Utvecklingsråd Datum: 14 dec 2018 Tid: 09:30 – 12:00

Inledning 09:30 – 09:50 Veronika Återkoppling från föregående möte: Informationssäkerhet Strukturerad dokumenthantering Digital kompetens (Anders – 10 min) 2) Info från projektkontoret 09:50 – 10:00 Marcus 3) Projekt för information/beslut Upphandlingsplan 2019 10:00 – 10:15 Victoria BP0 – Endoskopimottagning Piteå 10:15 – 10:25 Göran BP0 – Förstudieuppdrag FVIS 10:30 - 10:45 Anders / Mari-Anne Palovaara Lärcentrum 10:45 – 11:00 Johanna Törmä Info – Visionsdriven hälsa 11:00 – 11:10 Lisbet 4) Övrigt Info - Externfinansierade projekt 11:10 – 11:20 Anders - Trygg och nära vård i hemmet - Testbädd för aktivt och hälsosamt åldrande Info - Investering ledningsplatser i länet 11:20 – 11:30 Anders Info - Utveckling i Kiruna och projektägarskap 11:30 – 11:40 Jonas

Inledning Föregående protokoll Veronika

Anders Nordin, projektägare Caroline Stafström, projektledare Digital kompetens Anders Nordin, projektägare Caroline Stafström, projektledare

Strategi och ledarskap Definition: Digital kompetens inom Region Norrbotten omfattar förmågan och kunskap att använda IT och MT samt förståelse för att arbetssätt, organisationskultur och teknik måste utvecklas tillsammans för en effektivare verksamhet. Digitaliseringsmodell Region Norrbotten Omvärldsbevakning: Digital kompetens utgörs av i vilken utsträckning man är förtrogen med digitala verktyg och tjänster samt har förmåga att följa med i den digitala utvecklingen och dess påverkan på ens liv. - Digitaliseringskommissionen Teknik (IT/MT) Kultur och kompetens Strategi och ledarskap Arbetssätt Resultat

Digitaliseringen är ett verktyg för att uppnå resultat. Från vår verksamhetsmodell Vad avgör resultatet? Strategier/planer/rutiner/lagar Utrustning/lokaler - Teknik Kompetens Kultur Utrustning/lokaler - Teknik Kompetens Motivation, ledarskap Arbetssätt det vi gör… Någon har bestämt… Resultat Rätt arbetssätt ger rätt resultat Digitaliseringen är ett verktyg för att uppnå resultat. Hur bra vi lyckas digitalisera är beroende av hur digitalt mogna vi är. Den digitala kompetensen är en av flera komponenter som påverkar våra arbetssätt.

Region Norrbotten Kompetens LTU Tid Digital kompetens Utvecklings-projekt 1 Utvecklings-projekt 2 Utvecklings-projekt 3 Säkra Kompetens- höjning vid införande av digitaliseringsprojekt (system/verktyg) –Utbildningsmodell skapas Region Norrbotten LTU Höja den digitala kompetensen för universitetslärare vid HLV företrädesvis i relation till proffesionsutövningen som lärare i olika grundutbildningsprogram Minskning av kompetensgap Minskning av kompetensgap Minskning av kompetensgap Hur är det lämligt med utbildning i projekten, förutsättningar krävs, vad finns för kompetensgap. Systematsikt gå tillväga vid införande säkerställa att alla har kompetensen och är trygga i att arbeta enligt det som tagits fram i det nya digitaliseringsprojektet. Förståelse hur framtidens digitalisering kommer att påverka individen, organisationen, samhället, även kopplat till specifikt projekt – hur allt hänger ihop i ett större sammanhang. Projektet har tagit bort att höja grundkompetensen för alla. Utan Endast vid införande minskar kunskapsgap EX. Mobil incheckning – appar LTU – insyn projekt – rusta studenter för den tekniska utvecklingen och hur den påverkar individen, organisationen och samhället. För att följa med i utvecklingen inom hälso- och sjukvård. Det här ska vi satsa på i framtiden, denna kunskap krävs framöver av våra medarbetarna. Mera generellt kunskap (ex.appar osv)

