BRF Östra Porten Årsmöte 2019-05-12

Dagordning 1.Stämmans öppnande 2.Val av mötesordförande 3.Val av sekreterare för årsmötet 4.Godkännande av röstlängd 5.Fråga om närvarorätt vid föreningsstämman 6.Godkännande av dagordning 7.Val av två personer att jämte årsmötesordförande justera protokollet 8.Val av minst två rösträknare 9.Fråga om kallelse skett på behörigt sätt 10. Genomgång av styrelsens årsredovisning, samt besked om utfall av föregående års motion(er) 11. Genomgång av revisorernas berättelse 12.Beslutande om fastställande av resultaträkning och balansräkning 13.Beslut i anledning av bostadsrättsföreningens vinst eller förlust enligt den fastställda balansräkningen 14.Beslut om ansvarsfrihet för styrelsens ledamöter 15.Beslut om arvoden och principer för andra ekonomiska ersättningar för styrelsens ledamöter, revisorer och andra förtroendevalda 16.Beslut om antal styrelseledamöter och suppleanter 17.Val av styrelsens ordförande, ledamöter och suppleanter 18.Beslut om antal revisorer och suppleant 19.Val av revisor/-er och suppleant 20.Beslut om antal ledamöter I valberedningen 21.Val av valberedning, en utses till valberedningens ordförande. Dessutom val av kassör, festkommitte, välkomstkommitte och hemsidesansvarig 22.Av styrelsen till föreningsstämman hänskjutna frågor och av medlmmar inkomna motioner 24.Kvartalsrapport innevarande år (jan-mars) samt årsbudget 23.Föreningsstämmans avslutning

Föreningsstämmans öppnande Svante Välkomna hälsar styrelsen på Östraporten

BRF Östra Porten är och skall vara en bra plats att bo och leva på. BRF ÖP Nya Vision BRF Östra Porten är och skall vara en bra plats att bo och leva på. Det innebär för oss; Ett boende där alla känner sig trygga och alla är välkomna i en miljö som skapar inspiration och engagemang till att utveckla vår förening tillsammans.

Stämmans öppnande

Val av stämmoordförande Förslag stämmoordförande

Val av sekreterare för årsmötet Förslag (Anne Holmén)

Godkännande av röstlängd

Fråga om närvarorätt i föreningsstämman

Godkännande av dagordning

Val av två personer att jämte årsmötesordförande justera protokollet Förslag

Val av minst två rösträknare Förslag

Fråga om kallelse skett på behörigt sätt Hemsida 2019-04-24 Mail 2019-04-23 Infotavla 2019-04-24 Årsberättelse och övrig information i brevlåda 27 april 2019 Årsplan 2019

Besöksstatistik hemsida jan-apr 2019

Hyror Avgifter Räntor BUDGET Utfall Reserv Uh-fast-mark.Personal,räntor, Underhållsplanen.ADM.HSB Nya invsteringar. utveckling

Genomgång av styrelsens årsredovisning Väsentliga händelser under verksamhetsåret Investering Reparationer Framtida utveckling Besked om föregående års motion(er): Dränering

Styrelsens arbete med underhållsplanen 2019 Vattenavstängning Beslut om framtiden för tegelväggarna Beslut om dränering Beslut om plåtarbeten Styrelsens arbete med underhållsplanen 2020

Presentation av styrelsens organisation, ansvar och befogenheter

BRF Östra Portens organisation Styrelse Fest Underhållsteam Markteamet Fastighet Hemsida Välkommen till ÖP

Underhållsteamet Genomför aktiviteter genom styrelsen Löpande underhåll Akuta ärenden Aktiviteter enligt underhållsplanen Befogenheter, Ansvar/mandat Underhållsteamet (Thorgny och Janne) Alla planerade aktiviteter ska finnas i Underhållsplanen. Alla aktiviteter ska beslutas av styrelsen. Akuta händelser sköter underhållsteamet löpande, rapporterar till styrelsen; materialkostnad och löpande timmar. Vid kostnader över 5000 ska styrelsen kontaktas. Skall delta på styrelsemöten.

Markteamet Genomför aktiviteter genom styrelsen Grönområden Häckar Planerar enligt årshjulet Kontakt mot leverantörer Befogenheter & Ansvar/mandat: Markteamet (Bengt Edorsson) Befogenheter: ta in nya offerter, planlägga för nästkommande år och lämna till styrelsen. Styrelsen ge input på vad som behover göras. Alla aktiviteter ska beslutas av styrelsen. Ev. förändringar, tillkomna kostnader upp till 15000 kan beslutas av Bengt ensam.

