För att bäst utläsa denna presentation så rekommenderar vi att ni väljer att se det i ett bildspel. När ni är i det läget ska ni högerklicka och välja ”visa föredragshållarvy”. Då kommer alla bilder i rätt ordning samt att ni kan läsa våra anteckningar.

VÄLKOMNA! Ställ gärna frågor under tiden men bra att veta är att innan lunch har vi en frågestund. Vi kommer skicka ut presentationen under veckan.

Agenda 24 september FIKA 09.50-10.10 LUNCH 12-13 FIKA kl 14-14.20 Välkomnande HR-administratörerna informerar om Ändra kompetens, Varsel och Personalrollssidan HR-specialist Eva Borgert informerar om Arbetstillstånd och nya funktionen ang. Uppehållstillstånd i Primula FIKA 09.50-10.10 Lönenheten informerar om Skattereglering, Kontrollistor, Leveransplanen, SINK, Reseräkningar och Personalhandboken Frågestund LUNCH 12-13 Ledarutvecklare Urban Sandéns föreläsning FIKA kl 14-14.20 Fortsättning av Urbans föreläsning

Registrera kompetens Glöm inte att registrera kompetens i primula. Gör ett ärende om ändrad lön om den nya kompetensen innebär en löneökning ex. docent, doktorsexamen Vi vill påminna om att det är viktigt att ni inte glömmer bort att registrera kompetens i Primula tex vid doktorsexamen eller docentantagning. Det är speciellt viktigt att ni registrerar kompetens för doktorsexamen, detta eftersom förändringen i delegationsordningen medför att alla som har doktorsexamen även ska ingå i valförsamlingarna. Det är också viktigt pga. statistiken. Om den nya kompetensen innebär en löneändring startar ni ett ärende om ändrad lön i Primula och bifogar examensbeviset/antagningsbeviset i ärendet, skriv gärna en liten kommentar i anteckningsfältet så blir det extra tydligt. Om ni är osäkra på hur ni gör för att registrera kompetens i Primula så finns det en lathund på sidan som är riktade till er med Personalrollen (se https://internt.slu.se/riktat/administrativa-roller/manualer-och-lathundar/)

Varsel När en persons tidsbegränsade anställning kommer upphöra ska denne varslas senast en månad innan anställningens slut, detta enligt LAS §§ 15-17. Meddela er HR-specialist 2 månader innan tidsbegränsningen löper ut. När en person har en tidsbegränsad anställning kan vi tycka att det är väldigt tydligt att personen slutar efter 1,5 år då det står så på anställningsbeslutet. Enligt Lagen om anställningsskydd §§ 15-17 (se bild) står det tydligt att vi även måste meddela personen att anställningen kommer att upphöra. Det är viktigt att ni som sitter på inst. meddelar er HR-specialist 2 månader innan tidsbegränsningen löper ut. Detta är för att HR-specialisten ska skriva ett varselbrev som sedan kommer till prefekt för hantering och sedan personen. Informationen läggs även upp till facken för kännedom. Då har vi som arbetsgivare gjort rätt. Ska personen anmälas till trygghetsstiftelsen också? Detta måste också meddelas till er HR-specialist.

Personalrollssidan på MW Förbättringsförslag? Mejla HRADM@slu.se Det finns en sida för er med personalrollen. Ni hittar den under riktade sidor  administrativa roller  Personalrollen (https://internt.slu.se/riktat/administrativa-roller/manualer-och-lathundar/). Här kan ni lätt komma in till de mest vanliga sidorna som ni behöver för er roll samt bra länkar till utbildningsmaterial och andra vettiga länkar. En sida som är perfekt att börja med att utforska om du är ny i din roll. Har ni förslag på hur vi kan utforma sidan så är det bara höra av er till oss på HRADM@slu.se

Eva Borgert, Personalavdelningen 2019-09-24 Arbetstillstånd Eva Borgert, Personalavdelningen 2019-09-24

Aktuellt Utvärdering av certifieringen – hur har det gått? Hur arbetar vi vidare för att påverka Migrationsverket att involvera fler kategorier såsom doktorander, forskare och postdoktorer i certifieringen. Inventering av arbets- och uppehållstillstånd Problematiken kring väntetid för att erhålla personnummer Informationsmöten för nya internationella medarbetare under hösten 2019 Problematik Migrationsverkets rådgivning till enskilda och till arbetsgivare Sidan för information om internationella anställningar Viktigt att tänka på!

