Ekonomidagen 27/5 2009 Presentation av Ekonomiavdelningen Bokslutsinformation Projekt Anläggningstillgångar Kreditfakturor – nu via fakturaportalen Rättning av kostnadsbärare ”BLANK” Fördelning lokalkostnader enligt SUHF-modellen Versionsbyte av Raindance Full kostnadsredovisning - ett praktiskt exempel

Ekonomidagen 27/5 2009 Medarbetare vid Ekonomiavdelningen

http://www.su.se/eko Ekonomiavdelningens info på nätet : via SU:s hemsida, fliken Om universitetet, Organisation, Förvaltningen, Ekonomiavdelningen ekonomihandboken, ekonomikalender, kontoplan, medarbetare, blanketter, avtal, utbildning mm

Delårsbokslut Kravet på att lämna delårsrapport återinfördes 2008 och gäller Krav att lämna prognos för helårsutfallet i delårsrapporten Institutionerna lämnar prognosblankett till Anders Nordström, Ekonomiavdelningen senast 18/6. Blanketten finns att hämta på Ekonomiavdelningens hemsida

Delårsbokslut Viktiga datum för delårsbokslutet 2009 finns på Ekonomiavdelningens hemsida under fliken Ekonomikalendern Alla datum som anges är senaste datum då material ska vara Ekonomiavd tillhanda

Delårsbokslut Underlag ska vara komplett ifyllda (med kontering i vissa fall) Underlag godkända av behörig person Ställas till avsedd person på Ekonomiavd Fax 16 14 73, e-mail till berörd person , internpost

Delårsbokslut Leverantörsfakturor ankomna t o m brytdag 10/7 kommer att bokas som kostnad på institutionen om de är hänförliga till första halvåret. Kontering hämtas från fakturaportalen, saknas kontering konteras fakturan på konto 5781 aktivitet 80000 kostnb 999999.

Delårsbokslut Ej godkända bokföringsordrar kommer att flyttas till nästa månad Bidragsprojekt med sista dispositionsdag 081231 kommer att resultatföras

Extra viktiga datum 12 juni: Underlag till junilönen registrerade i HR+ (för att semesteruttaget ska påverka junilönen och semesterlöneskulden) 30 juni: Sista dag för inrapportering i LADOK (möjligtvis någon dag tidigare pga systemunderhåll) 2 juli. Periodstängning 13 juli, Leverantörsfakturor 3-10 juli tillhörande första halvåret, konterade men behöver ej attesteras och utanordnas

Kundfordringar inför bokslut. Obetalda kundfakturor som förfallit tre månader före bokslut (hel-/halvår) tas upp som osäkra fordringar i bokslutet Skriva av? Om skriva av, pref./motsv. underskrift. Över 20.000kr så ska kort motivering bifogas. (över 20.000kr så ska förvaltningschefen godkänna). Lämna uppgift till Sara Jaldeskog senast 26/6 angående de fordringar som skall skrivas av

Kundfordringar inför bokslut Osäkra över 50.000kr, specialhantering. Enskild värdering (hur stor del av fakturan som förväntas bli betald). Eko.avd. kontaktar inst. med fakturor som kommer ifråga

Kundfakturering och inbetalningar På inbetalningar ska kontering anges, inte vad som avses Vid vidarefakturering av kostnader skall intäktskonto (3421 el 3422) användas, inte kostnadskonto krediteras! Nu gäller organisationsnummer som kundnummer

2 juli kl 16.00 stängs bokföring för första halvåret 2009 för inst ! Innan dess skall följande åtgärdas: -Ej godkända ver. 090601-090630 -Nollställ oidentifierade medel konto 2651 + inst. INGET SALDO FÅR FINNAS PER 30/6 -Avstämning av personförskott konto 1573, av depositioner konto 2632 och ev kvarvarande kontantkassor konto 1575. Inventeringsblankett för ovanst. till Ekoavd

Forts 2 juli kl 16.00 Leverantörsfakturor i portalen – gå igenom och se till att de fakturor som tillhör första halvåret blir rätt konterade, attesterade samt utanordnade på rätt halvår Kundfakturor med status NY och PREL – skall makuleras eller DEF.sättas

Forts 2 juli kl 16.00 Åtgärda anläggningstillgångar Korr. av kostn o intäkter i fel verks.gren Rutiner kring månadsstängning finns att tillgå på Ekonomiavdelningens hemsida, Ekonomihandboken B13

Externa projekt som ska avslutas/passivsättas Projektlistutskicket skickat till institutionerna senast den 3 juni Projekt med dispositionstid t o m 090331 skall antingen avslutas, eller förlängas om finansiären godkänner en ändring av dispositionstiden Institutionen ansvarar för att de projekt som ska avslutas nollställs samt att anläggningar är flyttade eller utrangerade, blankett skickas till Bijan Shafeie och ska vara honom till handa senast 9 juni Returnera listan med kommentarer samt bokföringsorder för omföring av eventuell semesterlöneskuld senast 11 juni

Nollställa projekt med överskott eller större underskott När samtliga kostnader är bokförda ska eventuellt kvarvarande överskott återsändas till finansiären, om inget annat stipuleras i kontraktet Har projekt som ska avslutas underskott > 1.000 kr flyttas om möjligt kostnader till andra externa bidragsprojekt med samma finansiär, där forskaren bedriver liknande forskning. Om detta ej är möjligt flyttas kostnader till anslagsaktivitet

Nollställa projekt med mindre över eller underskott Konto 5790 – används enbart då externa projekt har överskott/underskott (< 1.000kr). Bokningen sker då med intern motpart t.ex. 9473 Endast konto 5790 får användas vid bokningar på över/underskottsprojekten

Vid nollställning av externa projekt Se upp med: Löner SU Butikens debiteringar Semesterlöneskuldens vändning Observera: När projektlistan returneras ska projekt som avslutas vara nollställda och anläggningarna flyttade eller utrangerade. ”Halka inte efter” med detta Glöm inte: Att flytta ”semesterlöneskulden” om det är aktuellt

Att tänka på vad gäller anläggningar vid projektavslut När ett projekt ska avslutas måste eventuell anläggning flyttas alternativt utrangeras. Inga anläggningar i bruk skall finnas kvar på projektet En flytt/utrangeringsblankett skickas till Bijan Shafeie vid Ekonomiavdelningen Vid flytt till ett anläggningsprojekt måste ett belopp motsvarande anläggningens restvärde flyttas med för att finansiera framtida avskrivningskostnader. Använd konto 3703 I övriga fall är det en förhandlingsfråga om hela restvärdet, del av detsamma alternativt inget ska flyttas med

Exempel anläggningar: Externprojekt 1 31/3 2007 1222 6913 IB 7327 Avs Jan 207 Avs Feb 193 Avs Mar 207 1229 IB 756 Avs Jan 207 Avs Feb 193 Avs Mar 207

Exempel Anläggningar: 1 / 4 2007 Flyttning av anläggning från externprojekt till anläggningsprojekt 1222 Ansk.värde bidragprojektet 1222 Ansk. värde anläggningsprojektet IB 7327 1/4) 7327 1/4) 7327 1229 Ack. avsk bidragsprojektet 1229 Ack. avsk anläggningsprojektet 1/4) 1363 IB 756 Avs Jan 207 Avs Feb 193 Avs Mar 207 1/4) 1363 3703 Medel för finansiering av flyttade anl. 3703 Medel för finansiering av flyttade anl. 1/4) 5964 1/4) 5964

OH-avlyft OH-avlyft kan ske på två olika sätt: I Institutionen beräknar och bokför manuellt II Institutionen meddelar Ekonomiavd. OH-procenten, därefter sker automatiska avlyft månadsvis Det är frivilligt vilken modell man väljer.

Avslut bidragsprojekt Vid avslut av bidragsprojekt med automatiska avlyft enl. kontrakt gäller följande: Vid nollställning av projektet beräknas sista avlyftet alltid manuellt av institutionen och bokförs även av institutionen. Avlyftet bokförs: 5800 Projekt 5800 Bidragsaktivitet Meddela därefter er projekthandläggare vid Ekonomiavd. att projektet är klart för avslut.

Nollställning uppdragsprojekt Vid nollställning av uppdragsprojekt som baseras på avtal vilka tecknats före 1/1-09, justeras de indirekta kostnaderna enl. den procentsats som avtalats: Totalt bokförda indirekta kostnader enligt SUHF-modellen + faktiskt bokförda avlyft avseende perioden t.o.m. 2008-12-31 - avlyft enl. kontrakt för projektets totala livslängd = Differens

…fortsättning Differensen ombokas från projektet till anslagsaktivitet: K 5809 Projekt D 5809 Anslagsaktivitet Om det finns utrymme att täcka de indirekta kostnaderna ska detta ske. Man får alltså inte flytta indirekta kostnader i sådan omfattning att projektet visar överskott Beräkningen samt bokföringsorder ska skickas till Ekonomiavdelningen För vidare information se Ekonomiavd. hemsida

För ombokning av lönekostnader rekommenderar vi att ni använder konto 4980

Sammanfattning Följ tidsplanen och returnera projektlistan i tid Skicka blankett för utrangering eller flyttning av anläggning till Bijan Shafeie I samband med att anläggningar flyttas till anläggningsprojekt måste ett belopp uppgående till anläggningens restvärde flyttas med via konto 3703 Projekt som avslutas bör först nollställas, därefter flyttar man ”semesterlöneskulden” genom att fylla i och skicka en bokföringsorder till Ekonomiavdelningen Hämta alltid information om aktuell semesterlöneskuld ur HR-plus När ”semesterlöneskulden” flyttas debiteras alltid konteringsstället varifrån personen flyttar. Kreditbeloppet konteras på personens nya konteringsställe

Projekt Vid bokning av kostnader på olika enheter på ett och samma projekt så bokas intäkten på enheten som projektet ligger upplagt med Det är inte tillåtet att fakturera på bidragsprojekt!!!

