Inköpsverksamheten inom Skatteverket Linus Sundemar Skatteverkets Inköpsenhet

Presentation Historik Organisation Inköpsvolymer Inköpsprocessen Övergripande riktlinjer för inköpsverksamheten Uppföljningsmodell Erfarenheter IT stöd för E-handel

Historik Hösten 2003 fattades beslut om en översyn av inköpsverksamheten inom Skatteverket och KFM. Under perioden november 2003- januari 2004 genomfördes en utredning som visade på ett antal problemområden med betydande brister.

Historik Identifierade problemområden Fragmenterad och otydlig organisation Strategisk analys och styrning saknades Gemensamma rutiner och processer saknades Otillräckligt systemstöd

Historik Den 16/3 2004 fattades ett inriktningsbeslut om att ”inköps och upphandlingsverksamheten ska samlas i en strategisk inköpsenhet” Ett projekt startades i syfte att bygga upp en strategisk inköpsenhet. Projektet innehöll tre delprojekt. Varugruppsstrategi Process och organisation Systemstöd Inköpsenheten bildades den 1 oktober 2004.

Historik Syftet med inköpsenheten är och målsättningen är Ökad affärsmässighet med bibehållen juridisk korrekthet Större förståelse för verksamhetens inköpsbeteende och olika varugruppers karaktär och besparingsmöjligheter Starkare styrning mot bästa inköpsbeteende bästa avtal och mest kostnadseffektiva varor och tjänster Starkare styrning av leverantörers uppfyllande av överenskomna åtaganden Högre grad av automatisering i inköps- och upphandlingsarbetet och målsättningen är Lägre total inköpskostnad Ökad verksamhetsnytta Effektivare inköpsverksamhet

Presentation Organisation Inköpsvolymer Inköpsprocessen Övergripande riktlinjer för inköpsverksamheten Uppföljningsmodell Erfarenheter IT stöd för E-handel

Organisation Skatteverket Kronofogdemyndigheten Antal orter med kontor: 85 Antal anställda: 10 800 Inköpsvolym per år ca 2000 Mkr Kronofogdemyndigheten Antal orter med kontor: 43 Antal anställda: 2 321 Inköpsvolym per år ca 500 Mkr

Organisation Skatteverket

Organisation Verksamhetsstöd för Skatteverket och Kronofogdemyndigheten

Organisation Inköpsenheten

Presentation Organisation Inköpsvolymer Inköpsprocessen Övergripande riktlinjer för inköpsverksamheten Uppföljningsmodell Erfarenheter IT stöd för E-handel

Inköpsvolymer 2008-2009

E-beställningsvolymer 2008-2009

Presentation Organisation Inköpsvolymer Inköpsprocessen Övergripande riktlinjer för inköpsverksamheten Uppföljningsmodell Erfarenheter IT stöd för E-handel

Inköpsverksamhetens huvudprocesser Inköpsprocessen Strategiskt Inköp Taktiskt Inköp Operativt Inköp Upphandling och avrop på ramavtals- processen Varugruppstrategi- processen Avropsprocessen Varugruppstrategier Avtal Avrop Leverans Besparingar

Varugruppsstrategiprocessen, övergripande 0. Identifiera varugrupp 1. Etablera varugrupps- team 2. Analysera varugrupp 3. Identifiera besparings- potential 4. Utveckla varugrupps- strategi 5. Implementera varugrupps- strategi 6. Uppföljning Huvudansvarig: Inköpsenheten Utförare: Input: Inköpsstatistik Output: Definierad varugrupp Huvudansvarig: Inköpsenheten Utförare: Input: Definierad varugrupp Output: Varugrupps- team Huvudansvarig: Inköpsenheten Utförare: Varugrupps- team Input: Inköpsstatistik marknadsinfo Output: analys Huvudansvarig: Inköpsenheten Utförare: Varugrupps- team Input: analys Output: Identifierad besparings- potential Huvudansvarig: Inköpsenheten Utförare: Varugruppsteam Input: Varugrupps- analys Identifierad Besparings- potential Output: strategi Huvudansvarig: Inköpsenheten Utförare: Varugruppsteam Input: Varugrupps- strategi Output: Beslutad och implementerad Huvudansvarig: Inköpsenheten Utförare: Varugruppsteam Input: Inköpsstatistik Kvalitets- uppföljningar Output: Tertial uppföljning Strategiskt Inköp

