Research data and DiVA at Uppsala University U4 WORKSHOP "RESEARCH DATA LIFE CYCLE", 3-4 FEBRUARY 2016, GÖTTINGEN Research data and DiVA at Uppsala University urban.ericsson@ub.uu.se

Outline Uppsala University in brief Open Access and research data some guiding national principles About DiVA - Academic Archive Online, is a publishing system/repository for research publications and student theses and a digital archive for long-term preservation of publications. DiVA and research data

Uppsala University in brief Three disciplinary domains: humanities and social sciences medicine and pharmacy science and technology Nine faculties – 60 departments Revenue – SEK 6.3 bn 45,000 students, 25,000 full-time equivalents 6,800 employees

Research in figures 2,500 doctoral students – 45% women 300 doctorates every year 4,600 academic publications per year 560 professors – 25% women

Research results will be made available in open access channels, wherever possible. Our goal is in line with the mission and core values of Uppsala University. One of the strategies to achieve the objective to ”strengthen its position as a leading international research university”.

National guidelines - Open Access in Sweden

Today’s OA policy from the Swedish Research Council Publications All financed projects from 2010- Articles and Conference papers Open Access within 6 to 2 months (hum/sam) From 2015 only OA articles are accepted From 2017 all publications should have a CC-BY-licens Research data – data publishing plan All project applications from 2012- Requirements for a ”data management plan” for research data for those projects where data collecting is a major part of the project. Research data should “within reasonable time” be published OA VR har haft sitt eget OA-krav sedan 2010.

Initiative from the EU-commission Summer 2012: Decision: OA-publishing will be the norm in Horizon 2020 (EU Research and Innovation programme) Member nations were encouraged to apply national strategies for Open Access  In Sweden the Swedish Research Council was assigned to establish national guidelines for OA 2012 var ett år då flera större internationella initiativ för OA togs (Harvard, the Finch report + UK:s OA-policy + EU). I juni 2012, pressmeddelande från EU-kommissionen om OA. Den 1 januari 2014 startade EU:s nya forsknings- och innovationsprogram Horisont 2020. Programmet som är världens största satsning på forskning och innovation kommer att ha en budget på runt 80 miljarder euro under perioden 2014-2020. EU-kommissionen har beslutat att publicering open access ska vara norm för den forskning som finansieras av Horisont 2020. Det innebär att alla med bidrag från Horisont 2020 måste deponera en kopia av den vetenskapligt granskade publikationen i ett digitalt arkiv (repositorium) senast samma dag som den publiceras. Publikationen ska sedan göras fritt tillgänglig (open access) inom sex månader (tolv månader för HS-området). Även artiklar som har publicerats i en open access-tidskrift ska deponeras i ett digitalt arkiv. Forskningsdata: Inom ramen för Horisont 2020 genomförs även en pilot med open access till forskningsdata. Det innebär att utlysningar motsvarande ca 20 procent av budgeten år 2014 och 2015 för Horisont 2020 kommer att omfattas av krav på att göra forskningsdata öppet tillgängliga. Det är två sorters data som ska göras tillgängliga: 1) Data som behövs för att validera resultaten i en publikation. De ska tillgängliggöras snarast, detaljer för detta ger den sökande i sin datapubliceringsplan.  2) Andra data som den sökande har beskrivit i datapubliceringsplanen. De ska tillgängliggöras enligt det tidsschema som den sökande själv angett i datapubliceringsplanen.  

National Guidelines January 2015: Proposal from Swedish Research Council The Research Council propose: Sweden should aim to publish everything OA by 2025 Detailed guidelines should be decided 2020 Some issues should be investigated more in detail until 2018 ” Scientific publications and artistic works and research data connected to scientific publications resulting from publicly funded research should be openly available” VR föreslår att Sverige ska ha en målbild som innebär att alla vetenskapliga publikationer (och konstnärliga verk) från 2025 ska publiceras omedelbart öppet tillgängligt. Artiklar ska publiceras i in open access-tidskrift. Alla vetenskapliga publikationer ska ha en CC-licens. Vetenskapliga publikationer = sakkunniggranskade artiklar och konferensrapporter samt böcker som är resultat av offentligt finansierad forskning. Med denna målbild förordar VR ett skifte, vad gäller vetenskaplig publicering, från ett prenumerationsbaserat system till ett öppet tillgängligt. Utreda vidare: - Problem med utgifter för hybridpublicering (som innebär dubbla kostnader) och som kan bli väldigt dyrt, möjligen bör ett tak införas VR kan se hybrid-publicering i en övergångsfas, men vi bör ställa frågan hur länge Sverige ska betala för hybrid OA Vetenskapliga böcker, här hänvisar VR till den nationella samordningsfunktionen Kriterium (UU, GU och LU), som gör det möjligt för forskare att publicera böcker med peer-review och OA. Ekonomiskt och tekniskt stöd till tidskrifter för att stödja en omställning till Open Access. Frågan om ett ev huvudmannaskap, ”KB och DiVA-konsortiet är kompetenta aktörer som har nämnts i samrådet” Kostnader och ekonomisk omställning: Olika alternativ bör utredas. I dialogen har föreslagits öronmärkta ”nya” pengar för open accesspublicering, publiceringsfonder, en lag som tvingar lärosätena att täcka forskares kostnader för publicering, särskilda medel för forskningstunga institutioner etc. VR föreslår vidare att det är rimligt att utbildningsdepartementet skjuter till extra pengar till KB och forskningsbiblioteken, för att klara av att administrera publiceringsavgifter (och förhandla med förlagen).

