Implementering import av SIE-fil Procountor Procountor utbildning

Utbildningens avsnitt 1. Importera SIE-filer från föregående räkenskapsår -Lägg till konton och dimensioner 2. Välj alternativ för uppföljning av momsen 3. Skapa verifikat för utgående balans, föregående räkenskapsår 4. Importera SIE-filer från föregående räkenskapsår 5. Ändra status på de importerade verifikaten så att de kommer med i bokföringen 5.1 Kontrollera att resultatet och balansen stämmer 6. Kontrollera kontoöppningen för det nya räkenskapsåret. 7. Importera SIE-fil för innevarande år 8. Om bokföringen har blivit dubbel i två system 8.1 – 8.6 Om bokföringen har blivit dubbel i två system Therese Nicander 15/01/2019

1. Importera SIE-filer från föregående räkenskapsår -Lägg till konton och dimensioner Innan man importerar en SIE-fil krävs det att man gått igenom och jämfört de olika kontoplanerna. Om det saknas konton i Procountor som finns i SIE- filen så måste man lägga till dessa konton i Procuntor. Detsamma gäller om det finns dimensioner i SIE- filen, då måste även dessa läggas till innan importen Adminstration > Uppgifter om bokföringen > Kontoplan > Redigerea Kontoplan Adminstration > Uppgifter om bokföringen > Dimensioner > Redigera dimension, Redigera artiklar 15/01/2019

2. Välj alternativ för uppföljning av momsen Om man har tänkt importera en SIE- fil från ett föregående räkenskapsår för att få med historisk information så finns det två alternativ: Lägg till alla konton inklusive momskonton som finns i SIE- filen i Procountor Ersätt alla momskonton i SIE-filen till 2650 som är Procountors redovisningskonto för moms. Här kan man själv välja vilket alternativ man tycker är bäst. Om man har skapat flera momskonton dvs som i alternativ 1 så kan de betraktas som ” tillfälliga momskonton” då de endast kommer att vara synliga fram till årsbokslutet . Detta beror på att bokföringen i Procountor endast använder sig av konto 2650 och det är endast de konton som är i bruk under pågående räkenskapsår som syns. För Procountors kontoplan gäller nedan: Konton för olika momsstatusar krävs inte längre. Automatiska konteringar är 1510 Kundfordringar, 2440 Leverantörsskulder, 2650 Redovisningskonto för moms. Det är möjligt att lägga till och ändra namn på konton i kontoplanen. 15/01/2019

3. Skapa verifikat för utgående balans, föregående räkenskapsår Eftersom SIE-filen endast speglar huvudboken så överförs bara transaktioner som finns i filen till Procountor. Detta gör att den utgående balansen inte kommer med eftersom den inte är definierad som en transaktion i filen. Det man kan göra då är att skapa ett verifikat för den utgående balansen per den sista i föregående räkenskapsår. Bokföring > Nytt verifikat Glöm inte att uppdatera rapporteringsdatabasen efter detta och sedan stänga räkenskapsperioden. Administration > Uppgifter om bokföringen > Räkenskapsperioder 15/01/2019

4. Importera SIE-filer från föregående räkenskapsår När kontoplanen och dimensionerna som finns i SIE-filen överensstämmer med det som finns i Procountor kan man börja med att importera filen för ett stängt räkenskapsår. Administration > Import av material > Typ av Import > SIE-fil > Välj Fil 15/01/2019

5. Ändra status på de importerade verifikaten så att de kommer med i bokföringen När importen är gjord och sparad så kan man välja att granska de uppladdade verifikaten. Verifikaten har status "Under behandling" välj då att granska alla och ändra status till ”godkänd” det är först då de kommer med i bokföringen. 15/01/2019

5.1 Kontrollera att resultatet och balansen stämmer Rapportering > Bokföringsrapporter > Resultaträkningen & Balansräkning Tänk på att klicka på knappe Uppdatera rapporteringsdatabas innan du söker rapporten. Stäng sedan räkenskapsperioden. Adminstration > Uppgifter om bokföringen > Räkenskapsperioder 15/01/2019

