Offentlighetslagen Sekreterarträff i Kaustby regeringssekreterare Katri Valjakka jord- och skogsbruksministeriet

2 Finlands grundlag (731/1999) •12 § 2 mom. •Handlingar och upptagningar som innehas av myndigheterna är offentliga, om inte offentligheten av tvingande skäl särskilt har begränsats genom lag. Var och en har rätt att ta del av offentliga handlingar och upptagningar.

3 Lag om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999) •trädde i kraft den •huvudprincip handlingarnas offentlighet •lagens syfte (3 §) –öppenhet och en god informationshantering –ge enskilda människor och sammanslutningar möjlighet att •övervaka den offentliga maktutövningen och användning av offentliga medel •fritt bilda sig åsikter •påverka sådant beslutsträffande som avser offentlig maktutövning •bevaka sina rättigheter och intressen

4 Myndigheter (4 §) •med myndigheter avses i lagen m.fl. –statliga förvaltningsmyndigheter och övriga statliga ämbetsverk och inrättningar –kommunala myndigheter –sammanslutningar, inrättningar, stiftelser och enskilda människor som utöver offentlig makt och som med stöd av lag eller förordning utför ett offentligt uppdrag (t.ex. LPA)

5 Myndighetshandling (5 § 1 mom.) •en framställning i skrift eller bild –t.ex. beslut, förteckning, verifikat, karta, tabell •gäller också andra handlingar –ADB, videoband, CD-skiva •definitionen innebär både traditionella och elektroniska handlingar samt handlingar som kan uppfattas med hjälp av någon hjälpmedel •med tanke på offentligheten har upprättandesättet av en handling inte någon betydelse

6 Myndighetshandling (5 § 2 mom.) •en handling som innehas av en myndighet –som har upprättas av myndigheten eller av någon som är anställd hos en myndighet –som har inkommit till en myndighet för behandling av ett visst ärende eller i samband med ärende som hör till myndighetens verksamhetsområde eller uppgifter –den har upprättats på uppdrag av myndigheten –den har inkommit till den som verkar på uppdrag av myndigheten, för att denne skall kunna utföra sitt uppdrag

7 Handling som betraktas inte som myndighetshandling (5 § 3 mom.) •brev eller andra handlingar som har sänts till den som är anställd hos en myndighet •minnesanteckningar eller sådana utkast som ännu inte har lämnats in för föredragning / behandling •handlingar som har skaffats t.ex. för intern utbildning •inkommit med anledning av en uppgift som utförs för en enskilds räkning •kvarblivit hos / inkommit till som hittegods

8 Tidpunkten för när en handling som upprättats av en myndighet blir offentlig (6 §) •anteckning i ett diarium: när den har införts •begäran om anbud osv. samt en framställning, ett förslag osv. jämte bilagehandlingar: när handlingen har undertecknats •upphandling / entreprenad: när ett avtal i ärendet har ingåtts •ett protokoll: när den har undertecknats •ett beslut, ett utlåtande, ett avtal: undertecknats

9 Rätt att ta del av en offentlig handling (9 §) •var och en har rätt att ta del av en offentlig myndighetshandling •utlämnande av uppgifter ur en handling som ännu inte är offentlig är beroende av myndighetens prövning

10 En parts rätt att ta del av en handling (11 § 1 mom.) •en part –som i ett ärende är sökande eller anför besvär eller någon annan vars rätt, fördel eller skyldighet ärendet gäller •en part har rätt att –hos den myndighet som behandlar eller har behandlat ärendet ta del av en myndighetshandling –som kan eller har kunnat påverka behandlingen –även om handlingen inte är offentlig

11 Begränsningar till parts rätt att få uppgifter ( 11 § 2 mom.) •en part har inte rätt att få uppgifter om med flera –utlämnande av uppgifter skulle strida mot ett synnerligen viktigt allmänt intresse –när det är fråga om en föredragningspromemoria, ett förslag till avgörande samt någon annan därmed jämförbara handling som har upprättats av en myndighet för beredning av ett ärende, så länge myndigheten ännu behandlar ärendet –i en anbudstävling i en annan anbudsgivarens affärs- eller yrkeshemligheter (inte anbudspriset)

