Kommunsamverkan för effektivare stödtjänster Stenungsund Orust Lilla Edet Tjörn Ale Kungälv Öckerö Kommunsamverkan för effektivare stödtjänster

Bakgrund och uppstart Ägarkommunerna bildade bolaget hösten 2013 och beslutade 2014 om verksamhetsövergång till SOLTAK AB 4 områden för kommunal samverkan i SOLTAK AB: Ekonomiadministration Löneadministration IT-drift IT-support Ytterligare samverkansområden kan bli aktuella om två eller fler ägarkommuner beslutar om verksamhetövergång/samordning

Övergripande uppdrag och syfte ”…Samverkan syftar till att ägarkommunerna ska kunna utföra stöd- och servicetjänster mer kostnadseffektivt än om varje ägarkommun gör det var för sig och därmed ge medborgarna större nytta för skattepengarna, samt att tillföra ägarkommunernas kärnverksamhet mer pengar.” Övergripande mål 2018 SOLTAK AB utvecklade och implementerade nya ekonomi- och lönesystem 2015-16 och gick i skarp drift med dem i 4 kommunern 2017. Det övergripande målet för 2018 är att fintrimma arbetssätt och processer, att gå över till en volymsbaserad och prissatt tjänsteleverans inom alla verksamhetsområdena. Under 2018 går de samverkande IT-kommunerna över till en gemensam PC-klient och en allt större del av kommunernas IT migreras över till den gemensamma IT-miljön.

Så får ägarkommunerna mer värde för pengarna Gemensamma systemupphandlingar Gemensamma behovsanalyser och kravspecifikationer Möjliggör ökad funktionalitet och automatisering – kostnader delas på flera Delade konsultinsatser i samband med upphandling Samordnad drift och support av system Gemensam systemsupport minskar personberoendet Drift- och underhållskostnader delas på fler Flera kommuner i enhetlig och standardiserad IT-miljö Fler delar kostnader för utveckling och implementering Större volymer med fler kommuner gör automatisering mer lönsam Standardisering och konsolidering minskar supportbehovet Högre driftsäkerhet – mindre risk Minskad sårbarhet – högre kompetens Större personalteam möjliggör för kompetenshöjning och specialisering Större team möjliggör effektivare organisering av produktionen och effektivare resursutnyttjande

3 huvudprojekt 2015 - 16 Upphandling och implementering av nya ekonomi- och HR- /personalsystem Uppbyggnad och etablering av SOLTAKs IT-miljö för att i steg 1 ge samverkande kommuner full tillgång till de nya ekonomi- och HR- /personalsystemen Verksamhetsövergång och gemensam lokalisering av personalen

Effekter av gemensam systemupphandling 4 kommuner i samverkan ger delade upphandlingskostnader och delade drift- och systemkostnader 1 gemensamt framtagen behovsanalys och kravspecifikation gemensam drift- och supportorganisation

Uppbyggnad av gemensam IT-miljö i SOLTAK AB Bygger en modern standardiserad Microsoftmiljö, i steg 1 (2015) för implementering av nya ekonomi- och HR-/lönesystem. Steg 2 togs 2017 då ett till stora delar nytt och utökat datacenter togs i drift, med kapacitet att hantera de samverkande kommunernas totala IT-verksamhet Kommunerna binds samman i gemensamt redundany datanät – grävs en kabel av tar signalen annan väg i nätet Mål från 2017 - alla samverkande kommuner använder SOLTAK Abs gemensamm IT-miljö – då uppstår de optimala samordningseffekterna SOLTAKs IT-miljö bygger på ökad automatisering, vilket minskar kostnader och sårbarhet Fortsatt utveckling av och migrering till SOLTAKs IT-miljö har gjorts stegvis från 2017 i nära samverkan med resp kommun. Lilla Edet och Stenungsund har högst prioritet. Alla dataservrar för Lilla Edet och Stenungsund flyttade till SOLTAK Abs nya datacenter hösten 2017.

Verksamhetsövergång - historik Produktionsstart och verksamhetsövergång 2016-01-01 Samlokalisering i Kungälv under 2015 IT-teamen först – 14 april! Ekonomi- och löneteamen i oktober 2015 Från jan -16: etablera och forma de nya verksamhetsteamen Forma processer och lösningar tillsammans innan driftsättning Anpassning av lokaler och ytor för nya verksamheter Process för verksamhetsövergång och produktionsstart 2016-01-01: Skarp produktion av ekonomi, löne- och IT-tjänster i kommunernas ”gamla” system och IT-miljöer 2016-04-01: Successiv implementation av nya ekonomi- och lönesystem i 4 kommuner 2017-01-01: Alla kommuner arbetar i nya system och i gemensamma processer

Nya roller SOLTAK – kommun! - beställarrollen tydliggörs Gränssnitten SOLTAK – kommun måste vara tydliga Vad är SOLTAK Abs uppdrag? Vad är kommunens uppdrag? Tjänstekatalogerna beskriver SOLTAKs erbjudande och förutsätter klart definierade gränsdragningar Samordnad beställarfunktion gentemot SOLTAK i kommunen – säkerställ beställarkompetensen Arbetsgrupper gemensamma processer Gemensamt åtagande att forma och dokumentera processer och arbetssätt Arbetet förutsätter aktivt deltagande från SOLTAK AB och kommunerna!

Vi bygger nytt! Vi formar SOLTAK ABs egen företagskultur Korta beslutsvägar, högt förändringstempo Nya roller och ansvar Bättre möjlighet att specialisera sig, höja kompetensen Kommunens stödtjänster är SOLTAK ABs kärnverksamheter SOLTAK ABskall präglas av dialog och högt i tak SOLTAK AB-teamet skall göra bättre än den enskilda kommunen Utmaningar med många förändringar samtidigt Många visar stort intresse för det vi bygger upp!

Framtiden… När vi har blivit tillräckligt intrimmade med våra nya system, processer och verktyg, då är det dags att titta på fler och utökade samverkansområden. Det finns en lång rad möjliga samverkansområden mellan kommunerna, där SOLTAK AB kan vara gemensam leverantör. Det är kommunerna och bolagets styrelse som tar sådana initiativ och beslut. Vi har inom SOLTAK AB lagt en grund för kommunalt samarbete och vi vill bidra till att bredda och utveckla den kommunala samverkan. Då kan vi hjälpa kommerna att spara pengar.