Bo Vilbern Datema Lena Dunder Polarica Decentralisering av Scalabruk Ekonomidag 26/11 2008 Decentralisering av Budget- och Prognoshantering Hälsa kunden välkommen Presentera alla medverkande Praktisk information om längd på presentationen, toaletter, kaffe, mobiler mm För ökad avkastning

Datema - Partner of the Year - iScala (EMEA) 2006 och 2007 Budget Tracker Kort presentation av Datema Hur fungerar det i många företag idag ? Budget Tracker – en ny produkt till iSQD Visning Några installationer Polarica – en kunds erfarenheter Frågor Datema - Partner of the Year - iScala (EMEA) 2006 och 2007

Datema AB Antal anställda: ca 80 st Omsättning 2007: ca 110 milj Budget 2008: ca 120 milj Tillväxt sker under lönsamhet och med starka finansiella ägare Kontor i: Stockholm, Malmö, Halmstad, Västervik, Skövde, Örebro, Gävle.

Datema - Partner of the Year iScala EMEA 2006 & 2007 Datema AB Applikation Mobilitet Försäljning I korthet Konsulting Djup och Bredd. Totalt 50 konsulter. iScala 35 st Teknik 10 st Utveckling 6 st Integration 4 st Mobilitet 5 st Konsulting Utveckling Service & Support Egna Produkter Datema - Partner of the Year iScala EMEA 2006 & 2007

Referenser Ett axplock av kunder: Exempel på kunder som vi har på Datema.

Egna produkter iSQD iScala Query Designer DDS Datema Document Suite Tilläggsprogram till iSQD CFA Cash Flow Analyzer Budget Tracker Budget och Prognos hantering till iScala iScala Scorecard Viewer Raport- och Analysverktyget till iScala DDS Datema Document Suite Dokumenthanterings- systemet integrerat till iScala med ESC Kundfakturor Journaler Leverantörsfakturor Arkiv EASY Streckkods system för iScala logistik för iScala Utleveranser av kundorder Inleverans av inköpsorder Inventering Lagerförflyttningar Handterminals system integrerat till iScala via WLAN och ESC Datema Transport Integrering av transportsystem till iScala

Egna produkter Tilläggsprogram till iSQD iSQD iScala Query Designer Rapport- och Analysverktyget till iScala (samtliga databaser inkl. iScala CRM) Utformat för slutanvändare (och specialister) >3 500 installationer i över 50 länder Säljs av Epicor/iScala DDS Tilläggsprogram till iSQD Cash Flow Analyzer (CFA) Kassaflödesanalys till iScala Budget Tracker Budget och Prognoshantering till iScala iScala Scorecard Viewer Windows baserad portallösning till iScala EASY för iScala Datema

Service & support Vår ambition är att alltid hålla en hög servicegrad! 20 års erfarenhet Support via telefon eller e-post Datemas produktsortiment samt andra IT-relaterade frågor Service på bl. a. Epicor, Motorola (Symbol) och HP produkter Snabb utryckning vid akuta driftstopp Larmövervakning Regelbundna hälsokontroller Öppen vardagar 08:30-17:00 Jour 24/7 Vår ambition är att alltid hålla en hög servicegrad! IT-relaterade frågor (-) Konsekvent med punkt efter mening. HP-produkter

Vad är då Budget Tracker? Ett redskap för decentraliserad Budgetering Analyser av ekonomiskt utfall och kommentarer Månadsvis prognostisering av resterande året Datema - Partner of the Year - iScala (EMEA) 2006 och 2007

Datema - Partner of the Year - iScala (EMEA) 2006 och 2007 Traditionellt Datema - Partner of the Year - iScala (EMEA) 2006 och 2007

Egentligen så är det redan historia Budgethantering Några månader före nytt budgetår tas ett budgetunderlag fram från ekonomiavdelningen Rapporter med utfall föregående år på kontonivå förs över till Excel Egentligen så är det redan historia Budgeten registreras in i iScala Excel arken skickas ut till budgetansvariga Varje budgetansvarig försöker att bearbeta informationen och skapa en budget för nästa år Används som jämförelse i 12 månader Bearbetning och Summering av alla Excel ark till en företagsbudget sker på ekonomiavdeln.

Analysering av utfallet: Budgetansvariga skall förklara differenserna mellan utfall och budget/prognosen Antingen så beskriver man verkligheten utifrån den traditionella resultatredovisningen (som ofta inte speglar verksamheten) Månadens utfall är avstämt eller så visar man ett eget Excel ark (som ofta speglar verksamheten men ibland utgår från helt andra siffror än redovisningen) Slutsats: Ekonomiavdelningen och linjeorganisationen talar inte samma språk Analyser görs inte så ofta och/eller så noggrant Ekonomi gör oftast analyserna ”därför de förstår ekonomi bättre” Om linjen gör analysen, så tar den tid från ordinarie arbetet

