Kommunikationsstrategi för Göteborgs universitet Avsparksmöte 19 april 2012 Avspark för kommunikationsstrategi 2019-09-21

Dagens agenda Tankarna bakom arbetet med kommunikationsstrategin Bakgrund, syfte och upplägg Material för inläsning, en genomgång Vi som ska göra jobbet, en presentationsrunda Solberg, vårt externa konsultstöd Avslutande mingel Avspark för kommunikationsstrategi 2019-09-21

Bakgrund Ökad konkurrens om resurser och krav på profilering Växande behov av att tydliggöra bilden av Göteborgs universitet Med målet ett universitet måste GU, med alla sina delar, agera och kommunicera som ett sammanhållet sådant Då behövs en gemensam kommunikationsstrategi, vilket idag saknas Rektor och hennes ledning anser att det är viktigt att vi får gemensam kommunikationsstrategi Denna ska omfatta intern och extern kommunikation och vara en utgångspunkt för allt kommunikationsarbete Kommunikationsstrategin ska vara ett levande dokument som ses över och uppdateras regelbundet Avspark för kommunikationsstrategi 2019-09-21

Vad vill vi uppnå med en gemensam kommunikationsstrategi? Bidra till den önskade bilden av Göteborgs universitet enligt vår vision, värderingar, mål och strategiska plan Bidra till att verksamheten uppnår sina mål Bidra till ökad samordning av kommunikationen och därigenom bidra till ökad nytta och samhörighet Skapa en kommunikativ guide och en verktygslåda för universitetets kommunikationsarbete Avspark för kommunikationsstrategi 2019-09-21

Förutsättningar för arbetet Bred förankring och delaktighet Rektorsbeslut i ryggen Budget Externt stöd för utifrånperspektiv och processdriv Referensgrupp för regelbunden avstämning Bra grundmaterial att utgå ifrån Säkerställd koppling till visionsarbete, organisationsarbete och andra ev. näraliggande projekt ”Lessons learnt” från andra projekt, t ex Göteborgs universitet förnyas Avspark för kommunikationsstrategi 2019-09-21

Arbetets upplägg Tre faser med preliminära tidsangivelser: Nulägesanalys 19 april – 30 september 2012 2) Framtagning av kommunikationsstrategi 1 oktober 2012 – 31 januari 2013 3) Införande och förankring Pågår under hela arbetets gång Avspark för kommunikationsstrategi 2019-09-21

Fas 1 Nulägesanalysen - detta ska ingå Ta fram den aktuella bilden av GU, internt och externt Inventera kommunikationsarbetet på GU idag Målgrupper Kanaler Huvudbudskap Aktiviteter Styrande dokument Se hur andra organisationer arbetar – benchmark Identifiera trender i ”kommunikationsbranschen” Ta fram slutsatser och rekommendationer inför nästa fas Avspark för kommunikationsstrategi 2019-09-21

Aktiviteter vid genomförande av nulägesanalys Exempel: Inläsning och analys av relevant bakgrundsmaterial Undersökning av anställdas uppfattning om GU:s kommunikation Intervjuundersökning bland GU:s externa intressenter (eventuellt) Mediesökningar Workshop för framtagning av intressentanalys Avspark för kommunikationsstrategi 2019-09-21

Fas 2 Kommunikationsstrategin – detta bör/ska med Bakgrund och syfte Kommunikativa utmaningar och möjligheter Kommunikativa mål Målgrupper Kommunikativt förhållningssätt, tonalitet etc Budskapsplattform Kanaler Strategiska riktlinjer/taktik Nyckelfrågor/fokusområden Kommunikationsarbetet vid GU – riktlinjer, roller, ansvar och mandat Aktivitets- och tidsplan Avspark för kommunikationsstrategi 2019-09-21

Kommunikationsstrategin i konkreta termer I nuläget vet vi inte exakt vad som blir det konkreta resultatet av arbetet med kommunikationsstrategin Det kan innebära både aktiviteter och dokument, t ex: Storytelling-workshop som tar fram berättelsen om Göteborgs universitet Framtidsseminarium om forskningskommunikation som gör avtryck Reviderad policy för information och kommunikation Kommunikationshandbok (så här kommunicerar vi på Göteborgs universitet + så här arbetar vi med kommunikation, dvs kommunikatörens roll, ansvar och mandat ) Beslut att utveckla det kommunikativa ledarskapet som ett steg mot den kommunikativa organisationen Avspark för kommunikationsstrategi 2019-09-21