National Guidelines For research data the Research Council propose… Objective = Research data should be published OA as soon as possible Finance pilot studies 2015-2020 Purpose = to support planning and and building the technical infrastructure at the universities Except supporting infrastructure there will be needs for other expertise – unclear who is responsible of this… VR föreslår att Sverige ska ha en målbild som innebär att all forskningsdata som, helt eller delvis, tas fram med offentliga medel görs öppet tillgängliga så snart det är möjligt. Att genomföra detta är komplext och tidskrävande och det kräver därför ytterligare utredning av vissa frågor (känsliga personuppgifter, samarbete med näringsliv/industri etc). Under perioden 2015 till och med 2020 ska pilotutlysningar genomföras där forskningsdata omfattas av krav på öppen tillgänglighet. Ett sätt att komma igång och driva på utvecklingen. Ett första viktigt steg är då att driva på planering och uppbyggnad av den tekniska infrastruktur som krävs. Teknisk infrastruktur för 1) arkivering (lärosätenas ansvar) och 2) tillgängliggörande. Innebär inte nödvändigtvis att varje lärosäte måste utveckla ett eget system, tvärtom kan det vara lämpligt att lärosätena samverkar kring detta. ”Frånvaron av teknisk infrastruktur och kompetens för att arkivera och långsiktigt bevara forskningsdata är en allvarlig brist vid många lärosäten. Å andra sidan öppnar detta för att lärosätena kan ta fram gemensamma tekniska lösningar och processer.” VR noterar att det finns en motsättning att å ena sidan måste teknisk infrastruktur finnas på plats för att ställa krav och å andra sidan saknas incitament för att skapa infrastrukturen. Pilotutlysningar kan vara ett incitament för att komma igång. Efter den första femårsperioden bör den myndighet som har det nationella samordningsansvaret för arbetet med öppen tillgång till forskningsdata göra en större utvärdering och baserat på detta ge regeringen förslag på fortsatt arbete efter 2020. (Förmodligen kommer VR få detta samorningsansvar) Vetenskapsrådet föreslår att Sverige ska ha en målbild som innebär att all forskningsdata som, helt eller delvis, tas fram med offentliga medel (de två inre ringarna i figur 1) görs öppet tillgängliga så snart det är möjligt.

About us Electronic Publishing Centre (EPC) has existed since 2000 and is part of Uppsala University Library We are located in Carolina Rediviva  At EPC we work with management and support of DiVA. We handle the entire publication process for books and doctoral theses and give advice in graphic design.

About us What we do? Development of DiVA Support on publishing issues Handle the entire publication process for books and doctoral theses and give advice in graphic design support increased open access publishing at Uppsala University

About DiVA Started in 2000 A completely new version in 2008 Developed at Uppsala University Library Initial purpose was to publish doctoral theses in full text A completely new version in 2008 Combined system for full texts and bibliographic references (evaluation/bibliometrics) Registering all kind of publications produced by researchers, teachers and students Built mainly on open source software

