UTREDNING FASTIGHET OCH MÅLTID Organisation och former för styrning och ledning

Uppdraget Den verksamhet som idag bedrivs inom verksamhetsområdet Fastighetsservice och måltid föreslås, dels omfatta endast ren Måltid och Fastighetsservice, dels organisatoriskt ligga under ekonomiavdelningen. Den övriga verksamheten, som idag omfattar HR-processer och mötesplatser som finns inom området idag kommer att tillhöra den nya sektorn Samhälle och Kultur, alternativt central administration. Förslaget ska belysa konsekvenser av att minska antalet enhetschefer och konsekvenser av att ha två områdeschefer, en områdeschef, eller att enhetscheferna organisatoriskt är direkt underställda Ekonomichefen.

Bakgrund Uppdraget att samordna måltids och fastighetsfrågor startade 2011. Målet var att utveckla området och skapa en organisation som på effektiv och professionellt sätt levererar tjänster till brukare. Områdena har inom den ramen skapat sina organisationer med syfte att så effektivt som möjligt leverera servisen enligt gällande lagar och regler, styrdokument och uppdrag och mål från KS och nämnd. Området måltid och fastighet kommer att genomgå en del förändringar utifrån att FSF/GSF bildas och idag är de största kunderna för verksamheten.

Fastighet Lokalvård Lokalvård enligt stadsdelens Lokalvårdsdeklarationen, vilket innebär standardiserat lokalvårdsuppdrag Daglig städning, veckostädning samt övriga periodiska insatser över året Kvalitetskontroller och uppföljningar. Övriga uppdrag Vid akuta behov ersätter vi ordinarie personal på skolor/förskolor med morgonomsorg Okulärbesiktning och rapportering vid skadegörelse/inbrott, samt eventuell felanmälan till LF Hantering av entrémattor: beställning och kontroll För och efterbesiktningar vid cuper Expertkompetens vid nybyggnation

Fastighet Service och Drift Cuper/Övernattningar Hantering och planering av bemanning under cuper, jourverksamhet kväll och nattid. Hantering av för och efter besiktningar. Vallokaler Hantering och planering av bemanning under val. SBA SBA – samordning, SBA- pärm och fastställning av processen, stöd till cheferna. Posthantering Transport av internpost för de allra flesta verksamheterna inom Östra Göteborg (undantag ett fåtal gruppboenden) Uppdaterarar Postlistan vid ändringar, nytillskott och behandlar Serviceanmälningar

Service och Drift fortsättning Systemsäkerhet Uppdragen fördes över till fastighetsservice 2014 med medel för en 50% EC tjänst. Lås, Larm, passersystem, Fordonsansvar för verksamhetsfordonen mot Göta Lejon Ansvar avfallssamordning Transport Planering av transporter mellan verksamheter och inom Östra Göteborg Boktransporter Blodtransporter Återanvändning

Fastighet Samlingslokaler Tillhandahålla ändamålsenliga mötes- och konferenslokaler (interna och externa kunder). Driftsansvar demokratibussen (utredning pågår) Klimatsmarta val Hanterar förvaltningsövergripande: Mobilitetsansvarig för stadsdelen Personalförmåner friskvårdsbidrag, cykelbidrag cykelleasing och Västtrafikkort för medarbetarna. Parkeringstillstånd för verksamhetsfordon och fordonspoolsadministration (cyklar och bilar).

Yrkesgrupper fastighet OBS Administratörerna innefattar både samlingslokalerna och klimatsmarta val

Finansiering fastighet

Område måltid Totalt 8000 varje vardag 630 per dag på helgerna. 4000 portioner lagas av centralköket. Ca 3200 portioner på förskolorna 750 på Bergsjöskolan som lagar mat för Solbackeskolan Ubynässkolan lagar 150 portioner. Totalt lagas 360 portioner specialkost portioner, varav 90 är multiallergiker. Till ÄO-HS ca 250 luncher och 250 middagar dagligen IFO 90 luncher och 40 middagar dagligen.

Yrkesgrupper måltid

Finansiering Måltid

Renodling av Fastighet och Måltid Område måltid är idag renodlad måltidsorganisation och behöver inte justeras inför kommande omorganisation. Område Fastighet innehåller verksamheter som bör överföras till dels till central enhet dels till den nya sektorn Samhälle och kultur.

Samlingslokaler och chefstöd Samlingslokaler är en del av KoF idag genom sin finansiering av befolkningsramen Verksamheten bör överföras till SoK Idag 3 åa (en vakant tjänst) Chefsstöd för KoF (direkt under OC fastighetsservice) bör överföras till SoK Idag ca 1,5 åa

Klimatsmarta val Hanterar förvaltningsövergripande frågor Bör övergå till en central enhet Idag en EC (samlingslokaler och klimatsmartaval) Totalt 1,08 åa fördelat på 4 personer inklusive  0,33 chef.

Delade tjänster Delade tjänster Många av de chefstödspersonerna och personalen som arbetar i samlingslokalerna/klimatsmartaval har tjänster som idag hanterar frågor inom alla delområden. Detta innebär att roller och uppdrag måste tydliggöras och omfördelas för att passa den nya organiseringen Och för att förvaltningen ska kunna använda resurser så effektivt som möjligt.

Staden övergripande uppdrag Operativt Forum (digitalisering/processtöd) tex kostplaneringsverktyget AIVO, lokalvårdsprogrammet. Staden gemensam process och It-stöd för fel och serviceanmälan m.m.10-grupp fastighetsservice och måltid Staden gemensam Strategigrupp fastighet och måltid idag SC/OC. Arbete pågår inför de nya förvaltningarna och samordna överenskommelserna inför 2019 Samordna enheterna inom Måltid för att säkerställa att man jobbar jämlikt med tex menyer. Kommer att bli staden övergripande. Överenskommelserna med andra sektorer/FSF/GSF, samordning i hela staden inför 2019. Eventuell övergång till en annan förvaltning.

Uppföljning, kvalitetssäkring Pedagogiska måltider både i grundskolan och i förskolan – kommer att bli en hela staden fråga. Arbetsmiljöfrågor. Alla områdets verksamheter sker i dag i lokaler där det arbetsmiljöansvarig chef är från annan sektor (förvaltning) Politiska mål och uppdrag

Resten av staden 4 stadsdelar under SoK med OC 1 kvar på ÅO-HS, ingen utredning, OC finns 1 flyttas till ekonomi OC finns 1 inte beslutad ligger idag under KoF, OC finns 1 direkt under SDD, OC finns 1 inget svar ligger idag under UC

Möjligheter och risker ingen områdeschef Svårigheter vid förhandlingssituationer gentemot andra förvaltningar/sektorer/områden. Samsyn i uppdraget Hantering/utveckling i staden övergripande frågor Risk för splittring i enhetschefsgruppen Samlad uppföljning + Platt organisation + Ökad känsla av delaktighet + Individuella utvecklingsmöjligheter + Mindre OH kostnader + Enhetschefer med områdesansvar

En eller 2 Områdeschef/er Chefstätheten ökar Overhead kostnader ökar Längre till förvaltningsledningen + Förhandlingssituationer gentemot andra förvaltningar/sektorer/områden. + Samsyn i uppdraget + Hantering/utveckling i staden övergripande frågor + Samlad uppföljning

Nya utmaningar Förhandlingar pågår med FSF och GSF om lokalvård och fastighetstjänst i Gamlestadens kontor. IoFF är intresserad av att ha också fastighetservice i sina kontor i Kviberg Omorganisationen i stadsdelen Eventuellt nya huvudmän på sikt