Fastighet Genomför Enligt underhållsplan och aktivitetsplanen. Beslut vid akuta händelser Fördelning garage/parkering Nulägesanalys med HSB Samordning med UH Teamet (Henrik W ansv. tills vidare) Befogenheter: ta in nya offerter, planlägga för innvarande nästkommande år och lämna till styrelsen. Styrelsen ge input på vad som behover göras. Alla aktiviteter som drar kostnader ska beslutas av styrelsen. Löpande kontakt med Banker, HSB, Försäkringsbolag

Festkommittén Festkommittén Kräftskiva Julfest Höst/vårfixardagen Föreningsstämmor Befogenheter, ansvar/mandat: Får i uppdrag av styrelsen att förbereda, genomföra och utvärdera festaktiviteter som styrelsen har beslutat samt kan föreslå ev. egna aktiviteter. Har befogenheter att använda City Gross-kortet och redovisar enligt rutin.

Välkomstkommittén Möjliggör en bra start för våra nya inflyttade medlemmar

Hemsida Genomför aktiviteter på uppdrag av styrelsen Uppdaterad löpande Bokning av grill och föreningsgård Arbetsbeskrivning och mandat till Hemsidesansvarig och Facebookansvarig: Lägga ut den information styrelsen ber om på hemsidan/facebook Deltar 10 min på slutet av styrelsemöten.

Arbetsbeskrivning och mandat till Kassören: Kontera samtliga räkningar – Henrik/Michael attesterar. Deltar på styrelsemöten. För föreningens talan i ekonomifrågor gentemot HSB, Nordea och SBAB. Förbereda nyckeltal inför styrelsemöten. Rapportera stora fakturahändelser månadsvis. Stora fakturahändelser över 10000: informera styrelsen omgående. Arkiverar underlagen från City-Gross och sammanställer årsvis. Arbetsbeskrivning och mandat till Sekreteraren: Skriva mötesprotokoll, deltar på alla möten, hålla koll på beslut som fattas mellan möten. Dessa tas upp vid följande styrelsemöte och protokollförs. Efter styrelsemöten informera hemsidesansvarig om vad som ska ut på hemsidan och till Facebook. Arkiverar original vad gäller protokoll, tidrapporter och övriga utlägg årsvis.

Arbetsbeskrivning och mandat till Ledamöter Aktivt delta i styrelsearbetet. Driva enskilda aktiviteter och projekt som styrelsen har beslutat. Fatta beslut vid akuta ärenden, två tillsammans, upp till 10000. Besluten informeras övriga ledamöter via mejl: Vid kostnad över 10000 beslut av minst tre styrelseledamöter tillsammans. Arbetsbeskrivning och mandat till Ordförande och vice ordförande: Fatta beslut om akuta kostnader upp till 10000. Firmatecknare. Rätt att attestera. Ansvarar för att driva det strategiska styrelsearbetet. Löpande uppdatering av underhållsplanen. Genomföra nyckelaktiviteter enligt BRF ÖP:s årscykel. Förbereda, genomföra och utvärdera styrelsearbetet. Ansvarar för att dokument läggs upp på HSB portalen. Samtliga styrelseledamöter justerar mötesprotokollen

Arbetsbeskrivning och mandat till Revisor: Löpande utvärdera styrelsens arbete; planering, genomförande och utvärdering. Ska delta vid två ordinarie styrelsemöten per år samt vid budgetmötet. Samarbetar med av föreningsstämman utsedd revisor.

Genomgång av revisorernas berättelse

Kvartalsrapport innevarande år (jan – mar 2019) samt årsbudget +472160 +80278 (bedömt 12 maj )

Beslut om fastställande av resultaträkning och balansräkning Noter vi tänker ta upp Not 4, sidan 13 Not 5, sidan 13 Not 6, sidan 13

Not 4 2018 jämnfört 2017 2018 2017

Not 5 2018 jämnfört 2017 2018 2017

Not 6 2018 jämnfört 2017 2018 2017

Beslut i anledning av bostadsrättsföreringens vinst eller förlust enligt den fastställda balansräkningen

Beslut om ansvarsfrihet för styrelsens ledamöter

Beslut om arvoden och principer för andra ekonomiska ersättningar för styrelsens ledamöter, revisorer och andra förtroendevalda

Förslag arvoden Ordförande: 22 000 kr per år Vice ordförande: 18 000 kr per år Ledamot: 14 000 kr per år Suppleant: 10 000 kr per år Sekreterare: 1 000 kr per möte Revisor: 5 000 kr per år Kassör: 7 500 kr per år Styrelsens sammanträdesersättning: 200 kr per möte, gäller även kassör

