Praktikplatsen.se Demo - Företag • • SKAPAD AV 2018-12-24

Innehåll Process Inloggning Erbjuda plats Platsannons Elevsök Placeringsbesked Praktikintyg

Process Platser beställs Erbjud plats Elevsök Följebrev Praktik & Skolan anger hur många elever som behöver praktikplats (mars och september) Process I slutet av praktikperioden skickas mail till företaget med uppmaning att fylla i ett enkelt praktikintyg Mail med uppmaning om att erbjuda platser skickas till företaget 2 ggr/år (april och oktober) Platser beställs Erbjud plats Elevsök Följebrev Praktik & Praktikintyg 3 veckor innan praktikstart skickas mail till företaget med uppgifter om vilken elev som kommer Elevsök sker normalt 6 veckor innan praktikstart Skolorna beställer platser inför nästa termin i mars respektive september Verksamheten får mail om att erbjuda platser i april respektive oktober. Erbjud så tidigt som möjligt för alla perioderna för kommande termin. Detta för att underlätta för skolornas planering så att de ser att de har tillräckligt med platser att tillgå inför elevsök. Elever som går på tidig praktik söker terminen innan redan. Elever som går lärling kan ha praktik som löper över två terminen – det är viktigt att ni har koll på om ni har lärlingsplaceringar när ni erbjuder platser, så det inte blir dubbelt. Efter att eleverna sökt och skolorna gjort klart bokningarna så går ett följebrev ut via mail med information om de elever som blivit placerade hos er. Meddelande kommer även om det sker efterbokningar och avbokningar. Det är viktigt att ni på platsannonserna anger hur kontakten mellan er och elev ska gå till. Det finns ett fält som heter ”bekräftelsetext” som eleven får med i sitt meddelande om placering där ni kan ange om ni vill att eleven tar kontakt med er eller tvärtom t ex. Man kan även bifoga filer på platsannonsen som eleven kan läsa. Eleven genomför sedan sin praktik och den utvärdering som ni ska göra görs inte i verktyget – däremot finns ett utvärderingsdokument för detta att skriva ut om ni inte får det direkt av eleven.

Inloggning Inloggning sker alltid med mailadress och lösenord När ett företag registreras på praktikplatsen.se registreras även den/de personer som företaget vill ska ha tillgång som användare Varje användare får ett välkomstmail med ett engångslösenord Första gången man loggar in sätter man ett eget lösenord Företaget har möjlighet att själva lägga till eller ta bort behörigheter

Mail – Erbjud platser Mail med uppmaning om att erbjuda platser skickas till verksamheten 2 ggr/år April – för att få in platser inför höstens praktikperioder Oktober – för att få in platser inför vårens praktikperioder God framförhållning för både företag och skolor Grundtanken är att företagen själva lägger in platserna i praktikverktyget, men supporten kan alltid hjälpa till vid behov I mailet finns en knapp med direktlänk till inloggningssidan: https://skaraborg.praktikplatsen.se/

Startsidan Startsidan ger en överblick Överst finns navigeringsmenyer Här kommuniceras centrala meddelanden – riktade till alla användare Om man erbjudit platser ser man till vilka perioder – här finns även snabblänk till att hantera platserbjudande Personliga meddelanden skickas ut via mail, men finns även att läsa här

Erbjud platser Sidan för platserbjudande nås via snabblänken på startsidan eller via meny Verktyg Film- och/eller pdf-guider finns att tillgå som visar hur man gör olika moment Man kan se vilka skolor som har beställt platser till respektive period Företaget styr vilka perioder man vill erbjuda till och hur många elever man kan ta emot Man kan även ha olika kontaktpersoner och handledare för respektive period Man kan lägga till/ta bort/ändra vid behov

Platsannons Företagets platsannons är grunden för all information Platsannonsen nås via meny Administration Även här finns guide att tillgå till hur man administrerar sin platsannons För att se detaljerad information och kunna redigera uppgifter öppnar man sitt platsannonskort

