Inköpsprocessen Tack för att jag får komma hit. Ansvarig för den kommungemensamma processen – Inköpsprocessen, hemvist Ekonomifunktionen. Ett kommungemensamt arbetssätt i en förvaltning för att anskaffa varor och tjänster.

VÄGEN TILL EN OFFENTLIG VERKSAMHET I VÄRLDSKLASS Magnus Lord Tänk djupt ATT FOKUSERA PÅ MÄNNISKAN VÄGEN TILL EN OFFENTLIG VERKSAMHET I VÄRLDSKLASS För ungefär ett år sedan lyssnade ni på Magnus Lord som pratade om Vägen till en offentlig verksamhet i världsklass. Att tänka djupt och fokusera på människan.

Två saker kännetecknar exceptionella verksamheter: FLÖDEN 2. SJÄLVFÖRBÄTTRANDE verksamheter

Följ med på vår resa genom arbetsflöden fram till Jag tänkte låta er följa med på vår resa genom arbetsflöden (K) och fram till självförbättrande verksamheter. (K) Resan vi gjort som skapat den kommungemensamma process för att hantera inköp av varor och tjänster inom Umeå kommuns förvaltning – Inköpsprocessen. K Ny bild självförbättrande verksamheter

När vi startade Inköpsprocessen När vi startade vår resa 2012 hade vi: Många som på sin arbetstid sprang på stan och handlade på rekvisition Många köp där vi inte kunde säkerställa att alla krav på varan uppfylldes, eller att vi följde LOU. Ex att leksaker inte innehåller farliga ämnen eller gifter Bra pris Garanti Installation Service Miljövänligt Rättvisemärkt Många leverantörsfakturor där Konteringen i efterhand på leverantörsfakturorna inte var optimal. Likaså att i efterhand attestera en kostnad som redan uppstått. Många förfallna fakturor som blir påminnelser och som i sin tur blir till inkasso

1. FLÖDEN Från Silos Varje del optimeras för sig Det första området var ju flöden. Genom att börja arbeta med våra flöden kunde vi gå från enskilda silos där varje del optimeras var för sig, till

FLÖDEN Tillgodose behoven när de uppstår Till Flöden Till flöden som är kommungemensamma och som tillgodoser behoven när de uppstår. Steg 1 handlade om att välja flöde – vårt val av flöde var en kommungemensam inköpsprocess Tillgodose behoven när de uppstår

Delaktighet När vi väl valt flöde kom vi till punkt 2 - skapa team Nyckeln till förändring är delaktighet. K Kartläggningarna av arbetssätt båda nu och nyläge Ca 400 medarbetare delaktiga under projektet för att ta fram vårt nyläge på arbetssätt - flöde Kompetensprofiler på rollerna Arbetsgrupper i upphandlingsarbetet Referensgrupp IT-strateg Miljöstrateg Tillgänglighetsnätverk Fackligt om bud Skyddsombud Företagslots K Ny bild Delaktighet

Mer tid till dem vi är till för Nästa steg var då att 3. Börja från slutet Vad är värde för våra medborgare? Varför gör vi detta? Poängen är att det ska vara så enkelt som möjligt för medarbetare att beställa och att det bara ska vara möjligt att beställa det vi har avtal för. På det sättet blir vi mer trogna våra avtal med våra leverantörer och får mer tid till kärnverksamheten. Projektet tar ett helhetsgrepp på inköpsprocessen, från det att man har behov av något till det att det är betalt, levererat och klart. Nyttan: Nöjdare brukare och medborgare tack vare möjlighet till ökad brukarnytta. Till exempel frigörs 9 000 timmar att lägga på kärnverksamheten genom att ta bort hanteringen av rekvisitioner. Ett standardiserat effektivt sätt att köpa varor och tjänster. Bättre villkor och priser när vi köper rätt vara till rätt pris på en gång. Ökad kvalitet. Umeå kommuns medborgare

Samarbete Så i samarbete med Designhögskolan utvecklades Beställartorget Där vi med hjälp av kompetensen kring tjänstedesign hos Designhögskolan - kunde vara delaktiga i den kundresa som ledde fram till Beställartorget Nyckeln - ett enkelt och lustfyllt Beställartorg. Samarbete Kurs i Industrial design Intensive Service Design Project 13 studenter i fyra grupper Intervjuer Presentera concept 9/5 Sommarbarn Lars, arbeta vidare med det bästa från de fyra olika concepten. IT utveckla i samarbete med Lars

…behovet registreras i Ett behov uppstår…. Min stol har gått sönder. Jag behöver en ny! 6. Tillgodose behoven när de uppstår Idag tillgodoses behoven i Beställartorget …behovet registreras i

2. SJÄLVFÖRBÄTTRANDE VERKSAMHET Från Tayloristisk uppdelning Chefen förväntas ha lösningarna Chefen beslutar och medarbetarna ska lyda Det andra området är Självförbättrande verksamhet

SJÄLVFÖRBÄTTRANDE VERKSAMHET Till Sjävförbättrande verksamhet Medarbetarna styr och förbättrar Alla deltar i problemlösning och chefen stödjer

Medarbetarens nya roll Med en självförbättrande verksamhet får medarbetarna en ny roll, vilket medarbetarna i Inköpsprocessen fått. Från att vara utförare jobbar de nu som utvecklare. Från utförare till utvecklare

Att styra Att förbättra Att jobba som utvecklare innebär att man jobbar med att styra Enligt M Lord är slutsatsen att Oförutsägbarheten och variationerna gör att vi måste kunna styra. Och sedan komplettera styrningen med att förbättra. Att förbättra

