Riskanalys som metod vid utredning av bevarande och gallring Nordisk arkivakademi 26-27 september 2016 i Reykjavik Riksarkivet i Sverige har arbetat med att fram en ny policy för bevarande och gallring. (Bevarandet av nutiden är från 1995). Policyn har till uppgift att vägleda bevarande för forskningens behov )enligt 3 § arkivlagen). MEN FÖRST Vilka behov har då forskningen i framtiden? Vilka frågor behöver framtidens forskare få svar på? INGEN ANING! Framtidens forskare får kanske avgöra det själva, vi kan inte veta och ska helst inte styra det. Men däremot ge den framtida forskningen så goda förutsättningar som möjligt. En mycket intressantare fråga är i så fall …”Hur bygger vi egentligen kunskap”? Hur bygger vi kunskap från arkiv? Kan man veta det? Anders Åkerfeldt, Avdelningen för offentlig informationshantering, Riksarkivet Sverige

Arkivlagen (1990:782) 3 § En myndighets arkiv bildas av de allmänna handlingarna från myndighetens verksamhet och sådana handlingar som avses i 2 kap. 9 § tryckfrihets- förordningen och som myndigheten beslutar skall tas om hand för arkivering. Upptagningar för automatisk databehandling som är tillgängliga för flera myndigheter, så att de där utgör allmänna handlingar, skall dock bilda arkiv endast hos en av dessa myndigheter, i första hand den myndighet som svarar för huvuddelen av upptagningen. Myndigheternas arkiv är en del av det nationella kulturarvet. Myndigheternas arkiv skall bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser: rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättskipningen och förvaltningen, och forskningens behov. (PEKA) Arkiven består av allmänna handlingar från myndighetens verksamhet, även system uppmärksammas. Arkiven är en del av det nationella kulturarvet ser vi. Arkivlagen i Sverige anger tre bevarandemål: Rätten till insyn Rättskipningens och verksamhetens egna behov Forskningens behov Så om man ska beskriva hur man bygger kunskap i en kunskapsteoretiska modell så måste den fungera med den här paragrafen i den svenska arkivlagen.

Människan är grunden … Arkiven är en del av vårt kulturarv Kunskap kopplas till verksamhet och de som berörs av den Såväl det unika som mönster av kontinuitet är värdefullt Vi läste att arkiven utgör en del av det nationella kulturarvet … (3§). Kulturarvet utgör därmed grunden: Kunskapandet måste börja från handlingarnas själva orsak, människan. Verksamheten och människorna som berörs måste bevaras synliga som individ och/eller kollektiv. Informationen kan därför fästas vid (knytas till) olika aktörer/intressenter, objekt/händelse/relationer i människans tillvaro. (Kulturarv kan definieras utifrån olika agendor men att bevara kulturarvet kan aldrig betyda gallring som går emot bevarandemålen i 3§arkivlagen. Det kan faktiskt bara innebära ett utökat bevarande utifrån de värderingar som anges från politiskt håll, eller ligger i tiden.) Nåväl (den ontologiska) grunden är människors vara …

Epistemologi Utifrån Inifrån Mönster HUR BYGGER MAN KUNSKAP? Svaret är förvånansvärt stabilt. UTIFRÅN : Demokritos (460-370 fvt) intog en materialistisk hållning där en mekanisk världsbild är uppbyggd av atomer. Kunskap hämtas ur de iakttagna yttre formerna (även Aristoteles resonerade så och samlade in empiri för vidare analys). Positivismen talar om en oberoende yttre verklighet med objektiv kunskap hämtad ur empiri. ARKIV: Hillary Jenkinsson: Arkiven måste hållas samman och skyddas mot manipulation och förfalskning därför att kunskapen i arkivet hämtas ur de dokument det består av. INIFRÅN: Herakleitos och Parmenides menade att kunskap uppnås enbart förmedels förnuftet (rationalitet). Det är därmed språket och begreppen och den bakomliggande idén som är viktig att förstå. Därför har teoretiker menat att verklig kunskap uppnås hermeneutiskt, man måste förstå kontexten, den situation eller verksamhet i vilken en handling har kommit till. ARKIV: Handlingarnas primära värde bestod därför enligt Theodore Schellenberg, i handlingarnas bevisvärde för arkivbildande myndighetens verksamhet. Kunskapen byggs genom att förstå verksamheten och motiven. MÖNSTER: Pytagoréerna sökte skapa ordning genom mönster och strukturer som förenar stabilitet och rörlighet. Under medeltiden skapade tänkare nya (om än mystiska) kunskaper och mönster genom att bryta ut ord och bokstäver ur heliga texter och sätta samman dem på ett nytt sätt. Tanken var att kunskapen var öppen för alla när mönster/system frilades. I dagens digitala värld sätter system samman uppgifter/objekt med hjälp av matematisk logik. ARKIV: David Bearman menar därför att dokumenthanteringssystem, bör utgöra grunden för proveniensen. System som kan sätta samman mönster är grunden för att bygga kunskap.

