Äldreomsorg Effektivare flöden God morgon allihopa. Mitt namn är Pernilla Henriksson och jag jobbar som äldreomsorgsdirektör. Jag skall berätta om det spännande arbetet vi gör inom äldreomsorgen, där målet är att förflytta verksamheten från att jobba i silos till en mera processorienterad verksamhet. Först gör jag en kort tillbakablick på Magnus Lords presentation. För att sedan ta er vidare och visa hur vi gjort och vilket resultat det gav.

Demografiska utmaningar Påverkan på Umeå Förra året visade Magnus Lord bilden som visualiserar förflyttningen vi bör göra gällande flöden eller processer och självförbättrande team. Att gå från att alla jobbar i silos och optimerar sina egna verksamhetsområden till att fokusera på helheten och flödena/processen. Men även att gå från att chefen beslutar och medarbetarna skall lyda till självförbättrade team som där medarbetarna styr och förbättrar. Och där chefen har en mera stödjande funktion.

Process/flöde - betalningsansvar Landstinget Myndighetsutövning Hemtjänst Vård- och omsorgs boende Ledtid: 265 dagar Kvalité: Fel vårdnivå Kostnad: 14,6 Mkr Då kommer vi till mitt exempel. Det handlar om det betalningsansvar kommunen har för personer som blir kvar inom akutsjukvården, trots att de inte längre behövde sjukhusets specialistkompetens. De är med andra ord kommunklara och kommunen skyldighet att ta hand om personerna inom 72 timmar, där varje vårddygn kostar kommunen 4 500 kr. Först vill jag återge hur arbetssättet såg ut innan förändring. Det finns fyra verksamheter där alla jobbar med att optimera sin verksamhet. Där resultatet var: Vi hade för långa ledtider där 265 dagar per månad, brukare/patienter på fel vårdnivå och till en kostnad för kommunen på helår med 14,6 miljoner kronor. Alla gjorde sitt bästa - så gick det så där. Så såg arbetssättet ut innan vi startade vårt arbetet med ny riktning mot processorienterad verksamhet och självförbättrande grupper. Nya arbetssätt bygger på att se hela flödet och att inte suboptimera respektive verksamhet. Målet var följande vi ville komma ner till 54 dags ledtid, brukare på rätt vårdnivå och minska våra kostnader. Den nya riktningen så här vill vi att det skall gå…..vad behöver vi göra för att komma dit? Ledtid: 54 dagar Kvalité: Rätt vårdnivå Kostnad: Minska Process A Process C Process B A-B B-C

Processen - värdeskapande Process A Process C Process B A-B B-C Värdeskapande arbete Icke värdeskapande arbete Nödvändigt icke värdeskapande arbete Jo, vi behöver veta vad i processen skapar värde? Vad i processen är nödvändigt icke värdeskapande arbete, det är till exempel att dokumentera i journal. Och vad är icke värdeskapande arbete. Arbetes som inte skapar värde skall vi minimera och driva ut ur processen. Vad är det då som inte skapar värde?

Processen – ej värdeskapande arbete Ta gammal bild. Slöserier Vad är lean? Rörelse, vi söker saker istället för att ha ordning och reda, Det vi använder oftast är närmast och så vidare Väntan, stopp i flödet på grund av att vi väntar på en vara/tjänst , eller information Transport, vi transporterar oss istället för att nyttja teknik

Processen – minska betalningsansvar Person bedöms utskrivningsklar Samordnad planerad utskrivning Utskrivningsklar Mål: < 14 dygn/vecka Antal samordnad planerad utskrivning. Andel inte korrekta underlag från VLL. Från vilka kliniker kommer inte korrekta underlag? Antal samordnad planerad utskrivning. Andel samordnad planerad utskrivning som sker på distans . Deltar kallad person från hälsocentral? Antal samordnad planerad utskrivning. Hemgång till ordinärt boende, vård- och omsorgsboende eller korttidsboende. Andel ärenden som verkställs inom 48 timmar. Antal personer som planeras till korttids/utredande plats. Resultatet på hur väl processen fungerar Pulstavla på enheten som skapar engagemang och som synliggör framgång  I en process följer man brukarens/patientens flöde genom processen. En person bedöms utskrivningsklar, det sker en samordnad vårdplanering och slutligen är personen utskrivningsklar. Målet var ställ på en ledtid på 14 dygn/vecka eller 54 dygn/månad. Vad behöver vi veta för att driva ut sölerier ur processen.

