Registrering av valorganisation Utbildning för stiften den 18 januari 2017

Upplägg Tidpunkter registrering Förändringar sedan valet 2013 Genomgång av flödet steg för steg med övningar för de olika delarna Beslut om valorganisation fattas Registrering av valorganisation stiftsfullmäktige Registrering av valorganisation kyrkofullmäktige Möjliga förberedelser efter utbildningen

När? Valorganisationssystemet (ValOrg) öppnar för registrering av valorganisation den 13 februari 2017 Valorganisation för stiftsfullmäktige ska vara registrerad senast den 17 februari 2017 Valorganisation för kyrkofullmäktige ska vara registrerad senast den 8 mars 2017 När registreringen avslutats visas valorganisationen utan möjlighet att ändra

Förändringar sedan 2013 Valorganisationen etableras i ett nytt system, Organisationsregistret/Valsystemet finns inte kvar Stiften registrerar själva den beslutade valorganisationen i systemet istället för att skicka filer till valkansliet Det nya systemet hjälper till att kontrollera att den registrerade valorganisationen följer regelverket Regelverk: valkretsar utgörs av församlingar (med egen ekonomi) och pastorat, inte av kontrakt

1. Beslut om valorganisation fattas Stiftsfullmäktige har att besluta om antal ledamöter och ersättare i stiftsfullmäktige senast 1 februari Stiftsstyrelsen har att besluta om fördelning av fasta mandat per valkrets till stiftsfullmäktige senast 31 mars Kyrkofullmäktige beslutar om ändrat antal ledamöter och ersättare och meddelar stiftet senast 1 mars

2. Registrera beslut i ValOrg Länk till inloggning i ValOrg finns på valwebben Välj Stift och sedan Valorganisation i den vänstra menyn. Inloggningslänk finns till höger på sidan.

Inloggningssida ValOrg Problem att logga in? Du måste ha behörigheten Valhandläggare stift i Gemensamma behörighetssystemet (GBS). Kontakta stiftets behörighetsadministratör för att säkerställa att du har det. Ange samma användarnamn och lösenord som du använder i t.ex. Vallokalssystemet och Gkand.

Registreringsida för inloggat stift Efter inloggning visas sidan Registrera. Här listas samtliga församlingar med egen ekonomi och pastorat som finns inom stiftet, samt stiftet självt. Det vill säga alla valområden. De uppgifter om valorganisation som visas är ett förslag systemet genererat baserat på valorganisation vid föregående val och gällande regelverk.

Vad finns på registreringssidan? Filtrera fram enbart valområden som uppfyller vissa villkor eller sök efter valområde på namn Registrera beslut genom att klicka i checkboxen och sedan på knappen Registrera Visa alla valkretsar i stiftet genom att klicka på pilen Klicka på pennan för att redigera uppgifter Visa information om vad som måste göras för att kunna fullfölja registrering av beslut

3. Registrera valorganisation för stiftsfullmäktige Klicka på pilen till vänster om stiftets namn för att visa de ingående valkretsarna. Börja sedan arbetet med att kontrollera att uppgifterna om totalt antal mandat, utjämningsmandat och ersättarkvot är korrekta. Korrigera eventuella fel genom att klicka på pennan vid det fält som har en felaktig uppgift och sedan skriva in rätt uppgift i inmatningsfältet som kommer fram.

När minst ett värde ändrats i valområdet visas två nya ikoner: en ikon som ser ut som en diskett, klicka på den för att spara ändringarna en ikon som ser ut som tillbakasnurrande pil, klicka på den om du vill återställa till de värden som redan var registrerade SPARA ÅTERSTÄLL Tips! Om du ska ändra flera uppgifter på samma valområde behöver du inte spara för var och en av ändringarna, utan först när du gjort samtliga ändringar.

Övning 1 Logga in i ValOrg (valorganisation-t5.system.svenskakyrkan.se). Använd filter för att enbart visa valtypen stiftsfullmäktige Klicka på frågetecken för någon uppgift för att se vad systemet tycker är fel Ändra ersättarkvot, utjämningsmandat eller mandat för stiftsfullmäktige Ångra ändringen (återställ)

Finns rätt valkretsar? ÄNDRA NAMN TA BORT LÄGG TILL Kontrollera att de valkretsar systemet föreslår är de som ska finnas. Ändra en valkrets namn genom att klicka på pennan och ändra namn i inmatningsfältet. Lägg till en ny valkrets genom att klicka på plustecknet under valkretsarna. Ta bort en valkrets genom att klicka på soptunnan längst till höger om valkretsen

Övning 2 Lägg till en ny valkrets Ändra namn på en befintlig valkrets Spara Ta bort en valkrets

Valkretsomfattning De församlingar och pastorat som ingår i valkretsen utgör dess omfattning. Klicka på pennan för att se och ändra omfattningen.

