Patrik Sjöberg – berörs vår plan? 10

Kommunikationsplanen - ett levande dokument Skapas tidigt Överskådlig o tillgänglig Revideras löpande Sätt mål, följ upp Ansvarig, budget Låt alla interna veta 11

Ansvarsfördelning – viktigt (Exempel ur) Kommunikationsplan: Plattform Principer för extern och intern kommunikation Syfte: Stärka medvetenhet om projektets mål, syften, förutsättningar, aktiviteter o resultat hos kulturlivets aktörer (yrkesverksamma inom området), politiker, näringsliv för att stärka projektets möjligheter att nå sina mål. Ansvarsfördelning – viktigt Vem gör vad och varför, vem godkänner vad, professionella specialkompetenser/branschkunskaper hos styrgrupp och kursledare tillvaratas Värderingar, kommunikationsrutiner 12

Sammanfattning Planerad kommunikation Budskap – vad + Målgrupper – till vem + Kanaler – hur, av vem, när + Uppföljning – effekt, utvärdering, feedback = KOMMUNIKATIONSPLAN 13

UPPGIFT: (välj ett projekt i gruppen) Formulera ett budskap – ska spegla det innovativa Bestäm målgrupp – till vem Bestäm kanaler – av vem, hur, när 14