Upphandlingsprocessen, övergripande 0. Behov 1. Behovsanalys 2. Förfrågan 3.Utvärdering 4. Avtal 5. Förvaltning Huvudansvarig: Kund till Inköps-enheten Utförare: Input: Verksamhets-strategier (t ex IT-strategi) Behov - Volym - etc.v Output: Avrops- / Upphandlings-begäran Huvudansvarig: Inköpsenheten Utförare: Inköpsenheten tillsammans med kund Input: Upphandlings- eller avrops-begäran Output: Kravspeci-fikation Tidsplan Huvudansvarig: Inköpsenheten Utförare: Inköpsenheten tillsammans med kund Input: Kravspeci-fikation Tidplan Output: Inhämtade anbud alt avropssvar Sändlista Avropsförfrågan alt. Förfrågnings-underlag Annons Diarienummer Huvudansvarig: Inköpsenheten Utförare: Inköpsenheten tillsammans med kund Input: Inhämtade anbud alt avropssvar Sändlista Avropsförfrågan alt. Förfrågnings-underlag Annons Diarienummer Output: Utvald leverantör Tilldelnings-beslut Huvudansvarig: Inköpsenheten Utförare: Input: Avtal / Ramavtal Avropssvar /Anbud Förfrågnings-underlag Tilldelnings-beslut Output: Tecknat avtal Kommunicerat avtal till organisation Avtal publicerat i avtalsdatabas Huvudansvarig: Inköpsenheten Utförare: Input: Tecknat avtal Output: Avslutat avtal alternativt förlängt avtal Taktiskt Inköp

Avropsprocessen, övergripande eBeställ 0. Systemförvaltning inköpssystem 1. Söka artiklar/tjänster skapa beställning 2. Attestera och göra beställning 3. Bevaka leverans och leveransgodkänna Huvudansvarig: Inköpsenheten Utförare: Input: Verksamhetens behov av artiklar och tjänster Output: Tillgängliga artiklar och tjänster i eBeställ Huvudansvarig: Beställare Utförare: Input: Enskilda behov av artiklar och tjänster Output: Attest begäran Huvudansvarig: Attestant Utförare: Input: Attest begäran Output: Beställning till leverantör Huvudansvarig: Beställare Utförare: Användare Input: Leverans Output: Leveransgodkännande Operativt Inköp

Roller befogenheter Inköpsverksamheten inom Skatteverket och KFM är organiserad i följande funktioner. De huvudsakliga arbetsuppgifterna för respektive funktion har angivits inom parantes. Central inköpsfunktion (Riktlinjer, inköpsstrategier, framställan av standardsortiment och upphandlingar), Regional inköpsfunktion (Information om riktlinjer, uppföljning av avtalstillämpning, direktupphandling och avrop) Lokal inköpsfunktion (avrop från befintliga avtal, godsmottagning, leveranskontroll) Central och regional inköpsfunktion ligger organisatoriskt inom Inköpsenheten. Den regionala inköpsfunktionen fördes över från Internservice 200906. Lokal inköpsfunktion ligger huvudsakligen inom Internservice.

Huvudfunktioner för inköp Inköpsfunktioner 2010 Strategisk Strategi Koppling till övergripande strategi Inköpsstrategi Kompetensplanering för inköp Affärsplanering och målsättning Strategisk leverantörshantering Styrning Strategi för avtalstrohet Balanserat styrkort Riskidentifiering och hantering Riktlinjer, processer och standardistering Roller och ansvarsfördelning Hantering Interna Kunder Internkundshantering Inköpshantering för projekt Långsiktig efterfrågeplanering Varugrupps- hantering Varugruppsstrategi Spendanalys Marknadsanalys Avstämning av interna krav Utveckling av leverantörsmarknad Huvudfunktioner för inköp Taktisk Avtalstrohet Upphandling/Avrop Kontrakts-administration Leverantörs-hantering Förberedelse för upphandling Annonsering och anbudsgivning Kvalificering och anbudsprövning Upphandlingens avslutande Överprövning, skadestånd etc. Tilldelning av kontrakt Organis-ation Support och administration åt interna kunder Bevakning av avtalstrohet Säkerställande av avtalstrohet för leverantör Säkerställande av avtalstrohet för företaget Kontraktshantering Kvalificerande leverantörsutveckling Löpande leverantörsutveckling Leverantör Operativ support och rapportering Orderläggning Mottag Leverantörsbetalning Besparingsuppföljning och hemtagning Inköpsdatahantering Operationell rapportering Kortsiktig efterfrågeplanering Kontraktsöversyn och administration Kontraktsregister Spot-inköp Operativ Support - IT-stöd - Personalhantering - Finans- och legala tjänster - Lager och materialplanering De olika inköpsfunktionerna har starka beroenden, vilket medför ett behov av konstant hög prestation inom alla områden för att minska riskerna för avtagande tvärfunktionellt och värdeskapande inköp

Presentation Organisation Inköpsvolymer Inköpsprocessen Övergripande riktlinjer för inköpsverksamheten Uppföljningsmodell Erfarenheter IT stöd för E-handel

Övergripande riktlinjer för inköpsverksamheten Syfte Riktlinjerna syftar till att fastställa Inköpsenhetens övergripande ansvar och befogenheter samt verka för: Affärsmässighet och juridisk korrekthet inom inköpsverksamheten Hög effektivitet i inköps och upphandlingsarbetet Styrning mot bästa inköpsbeteende, bästa avtal och mest kostnadseffektiva varor och tjänster Målsättningen är att riktlinjerna ska leda till en lägre total inköpskostnad och ökad verksamhetsnytta.