Anläggningar Anläggningar tagna i bruk t o m 30/6 ska definitivsättas senast 2 juli med ver.datum senast 30 juni. Kontroll av pågående anläggningar (konto 1271) ska göras av samliga institutioner. Pågående (ej def.satt, ej tagits i bruk) endast om anl.tillg. ingår i en större enhet och inte kan tas i bruk förrän hela anläggningen är på plats

Anläggningar Avskrivning av anläggningstillgångar från den period de tas i bruk. Därför viktigt: Anläggn. tagna i bruk t o m 30 juni ska vara definitivsatta till bokslutet => genererar avskrivningar =>kostnaderna belastar rätt period Vid definitivsättning: anskaffn.datum = datum anläggn. tas i bruk

Anläggningar Fel vid def-sättning: Avskrivningstyp får aldrig ändras, kommer automatiskt vid angivande av anl.typ Fria fält får inte ändras; Enhet, Projekt, Aktivitet, Kostnadsbärare Meddela Bijan om något behöver ändras

Anläggningar ÄNDRA EJ!!! ÄNDRA EJ!!!

Anläggningar Korrigerad avskrivningstyp Nu även med kostnadsbärare

Delårsbokslut - periodiseringar Fakturor som avser uppdrag e dyl utfört i juni som erhålls t o m 2 juli ska slutkonteras med datum i juni Fakturor därefter alt. kännedom om kostnad > 50 000 kr avs perioden t o m juni : underlag med kontering för periodisering till Ekoavd senast den 10 juli. Meddela om fakturan finns i portalen!

Exempel på periodiseringar Externa hyror kvartal 3 Upparbetade intäkter - ej ännu fakturerat Köpta tjänster - ej ännu fakturerat

Avstämning annan myndighet Sista dagen att fakturera andra statliga myndigheter - 31 maj T.o.m 2 juli ska levfakturor registreras med datum i juni när de avser juni Fakt som avser första halvåret men ankommer 3-10 juli, kontera dessa i portalen. Attest och utanordning behöver inte ske

Rapportuttag Rapporter med preliminärt utfall 27 juli Definitiva rapporter 16 augusti Saldoöverföring juni till juli, juli till augusti – 19 augusti

Övrig information Kreditfakturor – nu i portalen Kostnadsbärare vid interndebiteringar Fördelning lokalkostnader enl SUHF-modellen Versionsbyte av Raindance Praktiskt exempel kostnadsbärare

Kreditfakturor- nu i portalen Fr.o.m torsdag den 7 maj skannas även kreditfakturor. Kreditfakturor ska skickas för skanning precis som en debetfakta. Kreditfakturan ska sedan konteras, attesteras och utanordnas för att få status = DEF och därmed regleras/kvittas mot en debetfaktura.

Kreditfakturor – nu i portalen Vid kontering på konto 1271 är det mycket viktigt att institutionen meddelar Ekonomiavdelningen, Bijan Shafeie, kreditfakturans fakturanummer (i Raindance) samt ver.nummer. Detta för att Bijan måste korrigera i anläggningsregistret

Kostnadsbärare vid interndebiteringar Uppge alltid kostnadsbärare vid beställningar och inköp för att undvika felaktiga debiteringar. Detta gäller t ex vid lokalbokning, inköp från SU-butiken och teledebiteringar

Kostnadsbärare vid interndebiteringar Kontrollera om interndebiteringar skett med ” kostnadsbärare ”BLANK” vid Er institution Felaktiga interndebiteringar rättas genom att följa de instruktioner som finns i lathunden för rättning av kostnadsbärare ”BLANK”. (Lathunden finns att hämta på Ekonomiavdelningens hemsida) Bokföringsorder i digitalt respektive pappersformat skickas till Anders Nordström, Ekonomiavdelningen

Fördelning av lokalkostnader enligt SUHF:s modell Lokalkostnader = direkt kostnad hos kostnadsbärare Utgångspunkt universitetets externa lokalhyra Den interna hyran grundar sig i den externa och utnyttjat antal kvadratmeter Kontering  = användarens lönekontering(ar) Laboratorielokaler = fördelas av institutionen Påslaget för tomma lokaler ej lokalhyra

Ny version av Raindance Systemförvaltare Kent Kardell informerar

Praktiskt exempel full kostnadsredovisning Exemplet finns att ladda ned som excelfil: http://www.su.se/pub/jsp/polopoly.jsp?d=4236