eGradu – elektronisk bedömningsprocess och uppbevaring av magisteravhandlingar fr.o.m. 1.8.2018 Tove Forslund September 2018 http://libguides.abo.fi/egradu http://libguides.abo.fi/egradueng Tove Forslund, FUS/Lärandestöd

Bakgrund Examensstadgan: 43 § Avhandlingars form och offentlighet Avhandlingar för högre högskoleexamen, licentiat- och doktorsexamen inlämnas fr.o.m. 1.8.2018 elektroniskt i akademins publikationsdatabas, där de är tillgängliga för allmänheten. Undantag : examensarbeten som förbereds för publicering eller är sekretessbelagda. Dessa avhandlingar förvaras elektroniskt, men som icke-offentliga. En opublicerad avhandling blir offentligt när det har bedömts som avhandling Pilotering vid naturvetenskaperna 1.1-31.7.2018 Pilotering av språkrespons i st. för språkgranskning i slutet vid FSE 1.1.2018-31.7.2019

Syftet med eGradu Bedömningsprocessen blir elektronisk och magisteravhandlingarna uppbevaras endast elektroniskt. Det betyder att studenten inte längre behöver printa och låta binda in sin magisteravhandling utan att den publiceras elektroniskt att avhandlingarna snabbare cirkulerar i processen genom att de skickas vidare elektroniskt att det blir enklare att komma åt publicerade avhandlingar.

Graduna skickas via Urkund Den elektroniska avhandlingsprocessen för magisteravhandlingar går ut på att studenten lämnar in sin magisteravhandling för plagiatgranskning till Urkund, varefter Urkund-länken till avhandlingen, efter att det godkänts i plagiatgranskningen, skickas vidare av handledaren för sakgranskning och språkgranskning. Samtidigt fyller studenten i en blankett för den elektroniska publiceringen. Då fakultetskansliet har fått språk- och sakgranskarnas utlåtanden, bedömer dekanus avhandlingen. Åbo Akademis bibliotek ser till att avhandlingen publiceras elektroniskt.

Översiktsbild av processen

http://libguides.abo.fi/eGradu http://libguides.abo.fi/egradueng/

Handledarens roll extremt viktig: Avhandlingen är klar Handledarens roll extremt viktig: Avhandlingen är klar. Handledaren informerar studenten om inskickning till plagiatgranskning och formulär för elektronisk publicering (”E-post 1”)

När är avhandlingen klar? EB § 38: Handledaren ska göra en slutkontroll av manuskriptet och ge klartecken för att den kan lämnas in. Avhandlingen räknas som inlämnad för bedömning och samtidigt handledningsprocessen som avslutad när studeranden sänt in avhandlingen för plagiatgranskning. Studeranden kan med dekanus tillstånd påbörja granskningsprocessen även utan handledarens klartecken och då deltar handledaren inte i granskningsprocessen.

Tidtabell för inlämning 4 veckor (30 dgr) sakgranskning (enligt EB) och samtidigt språkgranskning (kan fördröjas vid underkänd språkgranskning om studenten tar lång tid på sig att skicka in ny version) 2-3 veckor för dekanusbeslut och betygsutskrivning dvs. inlämningsdatum för studenterna blir 6-7 veckor före betygsdatum

Hur skickar studenten in sin gradu för granskning? Alla sidor av avhandlingen inkl. abstrakt, ev. svensk sammanfattning, ev. bilagor och/eller bilder ska lämnas in i ett och samma dokument Spara filen i formatet PDF/A Om filnamnet Skicka in avhandlingen för plagiatgranskning till Urkund till handledarens urkund-adress (vanligen handledarens namn i formen: fornamn.efternamn.abo@analys.urkund.se)

Handledaren kontrollerar plagiatgranskningen och skickar vidare för utseende av granskare (”E-post 2”).

Granskningen inleds Handledaren kontrollerar plagiatgranskningen Handledaren informerar studenten om godkänd plagiatgranskning och skickar vidare avhandlingen för språk- och sakgranskning samma e-post till skribent, ämnesansvarig (eller av denna delegerad person) och fakultetens eGraduadress ex. fsegradu@abo.fi (når fakultetskansliet, språkgranskare och ÅAB), då plagiatgranskningen är godkänd.

