Direktupphandling av varor och tjänster 1. Marknadsundersökning 2. Kravspecifikation 3. Utvärdera anbud Kontakta flera företag för att få kunskap om vad marknaden kan erbjuda. Kontrollera att varan uppfyller önskad prestanda (testa ev. varan). Fråga hur tjänsten utförs. Kontrollera priser, leveranstider m.m. Observera att totalkostnaden ej får överstiga 270 964 kr exkl. moms. Välj mall för kravspecifikation och avtal utifrån vad som ska upphandlas. Redigera mallen och ta bort kommentarer i högermarginalen. Skicka kravspecifikation och avtalsmall till aktuella företag. Skapa konkurrens, skicka till flera företag (enskilda e-post). Ange ett sista svarsdadum. Kontrollera att anbuden uppfyller ställda krav och att leverantören: angett ett totalpris accepterar avtalsmallen, har F-skattsedel och betalat skatter och avgifter. Om något är oklart, skicka frågor via e-post och begär skriftliga svar. Välj leverantör utifrån bästa prestanda, bästa pris eller vad som är viktigt. Skriv en kort motivering till valet. 4. Skriva avtal 5. Leverans och betalning 6. Diarieföring och arkivering Redigera den gulmarkerade texten i avtalsmallen och ta bort kommentarerna i högermarginalen. Skriv ut två exemplar av avtalet som prefekt/ motsvarande signerar. Skicka avtalet till leverantören för underskrift. Begär att ett exemplar returneras. Vid import av vetenskaplig utrustning från länder utanför EU, ansök om tullfrihet. Vara. Kontrollera att allt som beställts (inkl. dokumentation) ingår i leveransen och är i oskadat skick. Om leverantören ska installera varan, görs en funktionskontroll. Godkänn inte varan förrän den uppfyller ställda krav och leverantörens utfästelser. Se till att ev. utbildning genomförs. Tjänst. Kontrollera att uppdraget är utfört enligt ställda krav och att ev. dokumentation levererats. Betalning. Betala inte i förväg. Betala efter godkänd leverans alt. godkänd funktionskontroll eller när utförd tjänst är godkänd. Alla direktupphandlingar diarieförs. Arkivera följande handlingar: Kravspecifikation och ev. förtydliganden Vinnande anbud Motivering till vald leverantör Signerat avtal