Förslag arvoden fortsättning Valberedning: 3 000 kr per person och år Festkommitté: 2 000 kr per person och år Välkomstkommitté: 2 000 kr per person och år Hemsidesansvarig: 5 000 kr per år

Beslut om antal ledamöter och suppleanter

Val av styrelsens ordförande, ledamöter och suppleanter

Beslut om antal revisorer och suppleanter

Val av revisor/-er och suppleant

Beslut om antal ledamöter i valberedningen

Val av valberedning, en utses till valberedningens ordförande

Val av kassör

Val av festkommitté

Val av välkomstkommitté

Val av hemsidesansvarig

Av styrelsen till föreningsstämman hänskjutna frågor och av medlemmar inkomna motioner

Mötesersättning till kassör Under 2018 har vi sett behov av att ha med kassör på samtliga styrelsemöten med syfte att få bättre kontroll och avstämning på det ekonomiska flödet.  Vi yrkar därför att kassören skall få samma ersättning som övriga styrelsemedlemmar när det gäller närvaro på styrelsemöten.  Styrelsens förslag till årsmötet: Bifaller motionen

Laddstolpar till el-/hybridbil Bakgrund : Jag funderar på att skaffa en El/Hybridbil och säkert fler än mig som som går i de tankarna. Förslag: Helt enkelt att se över möjligheterna att sätta upp Laddstolpar. Konsekvenser: Vi blir en miljömedveten och attraktiv Brf i framtiden  Yrkande: Se över våra möjligheter att sätta upp laddstolpar med allt vad det innebär. Styrelsens förslag till årsmötet: Bifaller motionen

Plantering av äppleträd utanför ÖP21 Bakgrund och motiv Inför köp av lägenheterna 21A, B och C blev köparna innan inflyttning (Maj 2017) lovad en äppellund på gräsmattan. Vi yrkar att äppelträd eller liknande snarast planteras på anvisad plats för att minska insyn och göra grönområdet trivsamt utanför 21-huset. Styrelsens förslag till årsmötet: Avslår motionen med motiveringen att vi önskar se en helhetssyn gällande gräsmattan utanför ÖP21. Arbetet leds av ansvarig för Markteamet. Utesluter alltså inte äppleträd.

Tag hjälp vid förändring/renovering av byggnader Jag önskar att vi tar hjälp av människor som är erkänt kunniga inom estetik, färgsättning eller arkitektur innan vi förändrar eller renoverar befintliga byggnader eller ska bygga nya. Att vi t ex vid utbyte av dörrar på våra vita träbyggnader håller oss till den ursprungliga färgen eller tar råd av kunnig om vilken annan färg som är lämplig och använda den på samtliga dörrar. Kunnig person skulle kunna vara en arkitekt, färgkonsult eller byggnadsdesigner. Även någon som är intresserad av och har god känsla för färg och form på byggnader. Vi håller troligtvis lättare uppe värdet på området om vi strävar efter att skapa ett harmoniskt helhetsintryck. När olika färger och material blandas med de ursprungliga kan det kännas rörigt och ogenomtänkt. Mitt förslag är att styrelsen ska ta hjälp av kunnig person inom arkitektur, färgsättning eller estetik innan förändring av befintlig byggnad och vid nybygge.

Tag hjälp vid förändring fortsättning Styrelsens förslag till årsmötet: Bifaller motionen.

Ändra trivselregler så gasolgrill får användas på balkong Bakgrund: I trivselreglerna står det att det bara är tillåtet att använda elgrill på balkonger vilket jag tycker borde utökas till att även gälla gasolgrill. Förslag: Ändra i trivselreglerna så att även gasolgrill får används på balkongerna. Konsekvenser: Något ökad brandrisk då grillning sker nära huskroppen. Däremot finns delvis denna risken då det på uteplats (bottenplan) inte finns några restriktioner på typ av grill. Yrkande: Ändra i trivselreglerna så att det är tillåtet att grilla med gasolgrill på balkong eller att inte ändra i trivselreglerna. Styrelsens förslag till årsmötet: Avslår motionen med hänvisning till störande matos och brandrisk. Räddningstjänsten rekommenderar elgrill på balkong.

Föreningsstämman avslutas Konstituerande styrelsemöte den 13 Maj 2019 kl 18:00 Nyvalda går till Anne (sekreteraren) och lämnar sina uppgifter när stämman avslutats

Stämmoordförande avslutar mötet