Processen – minska betalningsansvar Person bedöms utskrivningsklar Samordnad planerad utskrivning Utskrivningsklar Mål: < 14 dygn/vecka Antal samordnad planerad utskrivning. Andel inte korrekta underlag från VLL. Från vilka kliniker kommer inte korrekta underlag? 6% av månadens underlag är inte korrekta vilket kräver extra arbete från myndighetsutövningen - Kirurgen - Urologen

Processen – minska betalningsansvar Person bedöms utskrivningsklar Samordnad planerad utskrivning Utskrivningsklar Mål: < 14 dygn/vecka Antal samordnad planerad utskrivning. Andel samordnad planerad utskrivning som sker på distans Deltar kallad person från hälsocentral? Besparing: 10 timmar/månad

Processen – minska betalningsansvar Person bedöms utskrivningsklar Samordnad planerad utskrivning Utskrivningsklar Mål: < 14 dygn/vecka Antal samordnad planerad utskrivning. Andel ärenden som verkställs inom 48 timmar. Antal personer som planeras till korttids/utredande plats. Hemgång till ordinärt boende, vård- och omsorgsboende eller korttidsboende. Vi upptäckte att gränssnittet mellan myndighetsutövning och vård- och omsorgsboende hade onödigt långa ledtider Antalet utredningsplatser uppgick år 2016 till 22%.

Delprocess Minskad ledtid med 48 % Ledtid: 66 dagar Ledtid: 35 dagar Lång ledtid Lång ledtid Administration för enhetschef Lång ledtid Boendekonsult kontaktar brukare/ anhöriga och erbjuder plats Brukare anhörig får erbjudande om plats Boendekonsult kontaktar enhetschef och informerar om erbjudandet Enhetschef kontaktar brukaren om visning Brukare/anhörig kommer överens med chef om tid för visning Visning sker på boendet Brukare återkopplar till boendekonsult om man tackar ja till lägenheten Uppdrag skickas till boendet ofta via telefon Enhetschef ordnar hyreskontrakt Personen flyttar in Ledtid: 66 dagar Boendekonsult kontaktar brukare/ anhöriga och erbjuder plats Brukare anhörig får erbjudande om plats Boendekonsult meddelar tid och datum för visning i Treserva till enhetschef Visning sker på boendet Brukare återkopplar till boendekonsulent om man tackar ja till lägenheten Myndighet ansvarar för att upprätta hyreskontrakt Personen flyttar in Ledtid: 35 dagar Minskad ledtid med 48 %

Process - betalningsansvar Resultat Myndighet Vård- och omsorgsboende Hemtjänst Process A Process B Process C A-B B-C A-B-C Förbättringarna i enskilda processer ger ofta inte full effekt förrän processerna kopplas samman till ett effektivt flöde. Resultaten kommer, och blir ofta betydande, men först när förståelsen är utbredd och alla små förbättringar börjar samverka till en fungerade helhet B-C C B Tid A

Processen – minska betalningsansvar Person bedöms utskrivningsklar Samordnad Planerad Utskrivning Utskrivningsklar Mål: < 14 dygn/vecka Kostnadsminskning på 11,0 Mnkr

Vård- och omsorgs boende Resultat - betalningsansvar Myndighet Landstinget Ledtid: 265 dagar Kvalité: Brister Kostnad: 14,6 Mkr Vård- och omsorgs boende Hemtjänst Process A Process C Process B A-B B-C Ledtid: 17 dagar Kvalité: Förbättrad Kostnad: -11 Mnkr Ledtid: 54 dagar Kvalité: Förbättrad Kostnad: Minska

Medarbetarens ny roll Utförare Utvecklare Pulsmöten Visuell styrning Nyttjar medarbetarnas kreativitet

Fler processförbättringar inom äldreomsorg… Betalningsansvar Process A Process B Process C A-B B-C Korttidsboende Personcentrerad vård Digitalisering Det här var ett exempel på på en process som vi jobbat med ur ett helhetsperspektiv men det finns även fler processer där vi jobbar på liknade sätt i äldreomsorgen. Heltidsorganisation Utskrivning

Tack för att ni lyssnat!