HANS FONDELIUS Upphandlingsmyndigheten NULÄGESBESKRIVNING

Nulägesbeskrivning Generella observationer från intervjuer Avstamp för våra två halvdagar med en Nulägesbeskrivning baserat på en serie intervjuer vi gjort med nyckelpersoner i och nära olika nätverk. Flera av er som är här idag var ju bland de ”drabbade”, medan jag förmodar att andra inte känner till detta. Generella observationer från intervjuer Erfarenhetsdagar 4-5 oktober 2018

Intervjuerna 14 personer Konceptet ”Beställarnätverk” Möjliggöra generalisering Viktigt och angeläget Relevant och efterfrågat stöd Underlätta för fler Därför några korta ord om intervjuerna. Under juni-september bokade vi in och genomförde personliga intervjuer med 14 personer. Vårt intresse i det här sammanhanget har varit att utifrån befintliga verksamheter försöka skapa en generell bild av själva konceptet Beställarnätverk. Under samtalen har vi försökt fånga upp saker som anses viktiga och angelägna i olika sammanhang för att vi på Upphandlingsmyndigheten ska kunna skapa stöd som både är relevant och efterfrågat. Vi märker faktisk av ett växande intresse och vår målsättning är att underlätta för fler som vill starta. Men hur många nätverk finns det då?

Hur många beställarnätverk finns idag? Start Arrangör Finansiär BeBo 1989 Byggherrarna/WSP Energimyndigheten Belok 2001 Byggherrarna/CIT 4S 2012 Stockholm Vatten Medlemsavgifter Välfärdsteknik 2016 SKL Vinnova Textilier inom vården 2017 Konstgräs Kultur- & fritids-chefsföreningen Naturvårdsverket A Challenge from Sweden Sustainable innovation Räddningstjänst 2018 WinGuard MSB Förorenade områden SGU SGU/Naturvårdsverket Socialtjänsten Läkemedelsrester Uppstart Naturvårdsverket (i nuläget) Dagsnoteringen över kända (identifierade) beställarnätverk. Svaret på frågan är alltså 11 st, varav merparten har startats under de senaste 2-3 åren.

Skillnader Storlek och ålder Finansiärer Beställarkonstellationer (offentliga, privata) Organisationer (långsiktiga nätverk, tidsbegränsade grupperingar) Vi ser och förstår att det finns skillnader mellan era nätverk, inte bara när det gäller uppgiften ni ska lösa. Det handlar exempelvis om…

Likheter Verksamhet och syfte Utmaningar Lärdomar Tips och råd Behov av stöd Men, och kanske viktigare än era olikheter, det finns också stora likheter. Detta är för oss särskilt intressant när det gäller att skapa en generell beskrivning och utgångspunkt för nya nätverk. Det gäller saker som…

Om verksamheten Arbetar med nya lösningar Erbjuder nätverkande och möjlighet att engagera sig i projekt Samlar kompetens, utbyter erfarenheter och sprider kunskap Tar fram, rekommenderar och följer upp metoder Sikte på upphandling och nytta Samlar efterfrågan för bättre affärer Gör piloter och förberedelser för upphandling Sammanfattar fakta, kommunicerar och ger vägledning Ta exempelvis hur ni beskriver verksamheten i era nätverk. I stora drag säger ni att ni Arbetar med nya lösningar, med sikte på upphandling och nytta. Vår gissning är att del flesta av er, om inte alla, känner igen sig i detta. Vi har också fått exempel från er på hur man kan beskriva innebörden av detta mer utförligt.

Tankar, problem , erfarenheter… Hur länge kan ett nätverk verka för sitt syfte? Hur länge går det att hålla ett nätverk innovativt? Det råder viss frustration över att nya lösningar inte kommer ut i verksamheter tillräckligt snabbt eller i tillräcklig omfattning. Vi har fått både brett och djup i de samtal vi fört. Här är några exempel som kan ge en vink om vidden. Allt från tankar åt det filosofiska håller, till rena problem just nu, till viktiga erfarenheter, samlade under längre tid. Ett beställarnätverk bör tänka igenom struktur, upphandling och vara drivet av verksamhetsbehov.

