Genomlysning Videovårdplaneringar Kartläggning av SVPL-gruppen till Styrgruppen 2017-11-08

Presentation Pia Johansson Adam Krantz Krister Bergkvist Förvaltare Primärvården Applikationsspecialist eHälsostrategisk avdelning Närhälsan Förvaltare Kommunerna Distriktssjuksköterska Kontaktpunkten Skövde kommun Förvaltare Skaraborgs Sjukhus Sjuksköterska SkaS Vårdplaneringsteam Vi presenterar oss

Bakgrund - Varför vill vi videovårdplanera? Patientsäkerheten ökar när samtliga vårdgivare deltar Primärvården kan delta i mötet Ökad samverkan mellan vårdgivare ger bättre flöden i utskrivningsprocessen Ökat deltagande från vårdgivarna ger ökad trygghet för patient och närstående Närstående kan sitta med på sjukhus, i primärvård, i kommun, delta via egen dator eller per telefon Patienten orkar medverka. Strukturerat videomöte med checklista 30 min. Fysiskt möte 50 min Tidsbesparing för alla som deltar i mötet Kommunerna får en betydande besparing i kostnader och tid för resor Resfria möte minskar klimatpåverkan Patientsäkerheten ökar när samtliga vårdgivare deltar Primärvården kan delta i mötet Ökad samverkan mellan vårdgivare ger bättre flöden i utskrivningsprocessen Ökat deltagande från vårdgivarna ger ökad trygghet för patient och närstående Närstående kan sitta med på sjukhus, i primärvård, i kommun, delta via egen dator eller per telefon Patienten orkar medverka. Strukturerat videomöte med checklista 30 min. Fysiskt möte 50 min Tidsbesparing för alla som deltar i mötet Kommunerna får en betydande besparing i kostnader och tid för resor Resfria möte minskar klimatpåverkan ”Styrgruppen har en förväntan att användning av distansmöte ska utökas betydligt ska möjliggöra för samtliga parter att delta på SVPL och därmed förbättra kvalitén i Vårdplaneringen” Minnesanteckning Styrgruppen Vårdsamverkan Skaraborg 2015-12-02 Kort bakgrund, borde inte vara några nyheter men bra att nämna. En stor fördel är att alla tre parter kan delta i processen vilket ökar kvaliteten. Står också tydligt i minnesanteckningar från styrgruppen sammanträde 2 december 2015

Uppdrag till SVPL-gruppen 2017-09-13 ”Styrgruppen uppdrar till SVPL-gruppen att undersöka hur de gjort för att lyckas bättre i Fyrbodal och se om det är något som kan användas här. Vidare ska deltagarna i SVPL-gruppen göra interna kartläggningar i respektive organisation för att klargöra vad det är som inte fungerar i den egna organisationen. De bjuds in för att presentera detta på nästa styrgruppsmöte.” ”Styrgruppen uppdrar till SVPL-gruppen att undersöka hur de gjort för att lyckas bättre i Fyrbodal och se om det är något som kan användas här. Vidare ska deltagarna i SVPL-gruppen göra interna kartläggningar i respektive organisation för att klargöra vad det är som inte fungerar i den egna organisationen. De bjuds in för att presentera detta på nästa styrgruppsmöte.” SVPL-gruppen har fått detta uppdrag till sig. Spontant reagerade vi på formuleringen att man skulle lyckas bättre i Fyrbodal. Vem säger att de lyckas bättre? En snabb sökning i SAMSA-rapporter senare hittade vi ett värde som ger ett grovt mått på hur processen fungerar. Lyckas Fyrbodal bättre? I SAMSA-rapporter kan man jämföra andel justerade vårdplaner som ger ett grovt mått på hur processen fungerar.

Utifrån denna bild kan man fråga sig vilken delregion som har högst kvalitet i vårdplaneringsprocessen. Man kan också fråga sig vilka effekter det får på processen om man siktar på 100 % videovårdplaneringar. Med det sagt. Fyrbodal har kört digitala vårdplaneringsmöten sedan 2011, så rimligen har de kommit längre Skaraborg.

När är vi redo för videovårdplanering? Varje kommun och primärvårdsenhet anmälde när de är redo. SkaS bjöd in till testmöte när alla enheter inom en kommuns geografiska område anmält redo. Testmöte genomförs utan teknikproblem hos någon part Ibland efter flera försök. När ovanstående är uppfyllt bjuder SkaS in till skarpa videomöten i vårdplaneringsprocessen på patienter som bedöms lämpliga.

Metod – Genomlysning Exceldokument till alla kommuner och vårdcentraler – Oktober 2017 Hur många vårdplaneringar totalt per vecka? Varav via skype? Varav i 3-partsform (K/P/S). Vad fungerar mindre bra: Internt? Externt? Övriga kommentarer? Statistik registrering SkaS Vårdplaneringsteam – Från Maj 2017 Genomförda och avböjda skype-möten.