Platsannonskort Platsannonskortet är uppdelat i ett antal flikar som sammantaget ligger till grund för den platsannons som visas för eleven Grunduppgifter: Yrke, Bransch Arbetsuppgifter och arbetstider Lunch och klädsel-information Verksamhetsbeskrivning Bifogade dokument och informationstexter mm Avgränsningar: Vilken utbildning man vänder sig till och vilka årskurser man tar emot Platser/platshistorik: Här ser man hur många som söker och vilken elev som fått respektive plats – både kommande och historik på genomförda praktikperioder

Platsannonskort Korrekta behörigheter på platsannonsen är en förutsättning för att informationsflödet i systemet ska fungera Platsansvarig: Erbjuder platser Har rätt att ge behörigheter till andra Får besked om elevplaceringar Får mail angående att fylla i praktikintyg Obligatorisk roll Kontaktperson: Den som eleven får som kontaktperson i sitt besked Kontaktperson gentemot skolan under praktiken Får besked om elevplaceringar Obligatorisk roll (kan vara samma som platsansvarig) Handledare: Används om man vill ha ytterligare person som eleven har som handledare Visas som handledare i elevens besked Får besked om elevplaceringar Frivillig roll – kan uteslutas

Platsannonskort På fliken Förhandsvisa ser man hur platsannonsen visas för eleverna när de söker sina platser Man kan även skriva ut den om man vill Kontaktperson och handledare visas inte för eleven under sökprocessen, utan enbart i beskedet för den elev som tilldelas platsen 0999-99 99 99 test@test.se 0999-99 99 99 test@test.se

Elevsök - Platsväljaren Elevsök görs ca 6 veckor innan praktikstart Eleven loggar in i Platsväljaren och kan här söka bland alla tillgängliga platser för sin period Verktyget är kommunöverskridande och eleven kommer åt platser inom Skaraborg Eleven kan här öppna och läsa platsannonsen för respektive företag

Elevsök - Platsväljaren Informationen från företagets platsannons visas för eleven och platsen kan läggas till i ansökan

Elevsök - Platsväljaren Eleven har ca 1 vecka på sig att söka och rangordna upp till 5 platser När elevsöket stänger sker en automatisk preliminär tilldelning Tilldelningen baseras på elevernas rangordning och lottas om flera elever önskar samma plats med samma prioritet Skolan går igenom alla placeringar Det är alltid skolan som godkänner placeringen efter att ha bedömt att platsen är lämplig för respektive elev

Mail – Följebrev - elevplacering Ca 3 veckor innan praktikstart skickas besked ut om vilken elev som fått vilken plats Företaget får mail skickat till den/de personer man angivit som platsansvarig/kontaktperson/handledare Mailet innehåller kontaktuppgifter till både elev och skola och skolan kan även dokument och egen text vid behov Det finns även länkar/bilagor med information om arbetsmiljöverkets regler kring barn och unga i arbetslivet, samt hur man gör en riskbedömning Om ingen elev bokats på platsen meddelas även detta Efterbokningar kan komma att ske fram till praktikstart När så sker kommer nytt mail med besked om elevplacering

Elevens besked Eleven får sitt besked samtidigt som företaget Eleven loggar in på platsväljaren igen får där information om vem som är kontaktperson och hur/när företaget vill få kontakt med eleven

Mail – Fylla i praktikintyg Efter praktikperioden uppmanas företaget via mail att fylla i ett praktikintyg för eleven Detta intyg är viktigt för eleven och är i många fall första delen i elevens CV I mailet finns en knapp med en direktlänk till intyget på praktikplatsen.se – man behöver alltså inte logga in i verktyget för att kunna fylla i detta

Praktikintyg När man klickat på länken kommer man direkt in i verktyget och kan där fylla i intyget Närvaro och omdöme kan anges och sedan skickas in

Praktikintyg Skolan skriver ut intyget som lämnas till eleven – oftast tillsammans med betyget