12 Begäran om att få ta del av en handling (13 § 1 mom.) •skall individualiseras tillräckligt •den som begär en handling skall bistås vid individualiseringen av de handlingar som han önskar ta del av •den som begär en handling behöver inte utreda sin identitet eller motivera sinn begäran, om inte detta behövs för att myndigheten skall –kunna utöva sin prövningsrätt eller –kunna utreda om han eller hon har rätt att ta del av handlingens innehåll

13 Begäran om att få ta del av en handling (13 § 2 mom.) •när begäran avser en sekretessbelagd handling, en uppgift ur ett personregister som förs av en myndighet eller någon annan handling ur vilken en uppgift kan lämnas ut endast under vissa förutsättningar, skall meddelas –för vilket ändamål uppgifterna skall användas –lämna upplysningar om övriga omständigheter som myndigheten behöver för att kunna utreda förutsättningarna för utlämnande av uppgifter –meddela hur uppgifterna kommer att skyddas (vid behov)

14 Beslut om att en handling lämnas ut (14 §) •skall fattas av den myndighet som innehar handlingen •kommunfullmäktige kan genom en instruktion ge ett kommunalt organ som verkar som en i offentlighetslagen avsedd myndighet rätt att i den utsträckning organet beslutar till en underlydande tjänsteinnehavare delegera myndighetens beslutanderätt när det gäller utlämnande av handlingar

15 Beslut om att en handling lämnas ut (14 §) •om en handling har upprättats i samband med ett uppdrag som givits av en myndighet fattas beslut hos den myndighet som givit uppdraget •en uppgift om innehållet i en handling lämnas ut av en sådan anställd hos myndigheten som av denna har förordnats att handha detta uppdrag eller som det på grund av den anställdas ställning och uppgifter annars hör till •ärendet skall behandlas utan dröjsmål (2 veckor / en månad)

16 Beslut om att en handling lämnas ut (14 § 3 mom.) •om en tjänsteman vägrar att lämna ut begärda uppgifter, skall han –meddela den som begärt en uppgift vad vägran beror på –ge upplysningar om rätten att föra ärendet till myndigheten för avgörande –tillställa den som begärt uppgiften genom att skriftligen anhängiggöra ärendet en förfrågan om han önskar att ärendet hänskjuts till myndigheten för avgörande –ge upplysningar om de avgifter som uppbärs

17 Överföring till en annan myndighet av en begäran om att få ta del av en handling (15 §) •om någon hos en myndighet begär att få ta del av en handling som har upprättats av någon annan myndighet eller gäller ett ärende som behandlas av en annan myndighet, kan myndigheten för avgörande överföra begäran om att få ta del av handlingen

18 Hur en handling skall lämnas ut (16 §) •muntligen •så att handlingen läggs fram för påseende och kopiering eller får avlyssnas hos myndigheten •så att en kopia eller en utskrift av den lämnas ut •uppgifter om det offentliga innehållet i en handling skall lämnas ut på det sätt som begärts (obs. några undantag)

19 Handlingssekretess (22 §) •en myndighetshandling skall sekretessbeläggas –om det i lag föreskrivs vara sekretessbelagd –om en myndighet med stöd av lag har föreskrivit att den skall vara sekretessbelagd –om handlingen innehåller uppgifter för vilka tystnadsplikt föreskrivs genom lag •en sekretessbelagd myndighetshandling eller en kopia eller utskrift av en sådan handling får inte –företes för eller lämnas ut till utomstående –med hjälp av en teknisk anslutning eller på något annat sätt företes för eller lämnas ut till utomstående

20 Tystnadsplikt (23 §) •den som är anställd hos en myndighet eller innehar ett förtroendeuppdrag får inte röja en handlings sekretessbelagda innehåll eller en uppgift •tystnadsplikten fortsätter också efter det att verksamheten hos myndigheten har upphört eller det uppdrag som utförts för myndighetens räkning har avslutats •gäller också praktikanter

21 Sekretess •enligt grundlagen kan handlingar sekretessbeläggas endast genom lag •mest centrala föreskrifter om sekretess finns i offentlighetslagen •syfte är att skydda viktiga allmänna och enskilda intressen

22 Sekretessbelagda myndighetshandlingar (24 § 1 mom.) •32 punkter •(6 punkt) handlingar som avser en klagan, innan ärendet har avgjorts, om –utlämnandet av uppgifter ur en sådan handling skulle försvåra ärendets utredning eller utan vägande skäl vara ägnat att åsamka den som har del i saken skada eller lidande •(14 punkt) handlingar som innehåller uppgifter om utrotningshotade djur- eller växtarter –om utlämnandet av uppgifter skulle äventyra skyddet

23 Sekretessbelagda myndighetshandlingar (24 § 1 mom.) •(15 punkt) handlingar som innehåller uppgifter om inspektion som ankommer på en myndighet eller någon annan omständighet som har samband med en övervakningsåtgärd, om –utlämnandet av uppgifter skulle äventyra övervakningen eller –dess syfte eller –utan vägande skäl skulle vara ägnat att åsamka den som har del i saken skada

24 Sekretessbelagda myndighetshandlingar (24 § 1 mom.) •(20 punkt) handlingar som innehåller uppgifter om en privat affärs- eller yrkeshemlighet –inte beroende på prövning •affärs- och yrkeshemlighet –har förutsatts arbete / kostnader –hemlig de facto –hur relevanta uppgifter är till företaget •föremål –teknisk know-how (t.ex. tillverkningsmetod, formel) –administrativa uppgifter (t.ex. kundregister) –ekonomiska uppgifter (t.ex. avtal, referenser)

25 Sekretessbelagda myndighetshandlingar (24 § 1 mom.) •(23 punkt) handlingar som innehåller uppgifter om en persons –årsinkomster eller –totala förmögenhet eller –inkomster och förmögenhet som ligger till grund för stöd eller förmåner eller –som annars beskriver hans ekonomiska ställning •fråga om uppgifter med vilka beskrivs i större utsträckning en persons ekonomiska ställning i sin helhet •inte beroende på prövning

26 Sekretessbelagda myndighetshandlingar (24 § 1 mom.) •(25 punkt) handlingar som innehåller uppgifter om...en persons hälsotillstånd eller handikapp •(32 punkt) handlingar som innehåller uppgifter om en persons politiska övertygelse eller... uppgifter om någons levnadssätt, deltagande i föreningsverksamhet eller fritidssysselsättningar, familjeliv eller andra med dem jämförbara personliga förhållanden •inte beroende på prövning

27 Ändringssökande (33 §) •ändring i ett myndighetsbeslut får sökas genom besvär hos förvaltningsdomstolen •om en betalningsskyldig anser att ett fel har inträffat när en avgift har fastställts, kan den betalningsskyldige inom sex månader från det att avgiften fastställdes yrka rättelse hos den myndighet som har fastställt avgiften •ändring i ett beslut med anledning av ett rättelseyrkande får sökas genom anförande av besvär hos den förvaltningsdomstol som är behörig i ärendet

28 Avgifter (34 § 1 mom.) •för utlämnande av en handling (offentlig handling / en part) tas ingen avgift ut när –uppgifter ur handlingen lämnas muntligen –handlingen läses eller kopieras hos myndigheten –en offentlig handling som lagrats i elektronisk form sänds per e-post till den som begärt uppgifterna –en handling som lagrats i elektronisk form sänds till en part per e-post –lämnandet av den begärda handlingen ingår i myndighetens skyldighet att ge råd, höra eller informera

29 Avgifter (34 § 2 och 3 mom.) •en avgift som motsvarar kostnaderna tas dock ut för att ta fram uppgifterna vid begäran om en handling inte kan individualiseras och hittas i dokumentregister med hjälp av registrets dokumentklassificering eller handlingens signum eller med hjälp av sökfunktionerna för ett register som förs elektroniskt •för utlämnande av en uppgift som kopia eller utskrift tas ut en avgift som motsvarar beloppet av de kostnader som myndigheten har för att lämna ut uppgiften •avgiften fastställs och tas ut på det sätt som bestäms med stöd av kommunallagen