Kunskapandets dimensioner Det här är tre epistemologiska grunder som är solida, stabila i tid och rum (space and time). Jag utformade på de här grunderna en epistemologisk modell … PEKA Den första dimensionens värde avser handlingarnas och uppgifternas anknytning till människan. 2. Den andra dimensionen har i huvudsak att beakta empirin, (handlingarna). 3. Dimensionen som utgår från den rationalitet som gör verksamheten begriplig. 4. Den fjärde dimensionen rör möjligheten att skapa kontextuella mönster genom att sammanställa uppgifter till mönster (genom matematisk logik). Modellen kan därför konkretiseras utifrån vårt arkivperspektiv

Kunskapens dimensioner 1. Den första dimensionens värde avser handlingarnas och uppgifternas anknytning till människan. Är individ/kollektiv, aktör/intressent, objekt/platser och händelse och preciserade kulturarv urskiljbara. 2. Den andra dimensionen har i huvudsak att beakta empirin, handlingarna utifrån autenticitet och identifierbarhet. Möjlighet till yttre källkritik (när, var, hur, vem) är nödvändig. Vilken kvalitet håller uppgifterna vid en källkritisk granskning. Är de tillförlitliga i kunskapsbygget? 3. Dimensionen utgår från den rationalitet som gör kärnverksamheter begripliga, Bevaras information så att vi förstår verksamhetens syfte, funktion eller uppgifter (vad, varför), processer (när, hur), så väl som organisation (var, vilka). Kan jag bygga kunskaper inifrån genom att jag kan se handlingarna i sin verksamhetskontext. Kan man se verksamhetens rationalitet genom de bevarade handlingarna? Det här ställer krav på såväl arkivredovisningen som vad som bevarande och gallring. 4. Den fjärde dimensionen avser oftast elektroniska informationssystem som bygger mönster. Kriterierna handlar då om att söka, länka och sammanställa. SAMMANFATTNING: Modellen riktar fokus på: Beaktas människorna som berörs Bevara handlingarnas kvalitet och förmåga att ge kunskap Bevara verksamhetens rationalitet (kan den förstås genom informationen som bevaras) Bevara möjligheter att sätta samman uppgifter till ny information Utifrån den här modellen borde det vara möjligt att skapa ett verktyg för riskanalyser.

Värdekriterier (1) Empiri (Handlingar) Identifierbarhet: uppgifter och handlingar kan urskiljas och jämföras med något annat Autenticitet: uppgifter och handlingar är i ursprungligt skick, bär äkthetstecken eller har autenticitet genom att regler, rutiner och åtgärder säkerställer att informationens tillförlitlighet har kontinuitet Vi bröt ner dimensionerna till mätbara värdekriterier. (Men dessa kriterier får inte vara så rigida så att det är omöjligt att skapa riskscenarion.) Vi har inte fastställt varken antal eller definitioner av dessa kriterier. Men jag anger här de kriterier vi arbetat med. LÄS … Är informationen i bra skick (god kvalitet) och är den tillförlitlig (Kan de granskas källkritiskt).

Kunskapens dimensioner Nästa dimension … VERKSAMHETEN: Inifrånperspektiv som fokuserar förståelse av den (kärn)verksamhet där informationen skapas. Perspektiv som sätter in uppgifter och handlingar i sin rationalitet och kontext. Följande kriterier behöver uppfyllas för att förstå en myndighets verksamhet.