Övergripande riktlinjer för inköpsverksamheten 1) Upphandling av varor och tjänster för Skatteverket (HK, regioner och VE) ska utföras av Inköpsenheten inom VE /AS. Inköpsenheten ansvarar för att myndighetens upphandlingar genomförs effektivt, affärsmässigt och i enlighet med gällande regelverk. 2) Avtal med externa leverantörer ska upprättas och kontrasigneras av Inköpsenheten inom VE /AS. Inköpsenheten ansvarar för att avtalen upprättas på ett korrekt sätt, tecknas av behörig person och registreras i Skatteverkets avtalsdatabas. 3) Avrop via förnyad konkurrensutsättning för Skatteverket (HK, regioner och VE) ) ska utföras av Inköpsenheten inom VE /AS. Inköpsenheten ansvarar för att myndighetens avrop via förnyad konkurrensutsättning genomförs i enlighet med gällande regelverk. 4) Avrop/beställning av vara eller tjänst ska ske via, av Skatteverket beslutat, inköpssystem. Inköpsenheten ansvarar för att beställningar administreras på ett effektivt sätt samt att ESV/Regeringens riktlinjer för E-handel efterlevs. 5) Rekvisition från inköpssystem ska nyttjas vid inköp ”över disk” för små-/sällan köp som genererar en leverantörsfaktura. Nyttjandet av E-rekvisition möjliggör uppföljning och identifiering av nya avtalsområden och säkerställer att leverantören får rätt underlag för fakturering.

Presentation Organisation Inköpsvolymer Inköpsprocessen Övergripande riktlinjer för inköpsverksamheten Uppföljningsmodell Erfarenheter IT stöd för E-handel

Uppföljningsmodell Syfte Skatteverkets uppföljningsmodell syftar till att förbättra styrning och kontroll av myndighetens inköpsverksamhet och möjliggöra en ändamålsenlig uppföljning av juridisk korrekthet, affärsmässighet, effektivitet och kvalité. Uppföljningsmodellen är indelad i fyra perspektiv och är uppbyggd som ett balanserat Styrkort Processperspektiv Juridisktperspektiv Finansperspektiv Kundperspektiv

Uppföljningsmodell

Uppföljningsmodell Processperspektivet Strategisktmål: Hög effektivitet i inköpsprocessen. Kritiska framgångsfaktorer: Av Skatteverket beslutade inköpssystem nyttjas vid avrop och beställning av vara eller tjänst Nyckeltal: Procentuell andel inköp via, av skatteverket beslutade, inköpssystem

Uppföljningsmodell Juridisktperspektiv Strategisktmål: Inköpsverksamhet ska följa de regelverk i form av lagar och regler som gäller för inköp inom offentlig verksamhet Kritiska framgångsfaktorer: Varor och tjänster avropas från befintliga avtal. För produkt och tjänsteområden som saknar avtal upprättas avtal. Nyckeltal: Procentuell andel av total inköpsvolym som består av avtalade produkter och tjänster

Uppföljningsmodell Finansperspektiv Strategisktmål: Inköpsverksamhet ska vara affärsmässig. Kostnadseffektiva varor och tjänster ska premieras Kritiska framgångsfaktorer: Beslutade strategier för att realisera identifierade besparingar genomförs. Nyckeltal: Realiserade besparingar i procent av total inköpsvolym

Uppföljningsmodell Kundperspektiv Strategisktmål: Kvalitén på varor och tjänster ska motsvara verksamhetens behov Kritiska framgångsfaktorer: Verksamhetens krav på varor och tjänster beaktas vid upphandling och avrop. Nyckeltal: Nöjdkundindex

Presentation Organisation Inköpsvolymer Inköpsprocessen Övergripande riktlinjer för inköpsverksamheten Uppföljningsmodell Erfarenheter IT stöd för E-handel

Erfarenheter IT stöd för E-handel Inköpssystem Identifierade nyttor (2004) Styr mot bästa avtal och produkter med lägst totalkostnad Undvika kostnader från ej berättigade inköp Högre processeffektivitet i inköpsverksamheten Bättre leverantörsprestanda från större uppföljningsmöjligheter Bättre arbetsmiljö och högre servicenivå mot verksamheten

Erfarenheter IT stöd för E-handel Inköpssystem Framgångsfaktorer Tvärfunktionell projektgrupp med representation av Ekonomi, Inköp och IT (Teknik) Konfigurerade (designade) systemet efter våra krav och verksamhetens behov Användarvänligt Problem Inköpssystemet inte integrerat med Ekonomisystemet Ledning och styrning, ingen konsekvens om man inte följer beslutad riktlinje om att använda systemet För litet (smalt) sortiment vid införandet

Erfarenheter IT stöd för E-handel Verva rapporten