6. Kontrollera kontoöppningen för det nya räkenskapsåret. När detta är gjort så har alla bokföringskonton en kontöppning, dvs balansen per den sista från föregående räkenskapsår. Kontrollera även att noll mellan balansräkningens och resultaträkningens konton totalt. Rapportering > Avstämningsverktyg > Granskningsrapport, bokföringskonton 15/01/2019

7. Importera SIE-fil för innevarande år När föregående räkenskapsår är importerad och stängd kan man importera SIE-filer för innevarande år. Tänk på att importera filen till den sista i månaden! De importerade verifikaten har status ”Under behandling”, välj då att granska alla och välj sedan ”Godkänn” så att de kommer med i bokföringen (se bildexempel från avsnitt 4) När detta är gjort så har man alltså importerat in alla saldon per den sista i månaden. Bokföringen bör då göras i Procountor from den 1a i följande månad. Observera att om bokföringen har blivit dubbel enligt punkt 8, så måste man först ”nollställa” bokföringen i Procountor innan man importerar SIE-filen för innevarande år. 15/01/2019

8. Om bokföringen har blivit dubbel i två system Om man har fått in en faktura i Procountor, exempelvis den 21a i månaden och då samtidigt råkar få in samma faktura i bokföringen i sitt gamla system så blir det en dubblett ifall man importerade in en SIE-fil per den sista i månaden. Välj aktuell månad under granskningsrapport, bokföringskonton, här ser du vilka verifikat som finns inne för den aktuella perioden. Notera även att ”Balansräkningens konton totalt” och “Resultatkonton totalt inte stämmer”! Rapportering > Avstämmingsverktyg > Granskningsrapport, bokföringskonton 15/01/2019

8.1 Om bokföringen har blivit dubbel i två system Det finns olika alternativ som man kan välja för att ”nolla” den dubbla fakturan i Procountor. Alternativ 1 (för enstaka fakturor) Välj aktuell faktura i Procountor Välj knappen Gå till > Bokföring Ändra bokföringsvärdet till ”0” 15/01/2019

8.2 Om bokföringen har blivit dubbel i två system Alternativ 2 (för flertalet fakturor) Gör momsberäkningen! Bokföring > Momsberäkning Efter att du har gjort momsberäkningen, gå då tillbaka till ”granskningsrapport, bokföringskonton” tryck på knappen ”Uppdatera rapporteringsdatabas” och kontrollera att ” Balansräkningens konton totalt” och “Resultatkonton totalt” stämmer. 15/01/2019

8.3 Om bokföringen har blivit dubbel i två system Markera sedan med musen den vänstra delen och ”högerklicka” för att öppna i ”Excel” För att nollställa bokföringen ska man nu alltså sätta det motsatta beloppet i bokföringsvärdet. Detta kan göras med denna formel som du skriver i ruta D2: =-1*C2 Klicka två gånger nere i rutans högra hörn så ändrar den summorna på följande rader. 15/01/2019

8.4 Om bokföringen har blivit dubbel i två system Nu har du fått en kolumn till med de motsatta beloppen Kopiera kolumn ”D” och markera sedan ruta C2. Klistra sedan in de motsatta värdena genom att högerklicka och välj alternativ ”värden”. Därefter kan kolumn D raderas. Den här filen kan nu importeras via registreringsverktyget i Procountor. 15/01/2019

8.5 Om bokföringen har blivit dubbel i två system Den här filen kan nu importeras via registreringsverktyget i Procountor. Bokföring > Registreringsverkyg > Inför noteringar Ställ sedan in kolumnerna under rätt rubrik tryck sedan på fortsätt. Glöm inte att sätta verifikatets datum till den sista i månaden som dubbletterna finns på och tryck sedan på spara. 15/01/2019

8.6 Om bokföringen har blivit dubbel i två system Gå sedan tillbaka till ”Granskningsrapport, bokföringskonton” klicka på knappen ”Uppdatera rapporteringsdatabas”. Ställ sedan slutdatum till den sista i månaden och tryck på knappen ”Sök”. Nu är ”Balansräkningens konton totalt” och “Reslutatkonton totalt” noll. Nu är ”nollställningen” klar och det går att importera in SIE- filen för innevarande år utan att bokföringen blir dubbel. 15/01/2019

kundservice@finago.com http://support.procountor.com/se/ Tack! Frågor? kundservice@finago.com http://support.procountor.com/se/