Region Norrbottens gemensamma dokumenthanteringssystem

Hålltider 9.10 - 9.30 Fika 11.30 Slut

Vem är du? Namn Roll Erfarenhet av VIS Förväntningar på dagen

Vad är VIS? Region Norrbottens dokumenthanteringssystem för gemensamma dokument Söka, läsa och skapa/kopiera länkar till publicerade dokument Skapa och publicera dokument

Demo – VIS Insidan.nll.se > Verktyg > Visa alla verktyg > VIS

Hur ska VIS användas? Skapa och lagra gemensamma dokument i VIS Presentera och sök dokument på webben (samarbeta med webbredaktör om du ej är det) God struktur underlättar för webbredaktören (sökresultat uppdateras automatiskt) Exempel: VIS hälsocentral Patientsäkerhet

Organisatorisk producentplats Vårdens producentplats Producentplatser Samarbeta Producera och samarbeta Organisatorisk producentplats (PPO) iHSAk Arbetsgrupp (PPA) Vårdens producentplats (PPV) Projektplats (PPP)

Behörighet Samarbeta Ägare Redigera inställningar, ex lägga till/ta bort medlemmar Medlem Redigera innehåll, ex skapa och redigera dokument Besökare Läsa allt

Skapa dokument Skapa Välj dokumenttyp och mall i VIS, sidfot uppdateras automatiskt Överför dokument Sidhuvud och sidfot finns ej Skapa kopia Endast vid samma dokumentslag (ändra aldrig innehållstyp)

Dokumentslag och dokumenttyper Regiongemensam dokumentstruktur

Anvisning Anvisning för dokumentstyrning i Region Norrbotten

Dokumenthantering Checka ut dokument för att arbeta med det (ta ut pärm från bokhylla) Checka in dokument när arbetet är klart (ställ in pärm i bokhyllan) Ignorera utcheckning om du checkat ut ett dokument men ej gjort någon ändring KLAR!

Bensträckare Dela ut övningsuppgifter och ”Dokumenthantering för VIS hälsocentral”.

Demo – Skapa dokument

Övning – Skapa dokument Navigera till VIS utbildningsmiljö (visutb.nll.se). Är du inne i VIS första gången? Klicka på ”Min sida”, då skapas en användarprofil så att du kan ex följa dokument och slutföra uppgifter Klicka på ”Samarbeta” och välj producentplats ”VIS hälsocentral” Gör uppgift 1 och 2 som du blivit tilldelad, kom ihåg att följa ”VIS utbildningsmaterial - Dokumenthantering i VIS för VIS hälsocentral”

Demo – Redigera dokument och egenskaper

Övning – Redigera dokument och egenskaper Navigera till ett av dokumenten du skapade i förra uppgiften Redigera dokumentets innehåll och egenskaper (kom ihåg att checka ut dokumentet för att kunna redigera) Spara ändringarna, stäng dokumentet och checka in

Arbetsflöden

Demo – Arbetsflöden

Övning – Arbetsflöden Navigera till ett av dokumenten du skapade tidigare Starta arbetsflödet ”Godkänna” eller ”Granska” och tilldela dig själv uppgiften Verifiera att du både har fått ett mejl och en uppgift på producentplatsens startsida Avsluta arbetsflödesuppgiften (kom ihåg att publicera dokumentet om du valt att ”Granska”)

Demo – Dokument+

Övning – Dokument+ Navigera till Dokument+ i utbildningsmiljön Gör en sökning på Dokument+, både i navigeringsmenyn och fritextsökning, för att hitta dokumenten du skapat

Följ dokument och skapa favoriter Följ dokument på Samarbeta eller Dokument+ (hitta dem på Min sida) Skapa favoriter på Dokument+

Länka till VIS – Ska bara göras i Dokument+

Övning – Länka till VIS Navigera till Dokument+ i utbildningsmiljön Gör en sökning på valfritt sätt och lägg till filter eller sökområde Kopiera länken till dokumentet eller sökresultatet via symbolen Klistra in länken i ett mejl och skicka till dig själv

Hjälpen

Stöd för arbete i VIS Kom igång med dokumenthantering i VIS Dokumentstyrning webbsida VIS webbsida Hjälpen i VIS Filmer i VIS Ärendeportalen Kontaktpersoner och lokala användarstöd

Utvärdering Hjälp oss att bli bättre! Anonyma svar

Utbildning i vårdens producentplats

Dokumentegenskaper Dokumentegenskaper som anges (av användare och system) samt förklaring diagnos- och åtgärdskoder

Roller i VIS vård Processledare: Person med specialistkunskap inom området (ofta samma som godkänner) VIS-redaktör: Administrativ roll (skapa dokument, starta arbetsflöden mm) Processteamsmedlem: Skapa, skriva och underhålla dokument Ansvarig: Ansvarig för dokumentets innehåll Godkännare: Sakkunnig som godkänner dokumentets innehåll Granskare: Ger feedback på dokumentet

Processteam Alla vårddokument måste kopplas till ett processteam Processteam måste skapas före dokumentet Uppdateras deltagare i processteamet ändras även deltagare på alla dokument i Samarbeta som är kopplade till processteamet, om det ska ändras på Dokument+ måste dokumentet godkännas

Demo – Skapa processteam

Övning – Skapa processteam Navigera till VIS utbildningsmiljö (visutb.nll.se) Klicka på ”Samarbeta” och välj producentplats ”Vård” Välj ”Processteamskatalog” i vänstermenyn Klicka på ”Lägg till nytt objekt”, fyll i egenskaperna och spara

Övning – Skapa dokument Navigera till utbildningsmiljön Klicka på ”Samarbeta” och välj producentplats ”Vård” Klicka på ”Skapa dokument” och välj diagnos/åtgärd, dokumentslag, dokumenttyp och mall Ange egenskaper för dokumentet Spara dokumentet, stäng ner och checka in

Arbetsflöden

Övning – Arbetsflöden Navigera till dokumentet du skapade tidigare Starta ett arbetsflöde (tilldela dig själv uppgiften om du väljer ”Utökad granskning” eller ”Godkänna”, om du väljer ”Producera” eller ”Granska” tilldelas alla i processteamet automatiskt uppgiften) Verifiera att du både har fått ett mejl och en uppgift på producentplatsens startsida Avsluta arbetsflödesuppgiften

Utvärdering Hjälp oss att bli bättre! Anonyma svar