Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP) Arkivredovisning - klassificera, beskriva och registrera Britt-Marie Östholm, Torbjörn Hörnfeldt, Agneta Mann Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP)

Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP) Varför förändring? Förändringsbehovet känt sedan årtionden upprepade initiativ till ändring en tillämpning av en princip - som stelnat till regel arkivmyndigheterna har prioriterat kontinuiteten SATS-projektet (samordnad tillsyn, 1992-1995) stora brister i arkivredovisningen görs endast för arkivmyndigheterna arkivförteckningen svårförståelig för personal och allmänhet istället används diariet och andra sökingångar A Protokoll B Arkivexemplar av utgående handlingar C Diarier D Register och liggare E Inkomna handlingar F Handlingar ordnade efter ämne G Räkenskaper Ö Övriga handlingar Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP)

Förändringsbehovet var nu oemotsägeligt Projektet INFOTEK-RED (Informationsteknologin och myndig- heterna) tillsattes1997 enkäter till olika målgrupper stärkte projektets uppfattning det bidrog till att grundtankar för arbetet kunde slås fast dessvärre flera avbrott pga av arbetet med lagstiftning NAP (Nya arkivprinciper) från 2004 kunde kanske heta Gamla arkivprinciper - åter till proveniensprincipen! Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP)

Arkivlagen inget hinder för förändring Arkivbeskrivning: kortfattat om verksamheten samband mellan verksamhet och handlingar inskränkningar i tillgängligheten (sekretess, gallring) vilka arkiv som myndigheten förvarar vilka som har ansvar för arkivet Arkivförteckning: systematisk förteckning praktiskt och detaljerat sökmedel inventarieförteckning Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP)

Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP) Grundtankar - 1 Arkivredovisningen bör ske enligt en struktur som representerar verksamheten har utvecklats till processynsätt Det bör framgå hur handlingar kommer in till och upprättas hos myndigheten - oberoende av medium dvs även e-handlingar och databaser redovisas från ett verksam-hets/processperspektiv ”färdiga handlingar” 2 kap. 3 § TF Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP)

Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP) Grundtankar - 2 Den notation som väljs får inte begränsa förvaltning och utveckling av strukturen Arkivet bör beskrivas på samtliga nivåer i strukturen, och det bör fastställas vilka uppgifter som skall anges för varje nivå - dock minimikrav i RA-FS, resten frivilligt Arkivredovisningen skall vara kompatibel med de standarder som finns nationellt och internationellt Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP)

Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP) Grundtankar - 3 Arkivredovisningen bör integreras med myndighetens övriga system för informationshantering ärende- och dokumenthantering tillför processperspektiv, ersätter dossierplan Sambandet mellan handlingarna och arkivets fysiska enheter skall kunna upprätthållas över tiden utan att det hindrar förändringar avseende indelningen i fysiska enheter konvertering, dubbla arkivexemplar osv Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP)

Förenklat kan sägas att vi . . . går från krav på självständiga instrument (arkivbeskrivning och arkivförteckning) till krav på metadata i myndigheternas system för dokument- och ärendehantering tillför ett processperspektiv till myndighetens övriga perspektiv, (objekt, geografisk belägenhet m.m.) Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP)

Arkivredovisningen bidrar till en öppen och effektiv e-förvaltning - 1 Offentlighetsprincipen möjliggör självbetjäning; handlingarnas ursprung i verksamheten tydliggörs; om man vet vad myndigheten gör kan man leta sig fram till handlingarna Transparent och rättsäker handläggning kompletterar 24-timmarsmyndighetens ”ett ärende – en kontakt; kan åskådliggöra hur man hämtar/lämnar uppgifter i myndighetsöverskridande handläggningsprocesser Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP)

Arkivredovisningen bidrar till en öppen och effektiv e-förvaltning - 2 PSI-direktivet, Public Service Information (2003/98/EG) offentliga sektorns information skall ha en god struktur och beskrivas så att den blir lättillgänglig för medborgare och företag för förädling Effektivare dokument- och ärendehantering inte bara genom automatisering av vissa handläggningsprocesser (jfr Verva/ESV) hela hanteringen och förvaltningen av dokument måste utgöra en stödprocess till verksamheten nödvändigt med nytta för myndigheten Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP)

Myndigheterna vill använda den nya modellen Bl.a följande myndigheter har beviljats dispens från redovisning i enlighet med det allmänna arkivschemat: - Centrala studiestödsnämnden - Forum för levande historia - Försäkringskassan (en del) - Inskrivningsmyndigheterna - Kronofogdemyndigheten - Läkemedelsförmånsnämnden - Premiepensionsmyndigheten - Skatteverket - Södertörns högskola - Tingsrätterna - Verket för innovationssystem - Åklagarmyndigheten Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP)

Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP) Nya RA-FS:en Riksarkivet föreskriver om: - uppgifternas funktion - uppgifter om myndigheten - uppgifter om verksamhetens struktur - uppgifter om processer - uppgifter om handlingar - uppgifter om fysiska enheter - samband över tiden Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP)

Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP) Nya RA-FS:en Riksarkivet föreskriver om: - uppgifternas funktion - uppgifter om myndigheten - uppgifter om verksamhetens struktur - uppgifter om processer - uppgifter om handlingar - uppgifter om fysiska enheter - samband över tiden Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP)

Arkivredovisningens funktion Uppgifterna skall göra det möjligt att förstå sambanden mellan verksamheten och handlingarna att överblicka handlingarna att söka och ta fram handlingarna att hantera och förvalta handlingarna Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP)

Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP) Tillgänglighet Uppgifterna skall vara lätta att få tillgång till – för allmänheten och myndighetens personal Uppgifterna bör finnas på intern och extern webb tillgänglighet till önskad nivå i strukturen undantag om sekretess eller integritet undantag för fysiska enheter av säkerhetsskäl Även uppgifter om ansvar för arkiv och registratur bör finnas på webben Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP)

Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP) Nya RA-FS:en Riksarkivet föreskriver om: - uppgifternas funktion - uppgifter om myndigheten - uppgifter om verksamhetens struktur - uppgifter om processer - uppgifter om handlingar - uppgifter om fysiska enheter - samband över tiden Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP)

Uppgifter om myndigheten organisation (arkivbildaren) myndighetens identitet (hos arkivmyndighet) myndighetens namn tidsomfattning – begynnelseår (och slutår) verksamhet och styrande dokument kortfattad beskrivning av verksamheten (kan kompletteras med övergripande struktur, organisationsgraf m.m.) hänvisning till instruktion, lagstiftning och andra styrande dokument arkiv hos myndigheten egna arkivet (t.ex. införlivade handlingar) arkiv som har överlämnats till myndigheten Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP)

Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP) Nya RA-FS:en Riksarkivet föreskriver om: - uppgifternas funktion - uppgifter om myndigheten - uppgifter om verksamhetens struktur - uppgifter om processer - uppgifter om handlingar - uppgifter om fysiska enheter - samband över tiden Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP)

Verksamhetsstruktur (klassifikationsplan) Myndigheten skall fastställa en struktur för klassificering av de allmänna handlingarna Strukturen skall representera verksamheten: översta nivån – verksamhetsområden nedersta nivån – processer vid behov mellannivåer Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP)

Verksamhetsområde och processer Verksamhetsområden indelning som används för planering och redovisning av verksamheten Process ett återkommande mönster av aktiviteter som har ett gemensamt objekt vilket under processens gång tillförs ett mervärde Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP)

Presentation grafiskt och som en förteckning 3 Arbeta för en god arkivhantering - - - 3.2 Normera arkivverksamhet 3.2.1 Utarbeta generella regler (RA-FS) 3.2.2 Handlägga myndig- hetsspecifika regler (RA-MS) 3.3.3 Handlägga remisser/ ärenden/som rör normeringsområdet Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP)

RA-FS:en reglerar inte hur man skapar strukturen Inventera verksamheter (även handlingar) använd styrande dokument intervjua verksamhetsansvariga Använd modeller (mål - processer – begrepp m.m.) Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP)

Man kan utgå från styrande dokument Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP)

Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP) Man kan utgå från mål Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP)

Man kan utgå från processer Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP)

Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP) Man kan reda ut begrepp Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP)

Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP) Flera metoder kan användas för att skapa en hållbar struktur Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP)

Presentation grafiskt och som en förteckning 3 Arbeta för en god arkivhantering - - - 3.2 Normera arkivverksamhet 3.2.1 Utarbeta generella regler (RA-FS) 3.2.2 Handlägga myndig- hetsspecifika regler (RA-MS) 3.3.3 Handlägga remisser/ ärenden/som rör normeringsområdet Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP)

Uppgifter om strukturen och dess delar Följande uppgifter skall finnas om planen som helhet: Identitet namn tidpunkt för fastställande giltighetstid om planens delar (verksamhetsområde, process): identitet giltighetstid (om avvikande från planen) Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP)

Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP) Regler om strukturen Identiteterna i strukturen utgörs av en numerisk kod som skapas genom punktnotation: 1.4.12- (undvik decimalnotation: 1034) Vid ändring: delar i planen får avslutas och nya läggas till den numeriska koden får inte återanvändas Ny struktur: om överskådligt sambanden säkerställs Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP)

Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP) Nya RA-FS:en Riksarkivet föreskriver om: - uppgifternas funktion - uppgifter om myndigheten - uppgifter om verksamhetens struktur - uppgifter om processer - uppgifter om handlingar - uppgifter om fysiska enheter - samband över tiden Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP)

Beskrivning av processen Uppgifter om processen: identitetsbeteckning (enligt klassifikationsplanen) namn, (enligt klassifikationsplanen) processens objekt vad som initierar processen vad som avslutar processen vilka aktiviteter som ingår i processen Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP)

Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP) Nya RA-FS:en Riksarkivet föreskriver om: - uppgifternas funktion - uppgifter om myndigheten - uppgifter om verksamhetens struktur - uppgifter om processer - uppgifter om handlingar - uppgifter om fysiska enheter - samband över tiden Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP)

Uppgifter om handlingar i processen Föra att visa sambanden med processen skall anges: identitetsbeteckning namn hur handlingar hämtas från och lämnas till arkivet under processens gång Som underlag för åtkomst och presentation skall anges: hur handlingarna är organiserade, sökingångar begränsningar i tillgängligheten genom gallring, sekretess, integritet Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP)

Uppgifter om sammanställningar För handlingar som utgörs av sammanställningar som hämtas från och lämnas till IT-system skall följande uppgifter anges vilka uppgifter som ingår i sammanställningen hur uppgifterna skall presenteras (text och grafiskt) Ett processperspektiv på IT-systemen Beskrivningen dokumenterar tillgängligheten till handlingarna – som det var Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP)

Beskrivning av processer och handlingar Grafiska beskrivningar görs för att tydliggöra sambandet mellan process och handlingar Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP)

Uppgifter för samordning av arkivredovisning och ”diarier” Vid registrering på ärende- och handlingsnivå, i enlighet med 15 kap. 1-2 §§ sekretesslagen, bör identitetsbeteckning i enlighet med klassificeringsstrukturen anges (ersätter dossierplan) Även andra uppgifter om handlingarna bör hämtas från kontrollerade vokabulärer (t.ex. ämne, objekt, geografisk belägenhet, handlingstyp) Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP)

Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP) Nya RA-FS:en Riksarkivet föreskriver om: - uppgifternas funktion - uppgifter om myndigheten - uppgifter om verksamhetens struktur - uppgifter om processer - uppgifter om handlingar - uppgifter om fysiska enheter - samband över tiden Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP)

Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP) Fysiska enheter Om förvaringsenhet identitet (t.ex. löpnummer eller löpnummer per år) typ av förvaringsmedel (t.ex. arkivbox, aluminiumburk) förvaringsplats (datorhall/server, arkivlokal/hylla, klimatarkiv) omfattning (ingående handlingar, tidsomfattning) Om databärare (vid behov) identitet typ av databärare förvaringsplats omfattning Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP)

Uppgifter för hantering och förvaltning Därutöver uppgifter som behövs för att handlingarna skall kunna framställas, hanteras, förvaras och vårdas, i enlighet med Riksarkivets mediespecifika och tekniska föreskrifter Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP)

Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP) Nya RA-FS:en Riksarkivet föreskriver om: - uppgifternas funktion - uppgifter om myndigheten - uppgifter om verksamhetens struktur - uppgifter om processer - uppgifter om handlingar - uppgifter om fysiska enheter - samband över tiden Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP)

Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP) Samband över tiden Sambanden mellan handlingar och fysiska enheter skall upprätthållas så att handlingarna kan återsökas och presenteras över tiden Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP)

Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP) NAP - tidplan 2007 - 2010 internutbildning nov 2006 - april 2007 information jan 2007- juni 2008 fortsatt arbete med jan - sept 2007 modell, begrepp mm förslag till regler i punktform maj 2007 interna diskussioner maj – sept 2007 (möten, e-post mm) intern- och externremiss okt 2007- jan 2008 ikraftträdande 1 juli 2008 övergångstid (åtminstone en plan) 1 juli 2010 Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP)

Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP) Projekten NAP - Nya ArkivPrinciper ARES - ArkivRedovisningens Element och Struktur PRO-ARK-KOMP - PROcessorienterad ARKivredovisning - KOMPetensutveckling Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP)

Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP)