Att göra affärer med offentlig sektor inom LOV – goda råd på vägen

Vad innebär valfrihetssystem enligt LOV? Att en kommun/landsting upphandlar enligt LOV innebär… Ett aktivt val hos brukare/patient. Att valet utgår från de utförare som är godkända. Att en ansökan om att bli godkänd som utförare kan lämnas in till kommunen/landstinget fortlöpande. Att alla utförare som uppfyller kraven blir godkända. Att alla utförare får samma ersättning för utförandet av samma typ av tjänst Att utförarna konkurrerar med kvalitet . Att det ska finnas ett icke-valsalternativ för de personer som inte vill välja

Hur Förbereder ni er för att ansöka om att bli utförare av en tjänst som upphandlas inom lov?

Skaffa information om vilka som infört eller ska inför valfrihetssystem enligt LOV. Via Valfrihetswebben.se kan ni ladda hem förfrågningsunderlag för upphandlingar i de kommuner/landsting ni är intresserade av. Sök efter upphandlingar direkt på kommunen/landstingets egen hemsida. Hitta information genom att ta del av de tjänsteutlåtanden som ligger till grund för beslut om införande av LOV samt kommunens/landstingets budgetunderlag. Saknas annonser – kontakta ansvariga i kommunen eller landstinget och fråga om vilka planer eller beslut som finns om att eventuellt införa valfrihetssystem enligt LOV.

Undersök om valfrihetssystemet i valda kommunen/landstinget kan leda till en bra affär. Läs förfrågningsunderlaget noga och fundera på följande: a) Vilka krav ställs på ditt företag – är de möjliga att uppfylla? b) Vilka krav ställs på utförandet av tjänsten – är de möjliga att uppfylla? c) Är det geografiska läget passande för dig? d) Hur stor volym har ni kapacitet att utföra? e) Är uppdraget uppdelat så att det passar dig? f) Hur ser ersättningen och prisjusteringen ut? g) Vilka dokument behöver du lämna in vid ansökan?

Tänk på att: Hur är ickevalsalternativet utformat? Detta påverkar fördelningen av de enskilda som inte gör något aktivt val och kan få effekt på din möjlighet att ta dig in på en redan etablerad marknad.

Ställ frågor om upphandlingen ni är intresserad av. Ställ frågor till den kontaktperson som anges i annonsen på Valfrihetswebben: - Vilka förutsättningar gäller? - Vilka är nuvarande leverantörer? - Hur många enskilda totalt är i behov av de tjänster som upphandlingen innehåller? - Vilken information lämnar kommunen/landstinget till de enskilda som stöd vid deras val av utförare? - När löper nuvarande kontrakt ut och när kan det bli aktuellt att eventuellt ändra villkoren i förfrågningsunderlaget? - Vilka extra kostnader kan eventuella krav föra med sig (exempelvis för IT-system)? - Hur stor andel får sina tjänster tillgodosedda enligt icke- valsalternativet.

Tänk på att: Vissa kommuner eller landsting sammanställer de frågor som ställs av leverantörer och publicerar svaren på sina hemsidor. Ta del av dessa!

Undersök om det förekommer lokala eller regionala möten. Informationsträffar och dialogmöten anordnade av kommun/landsting inför införande av LOV. Hearings inför kommunen/landstingets marknadsanalysarbete. Tidig delaktighet när upphandlande myndigheter köper in tjänster som de inte känner till. Hjälp till vid behovsdefiniering – ge feedback och hjälp till att effektivisera.

Tänk på att: Det är NI som experter på tjänstens utförande som kan hjälpa kommun/landsting att säkerställa ett bättre inköp och ställa rätt krav på tjänsten!

I vår kommun/landsting arbetar vi så här… Vad har upphandlats? Vilka är nuvarande leverantörer? När löper eventuella kontrakt ut? Vilken är ersättningsnivån? Ansvarig kontaktperson? Dialogmöten, infoträffar andra mötesmöjligheter. PLATS FÖR KOMMUNLOGGA ELLER EGEN BILD

Tänk på att: Var uppmärksam när det är möjligt att ställa frågor!

Säkerställ att ert företag är redo för affär och förbered viktiga dokument. Är du ny företagare kan du behöva kontakta banken för en bankgaranti eller ansöka om startkapital. Gå gärna ”starta- eget-kurs” om du inte gjort det innan. Ladda ner ansökningsformuläret och läs på. Exempel på underlag som troligtvis kommer att krävas: - Årsredovisning eller balansräkning - Kreditupplysning - Ansvarsförsäkring - Åtagande från eventuell annan leverantör - Kopia på F-skattebevis - Kontaktuppgifter till referenser

Tänk på att: Identifiera alla krav som ställs i upphandlingen – klarar ni inte av alla krav så avvakta med ansökan!

Skapa nätverk - knyt goda kontakter för att inte missa en affär. Skapa goda kontakter både regionalt och i ditt branschområde! Träffa andra företag i samma situation (nätverk, erfarenhetsutbyte). Finns möjlighet att samverka (t.ex. att söka uppdrag tillsammans med andra aktörer). Hitta de regionala möjligheterna som erbjuds (t.ex. olika medlemsföreningar, fackföreningar, handelskamrar och näringslivskontor).

VAD gäller för att bli godkänd utförare i valfrihetssystemet?

Var medveten om förutsättningarna för att bli godkänd. Er ansökan prövas. Kommunen/landstinget får i vissa situationer utesluta en leverantör från att delta i upphandlingen. Grunder för att utesluta ett företag kan t.ex. vara att företaget: Är i konkurs eller likvidation. Inte har betalat socialförsäkringsavgifter eller skatt. Är dömd för brott som avser yrkesutövningen. Har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen (och kommunen kan visa detta).

Tänk på att: Var medveten om att det är upp till varje enskild kommun/landsting att besluta när det är motiverat att utesluta en utförare från att bli registrerad.

Det finns alternativ om ert företag inte ensamt uppfyller samtliga krav. Åberopa andra företags kapacitet eller gå samman med flera andra företag och lämna ansökan? Använd er av en underleverantör. Undersök möjligheten att bli underleverantör.

Dags att lämna in ansökan.

Var noga med att ansökan är korrekt och komplett. Finns det ett ansökningsformulär – använda detta. Kontrollera att ansökningsformuläret är korrekt ifyllt. Kontrollera att samtliga efterfrågade dokument bifogas och att de dokument ni lämnar in är aktuella vid anbudslämning. Kontrollera även att referensernas kontaktuppgifter stämmer.

Tänk på att: Kommunen/landstinget ska numera själva inhämta uppgifter om er direkt från Skatteverket och Kronofogdemyndigheten.

Hur kommer våra inlämnade företagsuppgifter att hanteras? Handlingar som ni lämnar in tillsammans med er ansökan blir, som huvudregel, offentliga när de kommer in till kommunen/landstinget. Ni bör redan i ansökan ange vilka uppgifter om ert företag eller era tjänster som ni anser bör omfattas av sekretess och skälen till detta, för en eventuell framtida sekretessprövning.

Tänk på att: Kommunens/landstingets beslut om att inte lämna ut en allmän handling kan överklagas till Kammarrätten. Kommunen kan därför inte i förväg garantera att uppgifter i ansökan ska sekretessbeläggas.

Vad gäller för kommunen/landstingets handläggning? I förfrågningsunderlaget ska det anges hur lång tid det tar att gå igenom er ansökan. Bedömningarna ska göras löpande. När kommunen/landstinget har fattat beslut om att godkänna eller inte godkänna ert företag ska ni snarast få en så kallad underrättelse om beslut. Ert företag ska även få reda på skälen för beslutet.

Tänk på att: Under semestertider kan det ta extra lång tid att få din ansökan prövad.

Blev ni inte godkända som utförare? Om ert företag inte blivit godkända får ni veta vilka krav ni inte uppfyller. Har ni möjlighet att uppfylla kraven i framtiden kan ni skicka in en ny ansökan. Anser ni att beslutet strider mot de grundläggande principerna eller någon annan regel i LOV, tveka inte att kontakta kommunen/landstinget som kan åtgärda felaktigheterna. Om inte kan ni överväga att ansöka om rättelse hos behörig förvaltningsdomstol.

Tänk på att: Endast den leverantör som inte har blivit godkänd kan ansöka om rättelse av det beslutet. Det går inte att ansöka om rättelse om man anser att en konkurrent som blivit godkänd inte lever upp till kraven.

Ni blev godkända: vad gäller nu?

Marknadsför er! Enligt LOV har ni möjlighet att marknadsföra era tjänster inom marknadsföringslagens ramar och kommunen/landstingets eventuella krav på hur detta får ske. Var tydlig med vad som skiljer er från konkurrenter och om ni har nya innovativa lösningar. Var professionell i er kontakt och respektera om man meddelar att kontakter just då är olämpliga. Fundera på om ni kan sälja tilläggstjänster vid sidan av de tjänster som ingår i valfrihetssystemet. Tänk igenom så att ditt företag har fler ben att stå på.

Tänk på att: Var ute i rätt tid – inte för sent och inte för tidigt!

Vad gäller inför avtalsstarten? När ni är godkända – teckna ett avtal så snart som möjligt. Kontrollera att alla uppgifter stämmer. Behöver ni få tillgång till kommunens IT- system eller liknande? Medför det extra kostnad? Ta del av eventuella rutiner t.ex. rörande fakturering och system för uppföljning. Var uppmärksam på om kommunen kräver att ni ska ha er verksamhet i drift innan en viss tidpunkt.

Tänk på att: Om du som utförare eller om kommunen bryter mot det som avtalats kan detta prövas civilrättsligt.

Vilka förutsättningar gäller för att utföra uppdraget? Inför verksamhetsstarten bör ni på nytt gå igenom detaljerna i avtalet. Sprid ut information i företaget om vilka skyldigheter och rättigheter det ger er. För dialog med kommunen/landstinget och diskutera förutsättningarna för hur uppdraget ska genomföras. Kommunen/landstinget har inför brukares/patienters val informationsskyldighet om er som utförare.

Vilka krav ställs på er vid uppföljning? Uppföljningsplan ska finnas med tidplan och instruktioner om hur uppföljning ska ske och vad som ska ingå i uppföljningen. Vilka krav för dokumentation ställer vi i vår kommun/vårt landsting?

För mer information om valfrihetssystemet Besök valfrihetswebben.se samt upphandlingsstodet.se för mer information. Få stöd i specifika frågor genom att kontakta Elisabeth Åkrantz på tel. 08-700 08 05 eller via e-post upphandlingsstodet@kammarkollegiet.se