Presentationer Företag 1 Företag 2 Företag 3 Företag 4 Företag 5

Arbetsgång, forts Preliminärt val ”Fall back” val Kolla referenser Kolla verifikat (F-skatt, kronofogden, Sv Handel/Sv Näringsliv – svarta listor, facket, etc.) Inhämta (vid behov) godkännande internt

Matris för leverantörers kundval Hög Utveckla / föd upp Centrera / Skydda Attraktivitet i kundkontot Låg Plåga Utnyttja Lågt Högt Relativt värde av kundkontot Källa: Steel, Court; Profitable Purchasing Strategies; 1996

Vem tar inköpsbeslutet? Enligt Philipe Kotler. 1. Initiator, individ som ger förslag/identifierar behov av produkt / tjänst. 2. Influencer, individ vars position/kompetens ger inflytande över inköpsbeslut. 3. Decider, individ som har det avgörande inköpsbeslutet. 4. Buyer, individ som lägger inköpsordern. 5. User, individen som konsumerar eller använder produkt eller service. Arbeta internt: Vem är inköpare enligt marknadsföringsteorin? Hur adresserar en säljare en organisation. Det kan vara viktigt att inse för att förstå en säljares beteende. Philipe Kotler beskriver i Marketing management ett antal roller i ett företags beslutsprocess för inköpsfrågor: 1.      Initiator, individ som ger förslag/identifierar behov av produkt / tjänst. 2.      Influencer, individ vars position/kompetens ger inflytande över inköpsbeslut 3.      Decider, individ som har det avgörande inköpsbeslutet 4.      Buyer, individ som lägger inköpsordern. 5.      User, individen som konsumerar eller använder produkt eller service.   Kotler menar att genom att analysera och förstå vem, inom en organisation, som besitter respektive roll ovan underlättar marknadsföring och försäljning. Samma kunskap kan användas av inköparen i relationen med säljaren både för att förstå beslutsprocess internt men även för att skapa en acceptans för egna önskemål hos säljaren.

Engagemangsmatris (RACI-matris) för en upphandlingsprocess Teckna avtal Förhandla Utvärdera anbud Inhämta Utfärda förfrågan Definiera krav Analysera behov Planera upphandlingen D I D A A A A A Inköp Projektledn. A D D D I D D Försäljning I A I I I Kvalitet I D I I D I Konstruktion D D A D D D R = Utförandeansvarig (Responsible) Personen ansvarar för utförandet, äger problemet/projektet. A = till vem man är (med-) ansvarig (Accountable) Beslutanderätt, undertecknar och godkänner arbete. S = vara understödjande (Supportive) Kan erbjuda resurser eller kan spela en understödjande roll i genomförandet. C = bör konsulteras (Consulted) Har information, resurser och/eller kapaciteter som är nödvändiga för att avsluta I = bör Informeras (Informed) Måste meddelas resultaten, men behöver inte konsulteras. Användbart i projektet, på företaget eller hemma? Ekonomi D I A=Ansvarig D=Delaktig I=Informeras

INCOTERMS Group E - Departure: EXW. Ex Works (Angiven plats) Group F - Main Carriage Unpaid: FCA. Free Carrier (Angiven plats) FAS. Free Alongside Ship (Angiven lastningshamn) FOB. Free On Board (Angiven lastningshamn) Group C - Main Carriage Paid: CFR. Cost and Freight (Angiven lossningshamn) CIF. Cost, Insurance and Freight (Angiven lossningshamn) CPT. Carriage Paid To (Angiven lossningshamn) CIP. Carriage and Insurance Paid to (Angiven lossningshamn) Group D - Arrival: DDP. Delivered Duty Paid (Angiven destination) DAT. Delivered At Terminal NY FR.O.M. 2011-01-01 DAP. Delivered At Place NY FR.O.M. 2011-01-01 Incoterms omfattar frågor som rör leveranser mellan köpare och säljare. Detta inkluderar hur produkter ska transporteras, vem som betalar för vad, import- och exportklarering, och vem som bär risken vid olika delar under transporten. Incoterms uppdateras med jämna mellanrum för att avspegla förändrade förhållanden i världshandeln och ges ut av Internationella handelskammaren (ICC) ermerna är indelade i fyra grupper E-gruppen När köparen eller hans ställföreträdare hämtar varorna hos säljaren. Köparen har här allt ansvar. Säljaren säljer varan till köparen från sina lokaler i det egna landet. F-gruppen Säljaren ska leverera varorna till ett transportmedel/fordon som är köparens eller som köparen kontrakterat. Kan till exempel vara en båt i en internationell hamn. När varan är lastad övergår risken till köparen. Köparen ordnar och står för kostnaden för huvudtransporten. C-gruppen Samma som i F-gruppen, men här är det säljaren som ordnar och står för kostnaden för huvudtransporten. Risken övergår dock till köparen i och med att varan lastats på t ex det fartyg som ska transportera den. D-gruppen Här ska säljaren stå för alla kostnader och risker till dess att köparen fått varorna till angiven plats.