Fas 3 Införande och förankring – pågår under tiden Informations- och dialogmöten med olika målgrupper Seminarier och workshops för information, inspel och kompetensutveckling Information i våra till buds stående kanaler Avspark för kommunikationsstrategi 2019-09-21

Projektorganisation – områden och grupper ”Låna en expert” Resurs av olika experter inom GU Grupp för planering och praktiskt genomförande av events och andra aktiviteter. Helena Åberg, Lisbeth Kinnunen, Marie Örninge, Anna Sonberger Projektorganisation – områden och grupper Projektledning A. Intern kommunikation B. Mediearbete C. Forsknings-kommunikation D. Student- relationer E. Varumärke/ profilering F. Omvärld/ samverkan Styrgrupp Styrgrupp: Ann-Charlotte Schützer, ordf./projektägare, Lena Kolvik, Lars-Olof Karlsson, Åsa Kultje, Susanne Fägersten Sabel, Tanja Thompson Referensperson till styrgrupp (Lennart Weibull) Projektledarskap (intern projektledare + externt projektstöd) samt ytterligare 6 projektmedlemmar. Varje medlem i projektledningen ansvarar för varsitt utskott. Projektledare: Maria Eriksson Referensgrupp* Pauline Sjöberg Christine Forsell Mikael Östblom Göran Liljedahl Ulrika Lundin Krister Svahn Torsten Arpi Louise Q Jenny Lööf Braticevic Malin Tengblad Miriam Lieberman xx från SA Camilla Persson Stina Björkerud Catharina Jerkbrant Johanna Ahl Mattias Lindgren Kicki Edgren Maria Norrström Carina Krantz Margareta Svedlund Carina Elmäng Kerstin Eiman xx från Samfak Referensgrupp: Henrik Oscarsson (SOM), Lars-Gunnar Andersson, Helene Brembeck, Maria Anvret, Magnus Gunnarsson,, Magnus Åkesson, Marie Emanuelsson, xx, xx och två studenter. Kommunikatörsnätverket för förankring, avstämning och utveckling Avspark för kommunikationsstrategi 2019-09-21

Nästa steg… Inläsningsperiod på ca två veckor Startmöte 2 Arbetet beskrivs, innehåll och arbetsmetod Tidsplanen Ansvar – vem gör vad? Förväntade leveranser Avspark för kommunikationsstrategi 2019-09-21

Men vi börjar med att läsa på… Alla läser noggrant: Kvalitet och förnyelse – strategier för Göteborgs universitet 2011-2012 Policy för information och kommunikation Red 10 (Alla läser inledningsavsnittet General Rekommendations sid 15-26. Resten av RED 10 läses vid behov). Arbetsmiljöbarometern (Kapitel 11: Information, kommunikation och nöjdhet) Avspark för kommunikationsstrategi 2019-09-21

Men vi börjar med att läsa på…(2) Alla läser översiktligt Provés insamlade material Provés processkartläggning Chefsbarometern (2011) Studentbarometern Identitet och image (rapport från 2003) Måldokumentet Göteborgs universitet 2010 Språkpolicy Arbetsmiljöbarometern 2011 (kapitel 3: Ledarskap, kapitel 9: Förtroende och attityder till ledning, organisation och styrning Avspark för kommunikationsstrategi 2019-09-21

Men vi börjar med att läsa på…(3) Material som vissa arbetsgrupper ska läsa: Dive into reality (budskapsplattform studentrekrytering) Masterkampanjen (budskapsplattform) Läses översiktligt av arbetsgrupp D, E och F Blue 11 - Läses översiktligt av arbetsgrupp D IE 2011 - Läses översiktligt av arbetsgrupp C och F Göteborgsakademiker (2010) Arbetsgrupp D läser noggrant, resten översiktligt vid behov. Avspark för kommunikationsstrategi 2019-09-21

Framgångsfaktorer för ett lyckat resultat Bred förankring och delaktighet Rektorsbeslut i ryggen Samarbete med HR, Analys & utvärdering och andra berörda parter Externt stöd för utifrånperspektiv och processdriv Referensgrupp för regelbunden avstämning Arbetsmetodik – workshops etc Löpande kommunikation Tydliga slutprodukter och användning Säkerställd koppling till visionsarbete, organisationsarbete och andra ev. näraliggande projekt ”Lessons learnt” från andra projekt, t ex Göteborgs universitet förnyas Avspark för kommunikationsstrategi 2019-09-21