Kommunerna Med tanke på att svarsankäten specificerade per vecka så har vissa siffror avrundats när man tittar på hela månaden rörande Skypemöten. Hjo = 1 under hela oktober. Karlsborg = 1 varannan vecka. Skara = 3 under hela oktober. Töreboda = 1 varannan månad. Vara = ca 2 i månaden. Kommentarer trepart: Falköping – De flesta skett i trepart i år men inte helt 100% Götene – Rehab medverkar inte VåC Skara – PV deltagit på 2 av 3 möten i Oktober Skövde – 1 under hela Oktober, dock mycket ovanligt. Normalt sett 0 Vara – PV deltar vid fler och fler möten

Kommunerna – Upplevda interna problem Upplevda problem internt i kommunerna 7/15 upplever att allt fungerar bra 4/15 uppger mindre teknikstrul 2/15 upplever att ovilja hos vissa professioner internt leder till att man accepterar mindre vårdplaneringar via skype 2/15 Lämnade blankt svar Teknikstrul innefattar allt ifrån dålig uppkoppling, till dålig ljud/bild. Enstaka fall där man inte lyckats starta mötet alls utan fått nyttja telefon Ovilja hos vissa professioner att ha distansmöten innefattar i detta fall Biståndsbedömare. Framkommer även att det är krångligt med blanketter och ansökningar via Skype möten.

Kommunerna - Upplevda externa problem VåC har svårigheter att medverka För kort varsel på skypemöten För få planeringar via Skype relaterat till personalbrist på SkaS Finns inte tillräckligt med personal på sjukhuset som kan hantera Skype, endast VPL teamet Blir inte erbjudna tillräckligt med vårdplaneringar via Skype. På grund av vår närhet till sjukhuset? Sjukhuset säger att dom inte har utrustning Flera kommuner (5/15) anger att brist på personal i VPL teamet SkaS eller brist på utbildad personal på avdelningarna är ett problem.

Kommunerna Övriga kommentarer Önskar fler vårdplaneringar via Skype. De planeringar som görs fungerar väl! Får tacka nej till vårdplaneringar via Skype då vi redan har fysiska planeringar bokade på samma plats. Mätperioden har varit en period med mindre tryck på vårdplaneringar (gäller flera kommuner) I de fall kommunerna tackar nej till Skype kan det bero på att man redan fått kallelser på fysiska möten från samma sjukhus. Känns då inte motiverat att ha en via Skype och resten fysiska på samma plats samma vecka/dag,

Primärvården Snittvärden på svar: Vårdplaneringsärenden per vecka: 75 Cirka 400 ärenden per 32 vårdcentraler Skypemöten per månad: 2-3 Närhälsan Gullspång och Oden

Skaraborgs Sjukhus Totalt Snitt/vecka Antal vårdplaneringsmöten 2017-05-01 – 10-27 1068 41,07 Antal videovårdplaneringar 2017-05-01 – 10 27 121 4,65 Antal videovårdplaneringar 2017-10-02 – 10-27 31 7,75 Andel videovårdplaneringar 2017-05-01 – 10-27 11 % 6 av 9 i 3-part med bara Rehab står Närhälsan Grästorp Rehab för.

Skaraborgs Sjukhus - Problem Internt Extern Låg wifi-täckning i vissa lokaler. Liten skärm, svårt att se för patienten. Skallrigt ljud om det höjs högt. Datorn upptagen av skype – personalen når inte journalen. ”Skypekompetens” endast hos Vårdplaneringsteamet och Medicin Falköping. Lågt deltagande från primärvården. Upplevd ovilja att videovårdplanera från en del kommuner/biståndshandläggare – prioriteras mot de som vill. Tendens att bilden ”dansar” eller fokuserar på fel person vilket försvårar för patienten. Lösningar: Wifitäckningen kan bara åtgärdas när problemområde hittas. Tekniska förutsättningar pågår både lokal arbetsgrupp och regional arbetsgrupp. Skypekompetens kan lösas av ny teknik. Vårdplaneringsteamets uppdrag är dock att höja kvaliteten på vårdplaneringarna. Om ”alla” ska hantera möten sänks sannolikt kvaliteten.

Skaraborgs Sjukhus - Kommentarer Tydligt minskande andel kommentarer om tekniska problem sedan maj månad. Många möten avböjs 54 sedan registrering startade Wifi-täckningen förbättras fortlöpande. Därtill större vana hos alla inblandad vilket sannolikt gör sitt till.

Skaraborgs Sjukhus – 2017-05-01 – 10-27 SkaS interna statistikregistrering visar tydlig trend att vi saknar primärvårdens deltagande. Sist igång i Skaraborg: Tidaholm i juli. Tibro och Hjo i oktober

September månad – SkaS och NU SkaS har fler ärenden än NU-sjukvården. NU-sjukvården gör fler skypemöten än SkaS. NU-sjukvården gör fler skypemöten än SkaS gör fysiska möten – varför?

Sammanfattning Fyrbodal har videovårdplanerat sedan 2011. Lågt deltagande från primärvården Vårdcentral deltar i 27 % av mötena. Rehab i 16 % av mötena. SkaS vårdplaneringsteam räcker inte alltid till. Kallelser prioriteras enligt önskemål från både SkaS och kommunerna. Videomöten föreslås inte när det inte kan tillgodoses. Är målet fortfarande deltagande från alla parter och hög kvalitet i arbetet eller är målet att maximera skypemöten? Fyrbodal har hållt på sedan 2011 med mål att nå 100 %. Vi har inte samma mål. Utifrån det kan man diskutera om vi ligger 5 år efter dem? Vi har absolut färre möten, men antalet ökar och Upplevelse från kommun som jobbar mot både SkaS och NU är att SkaS har högre möteskvalitet. Vårdcentralerna deltar i för låg utsträckning. Ger mindre ”mervärde” för Sjukhus och kommun, särskilt om kommunen inte har lång resväg.