Standardavtal Företagsspecifika standardavtal som anpassats efter det egna företaget och den särskilda produkten Branschspecifika standardavtal som tagits fram av en branschorganisation Förhandlade standardavtal som tagits fram genom förhandling mellan två olika parter, så kallade förhandlade standardavtal Flesta stora företag med självaktning har sina egna inköpsvillkor (Ericsson, Volvo, ABB….) Jag tog fram inköpsvillkor till börsnoterade Addtech mest för att ha som motpol till Ericssons. Branschavtal framtagna av en leverantörsförening och ej så balanserade. Förhandlade standardavtal det kanske mest balanserade avtalsalternativet.

Standardavtal exempel NL 09 NLM 10 Orgalime S 2012 Orgalime SE 01 ABA 99 NLG 03 TP L 01 Till vissa finns också kontraktsformulär och bilagor Standardavtal för varor Det finns en rad svenska och internationella standardavtal för varor, några av dem är branschavtal som är mycket leverantörsvänliga, andra är så kallade förhandlade standardavtal som innehåller betydligt mer jämvikt mellan parterna. Nedan finns några av de viktigaste avtalen listade. Länkarna går antingen till en extern sida som publicerar dokumentet eller en sida med generella kommentarer kring avtalet. Vissa utgivare har inte släppt sina standardavtal för publicering, då saknas helt länk och de anges då endast med rubrik. Dom flesta stora företag idag har sina egna standardavtal för att få en bättre balans. Bra att ha när man gör affärer med större bolag, Exempel från bilbranschen och framvagns problematiken eller Addtech stämning. Leveransvillkor typ Incoterms kommer ni om ni inte redan har att läsa senare i kursen. Gå igenom några viktiga punkter på NLM10 och påpeka att en inköpare åtminstone måste veta vilka paragrafer som är viktiga.

Introduktion till inköpsorder Titel ”inköpsorder” Beställare och referens Inköpsordernummer Leverantör (adress och referens) Leveransadress Fakturaadress Specifikation av vara Pris och valuta Betalningsvillkor Leveransvillkor (förpackning och transportinstruktioner) Hänvisning till avtal, offert eller villkor Antal (enhet) Dokumentation (Intyg etc.) Leveransdatum Instruktion (t ex ordererkännande inom 24h). Organisations- och momsregistreringsnummer Underskrift tisdag den 18 september 2018

Betalningsplan Kontraktsstart Projektering Produktion Leverans Retentions- Förskott 1 Förskott 2 betalning 1 betalning 2 betalning 3 betalning 4 betalning Projektering Kontraktsstart Produktion Leverans Fakturadag Förfallodag

Attesträtt Beloppsgränser som reglerar värdet av den vara/tjänst när en position i företaget får besluta om införskaffning. Jmf avtalslagens begrepp behörighet/befogenhet. tisdag den 18 september 2018

Inlämningsuppgift RFI, RFQ och Inköpsorder Leta reda på en mall eller exempel Använd det företag ni startat Välj en leverantör från er RFQ (motivera val) Fyll i relevanta delar av ”Inköpsordern” Maila RFI, RFQ och Inköpsorder till mig senast fredag 17/1 anders.eriksson@effso.se