Språkgranskning Sakgranskning Fakulteten: Docsy ÅAB: formatet

Ämnesansvarig får e-post från handledaren om att plagiatgranskning är godkänd och att sakgranskning kan inledas utser två sakgranskare ser till att två sakgranskare får information via e-post om: vilka två personer som utsetts till sakgranskare sakgranskarnas uppdrag modell ny bedömningsmatris 1.9.2018 med bedömningskriterier och –grunder – kontrollera den egna fakultetens beslut att granskningen inom 30 dagar ska utmynna i två skilda eller ett gemensamt utlåtande med förslag till vitsord Urkund-länken till avhandlingen

Sakgranskarna får e-post av ämnesansvarig (eller av denna utsedd person) om uppdraget inkl. Urkund-länk till avhandlingen öppnar Urkund-länken och granskar avhandlingen och ger utlåtande utgår från fakultetens bedömningsmatris och –blankett och skickar var sitt eller ett gemensamt utlåtande per e-post till fakultetskansliet till adressen (ex) fsegradu@abo.fi och till handledaren, ämnesansvarig och studenten (med utlåtandet som bilaga)

Underkänd plagiat-, språk- eller sakgranskning Underkänd plagiatgranskning Handledaren utreder vad det beror på Ny plagiatgranskning bör göras Underkänd språkgranskning Om språkgranskningen inte är godkänd kontaktar språkgranskaren skribenten, som uppmanas lämna in en ny version till CSK och till handledaren (i PDF/A-format) Då språkgranskningen av en tidigare underkänd språkgranskning är godkänd skickar språkgranskaren den nya versionen till ÅAB Språkgranskade versionen publiceras Men underkända versionen, inkl. rättelse, sparas också för ÅA:s bruk (på spärrad server), Underkänd sakgranskning och bedömning (EB § 38) Om en av sakgranskarna föreslår att prestationen underkänns, utser ämnesansvarig ytterligare en tredje sakgranskare Om dekanus inte godkänner avhandlingen återupptas avhandlingsprocessen Språkgranskas på nytt Plagiatgranskas på nytt

Alternativen för lagring/publicering Jag ger mitt tillstånd till publicering av min avhandling i ÅA:s publikationsarkiv Dvs. avhandlingen fritt läsbar på nätet i ÅA: publikationsarkiv som finns under nationella Doria-portalen Avhandlingen innehåller sekretessbelagd information och kan därför inte publiceras i ÅA:s publikationsarkiv om avhandlingens innehåll ska sekretessbeläggas, bör studenten anhålla hos dekanus om att avhandlingen kan godtas som studieprestation med en sådan begränsning (ES 43 §) se lite specifka instruktioner för processen Avhandlingen förbereds för kommersiell publicering och kan därför inte publiceras i ÅA:s publikationsarkiv. Avhandlingen bearbetas för att ges ut i en publikation och kan därför inte direkt publiceras i ÅA:s publikationsarkiv; max 1 års fördröjning. Avhandlingen får inte publiceras i ÅA:s publikationsarkiv men kan läsas på Åbo Akademis bibliotek

Elektronisk lagring

Sammanfattning: Vad gör alltså studenten Skicka in avhandlingen för plagiat-, språk- och sakgranskning I rätt format (PDF/A) till rätt adress (dvs. handledarens Urkund-adress) Fyll i formuläret för elektronisk publicering/lagring Får information av handledaren om inskickning till plagiatgranskning och om elektronisk publicering om att plagiatgranskningen är godkänd och att gradun går vidare för språk- och sakgranskning av CSK om språkgranskningen av fakulteten om att gradun är bedömd (och rätten till att söka rättelse)

Anvisningar och information På svenska http://libguides.abo.fi/egradu/ På engelska: http://libguides.abo.fi/egradueng/ Frågor (inte inskickning av avhandlingar): egradu@abo.fi Kontrollera den egna fakultetens beslut om bedömningsmatris.

Kommande webbinarier Exam för e-tenter 24.9 kl. 12.00-13 Gör korta videon på egen dator 8.10 kl. 12.00-13 Ingen anmälan krävs; för närmare info se oldwww.abo.fi/personal/sv/lunchseminarier