Utvärdering av certifieringen Migrationsverket håller de överenskomna handläggningstiderna bra. Undantag från detta, när handläggningen kan ta längre tid: När ansökan behöver kompletteras, vid ej fullständiga ansökningar När Migrationsverket har kompletterande frågor När personen tidigare haft arbetstillstånd och det finns frågetecken Om personen har flera nationaliteter SLU försöker tillsammans med andra läroverk att genom att ha regelbundna möten med myndigheter, varav en av dem är Migrationsverket, att påverka utvecklingen så, att vi i framtiden även ska kunna medräkna doktorander och forskare/postdoktorer i vår certifiering.

Inventering av arbets- och uppehållstillstånd Status Vad händer med uppehålls- och arbetstillstånden när de skickats in till Personalavdelningen? Inrapportering i Primula/Inrapportering i Public 360. Beskrivning av processen Registrering av uppehålls- och arbetstillstånd i Primula

Problematiken kring väntetid för att erhålla personnummer Vad vi som arbetsgivare behöver säkerställa: Att nya medarbetare ska få sin första lön samma månad som de börjar arbeta, alternativt senast månaden efter om anställningen startar mitt i en månad. Vad behöver vi göra? Vi ska se till att den nya medarbetaren så snart som möjligt, gärna första dagen i Sverige, personligen besöker Skatteverkets närmaste kontor för att registrera sig med en folkbokföringsadress (vid vistelse och/eller arbete 1 år eller längre i Sverige). Vi vet att handläggningstiden för personnummer kan vara lång, ibland uppåt flera månader, och därför har vi hittat en interimlösning för detta som vi idag tillämpar. Problematiken kring väntetid för att erhålla personnummer

forts. Problematiken kring personnummer Sätt att lösa detta: Institutionen/motsv. ansöker vid anställningens start om ett s k samordningsnummer från Skatteverket genom att använda sig av blanketten för rekvisition av samordningsnummer. Blanketten kan laddas ner på Skatteverkets hemsida, https://www.skatteverket.se/foretagochorganisationer/sjalvservice/blanketterbro schyrer/blanketter/info/7824.4.ed340c11d3fb2d88680002005.html?q=rekvisition +samordningsnummer. Att rekvirera ett samordningsnummer tar oftast kortare tid än en vecka. Samordningsnumret som erhållas av Skatteverket skickas till er respektive HR-administratör, som lägger in det i Primula, så att anställningsärendet kan slutföras i Primula och lönen kan betalas ut.

forts. problematiken kring personnummer Institutionen ansöker även om ett samordningsnummer genom rekvisition om anställningen är längre än 6 månader respektive kortare än ett år, och om SINK när anställningen är kortare än 6 månader. Observera, att den enskilde medarbetaren inte själv kan ansöka om ett samordningsnummer, detta kan bara institutionen göra. När medarbetaren får sitt personnummer, så ska det rapporteras in från institutionen omgående till er respektive HR-administratör, så att samordningsnumret där kan bytas ut mot personnumret

Informationsmöten för nya internationella medarbetare vid SLU, om etablering i Sverige Mer information kring etablering i Sverige finns på Medarbetarwebben, https://internt.slu.se/en/support-services/administrative-support/human-resources/internationalemployees/settling-in-sweden/

Problematik kring Migrationsverkets rådgivning Vi har upplevt att Migrationsverkets rådgivning till enskilda och till arbetsgivare varierar kraftigt, vilket gör den svårtillförlitlig. Vi försöker komma runt problemet genom att vi kontaktar våra kontaktpersoner för certifieringen vid tvivelaktigheter som rör de ärenden som refererar till arbetstillstånd. Vi ringer flera gånger för att se om vi får liknande svar av flera rådgivare. Vi söker i första hand att endast ha kontakt med den handläggare som registrerats i ett ärende, så snart detta kommit till den sökandes kännedom.

Sidan för internationella anställningar https://internt.slu.se/stod-service/admin-stod/hr/internationellt/?submenu=open Vi vill få in mycket fler frågeställningar/önskemål om utveckling från verksamheterna inom SLU, för att vi ska kunna utveckla informationen på MW. Skicka dina frågor till eva.borgert@slu.se.

Viktigt att tänka på! Påbörja förlängningsansökan tidigast när det är 3 månader kvar av uppehålls- eller arbetstillståndet. Skicka in kopia på nytt uppehålls- och arbetstillstånd till Personalavdelningen, när det registrerats i Primula/Public 360 (involvera ansvarig för Public 360 vid institutionen). Konsultera alltid gärna Personalavdelningen vid osäkerhet kring frågor kring arbets- och uppehållstillstånd, via funktionsadressen arbetstillstand@slu.se.