DiVA DiVA Members DiVA portal: www.diva-portal.org 40 Universities, Research Institutes and Museums Blekinge Institute of Technology Dalarna University Ersta Sköndal University College Swedish National Defence College The Swedish School of Sport and Health Sciences The Swedish Agency for Marine and Water Management Högskolan i Borås Halmstad University Stockholm School of Economics University of Gävle Swedish Museum of Natural History University of Skövde The Norwegian University of Science and Technology Kristianstad University University West Örebro University Jönköping University Swedish Polar Research Secretariat Karlstad University RISE/Research Institutes of Sweden The Royal Institute of Art Red Cross University College Royal College of Music Södertörn University University College of Arts, Crafts and Design Sophiahemmet University College Royal Institute of Technology Swedish Meteorological and Hydrological Institute Linköping University Linnaeus University Stockholm University Luleå University of Technology Umeå University Mälardalen University Stockholm University of the Arts Mid Sweden University Uppsala University The Nordic Africa Institute The Swedish National Road and Transport Research Institute Nationalmuseum Swedish Environmental Protection Agency Nordic Council of Ministers DiVA DiVA portal: www.diva-portal.org 800 000 references - 240 000 in full text DiVA Members Use the same system All members contribute to system development Joint funding through fees Layout and some functionality can be adapted locally

Common layout – but different colours and logos

DiVA - Collaboration model Head of UUB Library System owners Management (IT- and Repository manager) Repository manager Strategic issues Support Working groups Members Local Helpdesk Uppsala University

Open access self-archiving Web pages SwePub Dissemination How DiVA is used Open access self-archiving Web pages SwePub Evaluation, bibliometrics dissertations.se essay.se DRIVER/ OpenAIRE Researcher CV Europeana Coming theses BASE De höga nedladdnings/besökssiffrorna beror säkert till stor del på att användningen av DiVA har ökat under senare år. Fått nya funktioner. Även publikationernas spridning till andra system/databaser har ökat. Vänstra sidan: visas exempel på olika funktioner/användning av DiVA. Högra sidan: hur publikationer/referenser i DiVA sprids vidare till andra söktjänster, databaser och webbplatser. Open access/parallellpublicering: DiVA används som plattform för publicering av avhandlingar, studentuppsatser, rapport- och skriftserier, tidskrifter och annat som produceras vid UU. Här parallellpubliceras även artiklar, bokkapitel och annat förlagspublicerat material. Allt som publiceras I DiVA är fritt tillgängligt för alla som har tillgång till internet. Print-on-demand av bl a avhandlingar via en webbshop. Utvärdering, statistik: Samtliga forskningspublikationer ska publiceras i DiVA. Uppgifterna förs dagligen över till GLIS och utgör underlag för bl.a. årsredovisning och medelstilldelning.  Underlag för den bibliometriska delen av KoF11 hämtades från DiVA E-arkivering av studentuppsatser: Studentuppsatser/examensarbeten som publiceras I DiVA kan även arkiveras elektroniskt – man slipper spara arkivexemplar på papper. Innan institutionen går över till e-arkivering måste man få klartecken från universitetsarkivarien. Om institutionen vill börja publicera uppsatser i DiVA kontakta DiVA Helpdesk för mer information och behörigheter. Det går även att enbart arkivera I DiVA (dölja filen eller hela posten). Långtidslagring, stabila länkar: Publikationer i DiVA får ett unikt id (urn:nbn) och långsiktigt stablia länkar. Lägger man fulltexterna I DIVA och länkar till dem från institutionens webbplats istället för att lägga dem direkt på webbplatsen är fulltexterna tillgängliga även om t.ex. institutionen organiseras om, byter namn, webbplats etc. Även ökad sökbarhet då metadata sprids till andra söktjänster och databaser. Print-on-demand Scirus Google, Google Scholar etc. Digital archiving, preservation Long-term storage, persistent links (URN:NBN) 17

DiVA statistics (Millions) Nedladdningsstatistik för DiVA visar att vi har en stor mängd besökare. 770 000 referenser, varav ca 220 000 finns öppet tillgängliga i fulltext 40 miljoner nedladdade fulltexter (enbart under 2014) och 68 miljoner besökta webbsidor (under 2014) Har vi statistik från 2015?? (Year)

Research data - What does it mean for university libraries and DiVA? Different opinions/policies between universities (DiVA members) Is research data something that libraries should deal with? Is likely to include several organizational parts of the university Researchers need to meet the demands of the funder asking us about uploading research data to DiVA Some journals demand a link to published research data Report (2014) about the need for storage of reserach data at Uppsala univesity

Article in DiVA-record With research data

Research data Concept Primarary data with relation to: Aggregated data Aggregated data with relation to: Publication Primary data Relations: IsCitedBy/Cites IsContinuedBy/Continues IsNewVersionOf/IsPreviousVersionOf IsPartOf/HasPart

You should specify whether it is primary data (measurement) or aggregated / processed data You should link between those different kinds of research data New roles need to be selectable (“data producer”) in DiVA When publising research data there should always be a link to a full text/data set