Projektets leveranser Ta fram ett utbildningspaket för att beskriva ”Kultur - VARFÖR digitalisering” med syfte att få en god förståelse för digitaliseringens betydelse för såväl individen, organisationen som samhället. Med konkreta utbildningsinsatser ta fram åtgärder för de kompetensgap som identifieras i de utvalda implementeringsprojekten Tyst Vårdmiljö, Mobil incheckning och betalning samt komplettera behov av digitala kompetensen inom ramen för de slutförda projekten Remoage och Vård på distans. Genom att testa lämpliga utbildningsmetoder i projekten ta fram en utbildningsmodell för att säkra framtida kompetenshöjning vid införande av digitaliseringsprojekt (system/verktyg). Vid projektslut överlämnas modellen till beslutad förvaltningsorganisation.(Lärcentrum) Projektet ska höja kompetensen för minst 200 deltagare – krav från ESF. Sammanfattning:   Utvalda projekt: Remogae – avslutade projekt (kunskapsgap) Vård på distans – avslutade projekt (kunskapsgap) Tyst vårdmiljö – (test av metoder + ”kultur” utbildningspaket) Mobil incheckning och betalning (test av metoder +”kultur” utbildningspaket) Ta fram en utbildningsmodell, implementeringsprocess/modell, förankringsdel. Det har visat sig att det behövs ett försteg där man inventerar kompetensbehov innan man inför ett nytt projekt. Det efterfrågas en förankringsprocess som innefattar ett systematiskt tillvägagångssätt och att man tar reda på vilka grundförutsättningar som behövs men också vad som saknas hos medarbetarna, inför införandet av ett nytt projekt. Utbildningar framöver i kommande projekt ska täcka vad vårdmedarbetarna behöver för att kunna ta till sig/använda ett nytt verktyg. Tidigare analyser visar på brister: Obefintlig behovs/kompetens inventering vid införande av nya tjänster. Vilken kompetens finns? Vilka förkunskaper krävs för att kunna använda en ny tjänst t.ex.? Bristfällig/obefintlig förankringsprocess. Projektet ska ej utbilda i att höja allmän grundkompetens. Projektet ska testa metoder och utbildningsmodellen. (identifiera/åtgärda kunskapsgapet i de gamla projekten. Identifiera kunskapsgap även i de nya projekten. Åtgärda kunskapsgap fokus de nya projekten om möjligt även de gamla???) Utifrån vad som framkommer. Där vi kommer att göra ett retroperspektiv på de avslutade projekten Remoage och Vård på distans. Vilka gap finns? D.v.s Vilka kompetenser sakandes för att medarbetarna skulle kunna arbeta med de nya tjänsterna. Hur överbryggades dessa (vilka metoder fungerar, vilket material finns dokumenterat)? Vad är allmänna/generella förmågor (grundkrav) som kan vara överförbara på andra projekt/kontext? (titta på områdena kompetens, kunskap, acceptans, förståelse). Metoder: Ta fram och testa metoder på framtagna utbildningar för projekten Tyst vård miljö och Mobil incheckning och betalning. ”Kultur – Varför digitalisering? – individen, organisationen, samhället” – ta fram ett utbildningspaket, information, reflektionsövningar m.m. Syftet är att vårdmedarbetarna ska ha en god förståelse och arbeta proaktivt vid införande av nya projekt. Förstå hur digitaliseringsmodellens alla delar samverkar med varandra.

Status i projektportföljen Rapportering status och progress (Info) Marcus Status projekt Region Norrbotten

3. Projektärenden för information/beslut Upphandlingsplan 2019 10:00 – 10:15 Victoria BP0 – Endoskopimottagning Piteå 10:15 – 10:25 Göran BP0 – Förstudieuppdrag FVIS 10:30 - 10:45 Anders / Mari-Anne Palovaara Lärcentrum 10:45 – 11:00 Johanna Törmä Info – Visionsdriven hälsa 11:00 – 11:10 Lisbet

Behov av upphandlingar 2019

Uppföljning upphandlingar 2018 Upphandlingsplanen 2018 innehåller behov av 65 stycken upphandlingar som ska genomföras under året. Av 65 upphandlingar har 34 stycken genomförts per november (52%). Enligt upphandlingsenheten är prognosen per december ca 40 stycken (62%). 9 stycken upphandlingar kvarstår som osäkra men de planeras vara klar i början av 2019 och kräver ej nya resurser = ej ännu överflyttade. 16 stycken upphandlingar är redan nu överflyttade till 2019-års plan.

Upphandlingsplanen 2019 Omfattar 75 stycken upphandlingar som ska startas under 2019. Av dessa 75 behöver ca 65 stycken avslutas under 2019. 16 stycken upphandlingar kommer från 2017 och 2018 års plan. Upphandlingsplan 2019 innehåller 7 stycken avancerade avtal (1:or) - Lab produkter del 2 - Textilförsörjning - IVA/ANE förbrukningsmaterial - Suturer och stapling - Inkontinens förbrukningsmaterial - Medicinska handskar

Upphandlingsplan 2019 Upphandlingsplan 2019 består av: 22 upphandlingar avser Medicinteknisk utrustning 16 upphandlingar avser Medicintekniskt förbrukningsmaterial 19 upphandlingar avser Tjänster 12 upphandlingar avser IT (vara, tjänst och system) 6 upphandlingar avser övriga varor

Upphandlingsplan 2019 Alla behov har bekräftats av avtalsägarna (div/avd) Upphandlingsenheten har ”kvitterat” uppdraget under förutsättning att resurser tillsätts från verksamheten för att delta i upphandlingsarbetet.