Värdekriterier (2) Rationalitet (Kärnverksamhet) Funktion: handlingarna bidrar till förståelse av verksamhetens uppgift, motiv och ändamål (vad som ska göras och varför) Process: handlingarna bidrar till förståelse av verksamhetens handlingsrationalitet d.v.s. förhållandet mellan mål/medel (när och hur verksamhet genomförs) Organisation: handlingarna bidrar till förståelse av hur verksamheten är organiserad (vem som utför och var det sker) Funktion är här samma sak som uppgift (eller vad som ska göras) Funktion: handlingarna bidrar till förståelse av verksamhetens uppgifter, motiv och ändamål (vad som ska göras och varför), en myndighet är normativ i grunden (agerar utifrån lagar och instruktion, och utövar i sin tur makt över medborgaren) Process: handlingarna bidrar till förståelse av verksamhetens instrumentella rationalitet (effektivitet och ekonomi) förhållandet mellan mål/medel, när och hur verksamhet genomförs. Organisation: handlingarna bidrar till förståelse av verksamhetens struktur och kultur, hur den är organiserad (vem som utför och var det sker). De här Värdekriterierna bidrar var och en till att verksamheten blir tydlig och begriplig.

Kunskapens dimensioner INFORMATIONSSYSTEM: Bygga kunskap genom att entiteter kan sätta samman med hjälp av matematisk logik. Vilka kriterier kan knytas till dimensionen?

Värdekriterier (3) Kontextuella mönster (Informationssystem) Länkbarhet: förutsättningar finns för att koppla och uppgifter till andra uppgifter Sökbarhet: förutsättningar finns för att återsöka uppgifter Sammanställa: de sökbara, länkbara uppgifterna kan sammanställas till olika mönster/helheter med möjlighet till växelverkan mellan analys och syntes Länkbarhet: förutsättningar finns för att koppla och uppgifter till andra uppgifter Sökbarhet: förutsättningar finns för att återsöka uppgifter Sammanställa: de sökbara, länkbara uppgifterna kan sammanställas till olika mönster/helheter med möjlighet till växelverkan mellan analys och syntes. Vi nöjde oss med dessa värdekriterier för att identifiera och analysera risker för det framtida kunskapsbygget i de tester vi sedan gjorde.

Riskanalysens värdekriterier SAMMANFATTNING Riskanalys utifrån värdekriterier: Den första prototypen av riskanalys fokuserade värdekriterierna och ställde dessa mot konsekvenser av en gallring. Vi värderade kriterierna utifrån en fyrgradig skala. Till detta försökte vi även koppla scenarier för de konsekvenser en gallring skulle få. Och gradera konsekvenserna i en fyrgradig skala.

Riskanalysen ger vägledande nyckeltal Uppfyllandet av dimensionernas kriterier anges på en skala från 1 – 4. Graden av uppfyllnad i kombination med bedömning av gallringens konsekvens ger nyckeltal (indikatorer) för bevarande eller gallring.

Kunskapens dimensioner En epistemologisk modell … Det kan också finnas beroenden eller samband mellan dimensionerna (och till förhållanden utanför den egna verksamheten). Även dessa behöver riskbedömas. Det kan som exempel finnas ett beroende mellan verifierade uppgifter och uppgiftssamlingar i system som behöver analyseras. Jag har tagit med två exempel på analyser gjorda på den här grunden, en för analoga handlingar och en för elektroniska. Vi prövade även en mer klassisk modell som starkare fokuserar scenarion med riskinventering, riskbedömning och åtgärder.

Riskanalys utifrån scenario Vi har också använt en metod som starkare fokuserar riskscenarier. 5 gradig skala för sannolikhet och konsekvens … Här är ett exempel som handlar om underlag till olika rapporter som myndigheten gjort.

Riskmatris 5 4 3 2 1 X Stående axel = sannolikhet     X 4 3 2 1 Stående axel = sannolikhet Liggande axel = konsekvens Indikerar ett hot mot möjlighet att bygga kunskaper … Vad återstår för att få metoden att fungera fullt ut?

Slutsatser Metoden är beroende av en ny policy för bevarande och gallring Ett begränsat antal väldefinierade värdekriterier behöver fastställas Metoden behöver fortsätta att testas och modifieras En vägledning behöver tas fram Jag är övertygad om att riskanalys är ett bra verktyg vid gallringsutredningar. Den stora fördelen: mindre godtycke och större transparans … (om värdekriterierna är tydliga) Om någon är intresserad kan jag visa två olika exempel på genomförda analyser. En sådan utveckling är beroende av de här punkterna: LÄS … Risk- och sårbarhetsanalysen är beroende av att en ny policy som står på kunskapsteoretisk grund fastställs. Dimensionerna bör brytas ner till de begränsade antal väldefinierade och fastslagna värdekriterier. Metoden behöver modifieras och fortsätta att stötas och blötas i tester. En vägledning behöver tas fram. Lst RA 232-2014/3438 KemI RA 20-2015/1823, Lmv RA 231-2014/917