Upphandlingsprocess tisdag den 18 september 2018 1. Projekt-mobilisering 2. Definiera värde och omfattning 3. Bestäm Inköpsstrategi 4. Välj leverantörer för offertförfrågan 5. Besluta specifikationer och urvalskriterier 6. Leverantörsval och avtal 7. Operationell implementering 8. Kontinuerlig uppföljning Etablera projektteam Övergripande planering Planera kick-off möte Samla intern och extern data på nuvarande volymer, specifikationer, leverantörer, kontrakt etc Detaljplanera projektet Justera mål och omfattning Analysera marknads-konkurrens och påverkan på bolagets affärer Beslut om att fortsätta i upphandling eller att utveckla nuvarnade relation Beslut om gruppering map geografi och varugrupper Ta fram kandidatlista Samla in interna krav Skicka ut leverantörs-marknads-undersökning Välj leverantörer för offertförfrågan Samla in, sammanställ, förenkla och standardisera specifikationer Samla in krav och besluta om standardiserade urvalskriterier och viktning Ta fram, skicka ut och utvärdera offertförfrågan Besluta om manuell eller elektronisk förhandling Utveckla förhandlings-strategi och förhandla Genomför lverantörsbedömning enl. ISO Välj leverantör och teckna avtal Ta fram organisation och plan för implementering Besluta om organisation, källor, periodicitet och metod för kontinuerlig uppföljning av leverantörerna och leverantörs-marknaderna Säkra implementering av avtal Kontinuerlig mätning på avtalstrohet och besparingar Kontinuerlig uppföljning av leverantörsmarknaden Åtgärder för bättre avtalstrohet och konkurrenskraftiga villkor Leverantörsutveckling tisdag den 18 september 2018

Skillnader i kvalificering för standardiserade komplexa leveranser Leverantörer som mottagit RFQ Leverantörer som mottagit RFQ Anbud Anbud Leverantör ’short’- listade till förhandling Budgivning Standardiserade produkter eller hyllvaror Komplexa eller kundanpassade produkter

Operativa ärenden Ramavtal, kontrakt Beställningar med inköpsanmodan Leverantörsbedömningar, leverantörsvärderingar Upphandlings och förhandlingsresultat Fakturor (leverantörsreskontra) Reklamationer avvikelser Skadeståndskrav, tvister, viteskrav, ‘claims’ Avtalsuppsägningar, avtalsförlängningar Ändringshantering (ÄTA) eller konstruktionsändring (ECR)

Orderperfektion Korrekt orderbekräftelse: 99.8% (av alla orderrader) Korrekt lagerplockning: 98.9% Rättidig leverans: 97.3% Godsmottagen utan skador: 99.6% Korrekt faktura: 97.3% I ett blogginlägg på EFFSOs blogg skriver Inköparen om ”orderperfektion” som blir allt mer vanligt som mätetal, både hos köpare och säljare. Att mäta orderperfektion tar avstamp i Sex Sigma so Ett mätetal som röner allt större popularitet är det s.k. ‘perfekt order’-nyckeltalet. Det som gör det här mätetalet extra intressant är att det används både av inköpare och säljare, men även om det finns ett ömsesidigt intresse så mäts det ofta utifrån olika utgångspunkter. Mätning av orderperfektion utgår ifrån att mäta fel som uppstår i varje steg i en orders livscykel. Genom att mäta varenda orderrad så kommer man fram till ett tal som motsvarar antalet perfekta orderrader. Exempel: Korrekt orderbekräftelse: 99.8% (av alla orderrader) Korrekt lagerplockning: 98.9% Rättidig leverans: 97.3% Godsmottagen utan skador: 99.6% Korrekt faktura: 97.3% Orderperfektionen blir i detta exempel: 99.8% x 98.9% x 97.3% x 99.6% x 97.3% = 93.1% (Det går givetvis att uppmäta många andra typer av fel i orderhanteringen, här nämndes bara några) m handlar om att eliminera felkällor (och på så sätt uppnå ”perfektion”) i olika affärsprocesser.

Slut för idag