Processkarta Rekrytering av TA-personal Linköpings universitet Våren 2014

Symbolbeskrivning Processaktivitet som utgör ett steg i en process Process-aktivetet Processaktivitet som utgör ett steg i en process Resurs Resurs som är inblandad i processen Input till en processaktivitet från en resurs (kan vara att en resurs utför eller att man hämtar någon viss information från en resurs) Output från en processaktivitet till en resurs (kan vara att man ska lagra något i ett system eller att man skickar någon viss information till en resurs)

Användning av processmapparna i ReachMee utgör ett stöd vid rekrytering, i synnerhet vid hantering av många ansökningar.

Process - Behovsanalys Beställa rekrytering (beslut) Beställa diarie-nummer Skapa uppdrag Beslutar Utför Utför Levererar nr Utför Lagras i Dokumenteras i Rekryterande chef ReachMee PINT LiUDok

Process - Uppdrag Skapa uppdrags-definition Skapa kravspecifikation   & kompetenser Inbjudan rekryterings- uppdrag Utför Lagras i Utför Medverkar Lagras i Utför Lagras i PINT ReachMee Rekryterande chef

Välja urvalsfrågor & anpassa Brev 1-text Process - Kungörelse (benämns ”Annons” i ReachMee) Skapa kungörelse Godkänna kungörelse Välja urvalsfrågor & anpassa Brev 1-text Utför Lagras i Utför Medverkar Lagras i Utför Medverkar Lagras i Rekryterande chef ReachMee PINT

Process - Publicering Publicera kungörelse Diarieföra kungörelse Extern publicering (tidningar & webbsidor) Lagras i Lagras i Utför Utför Utförs via Väljer att publicera Automatisk funktion Rekryterande chef ReachMee PINT Timecut etc. LiUDok

Process - Ta emot ansökan Skicka Brev 1 Lägga in manuella ansökningar Lagras i Lagras i Lagras i Utför Lagras i Skickar automatiskt Lagras i (automatiskt) Rekryterande chef ReachMee PINT LiUDok

Process - Urval Gallra ansökningar Uppmana om att granska ansökningar Skapa urval Utför Medverkar Utför Utför Lagras i processmapp Lagras i Uppmanar Uppmanas Rekryterande chef ReachMee PINT

Process - Intervju Ta fram Intervjuguide Ev. ta fram utförandestrategi Skicka kallelse till intervju 1 Utföra intervju 1 Utför Levereras av Utför Utför Utför Utför Utför Utför Kallelse skickas från ReachMee Markera i processmappen Rekryterande chef ReachMee PINT

Process - Intervju Sammanställa tätgrupp Kallelse till intervju 2 Utföra intervju 2 Utför Utför Lagras i Utför Utför Utför Utför Lagras i processmapp Kallelse skickas från ReachMee Rekryterande chef ReachMee PINT

Process - Referenstagning Kontakta referenser Utför Utför Rekryterande chef Lagras i processmapp Dokumentera att kontakt är tagen ReachMee PINT

Rekryterings- processens Process - Avstämning & Avbryta processen Tillbaka till processen Urval Besluta om Rekryterings- processens fortsättning Går vidare till processen för Yttrande & Anställningsavtal Avbryta processen Utför Utför Prioritering/Rangordning lagras Utför Utför Lagrar att processen är avbruten Beslut lagras i Rekryterande chef ReachMee PINT LiUDok

Rutin - Avbryta processen Skapa beslut för avbryta processen Kontakta kandidater Avsluta uppdraget Stänga diarieföring av ärendet Utför Lagras i Utför Utför Lagras i Utför Lagras i Skickar email Rekryterande chef ReachMee PINT LiUDok

Process - Yttrande & Anställningsavtal Åter till Yttrande Föreslagen innehavare återtar ansökan Avbryta rekrytering Skapa Yttrande Diskussion om anställnings- villkor Markera sökande som Anställd Skapa anställnings- avtal Info till CSG/LSG Ansv. Ansv. Lagras i Utförs i Utför Utför & Ansv. Genereras via Kommuniceras via Data överförs till (automatiskt) PINT LiUDok ReachMee Primula

Process – CSG/LSG och Verkställa beslutet i Primula Information till CSG/LSG (= Yttrande & Anställningsvillkor) Arbetsgivarens underskrift av anställnings- avtal Innehavarens underskrift av anställnings- avtal Arbetsgivarens original skickas till registrator Verkställa beslutet i Primula ”För kännedom” Utför Lagras i Utför Utför Lagras i Utför ”Besluta” Utför/administrerar Enl. Delegation PINT CSG/ LSG-ledamöter LiUDok ReachMee Primula Skapa nytt ”För kännedom - Besluta” flöde i Primula för CSG/LSG + verkställa beslut.

Process - Avsluta Rekrytering Anslå ärendet (Örebro-lösningen?) Skicka Brev 2 Avsluta ärende efter 3 veckor Stänga ärendet i diariet? (”Ärendet avslutat av handläggare”) Utför Utför Utför Utförs i Utförs via Utförs via Lagras i PINT LiUDok ReachMee