Hur löser vi tillkommande behov efter fastställd upphandlingsplan? 1) Finns resurser för att genomföra upphandlingen ? - Om ja - behovet läggs in på planen och genomförs. - Om nej - ska behovet tas upp till Utvecklingsrådet ? 2) Förslag till hantering av tillkommande behov: - Rådet beslutar ”ja” behovet ska prioriteras före något annat och genomföras. - Rådet beslutar att behovet sätts upp på väntelista. - Rådet beslutar ”nej”, behovet får vänta till nästa års plan. - I ett projekt - rådet skulle kunna besluta att behovet får lösas genom att ta in upphandlarkonsult.

Endoskopienheten Piteå

Bakgrund Väntetiderna för gastroskopier och koloskopier har ökat p.g.a. ett ökat inflöde av remisser där misstanke om cancer föreligger (SVF). För att klara det ökade remissflödet behöver endoskopiverksamheten förändras/utökas i Piteå. Ärenden Belopp ID Beslut av Röntgensystem på HC 6 000 000 1476, 1477 RS Bentäthetsmätare, Sy 1 100 000 1425 UR och RS Endoskopistapel Piteå 2 021 000 1330 Utrustning till kök, Sy 8 000 000 1697 Ultraljudsapparat, Pe 1 125 000 1355 UR

Förväntat resultat Förstudien ska kunna presentera ett förslag på hur verksamheten behöver se ut i Piteå med hänsyn tagen till nuläge och förväntat behov av kapacitet, med avseende på lokaler, teknik och personal för att möta upp det ökade remissflödet. Hänsyn behöver tas till övriga verksamheter som samnyttjar lokalerna inom specialistmottagningen, så som internmedicin, PD-mottagning, EEG, diabetes, hjärt, kirurgi, urologi, ortopedi, m.m. Hänsyn behöver även tas till Länssjukvårdens uppdrag i regionen gällande endoskopiundersökningar.

Kostnader Identifierade kostnader under förstudien är kostnader för arkitektarbete i samband med lokalutformning och projektering av framtaget lokalförslag för slutgiltig kostnadsberäkning av ombyggnationen. Beslutsmandat (Styrgrupp, RD/UR, RS) för dessa kostnader beror på dess belopp och kommer att lyftas av förstudien för enskilda beslut

Organisation, resurser och tidplan Förstudieledare: Åsa Lekvall, Fastigheter Ägare: Eva-Lena Asplund, Närsjukvådschef Piteå Förslag på deltagande resurser: Per Öhlund, Enhetschef specialistmottagningen och behandlingsenheten Anders Vikenäs, Driftschef/Fastighetsförvaltare Lena Andersson, Behandlingsenheten cytostatika Sara Andersson, Behandlingsenheten cytostatika Stina Bergström, Behandlingsenheten endoskopimott. Anna-Lena Lundberg, Behandlingsenheten Mag-tarmmott och FAP-mott. Maria Karman, Division Länsteknik Förslag på styrgrupp: Eva-Lena Asplund, Närsjukvårdschef, Piteå Närsjukvårdsområde Catharina Lysell Bergström, Verksamhetschef medicin och rehabiliteringskliniken [Vakant], Division Service Fastigheter [Vakant], Division Länsteknik Tidplan: Q1 2019 – Q2 2019

BP0 förstudie FVIS

Mål Utvärdera om Region Norrbotten ska teckna avtal med den av SUSSA- gruppen upphandlade leverantören för införandet av FVIS samt ta fram en grov plan för hur ett införandeprojekt kan genomföras. Förstudien ska ligga till grund för ett BP1 beslut att starta projektet om beslut fattas att teckna avtal.