Uppehållstillstånd i Primula Varför registrerar vi arbets- och uppehållstillstånd? Bevakning av arbets- och uppehållstillstånd i Primula Registrering av arbets- och uppehållstillstånd vid nyanställning Vid nyanställning Vid förlängning av tidsbegränsad anställning Registrering för förlängning av arbets- och uppehållstillstånd under pågående anställning

Varför registrerar vi arbets- och uppehållstillstånd? 1. Allmän handling Tillgängliggör dokumentet för registrator som kan lämna ut allmänna handlingar vid begäran. Mindre personberoende. Allmän handling ska finnas registrerad i vårt diariesystem. 2. Bättre bevakning av utgången av arbets- och uppehållstillstånd 3. Möjliggör uppföljning och statistik

Bevakning av utgången av nuvarande arbets- och uppehållstillstånd i Primula Bevakningen av utgången av arbets- och uppehållstillstånd sker ute vid institutionen eller motsvarande. Till hjälp har vi byggt en rapport i Primula, där man kan ta ut nuvarande arbets- och uppehållstillstånd för sin verksamhet. En bra frekvens att ta ut rapporten är en gång/månad och ta kontakt med den medarbetare vars arbets- eller uppehållstillstånd löper ut när det är tre månader kvar på tillståndet. Rapporten genereras under Rapportgenerator i Primula webbapplikation och heter Personalregistrerare – Bevakning av arbets/uppehållstillst.

Registrering av arbets- och uppehållstillstånd i Primula Vid nyanställning Giltigt arbets- eller uppehållstillstånd laddas upp i anställningsärendet i Primula. Samtidigt ska sista giltighetsdatum för arbets- eller uppehållstillståndet registreras i formuläret för nyanställning.

forts. registrering av arbets- och uppehållstillstånd i Primula Vid förlängning av tidsbegränsad anställning Vid förlängning av tidsbegränsad anställning ska giltigt arbets- eller uppehållstillstånd laddas upp i anställningsärendet i Primula. Samtidigt ska sista giltighetsdatum för arbets- eller uppehållstillståndet registreras i formuläret som följdfråga efter Är personen EU-medborgare? Registrering för förlängning av arbets- och uppehållstillstånd under pågående anställning Har en medarbetare fått ett nytt beslut om arbets- eller uppehållstillstånd under pågående anställning, ska sista giltighetsdatum för detta registreras i Primula under Personuppgifter.

Löneenheten informerar om Skattereglering, Kontrollistor, Leveransplanen, SINK, Reseräkningar och Personalhandboken

Skatt -nya regler 2019 I korthet innebar den nya arbetsgivardeklarationen på individnivå att: Den årliga kontrolluppgiften försvann och istället redovisas utbetalda belopp och skatter vid varje utbetalningstillfälle, dessa återfinns på Mina sidor hos Skatteverket. Vid de tillfällen där en löneskuld har uppstått kommer medarbetaren återkrävas på den felaktigt utbetalda summan inklusive skatt av SLU. Medarbetaren måste själv kontakta Skatteverket för att få tillbaka den skatt som SLU återkrävt av medarbetaren vid löneskuld.   De nya reglerna innebär ett ökat ansvar för medarbetarna att själv rapportera lönepåverkande händelser till arbetsgivaren som kan påverka löneutbetalningen. Det blir extra viktigt att tänka på när en löneskuld uppstår, dvs. när medarbetaren får ett återbetalningskrav från SLU. Vid dessa tillfällen måste SLU kräva tillbaka hela det utbetalda beloppet inklusive skatt. För att återfå skattedelen av den felaktigt utbetalda lönen måste medarbetaren själv ansöka om jämkning hos Skatteverket.

Kontrollistor – rapportgeneratorn Anställning upphör Ledigheter upphör Lönekostnadsspecifikation. Påminn anställda att de rapporterar sina avvikelser i tid för att tex undvika löneskuld.

Leveransplan https://internt.slu.se/stod-service/admin-stod/hr/blanketter-och-avtal/lathundar-och-lonekorningsdatum/

SINK Sinkbeslut måste finnas på innevarande år samt registreras när vi får kännedom om ärendet, dvs inget kan korrigeras i efterhand. Innehåller reseräkning för sinkanställd bilersättning eller traktamente ska det istället rapporteras manuellt som arvode i ersättningsärendet.

Reseräkningar Datum from - tom Kontering Avbrott i resa Underlag vid konferenser - kallelser, program, noteringar osv. Syfte SPARA ! När reseräkningen är granskad skriv datum och signatur.

Personalregistreringshandboken Finns nu i uppdaterad version på webben: https://internt.slu.se/riktat/administrativa-roller/personalregistreringsrollen/

Frågor?