Ändrad kultur Traditionell inriktning: Alla gör sitt bästa… …så får vi se hur det går. Ny inriktning med styrning (att ta kontroll): I och med att vi nu jobbar med styrning har vi ändrat vår kultur. Från det traditionella till att ta kontroll. Enligt M Lord handlar styrning om fem steg. Önskat läge - överenskommelser Kolla – att kunna se Styr tillbaka – att styra Analys – att förstå Förbättra – att förbättra Vad behöver vi göra för att komma dit Så här vill vi att det ska gå

Överenskommelser Att kunna utveckla och komma överens om planer, flöden och arbetssätt. Det första steget i styrningen är överenskommelser. I Inköpsprocessen jobbar vi med en tavla över de arbetsuppgifter som ingår i arbetsflödet. Önskat läge - överenskommelser Kolla – att kunna se Styr tillbaka – att styra Analys – att förstå Förbättra – att förbättra Gemensam visuell planering av dagen

Att kunna se Att i realtid kunna se hur det går jämfört med önskade läget. Gemensam visualisering – att se helheten Människor kan göra samma sak, men se det på helt olika sätt. För att bli motiverad och känna arbetsglädje behöver man se helheten, se att det man gör är en pusselbit för att nå ett större mål. Saker och ting får mening i sitt sammanhang.  Den andra delen handlar om att kunna se helheten. Förstå sin del i processen. Önskat läge - överenskommelser Kolla – att kunna se Styr tillbaka – att styra Analys – att förstå Förbättra – att förbättra

Att styra tillbaka Att direkt kunna ta hand om avvikelser, och styra tillbaka till önskade läget. Daglig styrning– pulsmöte Den tredje delen är att kunna styra tillbaka. Det gör vi inom Inköpsprocessen genom dagliga pulsmöten direkt på morgonen. Önskat läge - överenskommelser Kolla – att kunna se Styr tillbaka – att styra Analys – att förstå Förbättra – att förbättra

Analys Faktabasering – att kunna förstå rotorsakerna till avvikelserna. Förutom styrning var det ju även förbättringar. M Lord säger att förbättringarna kompletterar styrningen. Genom analys och rapportering kan vi ge verksamheterna en förståelse för orsaker till avvikelser. Avvikelser till det beslutade arbetssättet i Inköpsprocessen. Önskat läge - överenskommelser Kolla – att kunna se Styr tillbaka – att styra Analys – att förstå Förbättra – att förbättra

Att kunna förhindra återfall. Förbättra Att kunna förhindra återfall. Förbättringsmöte varje onsdag morgon. Genom att jobba med ständiga förbättringar skapar vi förutsättningar för verksamheterna att kunna förhindra återfall. Varje onsdagsmorgon har Inköpsprocessen ett förbättringsmöte, där vi Har en bruttolista Väljer ett problem Beslutar vem som vill lösa problemet Mötet avslutas Den som löser problemet inför det nya arbetssättet och vi hjälper verksamheterna att förhindra återfall. Målet är att uppnå en bra förbättringstakt Önskat läge - överenskommelser Kolla – att kunna se Styr tillbaka – att styra Analys – att förstå Förbättra – att förbättra

Chefen går från beslutsfattare till lärare – ett modernt ledarskap En ny människosyn Att ge alla medarbetare möjlighet att nå hela sin potential Med detta arbetssätt går chefen från beslutsfattare till lärare – ett modernt ledarskap Så vad kännetecknar då ett modernt ledarskap?

Vad kännetecknar då en modern ledare? Att utveckla människor Fyra objektspecialister i Inköpsprocessen, med tre olika hemvister. Inom Inköpsprocessen arbetar medarbetare som gillar att testa sina vingar.

X Tillsammans skapar vi Frigjord tid – genom Inga Pappers- rekvisitioner Frigjord tid – genom Uttalade roller Behovsställare Attestant Färre beställare med högre beställar- kompetens Vad har vi då åstadkommit? Med vårt arbete har vi tillsammans skapat frigjord tid Slipper tidskrävande mellanled. Tid till kärnverksamhet istället för tid på stan. Tid till dem vi är till för – Umeå kommuns medborgare Lokala administratörer

vilket ger bättre priser och villkor på våra avtal Tillsammans skapar vi Ökad köptrohet – vilket ger bättre priser och villkor på våra avtal Med vårt arbete har vi tillsammans skapat ökad köptrohet För en enskild medarbetare kan det också vara svårt att säkerställa att alla krav på varan uppfylls. Ex att leksaker inte innehåller farliga ämnen eller gifter Bra pris Garanti Installation Service Miljövänligt Rättvisemärkt

Tillsammans skapar vi Ökad kvalitet – tack vare Rätt kontering Med vårt arbete har vi tillsammans skapat ökad kvalitet Konteringen i efterhand på leverantörsfakturorna var inte optimal. Likaså att i efterhand attestera en kostnad som redan uppstått. Attesterad beställning

Tillsammans kan vi skapa välfärd och samhällsnytta Inköpsprocessen Inköpsprocessen Tillsammans kan vi skapa välfärd och samhällsnytta Vi fortsätter med våra arbetsflöden och våra självförbättrande verksamheter mot vårt mål, och tillsammans kan vi skapa…..

Inköpsprocessen TACK För visat intresse

Frågor & Funderingar Gabrielle Eriksson gabrielle.eriksson@umea.se Avslutsbild Gabrielle Eriksson gabrielle.eriksson@umea.se