Omfattning Systeminventering samt analys av befintliga avtal Analys och utvärdering av FVIS leverantörsavtal och SUSSA-avtal Identifiera berörda intressenter inför ett eventuellt beslut om etablering av ett Implementeringsprojekt FVIS Inventera/värdera projektidéer & pågående projekt Riskanalys Påverkan på arbetssätt SUSSA-samverkan från hösten 2019 Kommunikationsplan Finansieringsplan och nyttoanalys

Budget 2019 Redan allokerad för 2019 med samma nivå som 2018 Specifikation Kostnad Personal (Projektledare m.m.) 1 700 tkr Övriga omkostnader 800 tkr Kostnadsfördelning SUSSA 1 600 tkr Summa: 4 100 tkr

Tidsaxel beslut FVIS Maj Juni 13/12 Sent april 19/12 kl 14.30 Februari Beslutunderlag utvecklingsråd/styr-else/fullmäktige Juni Beslut styrelse Finansplan fullmäktige 13/12 BP0 Förstudie Sent april Förstudie klar 19/12 kl 14.30 Tilldelningsbeslut Februari Avtal klart Maj/Juni BP1 projektstart

Organisation Förstudie FVIS Uppdragsgivare Anders Nordin Styrgrupp Thomas Josefsson Anders Nordin, ordf. Lisbet Löpare Johansson Jonas Thörnqvist Laila Isaksson Pia Näsvall Marianne Palovaara, adjungerad Anna Alm Andersson Per Berglund PL Marianne P Förstudiegrupp: Marianne P, Ulrika Olsson, Stefan Carlsson, Systeminventering/ Analys av bef. avtal Samordning: Ulrika Olsson Analys/Utvärdering avtal, FVIS Samordning: Stefan Carlsson Identifiera berörda intressenter Samordning: Marianne P Inventera/ värdera projekt- idéer och påg. projekt Samordning: Marianne P Påverkan på arbetssätt Samordning: Vakant Riskanalys Samordning: Marianne P SUSSA- Samverkan Samordning: Ulrika Olsson

Presentation inför BP1-beslut Uppbyggnad av Lärcentrum 1.0 1(6) Presentation inför BP1-beslut Uppbyggnad av Lärcentrum 1.0 Johanna Törmä

2(6) Bakgrund och behov Som en kunskapsintensiv organisation behöver Region Norrbotten säkerställa att chefer/ledare och medarbetare har möjlighet till kontinuerlig kompetensutveckling. Idag är fortbildningsuppdraget och utbildningsstrukturen på många sätt otydligt. Behov av en övergripande organisation och infrastruktur över regionens fortbildningsuppdrag för att kunna samordna utbildningsinsatser och uppnå en sammanhållen utveckling inom området.

3(6) Lösningsförslag Etablering av ett lärcentrum med strategiskt och samordnande ansvar för kompetensutvecklings- och fortbildningsfrågor. Lärcentrumet ska utgöra en stödfunktion och gemensam pedagogisk plattform för organisationens lärandeaktiviteter.

Resursbehov och genomförande 4(6) Resursbehov och genomförande Projektgrupp Utvecklingsavdelningen: Johanna Törmä (projektledare), Carola Thurfjell/Christer Kuttainen (e-lärandestrateger) Närsjukvård: Camilla Andersson Länssjukvård: Kerstin Strand Regiondirektörens stab: Karin Erkki Folktandvård: Susanna Goldkuhl Tegnevall Länsteknik: Anna Burström Service: Anna-Lena Kero Övriga resurser i en projektgrupp: Teknisk kompetens från Länsteknik i utredningen inför upprättande av kompetensutvecklingsportal Ansvarig för utbildningsinsatser inom akut omhändertagande Styrgrupp Projektägare: Fredrik Pettersson Närsjukvård: Anna Alm Andersson Länssjukvård: Per Berglund RD stab: Lisbeth Löpare Johansson, Ulrika Sundquist Folktandvård: Tomas Josefsson Länsteknik: Magnus Persson Service: Magdalena Lundh Genomförande under 2019: Ta fram kompetensutvecklingskatalog Utarbeta kravspecifikation för kompetensutvecklingsportal Ta fram förslag till infrastruktur för lärande Utveckla en stödfunktion kring lärandemål, pedagogik, didaktik och retorik Ta fram förslag på långsiktig organisation och finansieringsmodell för Lärcentrum

Kostnader och finansiering 5(6) Kostnader och finansiering Projektledning och projektdeltagare finansieras via sina verksamheter för tiden avsatt för projektarbete. Beräknad arbetstid för projektdeltagarna uppskattas till ca. 8 timmar/månad.

Rekommendation till beslut 6(6) Rekommendation till beslut Starta uppbyggnaden av Lärcentrum 1.0

Info – Visionsdriven hälsa

4. Övrigt Info - Externfinansierade projekt 11:10 – 11:20 Anders - Trygg och nära vård i hemmet - Testbädd för aktivt och hälsosamt åldrande Info - Investering ledningsplatser i länet 11:20 – 11:30 Anders Info - Utveckling i Kiruna och projektägarskap 11:30 – 11:40 Jonas

Nästa möte Datum: Fre 25 jan Tid: 09:30 – 12:00 Plats: 3:an; Regionhuset God Jul och Gott Nytt År!