Oftast så arkiveras prognosen efter att den presenterats Prognoshanteringen: Nya Excel ark med utfall + budget på kontonivå tas fram för varje resultatenhet (och distribueras) Ett antal gånger under året, så gör man en prognos för resten av budgetåret Varje enhet lägger in sina bedömningar på kontonivå av tänkbara avvikelser mot tidigare budget Många gånger görs prognosen av finansavdelningen för att linjecheferna inte har tid eller rätt kunskap Allt sammanställs och presenteras för ledningen Oftast så arkiveras prognosen efter att den presenterats Ledningen kommenterar och korrigerar prognosen innan den godkänns

Datema - Partner of the Year - iScala (EMEA) 2006 och 2007 Med Budget Tracker Datema - Partner of the Year - iScala (EMEA) 2006 och 2007

Men egentligen endast för första månaden Budgethantering Några månader före nytt budgetår tas ett budgetunderlag fram för varje resultatenhet Färdiggjorda budgetunderlag är elektroniskt tillgängligt för varje budgetansvarig Budgeten läses in i iScala Men egentligen endast för första månaden Varje resultatenhet simulerar fram sin budget mha. olika verktyg och hjälpmedel (tex.Excel) Används som jämförelse i 12 månader Ekonomiavdelningen kan hela tiden övervaka processen Summering av de olika enheterna till företaget sker löpande

Analysering av utfallet: Budgetansvariga skall förklara differenserna mellan utfall och budget/prognosen Ansvariges resultat (perioden och hittills året) med jämförelser presenteras Månadens utfall är avstämt Varje rad kan analyseras ner till dokument/transaktionsnivå och kommenteras Sammanställningen är tillgänligt för ledningen Frågor, tveksamheter eller fel skickas till ekonomi via mail för svar/åtgärd Slutligt resultat och avvikelser kommenteras av budgetansvarig

Efter att budgetansvarig kommenterat utfallet så gör man en ny prognos Prognoshanteringen: Utfallet per period läses in från iScala och för resterande perioder visas senaste prognosen. Korrigeringar av prognosen för resten av året (per period) kan lätt göras och hela prognosen kan kommenteras Användaren summerar sina ansvarsområden (flera resultatenheter) till en total innan klarmarkering Efter att budgetansvarig kommenterat utfallet så gör man en ny prognos Allting lagras Ekonomiavdelningen kan hela tiden övervaka processen och påverka flödet Ledningen kan enkelt se den aktuella slutliga prognosen med uppdaterat årsresultat på företagsnivå inkl. prognoskommentarerna

Datema - Partner of the Year - iScala (EMEA) 2006 och 2007 Budget Tracker En liten DEMO Datema - Partner of the Year - iScala (EMEA) 2006 och 2007

Datema - Partner of the Year - iScala (EMEA) 2006 och 2007 Sammanfattning Decentralisering av Budgethanteringen Analysen Prognoshanteringen Fullständig övervakning från ekonomiavd. Strukturerad ekonomiärendehantering Dokumentering och lagring av allt Återför Excel till det den är gjort för Datema - Partner of the Year - iScala (EMEA) 2006 och 2007

Datema - Partner of the Year - iScala (EMEA) 2006 och 2007 Budget Tracker Några kundinstallationer Datema - Partner of the Year - iScala (EMEA) 2006 och 2007

Datema - Partner of the Year - iScala (EMEA) 2006 och 2007 Ruukii Antal användare: 10 st. Antal kostnadsställen: 15 st. Installation och driftsättning Analys ½ dag Design 2 dagar Utbildning ½ dag Driftstöd ½ dag Datema - Partner of the Year - iScala (EMEA) 2006 och 2007

Datema - Partner of the Year - iScala (EMEA) 2006 och 2007 Int. Data Group Antal användare: c:a 40 st. Antal kostnadsställen: drygt 40 st. Installation och driftsättning Analys: 1 dag Design: 1 dag Utbildning 1 dag Test: ½ dag Driftstöd: ½ dag Datema - Partner of the Year - iScala (EMEA) 2006 och 2007

Datema - Partner of the Year - iScala (EMEA) 2006 och 2007 Forex Bank Antal användare: c:a 100 st Antal kostnadsställen: c:a 90 st. 5 iScala bolag (Se, No, Dk, Fi och Is) Citrixlösning Installation och driftsättning Analys: 1 dag Design: 6 dagar Test: 1 dag Driftstöd: ½ dag Datema - Partner of the Year - iScala (EMEA) 2006 och 2007

Datema - Partner of the Year - iScala (EMEA) 2006 och 2007 Tidigare namn var VFA Några befintliga kunder Maxit Group Svenska Jägarförbundet Premo Polarica Lena Dunder (en kunds erfarenheter) Datema - Partner of the Year - iScala (EMEA) 2006 och 2007

Datema - Partner of the Year - iScala (EMEA) 2006 och 2007 Var kan jag köpa Budget Tracker? (och övriga tilläggsprogram) Hos er vanliga iScala återförsäljare!! Datema - Partner of the Year - iScala (EMEA) 2006 och 2007

Datema - Partner of the Year - iScala (EMEA) 2006 och 2007 TACK FÖR OSS Datema - Partner of the Year - iScala (EMEA) 2006 och 2007