Visa valkretsomfattning I höger ruta visas de församlingar och pastorat som ingick i valkretsen föregående val.

Visa valkretsomfattning forts. I vänster ruta visas överst de församlingar och pastorat som inte har placerats i någon valkrets, därefter listas alla som placerats i en annan valkrets än den redigeringsfönstret öppnats för.

Ändra valkretsomfattning Lägg till eller ta bort församling/pastorat genom att klicka på den så att den blir markerad och klicka därefter på pilen mellan rutorna för att flytta in i eller ur den valkrets du jobbar med. Klicka på OK när samtliga pastorat/församlingar som ska ingå i valkretsen visas i höger ruta.

Övning 3 Se till så att alla pastorat/församlingar är placerade i någon valkrets Spara

Fasta mandat per valkrets När alla valkretsar som ska finnas finns och har rätt omfattning är det dags att registrera det antal fasta mandat varje valkrets ska ha.

Registrera fasta mandat Ange fasta mandat genom att klicka på pennan till höger om antalet och sedan skriva in rätt antal i inmatningsfältet.

Spara och kontrollera mot regelverket Inga av de uppgifter du registrerat kommer att sparas förrän du klickar på spara. När du gör det kontrollerar systemet dessutom om de nya uppgifterna följer regelverket och visar ikonen för att det finns fel (frågetecknet) enbart på de ställen där fel återstår. Kom ihåg! Valkretsar måste utgöras av en geografiskt sammanhängande yta. Systemet kontrollerar inte att denna regel faktiskt uppfylls.

Övning 4 Registrera och spara fasta mandat för alla valkretsar

Registrera beslut Så länge det finns uppgifter registrerade som innebär att regelverket inte följs kommer ingen checkbox visas i kolumnen under knappen Registrera på raden med stiftets namn.

Registrera beslut forts. När alla uppgifter registrerats korrekt, bocka i checkboxen för valområdet och klicka sedan på Registrera. OBS! Det är inte möjligt att ändra stiftsfullmäktiges uppgifter efter att beslut registrerats. Kontakta valkansliet om något blivit fel.

Beslut registrerat – stiftsfullmäktige låst Systemet bekräftar att beslut registrerats. Samtidigt tas möjligheten att ändra bort (inga pennor visas längre). Klicka på ögat för att visa valkretsomfattning (utan möjlighet att ändra den).

Övning 5 Om möjligt, se till att alla uppgifter på stiftsfullmäktige är korrekta och registrera därefter beslut Titta på valkretsomfattningen för någon valkrets efter att beslut registrerats

4. Registrera valorganisation för kyrkofullmäktige För kyrkofullmäktige är mandat den enda uppgiften som är möjlig att ändra. Systemet föreslår ett antal utifrån vad som gällde föregående och val och i enlighet med regelverket. Om förslaget är i överensstämmelse med kyrkofullmäktiges beslut går det bra att registrera beslutet utan några ändringar alls.

Registrera beslut för flera kyrkofullmäktige Beslut kan registreras för flera valområden samtidigt. Bocka i checkboxen för samtliga berörda valområden och klicka därefter på knappen Registrera.

Ändra kyrkofullmäktige efter registrerat beslut När beslut registrerats försvinner checkboxen från kolumnen Registrera. Till skillnad från för stiftsfullmäktige är det fortfarande (till ett givet datum: 8 mars) möjligt att ändra uppgift om mandat för kyrkofullmäktige efter att beslut registrerats, men om detta görs måste beslut registreras på nytt.

Övning 6 Sök fram någon församling eller pastorat med hjälp av sökfältet Ändra och spara mandat för något kyrkofullmäktige Markera och registrera beslut för flera kyrkofullmäktige samtidigt Filtrera fram enbart valområden med status Beslut registrerat Ändra och spara antal mandat för något valområde med status Beslut registrerat

Vad kan jag göra innan systemet öppnas för registrering? Säkerställ att du har tillgång till relevanta handlingar från stiftsfullmäktige och stiftsstyrelsen angående beslutad valkretsindelning, mandat och ersättarkvot Säkerställ att du har rätt behörighet för inloggning i ValOrg (”Valhandläggare stift”)