Fem framgångsfaktorer Målbild Finansiering Struktur Engagemang Kommunikation Ställda inför den mängd kloka synpunkter, erfarenheter, lärdomar och tips vi fått, ville vi skapa ordning, sortera upp och förhoppningsvis se ett mönster i allt detta. Vi ställde oss frågan ”Vad är viktigt, för att ett nätverk ska vara framgångsrikt”. Det ledde till att vi kunde identifiera fem tydliga områden som nu valt att kalla ”framgångsfaktorer”. Med ”framgångsfaktorer” menar vi saker som går att påverka och vara ordnade så att ni största möjliga mån minimerar risken att möta olika oönskade utmaningar. Låt oss gå igenom var och en av dessa framgångsfaktorer…

Målbild - Vad vill vi uppnå? Gemensam målbild Tematiskt område att samlas kring En gemensam utmaning, en samhällsutmaning Vägledning för vad som ska göras, och inte göras Hjälp att styra mot vår egna, istället för andras mål Både utveckling och implementering fullt ut Ett nätverk som är drivet av verksamhetsbehov… …och kan förenas i upphandling Om inte… Intressekonflikter, tappat upphandlingsfokus, avdrift, påverkan Egentligen svar på frågan… Utan en målbild som enar deltagarna och ensar aktiviteterna, finns en större risk att…

Finansiering - Hur ska vi överleva hela vägen? Långsiktig modell ”daglig verksamhet” Undvika myndighetsutövning i nätverken Tillgänglig och snabb modell för projektfinansiering Undvika statsstöd Om inte… Kortsiktighet, osäkerhet, långa ledtider, låg fart, otåliga deltagare En mycket central fråga för en verksamhet som kan behöva många år för att fullt ut nå sina mål… Utan en finansiering som erbjuder den långsiktighet som behövs, finns en större risk att…

Struktur - Vem ska delta? Arbetsordning? Eldsjäl som driver med behovsägare i centrum Leverantörer och andra intressenter utanför nätverket Tillgång till verksamhets-, innovations- och upphandlingskompetens Antal träffar per år Mötesformat Former för beslut Om inte… ”Fel” personer, lågt i tak, dålig gemenskap, brist på nyckelkompetenser Ineffektiva möten, oklara mandat, felaktiga förväntningar När det gäller struktur handlar det egentligen om två frågor… Utan en fungerande struktur, löper man risken att…

Engagemang - Intressant att bidra? Ha ett bra erbjudande till deltagare Involvera nätverksrepresentanter Bjud in högre upp i organisationer Avgift eller medfinansiering Bra med krav på leverans Visa på exempel Om inte… Låg grad av engagemang, oförankrat deltagande, låg prioritering Hur göra man någon intresserad av att bidra? Utan detta ska man kanske inte bli förvånad om man upplever…

Kommunikation- Levande och närvarande? Prioritera regelbunden kommunikation, var inte tyst Håll vision och verksamhetsmål i sikte Kommunicera värdeskapande och så enkelt och tydligt som möjligt Var personlig, ring gärna Om inte… Oklar nytta, svårt att förankra, avklingande intresse, bristande förtroende Hur gör man ett nätverk levande och närvarande hos alla som deltar? Kommunikation! Fungerar inte detta kan det vara…

Allt hänger ihop K Kommunikation M Målbild F Finansiering S Struktur E Engagemang Slutligen… De framgångsfaktorer vi har identifierat är bara fem delar av något större. Faktorerna påverkar även varandra. Haltar t ex målbilden spelar det nog ingen roll hur mycket kraft du lägger på att hålla vision och mål i sikte. Har du ”fel” personer med kan det bli svårt på flera håll. Vi tror därför att de här fem faktorerna kan vara viktiga grundstenar i arbetet med att ta fram programförklaringen för ett nytt nätverk. Vad tror ni?

Tack för ert engagemang! Charlotta Palmgren, charlotta.palmgren@uhmynd.se Hans Fondelius, hans.fondelius@uhmynd.se